如何建設協同編輯系統

鄭立新

這次中央文化企業數字化轉型升級項目，主要建設的軟件系統包括資源加工系統、資源管理系統、協同編輯系統和發布系統四大模塊。由于協同編輯系統涉及編輯的參與配合，涉及編輯工作流程的再造以及編輯工作習慣的改變，因此，從一定程度上可以說，這是這次數字化轉型升級項目中難度最大的一個子項目。

本文結合中國少年兒童新聞出版總社（以下簡稱中少總社）全媒體出版平臺實施經驗，從出版社數字化轉型的總體規劃、協同編輯系統軟件的選擇、項目組織管理、項目需求調研、編輯流程的規范化等幾個方面簡單地談談協同編輯系統實施時應注意的一些問題。

一、為何選擇協同編輯系統

在出版的數字化轉型過程中，出版社要努力成為數字出版轉型的主體，努力成為數字產品出版商和閱讀服務供應商，不應當被技術和渠道所綁架，簡單地做內容供應商甚至是資源供應商。因此，數字化轉型應該納入出版社的總體戰略發展規劃，而不是簡單地建設幾個數字出版系統。

協同編輯系統并不是完全孤立的系統，協同編輯系統要解決的主要問題是編輯的數字化轉型，也就是說，編輯工作從選題策劃、約稿、編、審、校到最后形成圖書或數字化產品的整個業務流程都應該納入到數字化轉型的范圍。

中少總社早在2010年9月成立數字出版中心時，就把數字化轉型納入總社發展的總體戰略規劃。在做協同編輯系統的時候，李學謙社長明確提出要形成全媒體的出版能力和全媒體推送能力。所謂的全媒體出版能力，就是完成單一介質出版向全媒體出版的轉變，提供多種介質的產品滿足讀者的多樣化閱讀需求；所謂的全媒體產品推送能力，就是完成由閱讀產品供應商向閱讀服務供應商的轉變，實現線上、線下對讀者的全方位、立體化、個性化的服務。

二、協同編輯系統軟件的選擇

軟件的好壞各有各的說法，只有是否適合自己的軟件，沒有萬能的軟件。每個出版社情況各不相同，應根據自己的實際情況選擇適合自己的軟件。比如：專業出版社和大眾出版社的需求就完全不同，專業出版社更注重內容的結構，對外部的表現形式不像大眾出版社那么重視；而少兒出版社的圖文書特別多，整個編輯過程對圖文、版式等表現形式要求特別高，離開了圖和版式，編輯就無法工作。

以中少總社的情況為例，我們的書報刊中，80%以上都是圖文并茂的；中少總社所有的出版物都是以Indesign軟件進行排版的，而且90%以上的排版工作都是在社內完成的。所以，我們在協同編輯系統的選型時，首先考慮的問題是：版式一定要跟著編輯流程走，系統一定要與Indesign軟件完美地結合；系統的開放性和流程的靈活性；技術方的團隊的實力。

三、項目的組織管理

各個出版社的實際情況不一樣，需求也各不相同。因此，協同編輯系統不僅僅是安裝一個軟件，它離不開項目實施，離不開個性化的開發，所以項目的實施團隊一定是由技術方和出版社共同組成，互相配合的。

對于出版社來說，一方面需要對技術方的實施團隊提出要求，在簽訂協議的時候要充分考慮實施團隊的人員構成，要看項目經理的專業背景和實操能力，看項目組成員的實操能力。實施團隊一定要駐社開發實施。另一方面，數字出版是“一把手工程”，協同編輯系統項目的實施是自上而下推進的，出版社內部實施團隊要突出管理特性。因此，要建立社長領導下的出版社項目實施團隊，進行充分授權。確保項目實施的個性化需求有決策人，項目實施過程中的問題有人拍板。

