淺議企業加強庫存現金的內部控制管理措施

蔣華萍

淺議企業加強庫存現金的內部控制管理措施

蔣華萍

本文首先簡單說明了庫存現金是企業流動性最強的一種貨幣性資產，指出加強庫存現金內部控制管理的重要性，并從五個方面提出了企業加強庫存現金內部控制管理的措施。

企業庫存現金；內部控制管理措施

庫存現金是庫存的人民幣、外幣，是企業資產中流動性最強的一種貨幣性資產，具有不受任何限制、可以隨時自由支付的特點。雖然庫存現金在企業資產總額中所占的比例不大，但因其特殊性，極易發生舞弊，可能給企業造成經濟損失。因此加強庫存現金的內部控制管理對企業加強資金管理、保障資金安全完整具有十分重要的作用。

首先，企業庫存現金內部控制制度的制訂、執行與否，直接影響到企業的資金調配和使用效益，關系企業的資金安全與完整，對企業生產經營目標的實現具有舉足輕重的作用和影響。其次，制訂適應企業生產經營需要的庫存現金內部控制制度，進一步落實財政部下發的《內部會計控制規范——貨幣資金》文件，為企業加強庫存現金管理提供制度保障，提升企業管理水平。再次，建立良好的企業庫存現金的內部控制管理，能確保資金收支的合法性和真實性，監督和揭示由于企業內控管理失效存在的坐支、私分、私存的非法占用庫存現金等違法違紀行為。第四，加強庫存現金的內部控制管理，能有效地防止個別人員利用職務之便貪污、挪用資金，減少舞弊風險，堵塞資金管理漏洞，保證資金的安全、完整。最后，通過進一步完善企業庫存現金的內部控制管理，能夠保持現金流動的均衡性，實現風險與收益平衡，并通過現金流有效地控制企業的經營活動和財務活動，提高企業資金營運效率。

企業制定庫存現金內部控制制度和設計實施庫存現金內部控制管理具有十分重要的作用，其目的是保證資金的安全、完整，防止貪污、舞弊的發生，提高資金使用效益。如何加強企業庫存現金的內部控制管理呢？結合近幾年的業務學習和財務、審計工作經驗，我認為企業應從以下幾方面加強企業庫存現金的內部控制管理：

一、庫存現金的業務分工控制

企業應建立庫存現金的崗位分工責任制，從業務能力、職業道德、任職資格等方面考察現金業務經辦人員，制訂崗位責任制，明確職責、權限，確保辦理現金業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。不相容職務包括：授權審批、業務經辦、會計記錄、財務保管和稽核檢查等。首先，會計、出納必須分設。由出納負責庫存現金的收付和保管各種空白收據、支票、發票等，但不得兼任稽核、會計檔案保管以及收入、支出、費用、債權債務賬目、現金總賬的登記工作。出納人員一般不得同時從事銀行對賬單的獲取、銀行存款余額調節表的編制等工作。其次，單位辦理庫存現金業務，應配備合格的的人員，且不得由一人辦理現金業務的全過程，要實行崗位輪換制。對涉及現金收支和記錄的會計核算必須實行輪崗，防止同一人在同一崗位上工作時間太長，通過崗位輪換可使隱蔽的違法活動暴露出來。例如：我公司某下屬單位在會計出納換崗交接中，發現了出納單獨收取現金3萬余元后采取不入賬的手法，將資金全部購買基金，由于證券市場不景氣，造成資金被套無法收回。通過崗位突擊輪換，挪用公款的違法行為才被發現。第三，庫存現金支付的審批人應同出納、支票保管員和記賬員分離，禁止未經授權的機構和人員辦理現金業務和接觸現金。第四，保管支票的員工不能同時負責現金支出賬，核對銀行存款和余額的人員應與負責銀行存款日記賬、現金日記賬、應收款和應付款的人員分離。

二、庫存現金收支控制，分收入控制和支出控制

（一）收入控制

為了確保企業收到的現金能夠及時、足額入賬，企業應當從收據、入賬依據、結算方式、收款方式、坐支等方面加強對資金收入的控制。對庫存現金收入的控制關鍵是對資金的來源渠道、收取金額和未收金額進行控制。首先應加強發票控制。企業應分別設置外購發票和自制收據登記簿，詳細登記發票增減變動情況；指定專人負責票據的購置、保管、領用和登記，建立嚴格的崗位責任制并不定期進行盤點，防止空白票據的遺失和被盜用；作廢的發票應加蓋“作廢”章，并附在存根之后妥善保管。其次，企業收取現金必須開具發票，并及時、足額入賬。三是，確保入賬及時，金額準確，收款資料完整。四是盡可能的減少現金收款業務，使用轉賬結算方式，減少貪污、舞弊機會。五是現金的收取由專人負責，及時入賬并送存銀行，嚴禁收款不入賬行為；不得截留收入，私設“小金庫”；不得坐支，賬外設賬。例如：在對某單位的審計中，發現該單位收費員向居民收取水電費時不開收據，或者不開具公司規定的收據，而是開具自購收據，待單位領導催交或考核時才開具公司規定收據上交公司。通過審計人員實地調查了解居民繳納水電費情況和票據開具詳情時，收費員挪用公款16萬元的違法違紀問題和收取款項不及時上交財務、私自存放個人賬戶長達半年之久等問題才浮出水面。最終，該收費員被追究法律責任并被單位開除。

