信息化條件下企業(yè)檔案信息需求特點與需求規(guī)律研究

張先蕾

（國網(wǎng)寧夏電力公司石嘴山供電公司 辦公室，寧夏 石嘴山753000）

0 引言

企業(yè)信息化要求實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。企業(yè)信息化是國家信息化的核心，要使中國經(jīng)濟發(fā)展，首先要發(fā)展企業(yè)，發(fā)展企業(yè)，首先要推進信息化，盡量消除和縮小“數(shù)字鴻溝”。 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的保存起來以備查考利用的各種歷史記錄，是企業(yè)信息資源最重要的組成部分。因此，企業(yè)信息化必然要求同步實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。

1 信息化背景下企業(yè)檔案信息用戶的變化

實踐和檔案學(xué)研究的結(jié)果表明，檔案價值的實現(xiàn)是檔案用戶需求與檔案信息雙向交流的過程。 沒有一定的檔案用戶需求，檔案信息就找不到“信宿”，而沒有檔案的存在，也就無從談起用戶需求的滿足。信息化改變了企業(yè)檔案信息傳播、開發(fā)、利用和管理的方式的同時，對企業(yè)檔案信息利用者及其需求也產(chǎn)生了深刻影響。企業(yè)檔案信息用戶的變化主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）用戶數(shù)量急劇增加

（2）用戶范圍廣泛分散

（3）用戶類型復(fù)雜多變

（4）用戶層次參差不齊

（5）用戶需求觀念轉(zhuǎn)變

2 企業(yè)檔案信息需求新特點

2.1 廣泛性和多樣性

在信息時代，有關(guān)本企業(yè)產(chǎn)品的市場行情(消費者的需求動態(tài)、價格、貨源、市場變化)的新動向、市場經(jīng)營管理和市場預(yù)測以及進出口方面的信息資源處于實時動態(tài)變化之中。 相應(yīng)地，信息需求的目的呈現(xiàn)出多元化的特征，如研究性、求知性、證實性、解疑性、娛樂性等。 需求目的的多元化導(dǎo)致需求內(nèi)容廣泛化。檔案信息利用者必須時時刻刻關(guān)注信息、捕捉信息，并從各個角度提出信息需求，除了要了解本企業(yè)、本行業(yè)產(chǎn)品開發(fā)方面的信息外，還要了解與本企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)及文化建設(shè)相關(guān)的政治、經(jīng)濟、金融投資、商品營銷、休閑娛樂等眾多行業(yè)的綜合性信息。

2.2 個性化

信息化背景下，企業(yè)逐漸樹立自己的品牌，對企業(yè)檔案信息的需求趨向?qū)Ｉ詈吞厥狻?此時，利用者對企業(yè)檔案信息的需求將更具針對性和個性化。 他們時刻跟蹤自己領(lǐng)域內(nèi)的最新發(fā)展方向與動態(tài)，補充自己需要的資料，以使自己擁有的某個方面的東西達到一種極至。 因此，企業(yè)檔案信息利用者的個性化需求逐漸增強，其信息需求正在從大量的一般性信息需求逐漸轉(zhuǎn)向?qū)鉀Q問題起關(guān)鍵作用的精品信息需求的方向發(fā)展。

2.3 自助化

信息化極大地激發(fā)了企業(yè)的信息意識和競爭意識，企業(yè)檔案信息利用者迫切要求能獨立上網(wǎng)檢索，獲取更多、更及時的信息。 同時，網(wǎng)絡(luò)上新型電子信息服務(wù)的實時交互性特點，也很大地刺激用戶直接進入信息查詢系統(tǒng)，直接傾聽同行的觀點，交流自己的意見，同時實現(xiàn)實時的信息交換，并以最快捷的方式滿足他們的愿望。 它那無所不包的龐大信息資源，多樣化的檢索引擎，電子論壇，電子公告、電子郵件等等功能，不僅具備快捷、便利、高效、圖文并茂、多媒體通信介質(zhì)等特點，而且同時也具有用戶參與性和自我服務(wù)性的特點。因此，企業(yè)檔案信息利用者利用需求將由依賴檔案信息服務(wù)人員提供服務(wù)的方式逐步向自我服務(wù)的自助化方向轉(zhuǎn)移。

2.4 微觀化

隨著知識經(jīng)濟的深入，科學(xué)技術(shù)的相互支撐和滲透，企業(yè)檔案數(shù)量激增，檔案信息高度綜合化和專門化。 企業(yè)檔案利用者為了適應(yīng)知識經(jīng)濟的發(fā)展，已不滿足對某一具體文件檔案的需求，而是轉(zhuǎn)向關(guān)注其中所包含的知識內(nèi)容， 用戶對信息的需求可以精確到某一數(shù)據(jù)、某一價格、某一知識點等，呈現(xiàn)微觀化的趨勢。

