數(shù)字時代環(huán)境下檔案編研研究

何麗萍

數(shù)字時代，電子文件或數(shù)字檔案的廣泛生成，直接導(dǎo)致檔案編研對象發(fā)生根本性變化，由主要面向紙質(zhì)文件向電子信息并重過渡。檔案管理活動中各類信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也使檔案編研由手工作坊式向半自動化生成轉(zhuǎn)型，并伴隨新環(huán)境下編者與用戶關(guān)系的變遷。正確認(rèn)識檔案編研在數(shù)字化浪潮中的變革及啟示，有益于引導(dǎo)我們更好開展檔案編研工作。

一、檔案編研平臺由手工作坊式到半自動化生成

完整的檔案編研工作包含多個環(huán)節(jié)，如對選材進(jìn)行甄別、篩選、排列、組合、摘編和匯集等。以紙質(zhì)文件為主的匯編時代，這些活動類似于在手工作坊式環(huán)境下完成，表現(xiàn)為：檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置專門的檔案編研科（處），或集中一部分人，在一個固定的場合對選取來的檔案材料進(jìn)行人工處理，人工挑選，人工校對，人工翻閱資料考訂，人工謄錄信息等。作坊式手工操作是這一時期檔案編研顯著特征。這種工作方式，效率低，周期長，耗費(fèi)較多人力、物力和財(cái)力，且多適用于單一或小型資料編研，到了必須改革的時候。

數(shù)字時代的來臨，為檔案編研迎來改革機(jī)遇。由于使用數(shù)字技術(shù)，檔案編研可以在計(jì)算機(jī)強(qiáng)大功能面前零散存放，按需聯(lián)機(jī)檢索同一主題的大量相關(guān)信息。這樣，在國家檔案信息化工程已啟動十多年，檔案信息數(shù)據(jù)庫日益增多，網(wǎng)絡(luò)觸角遍布各級各類檔案機(jī)構(gòu)背景下，檔案編研只需確定合適選題，即可進(jìn)行相關(guān)素材的聯(lián)機(jī)或網(wǎng)絡(luò)檢索，從全區(qū)、全國，甚至全世界范圍內(nèi)得到相關(guān)信息。可以講，數(shù)字時代的檔案編研，其工作平臺“不再局限為某個館（室）藏，而是整個社會公開的聯(lián)機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫或虛擬檔案館中的電子信息及其它相關(guān)信息。”[1]如通過網(wǎng)絡(luò)螞蟻、登錄聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫，或萬維網(wǎng)以超文本鏈接的方式存取互聯(lián)網(wǎng)的信息文檔，并支持圖形、聲音、視頻以及文本，使檔案編研做到文字、聲音、影像、圖片等多種形式的并用。

但這種因數(shù)字技術(shù)帶來的變革，也只能說是一種半自動化，而非全自動化。理由在于：編研工作是一項(xiàng)高智力活動，諸多環(huán)節(jié)，如考訂、注釋等，需人工把關(guān)。是一種借助數(shù)字技術(shù)，同時伴以部分手工的半自動化操作模式。

檔案編研過程的半自動化生成，就是依靠數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的快速獲取、整合和輸出，縮短了傳統(tǒng)編研中選材、校對、匯編及傳播等的周期，提高了工作效率。

二、檔案編研選材由內(nèi)部挖潛到全社會存取

選材是否適用和齊全，是否容易獲得，直接關(guān)系編研成品能否最終成型。傳統(tǒng)環(huán)境下，受檔案管理體制條塊分割限制，加之紙質(zhì)文件相對不順暢的流通，使編研選材局限于某一館藏，只能內(nèi)部挖潛。具體開來，就是在條塊分割體制下，各檔案館（室）有自己的歸檔范圍及主要服務(wù)對象，有限的館藏結(jié)構(gòu)及紙質(zhì)文件流通的相對笨拙，相當(dāng)程度阻止了檔案信息在更大范圍共享。這樣條件下，檔案編研工作，只能是根據(jù)館藏確定選題和選材，偏離了根據(jù)需求再選題選材的正常程序。正如實(shí)踐工作者指出的那樣：“目前絕大多檔案館（室）館藏結(jié)構(gòu)由于眾所周知的歷史原因，檔案門類單一，政治化傾向較濃，經(jīng)濟(jì)類、文化類檔案較少”[2]。這樣的狀況，直接影響檔案編研選材的自由度和靈活度，直接影響檔案編研工作。

