聯通公司辦公自動化系統的設計

李靜

摘要：隨著市場競爭的日益加劇，辦公效率與辦公質量對于企業具有重要的意義。本文從聯通公司辦公實際出發，進行了聯通公司辦公自動化系統的需求分析與可行性分析，并進行系統總體設計研究，提出聯通公司辦公自動化系統的總體設計方案，旨在提高聯通公司的辦公水平，實現企業的辦公智能化、規范化，提升企業的市場競爭力。

關鍵詞：辦公自動化；B/S結構；Notes；Lotus Domino1引言

為簡化企業繁瑣的日常事務，提高企業辦公效率，辦公自動化系統（Office Automation System，簡稱OA系統）應運而生。所謂辦公自動化系統是指以先進的企業管理理念為向導，結合通信技術、計算機技術、管理科學等科學技術，以提高辦公效率，改進辦公質量為目的的科學管理方法。依靠辦公自動化系統，企業最終實現辦公的高效性和智能型。

2系統的需求與可行性分析

辦公自動化系統的分析包含需求分析與可行性分析。系統的需求分析與可行性分析是建立辦公自動化系統的前提。

2.1 需求分析

針對聯通公司日常辦公事務，辦公自動化系統應該滿足用戶的以下需求：權限管理功能，辦公事務處理功能，個人事務處理功能，通信管理功能，文件管理功能，計劃管理功能等。

2.2 可行性分析

隨著計算機技術的不斷發展，軟件技術的不斷成熟，各種系統平臺功能的不斷完善，現有的硬件、軟件能很好的支持辦公自動化系統的開發。目前，國際上對于辦公自動化系統有一套相應的開發標準，為電信業建立辦公自動化系統提供技術支持。

從開發成本、維護成本、運行成本等方面來考慮，辦公自動化系統的總體成本較低。相對于原始辦公模式所需要的物資投入、存儲管理投入、信息交流與整合投入來講，建立辦公自動化系統可節省企業成本，經濟上可行。

辦公自動化系統從更本上改變了辦公模式，提高辦公效率，并且有較為規范的辦公管理流程，對于企業來講是對現有管理方式的一種升華，因此具有可執行性。

3辦公自動化系統的設計

3.1 總體設計思路

根據系統的功能劃分，建立聯通公司辦公自動化系統的過程中采用結構化的設計方法。根據不同的功能模塊，將系統自上而下進行模塊的劃分，具體來講就是劃分各級功能模塊。通過各個模塊的不斷細化，最終將系統劃分為最小的功能模塊單元。

3.2 系統體系結構

結合現有的網絡技術，本文聯通公司自動化辦公系統的設計采用三層B/S（瀏覽器/服務器）結構。B/S模式的三層結構包含表示層、邏輯層、物理層。表示層是人機交互的窗口，使用戶操作系統比較直觀；邏輯層是用戶指令與底層數據的橋梁，通過邏輯層來實現對象與類的調用；物理層是數據的載體，實現數據的存儲與編輯。

在這種模式中，服務器唯一，每個用戶對應一個瀏覽器客戶端，用戶通過瀏覽器訪問數據庫并進行相應的操作。這種模式凸顯了服務器的核心地位，可保證所有用戶在不同的時間、地點共享數據庫數據。同時，B/S模式簡化了客戶端載荷，避免了客戶端升級、維護等過程帶來的麻煩。采用B/S體系結構有如下優勢：

⑴維護成本低。客戶端采用瀏覽器的形式進行操作，不需要客戶端升級、維護等成本。

⑵網絡效率高。網絡結構簡單，用戶與數據庫之間的數據交流較直接，傳輸數據量較低，用戶使用效率高。

⑶靈活性好。邏輯層相對獨立，對邏輯層的邏輯關系進行編輯就可實現系統的調整，靈活程度高，可拓展性強。

3.3 系統平臺選擇

為了保證網絡操作的可靠性和安全性，本文采用windows 2000 Severs作為辦公自動化系統開發平臺，其通用性好、直觀性強、穩定性好。同時，windows 2000 Severs具有強大的通信功能，遵循TCP/IP網絡協議，結合現代網絡技術，能夠建立開放、穩定的網絡平臺。

