電子檔案的有效管理及存在問題

張立鴻

檔案學屬于管理學，是圖書館、情報與檔案管理一級學科下設的二級學科。檔案學就是探索檔案、檔案工作和檔案事業的發展規律，研究檔案信息資源的管理、開發的理論、原則與方法的學科。

一、電子檔案管理的基本特征

隨著電子技術的迅猛發展和推廣，檔案工作產生了由紙質到光電介質載體的飛躍，從而給檔案的紙質管理帶來新的機遇與挑戰。電子檔案是一個新概念，全新的檔案形式，是一種新形式、新內容、新載體的檔案。如果說檔案電子化、多媒體檔案只是檔案物理載體的量變，而電子檔案管理則是從內容、形式到手段的質變。相對于傳統的紙質或多媒體而言，電子檔案具有鮮明的特征。主要是：

1.實體的虛擬化。電子檔案是存儲在計算機或者網絡中的，看不見摸不著。電子檔案海量信息，使得未來的數字檔案存儲只能是分布式存儲的。

2.檔案中各項內容集合性較高。文本、圖片、音頻、視頻等融于一體，甚至通過超文本鏈接、跨庫關聯等方式擴展相關內容，并且可以多角度的展示。

3.易于編輯、管理、傳輸等。所需要投入的大量編輯、郵寄、通訊、復印、打字、裝訂等費用都節省下來，直接降低了成本。

4.交互性強、投資成本低。電子檔案的形式是在線的、實時的、網絡化的，使得用戶之間可以十分便利地溝通。

基于電子檔案管理的上述優點，隨著經濟及電子信息技術的發展，電子檔案管理已逐漸成為檔案管理領域中最為重要的一種表現形式。企事業單位、高等院校、社會機構甚至個人都可能產生大量的電子檔案。電子檔案屬于檔案學領域，涉及到一定的信息安全，目前還沒有一個強制性的電子檔案管理行業標準，并且電子檔案的管理還存在一些問題，亟需不斷深入研究和解決。

二、現有的電子檔案管理方案

電子檔案現有的安全管理措施包括載體管理、硬拷貝管理、電子拷貝管理和“雙套制”管理等多種措施，各種措施都具備各自的特點，優缺點并存，具體分析如下。

1.載體管理。載體管理是指從電子檔案載體制作材料的質量和載體物理性安全兩個途徑實現安全保護的。制作材料包括磁盤、光盤、輸入輸出設備等，都極大的影響檔案獲取人對信息的收集、保存、整理、修改、調取等活動。因此載體保護就是電子檔案最底層的保護措施。

2.硬拷貝管理。硬拷貝管理是指在紙質保管時，將電子檔案材料進行刪除。這種保護措施利大于弊，不復合檔案管理學發展的趨勢。

3.電子拷貝管理。電子拷貝管理是指脫機媒體措施包括載體保護、硬拷貝保護、電子拷貝保護和“雙套制”保護等多種措施，各種措施都具備各自的特點，優缺點并存。

4.載體管理。載體管理主要是指從電子檔案載體制作材料的質量和載體物理性安全兩個途徑實現安全保護的。制作材料包括磁盤、光檔案資料，制作磁帶、光盤、磁盤等載體的檔案備份并存在檔案庫中的一種保護機制。此方法具有較多優越性，但是對備份載體存放環境要求較高，管理風險較大。

5.“雙套制”管理。以硬拷貝和電子拷貝雙重備份方式，形成兩種介質備份檔案的“雙套制”管理方式。該方案安全性較高，但是存在人力、物力、資金成本高，紙質版本檔案不具備數據相關性和證據性等特征，不能很好反映檔案內部數據之間的關聯性。

三、電子檔案管理存在的問題

上面介紹了現有的多種電子檔案管理措施，都能起到很好的管理作用，并從專業技術的角度，探討了各種方案的優缺點。但我國電子檔案管理領域在管理制度、管理理念、管理風格上，存在著非系統性、盲目性、被動性、缺乏制度性和低效率性等問題，嚴重制約著檔案管理工作的發展。

電子檔案管理是一項系統工程，要求對各個環節進行有序的、相關的綜合管理。但是在現實管理過程中，不管是內部因素還是外部因素、不管是體制原因還是人為原因，都使得電子檔案管理出現“頭痛醫頭腳痛醫腳”的現象，說明我國部分機構還沒有建立起電子檔案管理的系統論、科學性理念。

管理的盲目性表現在“人云亦云”，現有管理沒有了解檔案管理基本特點、沒有針對性、沒有深究性，只是簡單跟風，不能很好地控制管理風險。這和很多工作者的觀念、技術以及其所在崗位整體素質有一定的關系。有的部門相關人員對電子檔案管理知識掌握較少，沒（下轉第16頁）（上接第12頁）有相關的安全保護意識，工作處于被動狀態，沒有很好的主觀保護意識，這就為風險的來臨提供了機會。另外部分行業缺乏相關檔案管理制度和標準，在管理實施過程中，會出現因為缺乏制度和執行標準，而導致電子檔案不能受到很好的保護。

傳統管理措施還具有低效率性。表現在，由于保護成本高，使得風險的控制成本相應較高，從而造成人力、物力、財力等的巨大投入，從而得不到相關部門的重視和支持，使得效率性很低。

上述即為電子檔案安全管理的概念、方法、特點及存在問題，本文通過這些內容的分析，希望為后續相關研究提供依據，開拓研究思路。如電子檔案安全管理的解決方案、制度完善、管理技術創新、管理理念加深、管理效率的提高等問題，都需要進一步深化研究。

（作者單位：西影電影集團有限公司）