醫院藥品庫存動態精細化管理的研究

范慧明+++梁麗珊

摘要：藥品管理是控制醫院質量管理工作的重點之一。本文針對醫院藥品如何實現庫存動態精細化管理進行了較為深入的研究，實現品種數量金額管理，不僅定期盤點時有據可查，而且可任一時點選任意品種進行抽盤，有效加強了醫院藥品的監管。

關鍵詞：醫院藥品庫存 動態精細化管理

醫院藥品是進行醫療工作的基本物質條件，良好的藥品庫存管理可以保障患者的用藥質量安全有效，保證醫療用藥的及時、準確無誤，藥品管理是控制醫院質量管理工作的重點之一。過去，醫院在藥品庫存管理方面比較薄弱，藥品庫存按金額粗放式管理模式不能滿足醫院管理工作的需要，因此我們針對醫院藥品的庫存管理問題進行了較為深入的研究。

一、研究背景

首先，按金額管理對藥品的監管缺乏有效依據，只有做到每種藥品按品種、數量實行動態精細化管理才能查找帳物不符的原因。以前，由于條件所限，只能用每日收入發票的藥品銷售按藥品加成率倒算藥品發出金額，門診藥房發現誤差查不出具體原因，住院藥房按出院發票結算金額做為發出數更是與實際發藥的期間存在很大差異，造成每次盤點差異較大。

其次，醫院的藥品流動性質特殊，不同于一般物品，為了保障臨床病人用藥，藥品庫存是動態并實時發生的。這是一直困擾我們管理的瓶頸問題，直接影響管理的成效。盤點的準確率存在一定的誤差，這個誤差范圍也不能科學的制定，多少為合理的區間？這給管理帶來很多不確定性。

所以針對以上特性，如何把藥品盤細盤準，真正的實現品種數量金額管理，建立藥品庫存動態精細化模式，不僅是定期盤點時有據可查，而且可任一時點選任意品種進行抽盤，發現問題及時徹查，不用累積到定期盤點，這也有利于加強管理，是我們下一步探討的方向。

二、研究基礎平臺

我們利用HIS系統進行藥品信息化管理，逐步建立起完整的藥品購銷存電子臺帳模式。從藥庫到藥房，入庫、領用及發放都有連續的電子記錄，具體流程為：藥品采購進入藥庫，增加藥庫庫存，同時按品種數量增加電子臺帳；藥庫根據各藥房電子藥品申領單，發出藥品并確認減庫，各藥房庫存增加；藥房分門診類及住院類藥房，門診類藥房按醫生提交電子處方至收費處收費后可確認發藥，未交費處方數據不發送到門診藥房；住院類藥房按執行科室提交的電子醫囑電子確認后核發藥品。根據電子記錄可隨時分科統計各藥房每日/每月藥品發出匯總金額表或某日到當前時點的藥品發出匯總金額表，并可以分別按科查詢明細。在試運行期，將西藥房（門診藥房）中心藥房（住院藥房）處方和醫囑及其他藥房紙質單據按天統計，用手工統計匯總金額表與系統統計金額完全一致。具體流程圖如1所示。

三、研究過程

（一）盤點準備條件

為達到預定目標，在藥品管理的過程中，需完善解決：

藥品的歸類擺放怎樣更為合理？現在藥品處方信息在病人付費時數據已傳到藥房，揀發及時。以往藥房拆零、擺藥過于分散是受發藥條件限制（病人持處方到藥房窗口再配領藥），一種藥品存放于幾個貨位點容易造成錯盤和漏盤，既不利于日常管理也不利于盤點。藥品電子定位貨位碼是一種準確的藥品定位方法，應遵循唯一性、合理性、可擴充性、簡單性、規范性、穩定性的原則。如果實行一點定位，根據各藥庫、藥房的特點統一編制固定的6—8位貨位碼，并按一定的順序合理存放藥品，將會降低盤點的差錯率。

藥品的盤點分藥庫和藥房兩大類型，藥庫盤點可以在盤點時段暫停收發，不存在盤點數量不清的問題。而藥房存在兩點問題：

首先，由于品種數量眾多，盤點也不能長時間暫停發藥，盤點的誤差難以控制。其次，財務報表按電子系統截止時間是匯總當日的24點，盤點時間是季末最后一天的下午4點后開始盤，時間差異也影響盤點的準確性。

有些觀點認為做為醫院的二級庫藥房，藥品數量管理肯定會有一定誤差，比如日常損耗、盤點時藥品流動引起的差異及時間差異等等，這種停留在以往觀念下的管理思路往往會造成醫院藥品庫存管理糊涂帳。我們應效仿企業的先進管理理念，無論盤盈還是盤虧都要找出引起差異的原因及差異形成的藥品品種、數量及金額，才能有效監督藥品整個管理流程。藥品庫存監管的流程包括期初庫存—入庫—出庫—期末庫存，首先要把期初庫存盤細盤準，沒有一個準確的基礎，想實現真正的藥品庫存動態精細化管理是不現實的。

