對提高企業檔案管理歸檔率的思考與實踐

何俐

摘 要：完善集團檔案歸檔管理工作，進一步提高檔案歸檔率，特別是重要檔案的歸檔率，既是規范檔案管理的要求，也是提高經營效率的必要保證，筆者就如何提高企業檔案管理歸檔率，結合實踐作初步的思考與探討。

關鍵詞：企業；檔案管理；歸檔率

企業運行最關注經濟效益，往往對檔案管理重視程度不夠高，加上還有旗下眾多的分公司、項目部，且分散在不同地點，檔案種類繁多，人員流動性大，檔案歸檔率常常不高，進而對企業的正常有序運行帶來了負面影響。各類檔案的及時歸檔，完整歸檔，既是規范檔案管理的要求，也是提高經營效率的必要保證，筆者就如何提高企業檔案管理歸檔率，結合實踐作初步的思考與探討。

一、針對不同檔案類型，選擇合適的辦法

鑒于目前檔案部門對檔案歸檔數量很難核查的狀況，為切實完善集團檔案歸檔管理工作，進一步提高檔案歸檔率，特別是重要檔案的歸檔率，我們從檔案產生的關鍵環節切入，多管齊下，通過加強印鑒管理、文書管理等提高檔案歸檔完整性，杜絕檔案漏存現象。

1.不同產生途徑的檔案，采取不同的方法

從集團重要檔案資料產生的途徑來看，大體上可分為內部形成和外部形成兩大途徑。

內部形成的重要檔案主要有發文、申報材料、各類合同、協議等。這幾類檔案的歸檔工作均可通過重新設計印鑒登記臺賬來完善。外部形成的重要檔案，主要包括各類證件、榮譽證書、會議材料等，可通過文書管理、財務報銷跟蹤等方法來完善。

2.工程中標通知書、竣工備案表/竣工驗收報告類

具體做法是：（1）封標臺賬表加一欄 “中標歸檔情況”，每月由封標人統計填寫，檔案員與合約部存檔的中標通知書核對，查漏補缺。（2）竣工備案類資料印鑒臺賬表格加一欄“歸檔情況”竣工備案類資料一般三個月內歸檔。建議檔案歸檔完整后方可進行工程結算。

3.人事檔案

配合人力資源管理中心建立人事電子檔案，為集團資質及各類榮譽申報提供保障，也為個人定薪定級提供依據，具體做法是：（1）建立集團人員情況匯總表及身份證、學歷證書、職稱證書電子檔案庫。（2）建立個人人事電子檔案文件夾包括個人情況登記表、身份證、學歷證書、職稱證書等。

二、提高歸檔率的幾點做法

1.重點切入，制度管理

我們通過對集團檔案產生的各環節進行研究，從檔案產生的重點環節切入，并進行相關制度化建設，在原有檔案管理方案的基礎上制定《關于通過加強印鑒管理等以完善檔案歸檔管理》的補充方案，即通過加強印鑒管理、文書管理等提高檔案歸檔完整性，杜絕檔案漏存現象。通過加強印鑒管理以完善檔案歸檔管理，今年我們主動收回檔案300余件，為集團帶來了管理效益和一定的經濟效益。其次，我們充分挖掘檔案隱性的、潛在的價值，加大對檔案信息的開發力度，使檔案編研成果更具時效性、前瞻性。

2.源頭導向，規范管理

為進一步提高檔案歸檔率，并對檔案產生及使用的各環節加強監管，我們從檔案產生的源頭著手，不斷完善工作流程，進行規范管理。

從集團重要檔案資料產生的源頭來看，大體上可分為內部形成和外部形成兩大途徑。內部形成的重要檔案主要有發文、申報材料、各類合同、協議等。對于上述幾類檔案的歸檔工作，我們通過重新設計印鑒登記臺賬來進一步規范化管理。我們在印鑒登記臺賬表格后加一欄“歸檔情況”，能立即歸檔的當場歸檔，不能立即歸檔的一個月內歸檔，到期仍不能歸檔的，簡要注明該檔案去向用途，并標注計劃歸檔時間。月底檔案部根據印鑒管理員提供的登記臺賬內容數量核對存檔情況。對已有計劃歸檔時間但尚未歸檔的資料進行統計跟蹤，對已到計劃歸檔時間但尚未歸檔的資料進行重點跟蹤，對超出計劃歸檔時間一定期限的，報相關主管會議，并追究相關責任人員，與績效掛鉤。

外部形成的重要檔案，主要包括各類證件、榮譽證書、會議材料等。首先通過對報銷發票的核查以提高相關檔案存檔的完整性。其次通過來文承辦表來控制，在《來文承辦表》上加一欄“資料是否已歸檔”。證件榮譽類通過申報材料印鑒登記臺賬來跟蹤，每季度與兼職檔案員對接讓其提供申報成功數量，專職檔案員核對與存檔數量是否相符。

每月由本單位兼職檔案員對照存檔情況填寫《存檔情況統計表》，由檔案部專職檔案員對照存檔情況，逐項核對。經檔案部負責人簽字，提交人力資源管理中心。其次檔案部對各單位每月績效材料存檔數據與實際存檔數據進行核對，也極大地提高了歸檔率。

3.歸納總結，效率管理

通過對日常檔案收集，調閱工作進行大量數據分析并歸納總結，我們將工作中經常被查閱利用的公司各項基礎資料的信息摘要進行匯編并裝訂成冊，截止目前，共編研了集團公司和下屬分公司的15項基礎資料匯編，內容包括營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、開戶許可證、章程、驗資報告、變更資料等，這些編研資料極大的提高了調檔效率，減少了檔案原件在利用中的間接磨損，為公司各項業務的開展提供了快捷、方便的信息服務，提高了公司各項業務運轉效率。檔案編研工作是檔案信息資源開發的重要手段，也是體現整個檔案工作水平的標志，今后我們將依然做好做精此項工作，以提高企業生產運行效率。endprint