聯通公司辦公自動化的特點是流程繁瑣、信息復雜多變，且文檔型的數據較多，因此本文擬采用Notes數據庫。針對Notes數據庫，目前通常采用的服務器為Lotus Domino。Lotus Domino集成了HTTP、HTML、URL、CGI、SSL等協議，也可作為Web的服務器。因此，它可以同時作為Notes和Web的服務器，保證了系統平臺開發的簡潔性。僅就作為Web服務器而言，Lotus Domino的優勢體現在：

⑴通用性強，保證平臺可用于所有類型的操作系統，平臺可以支持各種類型的客戶端。

⑵拓展性強，Lotus Domino既可以支持單一PC服務器，也可支持多個PC組合服務器和小型機。

⑶安全性高，具有安全、嚴格的Web訪問機制，確保用戶的使用權限和使用過程中的信息安全。

本文數據管理選用Lotus Domino 5.08，開發工具選用Lotus Domino Designer。

對于客戶端，因為只是通過瀏覽器進行操作，使用相對簡單，對客戶端平臺的要求也不高，只需保證瀏覽器正常訪問服務器即可。通常可選用的客戶端系統有windows 2000、windows XP、win 7等，本文采用windows 2000操作系統。

3.4 數據庫設計

本文采用Notes數據庫，采用Lotus Domino Designer作為開發工具。在數據庫設計時，要充分考慮數據需求與數據之間的關系，以建立數據量適當、數據冗余小、邏輯關系正確、滿足操作要求的數據模型。數據庫設計的同時也要兼顧后期用戶使用的直觀性與準確性。

3.5 系統功能設計

結合電信公司功能需求分析，基于辦公自動化設計理念，本文采用Lotus Domino Designer開發工具，設計了適合電信公司的辦公自動化系統。系統的功能模塊如圖1所示：

辦公自動化系統的權限管理功能保證了系統不受外界人士的干擾。普通用戶需要輸入正確的賬號和密碼才能進入系統，新用戶則需要注冊賬號。普通用戶進入系統之后可進行個人基本信息的編輯，包括昵稱、聯系方式、郵箱、密碼等。

辦公事務處理功能包含公告管理、工作匯報兩大部分。系統管理員在數據庫中對部門或者企業公告進行添加和修改，編輯完成之后以供普通用戶瀏覽。普通用戶根據項目完成情況將工作匯報上傳至數據庫，以供相應部門參考。

個人事務處理功能為用戶提供了更加靈活的工作信息記錄方式，用戶可以將階段性的工作進展、工作難點等信息記錄下來，建立工作備忘錄等。

通信管理功能為企業員工之間的交流提供了一種更加便捷的交流方式，包含資料傳輸、消息發送、郵件收發與實時視頻等功能。通過系統的通信功能，企業員工之間可以及時的實現資料共享與信息交流。

文件管理功能使用戶能夠進行辦公資料的整理、歸檔、瀏覽、下載等，為用戶提供了較為便捷的文件管理方式。

計劃管理功能包含總體計劃、部門計劃與個人計劃，總體計劃與部門計劃指定辦公進度的時間節點與具體事務，個人計劃用于普通員工進行個人工作進度的記錄。

3.5 系統總體設計

基于本文選取的設計平臺與開發工具，結合文章3.2、3.4、3.5小節中對系統體系、數據庫設計方式和功能模塊的確定，運用Lotus Domino Designer開發工具，依次由下至上編寫各最小功能模塊程序、子功能模塊程序，保證數據操作的正確性。同時，完成主界面和各功能模塊界面的設計，保證各辦公自動化系統界面的正確跳轉和操作指令的準確性。最后，作為Web的服務器，運用Lotus Domino開發并形成整個辦公自動化系統。

4總結與展望

本文在辦公自動化系統設計理論的基礎上，結合聯通公司的實際，選用合適的開發平臺，設計出了功能完整、效率高、穩定性好的辦公系統。該系統對于企業辦公管理的規范性與高效性具有一定的促進作用。

鑒于市場需求的不斷改變，企業的辦公事務與模式也會隨著改變，本文所設計的辦公自動化系統也應隨著實際辦公需求作出相應的調整，以期更好的滿足現代企業的辦公要求。

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