信息技術助力財務管理之我見

張玉卿

摘要：計算機技術、網絡技術應用于財務管理節省了大量的人力、財力、物力。先進的信息手段加強了內部的溝通和協調，提高了團隊的凝聚力。本文從實踐出發，對信息技術應用于財務管理工作實踐，實現內部共享與溝通、提升部門工作效率的方式方法進行探討，并結合工作實際對信息技術下的財務安全進行了論述。

關鍵詞：信息技術 財務管理

隨著現代計算機技術、網絡技術及信息技術的飛速發展、世界經濟已經開始進入了“信息經濟”的時代。信息技術代表著當今先進生產力的發展方向，信息技術的廣泛應用使信息的重要生產要素和戰略資源的作用得以發揮，使人們能更高效地進行資源優化配置，從而推進傳統財務工作不斷升級，提高工作效率。

一、信息技術應用于財務管理的優勢

（一）節省人力，提高工作效率

在傳統的財務管理工作中，由于信息技術應用程度不高，每一項數據的結算、審核，都要工作人員自己計算，工作量較大，工作負擔沉重。信息技術的應用，則可以很好的解決這一問題。通過財務管軟件，相關總分類賬目、明細分類賬則可以應用軟件自動生成。大大降低了工作人員的壓力和負擔。

（二）節省物力，實現無紙化辦公

無紙化辦公是新時代節約資源、保護環境的重要舉措之一。信息技術在財務管理中的應用，大大減少了日常辦公對紙張、筆墨以及打印、復印設備的消耗。既符合節能環保的要求，又為公司節約了運營成本。

（三）減少現金接觸，實現電子支付

傳統貨幣財務部門需要從銀行提取大量現金滿足結算需要，用戶需要隨身攜帶大量現金用于支付和從支付對象取得現金，保管攜帶十分不便，而電子貨幣收付只需要利用網絡通信技術進行電子化資金收付（即通過網銀、POS 機、IC 讀卡器等）實現資金交割，節省單位每天提交款的交通費、人力和保管成本。且有效解決財務管理部門在現金的提取及其保管等方面問題，便于實現“零現金”結算的財務運行新模式，防范現金結算業務帶來的財務管理風險，提高資金使用效率。

二、我公司財務部信息技術應用分析

（一）財務軟件實現數字化管理

用友ERP-U8財務會計作為中國企業最佳經營管理平臺的一個基礎應用，包括總賬、應收款管理、應付款管理、固定資產、UFO報表、網上銀行、票據通、現金流量、網上報銷、報賬中心、公司對賬、財務分析、現金流量表、所得稅申報等。這些應用從不同的角度，幫助企業輕松實現從核算到報表分析的全過程管理。

例如，財務工作中最常用的用友總賬模塊。它是用友財務系統的核心，業務數據在生成憑證以后，全部歸集到總賬系統進行處理，總賬系統也可以進行日常的收、付款、報銷等業務的憑證制單工作；從建賬、日常業務、賬簿查詢到月末結賬等全部的財務處理工作均在總賬系統實現。使財務核算自動化、專業化，財務數據精細化。企業以最少的人力投入、以最快的速度、以最優的準確度，及時、真實、可靠地進行賬務處理，為企業提供多角度、多方面的精細化財務數據；同時協助企業進行往來款管理、現金銀行管理等。

（二）內部即時通訊工具

內部通訊工具主要實現消息和數據的即時傳遞。我公司財務部網絡環境為內部局域網，C/S結構，因此內部即時通訊工具選擇使用騰訊軟件公司的“騰訊通”即時通信工具，功能與QQ和集團內部通訊工具類似，分別安裝服務器端（可以選擇局域網內任一計算機為服務器）和客戶端，按員工實名設置通訊錄并可以分組；此通信工具可以實現財務內部消息群發、即時信息和數據傳遞，減少了U盤插拔拷貝的傳遞時間，也能降低計算機從U盤感染病毒的幾率。本軟件基于局域網，優點是速度快，尤其在傳遞大文件時。

（三）財務內部論壇

針對集團公司-子公司的運營模式，建立財務部門內部論壇，方便信息共享和傳遞。內部論壇主要實現各類通知文件的收發記錄、總公司通知消息的收集、會計稅法知識的學習和會計人員內部交流，可以按上述功能劃分論壇版塊。論壇架設使用全球成熟度最高、覆蓋率最大的論壇軟件系統之一DISCUZ！免費版。利用論壇自動生成發帖時間的功能可以對文件和消息做一個時間戳，同時能以帖子內容對附件文件做詳細的說明；如果以共享文件夾的方式存放這些文件，無法做到時間戳和文件說明。對于經常查閱、無需經常編輯的文件，比如制度文件，可以先轉換為圖片再和原文件一起上傳至論壇，這樣圖片能形成預覽，無需下載和打開附件就能查閱。 具體如下：

