淺談文獻數字化加工中的質量控制

楊敏黎

摘 要：本文結合民國時期期刊全文數字化項目的實際經驗，介紹了文獻數字化加工過程中質量控制的途徑與方法，提升管理水平，有效保障產品數據質量，使數字資源能更好地服務廣大讀者用戶。

關鍵詞：文獻數字化加工；質量控制；民國期刊數字化項目

隨著大數據時代的臨近，數字化加工也被運用到越來越多的領域，早在多年前，上海圖書館就開展了文獻數字化建設，在搶救珍貴史料文獻的同時，也推出了不少極具學術價值和史料價值的數字化加工產品，如《民國時期期刊全文數據庫（1911～1949）》等。這些數字化加工成果不僅豐富了報刊數字資源，也為廣大讀者用戶進行學術研究帶來了便利。如何確保數據質量，使數字資源能更好地服務用戶無疑成為文獻數字化加工制作中的重中之重。本文將結合民國時期期刊全文數字化項目（以下簡稱：民國期刊數字化）開展六年來的實際經驗，分析探討提高數字化加工質量的途徑與方法，使數字化加工的管理更科學化、系統化，從而有效控制數字化加工的質量，推動數字資源建設發展。

1 注重標準建設，形成規范體系

標準是科學、技術和實踐經驗的總結，加工標準和規范的建設成為保證數據質量的第一要素，基于民國期刊“品種繁多，內容復雜多變”的特點，在民國期刊數字化項目開展中我們始終投入了大量時間和人力，不斷總結歸納，建立完善以技術標準為主體核心、以管理標準為支撐、以工作標準為保障的數字化標準體系，為數字資源的開發在質與量兩方面提供技術規范和準則，使數字化項目在各個環節做到有章可循。僅數字化加工制作方面，在《篇名類文檔制作標準》、《篇名類圖像制作標準》等大類標準下，我們還細化了一些特殊情況的標準，如《漢字處理規范》、《公文類期刊制作標準》、《畫報類期刊制作標準》、《符號著錄規范》等，解決加工人員無據可依的問題。除了細化標準外，我們也會結合讀者體驗及用戶反饋信息來不斷補充完善加工標準，如根據編年整理研究人員的要求制定了有關期刊封面、封底、目錄和版權頁等信息的著錄規則，在呈現期刊原始風貌的同時，提高了數據質量，方便用戶查詢研究。

2 開展調研測試，致力工藝優化

在生產型企業中，工藝管理可謂技術管理的核心，是提高產品質量保證。基于工藝不確定性和非唯一性的特點，我們將工藝優化的概念引入文獻數字化加工中，通過各類調研測試，不斷細化、補充、完善工藝流程，使其成為保證數據質量的又一核心手段。

以民國期刊數字化項目為例，在已有標準規范及工序流程下，我們通過問卷調研、行為觀察、樣本測試等方法，統計匯總加工人員年齡、性別、學歷、性格、愛好、操作習慣等信息，結合每一“工藝”的分析研究，我們進行了多次工藝優化，并在保證數據質量的同時，有效提高了生產效率。舉例說明，通過觀察總結加工人員的操作習慣，我們發現版面分析工序的員工都優先選擇左手鍵盤右手鼠標相結合的操作方式來進行數據加工，基于這點我們對快捷鍵重新設置，默認以鍵盤左手邊區域為主（如Alt+A，Alt+D等），一來可以照顧到女員工手型相對較小的情況，二來可以避免遠距離跨鍵操作造成的不必要差錯；同樣情況，還存在于加工界面的調配組合中，員工可根據自身習慣將圖像與文字的顯示框上下左右隨意組合排列，以達到最佳視覺效果，緩解視覺疲勞。這些看似細小的工藝優化，卻在實際數字化生產中發揮了大作用，在一定程度上保障了數據質量。

3 把握源頭質量，實施全程監控

在民國期刊數字化項目中，我們將質量監控從一個特定點的描述，擴展為一條線的概念，起始于項目啟動階段，貫穿于整個生產加工過程中。

以我們的經驗來看，除卻加工標準的制定，數字化項目伊始的資源排查整理至關重要。一般由專業人員對文獻進行檢查，確認文獻資源是否完整，是否存在影響后續加工質量的因素，是否存在重復資源等情況，在項目起始階段打好質量的基礎，把好數據加工的第一關。此外，質量監控也不僅在加工驗收環節中進行，而是應穿插于整個生產過程中，利用專業驗收軟件和工具，對生產數據進行合法性檢驗與人工抽查檢驗，在加工過程中發現潛在問題，達到有效控制質量的效果。

4 完善員工激勵，打造專業隊伍

套用廣告語“科技以人為本”，筆者認為在數字化質量控制方面，員工是最關鍵因素，因此有效激勵員工，打造一支技術過硬的專業人才隊伍是數據質量的又一保障。

實際生產管理中，我們發現非金錢激勵手段在提高員工積極性，確保數據質量方面起了顯著效果。首先，我們為員工提供了教育培訓的機會，學習數據制作、計算機技術、數據管理等理論，充實完善知識結構，提高工作能力和水平；其次，我們注重團隊文化建設，提供更多發展機會，培養優秀員工成為數字化加工領域的專家；最后，借鑒美國IBM公司“百分之百俱樂部”的成果做法，采用尊重激勵的方式，每年在員工墻上專題介紹優秀員工，并為其提供交流經驗的開講機會。通過這些激勵手段，我們逐步打造出了一支具備較強的業務技能，較高的綜合素質，高漲工作熱情的數字化加工隊伍，在業務層面保障了數據質量，滿足數字化加工不斷發展的需要。

文獻數字化加工是一個長期持續的工作，其制作水平的高低，數據質量的好壞，直接決定了對文獻資源開發的優劣，決定了用戶的直觀體驗感受，決定了數據庫產品的發展未來。筆者結合實際工作經驗，為有效提高數字化加工質量提出了方法，希望以此文與各同行研究探討，正視數字化加工過程中質量控制的重要性，借鑒其他成功案例，彌補自身不足，為文獻數字化加工建設提供有效保證，使數字資源能更好地服務廣大讀者用戶。

參考文獻

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