（二）支出控制

首先，企業使用現金的支出范圍必須符合《現金管理暫行條例》規定的范圍，不得超范圍使用現金，不屬于現金開支的業務應通過銀行辦理轉賬結算，盡可能的減少現金支付業務，減少貪污、舞弊機會。其次，企業要建立現金支出授權審批制度，并嚴格執行。對不符合規定的支付申請，審批時應拒絕批準，且不得超越審批權限。三是對現金支付限額、范圍、權限、程序和相關支付手續嚴格復核，復核無誤才能支付。收付業務完成后必須加蓋收訖(或)付訖的印章。例如：在對某單位進行經營管理審計時，發現該單位財務人員為年齡分別為70歲和12歲的孩子報銷了差旅費3000余元，明顯不符合單位公職人員要求，雖然金額不大，但性質惡劣，究其原因是個別人利用出差報銷機會為家人報銷差旅費，且單位領導審批時未逐一察看票據就予以審批同意報銷，財務人員發現后但看到有領導審批也未拒絕，造成不符合報銷要求的人員多報銷差旅費。審計發現后及時將問題反饋給被審計單位領導，對相關人員進行了批評教育，并追回多報銷的差旅費，為公司挽回了損失。四是單位借出現金必須執行嚴格的審批制度，并及時催收清欠，避免個人長期占用企業款項。同時，明確備用金及個人借款最長還款、報銷期限，并將清欠備用金及個人借款情況納入科室或車間進行考核，對逾期不歸還或報銷的單位和人員提出懲罰措施并嚴格執行。

三、庫存現金結存控制

首先，企業加強庫存現金的限額管理，應嚴格遵守開戶行核定的庫存限額，超過庫存限額的現金應及時存入銀行。其次，企業應定期或不定期地進行現金盤點，確?，F金實際庫存與現金日記賬賬面結余相符。發現不符的應及時查明原因并進行處理。三是現金日記賬應逐日、逐筆登記，賬目應當日清月結，賬款相符。

四、與現金有關的印章和相關票據的管理控制

企業應由專人專設登記簿對票據、銀行預留印鑒、財務公章、財務負責人名章進行記錄管理。企業財務專用章應由授權人專人保管，個人名章必須由本人或其授權人保管。嚴格禁一人保管支付款項所需的全部印章。按規定需要由有關負責人簽字或蓋章的經濟業務與事項，必須嚴格履行簽字或蓋章手續，用章必須履行相關的審批手續并進行登記。例如：2011年，在對某單位進行離任審計時，首先發現該單位出納人員保管著銀行提現所需的全部印章，認定其內控管理不規范。隨后就對該單位的銀行存款日記賬、現金日記賬與銀行對賬單進行核對，發現了銀行對賬單反映×年×月從銀行提取現金2萬元，但該單位現金日記賬和銀行存款日記賬均無此記錄。三個月后，銀行對賬單反映×年×月存銀行現金2萬元，但現金日記賬和銀行存款日記賬也無此記錄。在事實面前，出納終于承認是自己急需資金私自從銀行提現，三個月后又悄悄還款的事實。最終，該出納被調離崗位。

同時，企業應當加強與庫存現金相關的票據管理，明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環節的職責權限和處理程序，并專設登記簿進行記錄，防止空白票據的遺失和被盜用。支票的保管使用與財務印章的保管使用須實行分工負責，空白支票不得事先簽名蓋章、不得跳號開具票據、不得隨意開具印章齊全的空白支票。企業應定期對支票的保管、使用和入賬情況進行審查。

最后，企業應建立和加強內部審計監督機制。任何制度本身都會存在薄弱環節，且制度本身會隨著環境變化而失去效用，即使健全完善的內部控制制度，若未嚴格執行，只是一紙空文。因此，企業應建立對庫存現金的監督檢查制度和內部審計制度，明確其職責權限，定期或不定期地對庫存現金內部控制管理，尤其是內控管理薄弱的環節和單位加強審計監督，及時發現內部控制管理中存在的薄弱環節和違法違紀問題，并采取措施加以糾正和完善。

綜上所述，企業應進一步健全和完善庫存現金內部控制管理體系，并嚴格執行。同時加強審計監督檢查，才能更好加強庫存現金的內部控制管理，減少舞弊風險，保障資金安全完整，實現企業資金控制目標，提高企業資金使用效益。

[1]程新生.企業內部控制.北京：高等教育出版社，2008年6月.

[2]辛茂荀，薛延孝，李榮強.內部會計控制實務.民主與建設出版，2004年5月.

[3]內部會計控制規范——貨幣資金（試行）.財會[2001]41號.2001年6月，財政部.

[4]中華人民共和國現金管理暫行條例.國務院令第12號. 1988年9月.

（作者單位：太鋼集團臨汾鋼鐵有限公司）