1、文件的收集整理

財務部收到的文件、發出的文件及附件可以在版塊中以發帖的形式上傳，論壇自動形成帶有時間戳的記錄。

2、通知的收集整理

把集團公司及總公司的電子郵件和手機短信等通知維護到論壇中，可以分類建立主題帖，例如：集團通知、總公司通知，在集團通知主題帖下以跟帖的形式存放所有集團下發的通知。 文件和通知收集都可以比作“電子版的檔案室”，方便隨時查閱，避免了紙質文件查閱的不便。

3、會計稅法知識的學習

把集團公司、總公司下發的會計及稅法知識、講解以及其他渠道取得的學習資料劃分為知識學習版塊，會計人員可以跟帖學習交流。

4、備忘

紙質便簽在財務備忘中經常使用，這一方式完全可以取代紙質便簽。發表一個個人主題的主題帖并設置只有自己有權限編輯查看，把需要備忘的事情在自己的主題帖里面跟帖，過期的或者完成的可以進行編輯、刪除等。

（四）共享文件夾和共享文件

共享文件夾作為一種“傳統”的共享方式有其自身的優點，和內部論壇相比較，共享文件夾可以讓每個財務工作人員打開文件進行編輯；論壇適用于“單向”的公告，共享文件夾適用于“雙向”的編輯。

共享文件夾和共享文件結合可以實現多人同時編輯一個文件，例如：總公司要求統計每位財務人員的信息，傳統的方式是電話通知每位會計：填好自己的個人信息后交個統計人員， 統計人員再匯總，如果把個人信息文件工作簿共享，同時允許多用戶同時編輯，免去了統計人員二次錄入。諸如此類需要共同編輯和定期更新的文件就可以放在共享文件夾中進行共享。endprint

（五）電子現金支付

職工工資、獎金、補貼等的發放，支領人或預借款人員可攜帶收款人銀行卡或銀行賬戶號，通過網上銀行或銀行“易付通”終端實現轉賬功能。報銷人和預借款人持原始憑證經會計審核編制記賬憑證后，交出納人員付款，出納人員根據審核無誤的記賬憑證，通過網上銀行或易付通終端實現付款，及時將所報銷和預借金額轉入收款人銀行卡內，實現即時到賬。領取人可直接持卡到銀行網點辦理取款等業務。

三、信息技術下的財務安全防范

（一）硬件保密設置

在重要數據保存的計算機中，做熱備份，使用雙硬盤，同時將數據存在兩個硬盤上；在安全性要求高的特殊場合還可以使用雙主機，萬一一臺主機出問題，另外一臺主機照樣運行。在電源方面，使用UPS（不間斷電源）有效控制電流的沖擊或突然停電，以保護重要數據不至于丟失。

（二）軟件保密設置

在加強軟件防控方面，安裝并定期升級殺毒軟件。檢查安全漏洞，并利用防火墻保護內部數據免受侵害。將自己的局域網，財務軟件、論壇軟件以及共享文件夾都部署在局域網服務器、計算機上，和公司的網絡完全隔離，因此安全性很高。如果財務部的計算機都在公司的網絡上，需要公司網管在公司路由器上做VPN 等安全設置，保證財務部門計算機在網絡上對任何部門邏輯不可見。在使用電子支付時，確保安全控件均已安裝到位，并正常運行。

（三）系統管理人員保密素質

任何的工作都離不開人的參與。人員素質的高低對財務管理工作的安全性具有重要影響。嚴格自律， 保密守信。這是財會人員職業道德的基本要求。我公司財務工作人員始終秉承遵守《會計法》所規定的各項制度。涉及公司財務安全系統的相關內容嚴格保密并做好日常系統維護工作。“管好嘴，邁開腿”為公司財務工作的安全、順利開展保駕護航。

總之，隨著信息技術越來越廣泛的應用，企業財務管理職能發揮有了理想化的統一平臺，信息技術為企業財務管理開創了更多發展途徑和管理手段[4]。企業財務管理與信息技術之間是相輔相成的，因此，科學、合理和系統的研究分析電子信息技術在財務管理中的創新應用，具有積極的現實意義。

參考文獻：

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[2]張文杰.芻議新時期企業信息技術對財務管理的影響[J].中國管理信息化，2011，14（18）：35-37

[3]王淑珍.信息技術在企業財務管理中的應用分析[J].現代商貿工業，2011（19）：241-242

[4]高雷云.煤炭企業集團財務管理信息化探究[J].經營管理者，2013（12）：205endprint