初探高職院校檔案管理的信息化建設

樊立梅

摘 要： 當今社會逐漸趨于信息化、數字化，高職院校的檔案管理應該跟上時代的腳步，不斷使用現代化信息技術，提高檔案管理的信息化水平，這是社會對高職院校檔案管理服務的要求。高職院校的檔案管理應該規定統一的標準，對資源進行高度整合，吸收更多信息化的專業人才，大力發展檔案管理工作。

關鍵詞： 高職院校 檔案管理 信息化水平

高職院校檔案管理工作不僅是高職院校進行教育管理的一個重要的部分，而且是高職院校管理工作中的一個重要環節。高職院校的檔案管理是指高職院校從事招生教學科研管理等活動，直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

一、高職院校檔案管理的現狀

（一）檔案管理的步伐跟不上時代變化。

目前，高職院校的檔案管理不夠現代化，它們的觀念落后于時代的發展。檔案管理作為高職院校信息資源的一個重要組成部分，檔案管理的工作需要與時代并進。許多學校覺得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無關輕重，并不需要在上面花費人力物力。這是由于這些高職院校對于檔案管理工作的認知還不夠徹底，對于檔案管理工作缺少系統認知。更甚者，有的高職院校的檔案管理工作人員并不是擁有專業檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會上招聘的臨時工人或者兼職工人。

（二）檔案管理信息化缺少基礎建設，重視度不高。

作為一種服務于教學管理活動、輔助教學管理活動的工作，檔案管理由于在學校的發展歷程中并不直接起影響作用，并不是很受高職院校的重視。許多高職院校認為購入幾臺電子設備，就算完成了檔案管理的信息化。這一點微薄的投入是遠遠不夠的，實現檔案管理工作信息化必須要求整個學校的管理活動，例如教學、科研等，全都進行網絡化、數據化、信息化管理，這樣檔案管理工作的信息化才能算大體完成。

（三）急需提高檔案管理人員的信息化管理素養

由于高職院校的大多數檔案管理人員并不是專業的檔案管理人員，他們缺少檔案管理工作的相關專業知識，在工作中難免會出現對檔案的歸檔分類不準確、歸檔資料不完整、查閱檔案的手續不完備等情況。

二、實現高職院校檔案管理信息化建設的建議

（一）加強學習，增強認知。

要不斷學習，提高認知水平，不斷提高學校的教育管理能力水平，實現檔案管理工作信息化。由于檔案管理工作實現信息化對學校的教學、科研、管理都有著十分重大的意義，因此學校檔案管理工作方面的上級領導應該將檔案管理工作的信息化放在一個重要的位置，不斷強化下級工作人員對檔案管理工作信息化的認識，使得檔案管理工作的信息化有計劃、有步驟、有階段地進行。實現檔案資料的二次開發、二次利用是檔案管理工作信息化的最終目標，為了實現這一目標，高職院校應該不斷開發促進檔案管理工作對學校的發展服務功能。

（二）對檔案資源實行整合，形成固定標準。

建立檔案管理的信息化需要一定的規則和標準，如果缺乏規則和標準，則難以實現檔案管理信息化。目前，大多數高職院校采用合辦院校、聯合發展的形式，造成不同的高職院校間的檔案管理方式、規則和標準五花八門。因為缺乏統一的規則和標準，造成對檔案進行歸檔、傳輸、接受、查閱的難度加大。所以，高職院校有必要加強對檔案管理規則和標準的建立，在原有資源的情況下進一步進行信息化改造，使檔案的一系列處理流程井然有序，不斷提高檔案管理工作的信息化程度。

（三）提高檔案管理信息化人員的素養。

對檔案管理信息化進行建設的人員，不僅需要具備檔案管理這一方面的專業知識，還需要掌握現代化技術，擁有計算機、信息數據等方面的知識儲備。要在現有的檔案管理人員的基礎上，根據目前檔案管理工作的信息化的要求，加強物力人力投入，配備相關現代技術設備與技術指導人員，以完備的技術隊伍加快高職院校檔案管理信息化的工作進程。

（四）增加對檔案管理工作信息化的投入。

無論什么工作，都離不開人力、物力的支持，況且高職院校檔案管理工作信息化建設需要配備大量的現代技術硬件設施、軟件設備和技術人員，這些都需要大量的人力物力支持。并且檔案管理工作信息化建設是一項長時期、長投入、收益晚的工程，這就需要高職院校對檔案管理工作進行長期的、持續的、龐大的人力、物力投入。

三、結語

高職院校檔案管理記錄著高職院校整個從建成到發展至今的歷史進程，反映出高職學校教學、科研成果方面的成就。檔案可以真實全面地還原學校發展的歷史原貌。檔案管理工作是對高職院校進行教育質量和管理水平評價和估量的一項十分重要的根據。實現檔案管理工作的信息化十分重要，我們要認真對待，認真實施。

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