如何提高基層單位人事檔案管理水平

龔鋼

人事檔案是機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映個(gè)人德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備日后查考利用的文件材料。人事檔案是每個(gè)人自然情況、學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷的原始記錄，它真實(shí)客觀地反映了個(gè)人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)懲等方面情況。它的原始性、真實(shí)性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在選人用人、人才流動(dòng)、職稱評(píng)聘、工資調(diào)整、參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面起著依據(jù)作用。加強(qiáng)人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，對(duì)于開發(fā)人才資源，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)和工作的順利開展有著不可低估的作用和意義。

改革開放以來(lái)，隨著多種所有制經(jīng)濟(jì)組織的出現(xiàn)和人才流動(dòng)的頻繁，也發(fā)展了由人才流動(dòng)服務(wù)中心管理人事檔案等新型的社會(huì)化管理方式。但在許多機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和國(guó)有企事業(yè)單位仍保持著單位管理人事檔案的傳統(tǒng)模式。由于長(zhǎng)期以來(lái)傳統(tǒng)觀念的影響，加之人事檔案的保密性與封閉性，各類基層單位在人事檔案管理工作方面，容易滿足于固有的模式和思路，思想不夠解放，創(chuàng)新不夠力度，導(dǎo)致存在著一些落后的狀況和亟待加以解決的問(wèn)題。

一、目前基層單位人事檔案管理水平落后的表現(xiàn)

1.人事檔案內(nèi)容比較陳舊，利用效率不高。人事檔案袋里多是一些程式化的填表材料，缺乏個(gè)性特征。人事檔案是個(gè)人綜合信息的一個(gè)縮影，應(yīng)該能反映人才全面、真實(shí)、立體的情況。然而，目前的人事檔案大多數(shù)材料只能反映一個(gè)人的姓名、出生時(shí)間、學(xué)歷、畢業(yè)學(xué)校及專業(yè)、政治面貌、工作經(jīng)歷、工資變動(dòng)等基本情況。機(jī)關(guān)、事業(yè)單位雖然年年都有年度考核材料，但多是千篇一律的套話、空話，內(nèi)容較為貧乏，真實(shí)客觀的評(píng)價(jià)剖析材料少。缺乏反映個(gè)人性格特征、職業(yè)傾向、愛好專長(zhǎng)、創(chuàng)造發(fā)明、學(xué)術(shù)研究、技術(shù)成果、管理才能、道德誠(chéng)信等方面的內(nèi)容。

2. 人事檔案歸檔整理不及時(shí)，案卷質(zhì)量不高。很多基層單位由于人手緊張，業(yè)務(wù)不精，對(duì)于人事檔案的鑒定整理和裝訂編目工作往往依靠臨時(shí)從外面聘請(qǐng)檔案整理人員進(jìn)行突擊整理。這樣就造成了逐年補(bǔ)充進(jìn)去的人事檔案材料要在檔案袋中堆積散放相當(dāng)一段時(shí)間，不及時(shí)整理補(bǔ)卷裝訂編目，容易散失。由不熟悉本單位業(yè)務(wù)和人員狀況的臨時(shí)工突擊整理立卷，無(wú)法促進(jìn)和保證人事檔案材料形成和歸檔過(guò)程中的書寫規(guī)范、手續(xù)完備、去偽存真、完整齊全這樣的案卷質(zhì)量。同時(shí)，也使本單位檔案管理員對(duì)自己的管理對(duì)象和管理業(yè)務(wù)更加生疏，自身的人事檔案管理水平難以提高。