從中少總社的情況來看，領導充分重視數字化轉型工作，將全媒體出版平臺的建設列入中少總社數字出版“十二五”規劃，作為出版社的核心工作。社長親自規劃項目，主管領導統籌協調項目團隊與編輯部門的關系，對項目實施團隊（數字出版中心）進行充分授權。同時，為確保項目能夠順利實施，將全媒體出版平臺建設列入數字出版中心和編輯部門的工作考核。

此外，出版社項目團隊要有專業的人員與技術方團隊進行有效的溝通，能協調編輯部門與技術方在項目實施過程中出現的問題，能確保項目進度及時完成。從中少總社來說，數字出版中心項目團隊可以做到與技術團隊的有效溝通，是出版社與技術團隊溝通的責任人，項目中的一般需求項目團隊即可決策拍板。

四、需求調研的重要性

需求調研是對編輯業務流程進行梳理的過程，通過需求調研形成規范化的編輯業務流程，將有助于協同編輯系統項目的順利實施。

需求是否明確，是協同編輯系統項目能否順利完成的一個重要因素。大多數出版社沒有做過協同編輯系統，對系統的需求并不明確，需要借助技術方的實施能力，幫助出版社明確項目需求。技術方團隊作為外來人員，并不了解出版社的具體情況。因此，技術方需要做的第一件工作，必須是需求調研，而不是安裝軟件。

在項目的需求調研階段，技術方需派出能力較強、有項目實施經驗的產品經理，對出版社的編輯業務流程進行調研，并根據需求調研結果寫出需求規格書，在需求規格書的基礎上進行產品設計，然后才能進行技術開發和項目實施。產品設計最好能畫出原型圖，出版社在需求規格書和原型圖的基礎上進行需求確認。在需求確認階段，項目組可將系統原型展示給系統的關鍵用戶——前期使用的編輯和相關的專家，征求意見。

中少總社在協同編輯系統項目實施的初期，制定了詳細的需求調研計劃，需求調研的時間長達2個月。需求調研的主要工作包括：訪談、需求規格書的制定、基于原型圖基礎上的產品設計、需求確認等。需求不明確的時候，還需要技術方開需求說明會，向全體編輯講解。需求規格書更新了好幾個版本，最后一版的需求規格書長達218頁。

五、編輯業務的規范化

協同編輯系統和我們整個編輯業務流程密切相關，需要在規范化編輯業務流程的基礎上，對原有業務流程進行優化，實現編輯業務工作的協同作業，及編輯業務流程的有效和可控。

編輯流程是從選題計劃開始的，涵蓋整個編輯業務流程。協同編輯系統可以通過編輯流程的設定，確保編輯流程的完整性和合理性，通過編輯計劃和派工的設定明確責任，控制進度。

中少總社全媒體出版系統采用的是先鋒單位實施法，最先在低幼出版中心實施。低幼中心的編輯業務流程管理非常規范，在實施全媒體出版系統之前，已經將整個編輯業務流程梳理成10個環節，每個環節分為10個關鍵業務點，并按此進行考核。在全媒體出版平臺的實施時，我們又對這些業務流程進行了優化，確保系統能做的事情一定不讓編輯手工來做。

在傳統的編輯業務流程中，還存在很多不規范的地方，比如文件命名不規范、時間控制問題、編輯工作質量控制問題等。在實施全媒體出版平臺時，我們先后制定了一系列的業務流程規范，尤其是數字出版方面的業務流程規范，比如：各種電子圖書、電子期刊的出版業務流程，文件命名規范等。

此外，根據圖書、報紙、期刊元數據標引的要求，必須對編輯工作提出一定的要求。在中少總社全媒體出版平臺中，我們要求編輯部負責人在做選題計劃時，必須填入圖書、報紙、期刊的基本信息；責編在上文稿的時候，必須對文稿的版式進行標引；文稿、圖片中的一些關鍵字的填寫也是編輯必須完成的工作。

總之，協同編輯系統是出版社數字化轉型升級過程中的一個編輯業務流程再造工程，只有將出版社戰略、數字出版技術和管理的因素融合在一起，才能確保項目的順利完成。

（作者單位系中國少年兒童新聞出版總社）