3 企業(yè)檔案信息需求規(guī)律

生產(chǎn)行業(yè)的不同、生產(chǎn)規(guī)模的不同及信息化發(fā)展程度的不同，決定了每個企業(yè)在檔案信息利用需求上呈現(xiàn)出不同的需求特點，但若擴大研究范圍，研究多個企業(yè)檔案信息利用者的利用需求，我們?nèi)钥梢詫ふ页鲆恍┕餐囊?guī)律。 如同一性、疊加性、階段性及馬太效應(yīng)等諸多規(guī)律。

（1）利用需求的同一性這個同一性包含兩方面的含義：一方面是指檔案用戶需求行為與社會環(huán)境及有關(guān)單位工作任務(wù)(和計劃)的同一性。 檔案用戶需求行為的產(chǎn)生是社會性與個體性相統(tǒng)一的產(chǎn)物，是企業(yè)自身科學(xué)、合理運營及其與社會信息化大背景協(xié)調(diào)發(fā)展的產(chǎn)物。 另一方面是指檔案信息的宣傳報道程度與檔案用戶需求強度的同一性。“酒香也怕巷子深”，檔案被束之高閣，那么其信息價值就不能充分發(fā)揮甚至消失，檔案失去存在的意義。唯有積極進行宣傳報道，將其與檔案用戶需求強度緊密聯(lián)系起來，形成二者的有效互動，讓檔案在企業(yè)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（2）利用需求的疊加性。 這是利用需求在空間特性方面所展示的規(guī)律性。 每個企業(yè)及檔案信息利用者都存在于一個特定的空間內(nèi)，有國內(nèi)的，有國外的，有同一國內(nèi)而居于不同城市的，有的在現(xiàn)實生活空間內(nèi)產(chǎn)生利用需求，有的通過網(wǎng)絡(luò)空間傳遞利用請求，把所有這些空間和與這些空間有關(guān)的人物疊加起來，可稱為“生命空間”。 生命空間可以說是人們的經(jīng)驗、知識、觀念和思想等的疊加，對一個企業(yè)來講，這些經(jīng)驗、知識本身就是企業(yè)檔案信息需求滿足的產(chǎn)物，它在作為一種存在的同時又是新的信息需求產(chǎn)生的源泉。

（3）利用需求的階段性。 這是利用需求在時間上所呈現(xiàn)出來的規(guī)律性。 人的生命是一個單向的不可逆的過程，該過程呈現(xiàn)出著強烈的階段性，這幾大階段構(gòu)成了“生命周期”，生命周期是影響用戶信息需求的一個重要因素。 根據(jù)社會學(xué)理論，人生的每一階段都有一個需要解決的主要矛盾或主要問題，每個階段的主要矛盾必然決定著用戶該階段主要的信息需求。 同樣，企業(yè)也存在著“生命周期”，周期不同，企業(yè)檔案信息利用需求的廣度、深度也隨之不同。 一般說來，新建的企業(yè)，企業(yè)檔案信息利用需求旺盛，利用率高;處在企業(yè)生命周期中第二階段，即穩(wěn)定發(fā)展的企業(yè)，從總體來講，企業(yè)的奮斗精神下降，保守思想漸趨上升，對企業(yè)檔案信息的利用態(tài)度持一種平緩態(tài)度，可用可不用;而對于沒落企業(yè)而言，往往是固步自封憑經(jīng)驗辦事，對企業(yè)檔案信息的利用行為持一種抵制態(tài)度，或因為檔案信息利用的經(jīng)濟效益顯現(xiàn)較慢的原因，而沒法開展。

（4）利用需求的馬太效應(yīng)。 這是指用戶信息利用需求與其累積信息量之間的相關(guān)性。 受職業(yè)、教育程度、工作權(quán)限等各方面因素的羈絆，企業(yè)檔案信息利用者的信息需求量不會等同，因而其所累積的檔案信息量也不會相等。 這就出現(xiàn)了一種“馬太效應(yīng)”。 即：信息富有者更富有，信息貧乏者更貧乏，即信息需求量與累積量二者有效互動。 信息需求量大的用戶，隨著時間的推移，累積的信息量越多，信息需求量也越來越高;信息需求量小的用戶，隨著時間的推移，累積的信息量呈現(xiàn)停滯的態(tài)勢，信息需求量也越來越低，利用積極性降低。

4 結(jié)束語

總之，信息化賦予了企業(yè)檔案信息利用新內(nèi)涵，要求一切以信息為基礎(chǔ)，以用戶為中心，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的優(yōu)勢，挖掘潛在價值。 也就是說，應(yīng)以信息化概念的內(nèi)涵為標(biāo)準(zhǔn)重新確立“用戶第一，服務(wù)至上”的原則，破除“封閉辦檔”、“坐門等客”的思想，由被動服務(wù)轉(zhuǎn)向主動服務(wù)，由靜態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)變向動態(tài)服務(wù)。

［1］鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1999.

［2］孟廣均.信息資源管理導(dǎo)論[M].北京：科學(xué)出版社，2003.