3.人員配備上不夠重視，專業(yè)素質(zhì)不高。許多單位把人事檔案管理工作簡(jiǎn)單化，沒有根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)考慮、篩選合適的人員。主要表現(xiàn)在基層機(jī)關(guān)用人還是傾向于政治條件而忽視專業(yè)素質(zhì)，而在有些基層企事業(yè)單位用人又會(huì)很隨意的安排照顧病弱對(duì)象，缺少配備專業(yè)知識(shí)豐富、專業(yè)素質(zhì)較高的專職檔案管理人才。造成基層單位負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員通常都是“半路出家”，而且還要兼任其他工作，這樣人事檔案管理就未必是他的工作重心，兼職檔案管理員沒時(shí)間熟悉人事檔案業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)和補(bǔ)充人事檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，更沒有時(shí)間去研究探討人事檔案管理的理論和創(chuàng)新，工作難免只能流于應(yīng)付事務(wù)。還有些基層單位內(nèi)部人員輪崗頻繁，管理人員不穩(wěn)定。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個(gè)過(guò)程，而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的特點(diǎn)，工作人員經(jīng)常流動(dòng)，勢(shì)必造成人事檔案管理混亂。

4. 硬件設(shè)備跟不上發(fā)展，管理手段也相應(yīng)滯后。許多基層單位沒有相應(yīng)的專門庫(kù)房，人事檔案就隨管理人員鎖放在日常的辦公場(chǎng)所文件柜中，沒有先進(jìn)有效的防火、防盜、防濕、防蟲的措施和設(shè)備。許多基層單位人事檔案的管理手段還較為原始粗放，以傳統(tǒng)介質(zhì)、手工勞動(dòng)為主，重復(fù)性勞動(dòng)較多。雖然有的部門已開發(fā)推行了人事檔案管理軟件，但這些軟件也僅僅是滿足于檔案目錄管理等，上下級(jí)之間、各部門之間的人事檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效、便捷地共享，影響檔案管理工作效率的提高。

5.人事檔案的開發(fā)利用程度不高，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。人事檔案利用工作大多處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門需要來(lái)查閱和提供，缺乏主動(dòng)精神，利用材料很大程度上局限于人事、勞資、紀(jì)檢部門需要查閱的黨團(tuán)材料、簡(jiǎn)歷、工資等方面，而真正滿足專業(yè)和業(yè)務(wù)需要進(jìn)行發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、推薦人才，為人才資源的開發(fā)利用服務(wù)的作用沒有充分發(fā)揮起來(lái)。

二、如何提高基層單位人事檔案管理水平

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全工作機(jī)制。首先，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的宣傳力度，明確法律責(zé)任，真正樹立起檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，完善人事檔案工作機(jī)制，建立完善的檔案管理制度體系，使基層單位人事檔案管理有法可依，有章可循，逐步走向科學(xué)化、制度化的軌道。其次，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)廣大干部職工人事檔案意識(shí)和知識(shí)的宣傳，既要破除人們對(duì)人事檔案的神秘感，又要糾正人事檔案棄檔無(wú)所謂的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，使干部職工認(rèn)識(shí)到在當(dāng)前改革開放的新時(shí)期，人事檔案在人才開發(fā)、人才推薦、人才流動(dòng)中的重要的作用，自覺關(guān)心維護(hù)人事檔案的完整和安全。讓干部職工能夠了解到更多的關(guān)于人事檔案管理的政策文件、規(guī)章制度，自覺遵守有關(guān)人事檔案管理制度。

2.努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于基層單位而言，在選配人事檔案管理人員時(shí)，要有一個(gè)德才選拔標(biāo)準(zhǔn)的要求，要挑選既在政治素質(zhì)和道德品德上作風(fēng)正派、遵紀(jì)守法，能保守秘密、愛崗敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)，又要有一定的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)人員從事人事檔案管理工作。同時(shí)要關(guān)心和支持檔案管理人員開展工作，對(duì)兼職管理人員要在工作時(shí)間上給予保證。在工作上要多關(guān)心，在政治上要多關(guān)懷。在加強(qiáng)政治思想教育外，還要積極為他們提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。對(duì)于人事檔案管理工作人員來(lái)講，要能做到干一行愛一行鉆一行，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)的鉆研學(xué)習(xí)，提高自身專業(yè)素質(zhì)和管理水平，解決自身“半路出家”、專業(yè)性不強(qiáng)的問(wèn)題。對(duì)于上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)定期舉辦相關(guān)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班，組織人事檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的有關(guān)政策文件，熟悉人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)定和制度，了解業(yè)務(wù)知識(shí)，交流工作經(jīng)驗(yàn)和心得，促進(jìn)各基層單位檔案管理人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力的提高，以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。