數(shù)字時代，檔案實(shí)存形態(tài)的電子化或網(wǎng)絡(luò)化，同時伴隨文獻(xiàn)開放存取運(yùn)動的興起，為檔案編研選材的全社會存取創(chuàng)新了條件，并正成為一種現(xiàn)實(shí)。

一方面，電子文件或數(shù)字檔案的廣泛生成，實(shí)現(xiàn)了檔案傳播媒介的革新。借助網(wǎng)絡(luò)、聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫、或無線通訊，檔案編研選材可以實(shí)現(xiàn)跨時空搜集和獲取，實(shí)現(xiàn)全社會存取。如目前，我國縣市級以上檔案局（館）均建有自己的檔案網(wǎng)站，并對外披露數(shù)量不等的可公開檔案目錄甚至全文信息，供社會共享。

另一方面，數(shù)字技術(shù)推動下的文獻(xiàn)開放存取運(yùn)動，為檔案編研選材全社會存取創(chuàng)新了另一環(huán)境。該項(xiàng)運(yùn)動是國際科技界、學(xué)術(shù)界、出版界、信息傳播界為推動科研成果利用網(wǎng)絡(luò)自由傳播而發(fā)起的運(yùn)動，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息的共享與最大程度的交流。檔案即是文獻(xiàn)信息的一種。在檔案領(lǐng)域，各檔案機(jī)構(gòu)在文獻(xiàn)開放運(yùn)動推動下，均不同程度擴(kuò)大檔案開放范圍，并積極借助數(shù)字手段實(shí)現(xiàn)信息共享，如各類檔案網(wǎng)站的出現(xiàn)，電子文件中心的建立，數(shù)字檔案館的涌現(xiàn)等。通過這些新媒介，檔案信息不斷向外公布，有益于檔案編研選材的全社會存取。

可以說，數(shù)字時代，檔案編研選材一定程度實(shí)現(xiàn)了全社會存取，改變了過去可利用檔案信息的相對缺乏和內(nèi)部挖潛的局面，為編研選材提供了更多來源。

三、檔案編研成品由紙質(zhì)展示到多載體呈現(xiàn)

以紙質(zhì)文件為主的手工管理模式下，檔案編研成品自然主要以紙質(zhì)形式展示，表現(xiàn)為公開出版或內(nèi)部印制紙質(zhì)文獻(xiàn)匯編或內(nèi)部參考。類型大致包括：大事記、年鑒、組織沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會議簡介、專題概要、名錄、全宗或者檔案館指南等。它們呈現(xiàn)的都是一種實(shí)實(shí)在在的實(shí)體，摸得著，看得見，展示效果平面化，但缺乏對諸如聲音、動畫等多媒體信息的組織能力。

數(shù)字時代，檔案編研成品發(fā)生巨大變化，載體呈現(xiàn)多樣化發(fā)展態(tài)勢。突出特征就是：由于數(shù)字技術(shù)能把多媒體信息組織成一個集文、圖、聲、像于一體的組合，所以，其編研成品相較傳統(tǒng)，容納了多媒體信息，增加了立體化效果。

具體說來，數(shù)字時代的檔案編研成品，其載體既包括傳統(tǒng)樣式，又推陳出新，呈多載體并存局面，大概包括：一是傳統(tǒng)紙質(zhì)形式。這種類別時間最長，具備較成熟的編研理論和技巧，有著強(qiáng)大的歷史慣性，許多經(jīng)驗(yàn)至今仍適用數(shù)字環(huán)境。二是電子產(chǎn)品形式。它代表著數(shù)字時代檔案編研成品新的呈現(xiàn)方式，是與傳統(tǒng)形式相對的，如：以拷貝形式獨(dú)立儲存于光盤的電子介質(zhì)，或利用多媒體技術(shù)集圖、文、聲并貌音像制品等，具體包括CD-ROM，磁盤，磁帶等。三是網(wǎng)絡(luò)出版物形式，如檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫等，甚至是網(wǎng)絡(luò)等，因?yàn)椤皬哪撤N意義上講，一個檔案網(wǎng)站所有網(wǎng)頁的集合就是一部編研成品。”[3]

相對傳統(tǒng)，數(shù)字時代的檔案編研成品載體多樣化，并最大程度還原了信息本來面目，如：動態(tài)畫面的展示。并實(shí)現(xiàn)了除紙質(zhì)閱讀外的網(wǎng)絡(luò)獲取或電子閱讀，同時“省去印刷、裝訂、儲運(yùn)等紙質(zhì)檔案匯編的必需生產(chǎn)環(huán)節(jié)，從而降低成本，縮短出版周期，加速信息的傳遞速度。”[5]