所以針對藥房藥品盤點的時間差異問題：設想在電子系統的支持下，藥房盤點引用一個增減量的概念，盡量把盤點誤差降到最低。假設藥房盤點在季末最后一天16：00開始，盤點時段為16：00---當日24：00。在16：00由藥房管理人員在系統自動生成預覽盤點表，盤點表授權藥房管理人員完成，需屏蔽臺帳數量，盤點部門人員看不到數量，按盤點表品名分組盤點。每組有一位負責電腦查數量（16；00到當前發出的數量），也可以數組共一位，配置人員多少以能及時完成查量工作為準。每盤一個藥品，從系統調出16：00到當前發出的數量，分別記錄。例如：16：30盤點實際數量為55支，16：00后發出5支，預盤點數為60支（55+5）。盤點結束后，將數量60支錄入盤點系統并雙人復核正確，系統批量導入16：00到24：00發出所有藥品的數量，進行自動累加生成季末盤點表。假設16：00到24：00發出了7支，60支-7支=53支和正式盤點表電子臺帳數（臺帳與財務帳截止時間一致為24：00）對應就可以知道此次盤點該藥品數量的差異。如圖2所示。

其中有三點必備條件：

（1）系統支持階段查量功能（16：00到盤點時）。

（2）可生成預覽盤點表，只有品名、規格、單位及單價，屏蔽電子臺帳相關數據。

（3）正式盤點表生成時間為24：00，等實盤數量錄入處理完畢，提交上級藥品管理人員才顯示電子臺帳數量，打印盤點表時，格式為：

原盤點表格式：

這樣在盤點結束后，根據盤點表實盤數在電子臺帳中進行平帳處理，處理后的數據就是藥品真實庫存數據，平帳后臺帳數與實盤數一致。下次盤點時，從盤點表的盈虧數量就可以知道每個藥品的管理情況。endprint

（二）日常管理措施

確定了藥品期初庫存數據，入出庫過程中特殊的問題還需相應的措施：

藥品正常損耗的處理。日常分發工作中有藥片灑落或針劑破損，若為供貨商問題聯系退貨，若為工作人員緣故做書面記錄（需雙人證明），由專人負責在電子系統中做正常損耗其他類型出庫處理。

科室特殊退藥管理問題。科室退藥實際是科室未領藥或不完全領藥，藥房在科室電子領藥清單上手寫注明未領數量（一式兩聯），盤點前各科憑領藥清單上手寫注明項與藥房辦理退藥確認手續。實際藥品暫存藥房，半手工計算會影響藥品數量管理的準確性，也不利于做到藥品品種和數量的實時監控。建議在藥品電子信息管理系統中做正常發藥確認處理，同時按未領藥品的品種數量進行其他入庫處理。

病人隔天退藥問題。因目前系統原因，當天退藥可自動進行退庫處理，隔天退藥則只在財務科以金額形式進行月末整體扣減，未做到按實際的品種數量扣減。規定藥品管理人員對隔天退藥藥品進行其他入庫處理，憑入庫單方可退款。

藥品的換藥問題。存在換藥情況下，即使藥品完全等價，也會引起品種數量管理的混亂。一旦某種藥物發生盤虧也不能查找原因。醫院制度規定一律不予換藥，杜絕換藥行為。

藥房部分麻醉藥及特殊藥品問題。這些藥品并不直接發放給病人和臨床科室，而是先電子確認發藥，由病人攜處方到相應的執行科室檢查或治療時（原有備存）直接用藥，過后科室憑處方到對應的藥房領藥，如果處方保管不善會造成與減庫數量不符的情況，也不利于查找具體數量。在電子確認發藥的，同時做其他入庫處理，相關科室憑處方集中到對應的藥房領藥時，藥房管理人員按處方藥品的品種數量進行匯總做其他出庫處理。

無主、特殊綠色通道緊急救治的病人及協作單位所用藥品在財務科以金額形式進行月末整體扣減，未做到按實際的品種數量扣減。增加無主、特殊綠色通道緊急救治的病人處方類型，并可進行未付費及付費選擇，選未付費選項按正常處方確認流程提交藥房，由藥房電子確認發藥；聯系到相關人補交費用時，選付費選項只提交至收費部門收費，不再重復提交至藥房。協作單位所用藥品在發出時進行其他出庫做減庫存處理。

部分藥房藥品管理員在配藥時十分忙碌，來不及在發出藥品時及時進行電子確認操作。他們通常的做法是在相對空閑的工作時間內將已發出的藥品統一勾對電子臺賬，這樣不根據處方內容逐單勾對確認，易造成電子臺賬記錄的數據可能與實際發放數相差甚遠。可見部分藥品管理員并未樹立電子信息化管理的意識，還停留在傳統的只顧發藥的工作狀態。必須嚴格執行發放藥品與處方（電子醫囑單）復核一致后進行電子確認，做到藥品實際流向和電子記錄相符。

四、結束語

在日常藥品管理工作中嚴格按相應措施實行，遇到特殊問題及時反映，針對問題召開專題會議，尋求良好的解決方案。利用藥品信息HIS系統，建立起完整的藥品購銷存電子臺賬模式。從藥庫到藥房，入庫、領用及發放都有了連續完整的電子記錄，制定一點定位的貨位碼，盤點時引用增減量方法，并認真完善藥品發放流程及出入庫措施，可實現真正的藥品庫存動態精細化管理，做到定期盤點時有據可查，且可任一時點選任意品種進行抽盤，達到有效監管醫院藥品物資的目的。

參考文獻：

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