3.充實(shí)人事檔案內(nèi)容，提升其利用價(jià)值。加強(qiáng)人事檔案內(nèi)容建設(shè)，充實(shí)人事檔案內(nèi)容，擺脫千篇一律，探索個(gè)性化特色，結(jié)合個(gè)人信用檔案，提高綜合服務(wù)和利用價(jià)值，這也是當(dāng)前人事檔案工作中需要探索和重視的問(wèn)題。在原有規(guī)定的人事檔案材料歸檔要求和范圍基礎(chǔ)上，增加增強(qiáng)反映個(gè)人的政治素質(zhì)、品德作風(fēng)、情操修養(yǎng)，反映個(gè)人的智力性格、身體素質(zhì)、專業(yè)特長(zhǎng)、創(chuàng)造發(fā)明、學(xué)術(shù)成果和業(yè)務(wù)能力等方面的材料內(nèi)容。如經(jīng)過(guò)人才測(cè)評(píng)機(jī)構(gòu)測(cè)試的評(píng)價(jià)結(jié)論等。不僅應(yīng)歸檔在本單位形成的材料，還應(yīng)注意收集本人在社會(huì)上的活動(dòng)表現(xiàn)材料。同時(shí)，當(dāng)今社會(huì)對(duì)于個(gè)人征信系統(tǒng)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活日益顯現(xiàn)其重要性。如果將人事檔案與個(gè)人信用檔案有機(jī)結(jié)合起來(lái)，及時(shí)通過(guò)與相關(guān)部門的信息關(guān)聯(lián)，收集個(gè)人信用記錄入檔，聯(lián)合征信，資源共享，達(dá)到能夠更全面、更立體、更科學(xué)的考察一個(gè)人，那么人事檔案的價(jià)值將得到更加充分的體現(xiàn)，全社會(huì)也將對(duì)人事檔案工作予以更高度的重視。

4..利用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理工作效率。社會(huì)不斷進(jìn)步，人事檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。要改變陳舊落后的管理方式和手段，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。要?jiǎng)?chuàng)造條件建立必要的專用庫(kù)房，增添自動(dòng)消防設(shè)備和溫濕度控制設(shè)備，改善人事檔案保管環(huán)境，延長(zhǎng)人事檔案保存使用壽命；逐步擺脫傳統(tǒng)的繁瑣勞動(dòng)，創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)、高效的工作條件，利用縮微攝影、復(fù)印掃描設(shè)備，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案。檔案管理專業(yè)科研部門要在不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論的基礎(chǔ)上，開發(fā)研制適用于基層單位的實(shí)用便捷的人事檔案管理軟件，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，大大提高檔案管理工作的效率，快速準(zhǔn)確地為人才開發(fā)、人才推薦和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

5.加強(qiáng)對(duì)基層單位人事檔案工作的督查指導(dǎo)。上級(jí)主管部門和檔案業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的指導(dǎo)，切實(shí)把它列入議事日程，擺上重要位置，經(jīng)常到基層一線去指導(dǎo)檢查人事檔案管理人員的工作，根據(jù)其工作實(shí)績(jī)及時(shí)提出表?yè)P(yáng)、批評(píng)與建議，反饋群眾的意見和要求。組織部門和檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)該互相合作，因地制宜地對(duì)人事檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式，組織他們到人事檔案管理先進(jìn)的基層單位參觀學(xué)習(xí)，采取集中授課、座談交流、一對(duì)一輔導(dǎo)等方式，定期解剖“麻雀”，手把手地進(jìn)行傳、幫、帶，幫助他們提高業(yè)務(wù)水平。endprint