四、檔案編研在數(shù)字時代環(huán)境下的啟示

數(shù)字時代，檔案編研相較傳統(tǒng)，發(fā)生了許多新變化，展示了許多新趨勢。

1.檔案編研人才培養(yǎng)需要注入新素養(yǎng)

通過比較紙質(zhì)檔案編研與數(shù)字時代檔案編研的異同，會發(fā)現(xiàn)新時期檔案編研工作發(fā)生了許多新變化，有許多新要求，對編研人員提出了新的素養(yǎng)需求。

在堅(jiān)持檔案編研工作優(yōu)良傳統(tǒng)基礎(chǔ)上，編研人員需注入的新素養(yǎng)至少應(yīng)包括：一是基本的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作能力。如前所述，數(shù)字時代，檔案編研工作的平臺已經(jīng)發(fā)現(xiàn)根本變化，是在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下開展工作。這就需要對編研人員提出相關(guān)能力素養(yǎng)，要求掌握包括電子信息的查找、檢索、錄入、自動整理、分發(fā)、匯總、查錯，到分發(fā)等基本信息能力，掌握當(dāng)代電子信息組織的基本技巧。在編研多媒體檔案信息時，甚至需要掌握一定的音頻視頻編輯、剪切和整理技能。二是網(wǎng)絡(luò)社交能力。由于檔案編研環(huán)境的變化，編研工作中編者與用戶的互動平臺已轉(zhuǎn)移至網(wǎng)絡(luò)或電子環(huán)境中。需要編者掌握一定的網(wǎng)絡(luò)社交能力，能基本掌握包括社交網(wǎng)站、微博、微信、博客、論壇、播客等的使用。通過網(wǎng)絡(luò)社交，實(shí)現(xiàn)與用戶良性互動，滿足檔案編研從選題到成果展示均能符合社會需求。三是一定的外語閱讀能力。數(shù)字時代的檔案編研選材，已超越單個機(jī)構(gòu)的館藏，甚至跨越國界，這就需要編研人員掌握一定的外語閱讀能力，特別是英語閱讀能力。

2.編者與用戶互動比重加大

互動是溝通編者與用戶的橋梁。互動性越強(qiáng)，編者才能更清楚知曉用戶的需求，用戶也才能更明白編研工作的概況及可能性。如前所述，傳統(tǒng)檔案編研工作由于館藏及手段的局限，編研選題和選材主要面向內(nèi)部挖潛，缺乏與社會的充分互動。

數(shù)字時代，特別是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案編研開創(chuàng)了互動新模式，充分激發(fā)了編研工作的活力和針對性。主要表現(xiàn)在：檔案編研者可以靈活借助如網(wǎng)站、論壇、博客等媒介公布編研計(jì)劃、方案、選材目錄、加工進(jìn)程、選題征選及編研成果等，用戶可以通過留言板、Email 或電話等提出相關(guān)建議，或提供線索及材料，做到編者與用戶全程互動參與。這樣的方式，編者可以最大限度地及時搜集社會需求信息，并利用數(shù)字技術(shù)呈現(xiàn)多樣化、個性化的編研成品。用戶也可以全程參與檔案編研，改變了過去一貫的被動局面，集思廣益，與編者共同推動檔案編研工作的開展。

3.檔案編研在繼承中創(chuàng)新

從春秋戰(zhàn)國孔子編纂“六經(jīng)”到現(xiàn)在，我國檔案編研已走過幾千年的歷史，積累了豐富的編研經(jīng)驗(yàn)，許多內(nèi)容至今仍具有繼承意義。當(dāng)中，主要包括對檔案編研工作性質(zhì)及基本原則的總結(jié)。要求強(qiáng)調(diào)檔案編研是一項(xiàng)服務(wù)性、研究性的工作，把為社會服務(wù)作為它永恒的主題，同時要求在編纂工作中加大研究的成分。同時要求“編研工作堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，尊重歷史、尊重事實(shí)、尊重科學(xué)、存真求實(shí)，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌。”

另一方面，時代發(fā)展給檔案編研工作注入的新元素，促使我們也要在繼承中積極創(chuàng)新。筆者以為，創(chuàng)新的主要內(nèi)容是編研手段及編研成品的輸出方式。如前所述，數(shù)字時代的檔案編研工作，需要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，及相關(guān)信息手段，需要掌握當(dāng)代信息組織技能，同時積極探索借助當(dāng)代新媒介、新載體有效輸出編研成果。在保證檔案基本屬性及檔案編研工作基本原則前提下，需要積極探索檔案編研新的手法和工具。