企業(yè)財務軟件系統(tǒng)內(nèi)控問題分析

劉亞瓊

摘要：隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，財務軟件系統(tǒng)被廣泛應用于企業(yè)管理之中，在提高企業(yè)管理效率，強化企業(yè)內(nèi)部財務控制，促進會計工作流程標準化等方面起到了積極作用。與此同時，財務軟件系統(tǒng)為企業(yè)實施資金流、物流、信息流的集成管理提供了操作平臺，已經(jīng)成為企業(yè)優(yōu)化管理、提升競爭力的重要技術支撐。本文以浪潮GS5.0系統(tǒng)為樣本，對企業(yè)財務軟件系統(tǒng)的特點和作用進行分析，并在此基礎上，就企業(yè)財務軟件系統(tǒng)對內(nèi)控的影響進行深入探討。

關鍵詞：企業(yè)；財務軟件系統(tǒng)；內(nèi)部財務控制；GS5.0系統(tǒng)

浪潮GS5.0系統(tǒng)于2008年推出，是幫助集團企業(yè)打造全新“集團管控”平臺的ERP產(chǎn)品，為我國集團企業(yè)優(yōu)化管理、提升競爭力提供了技術支撐。GS5.0系統(tǒng)采用了基于SOA理念的最新技術，涵蓋了企業(yè)財務管理、全面預算管理、資金管理、分銷管理、供應鏈管理、商務智能、風險管理等系統(tǒng)模塊，能夠滿足企業(yè)多方位、多層次管理需求。企業(yè)應用GS5.0系統(tǒng)之后，對企業(yè)內(nèi)部財務管理和財務控制帶來了一定程度影響，這種先進的財務軟件系統(tǒng)在強化企業(yè)內(nèi)部財務控制能力，實現(xiàn)財務信息高度共享，充分發(fā)揮會計監(jiān)管職能等方面起到了重要作用。

一、企業(yè)財務軟件系統(tǒng)的特點

GS5.0系統(tǒng)是先進的企業(yè)財務軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)中的財務管理子系統(tǒng)具備了集成性以及面向管理和決策的特點，能夠將財務信息事后反映轉變?yōu)樨攧展芾硎虑翱刂啤⒇攧諞Q策實時支持，有利于擴大財務管理范圍，提高財務管理成效。從整體上看，GS5.0系統(tǒng)的特點主要包括以下幾個方面：

（一）系統(tǒng)模塊高度集成

GS5.0系統(tǒng)集成了企業(yè)管理的各個子系統(tǒng)和應用模塊，實現(xiàn)了各子系統(tǒng)之間的信息共享，有利于及時處理各項財務數(shù)據(jù)，并利用生成的財務信息準確反映企業(yè)經(jīng)營狀況[1]。GS5.0系統(tǒng)可實現(xiàn)財務與業(yè)務的協(xié)同運作，高度統(tǒng)一資金流、物流與信息流，為企業(yè)強化風險控制、開展電子商務、落實全面預算管理提供了有力條件。

（二）管理理念先進

GS5.0系統(tǒng)融入了供應鏈管理理念以及國際先進集團企業(yè)的財務管理實踐經(jīng)驗，對財務管理和會計工作流程進行了優(yōu)化重組，提高了企業(yè)財務管理效率，規(guī)范了會計工作程序，確保了會計信息的準確性和及時性。GS5.0系統(tǒng)可對會計核算數(shù)據(jù)進行分析，為制定財務計劃、開展財務管控活動提供依據(jù)，使財務管理真正納入到企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展中。

（三）財務信息全面

GS5.0系統(tǒng)可為企業(yè)內(nèi)部組織機構提供全方位的服務，包括業(yè)務操作層、各級管理層以及決策層。該系統(tǒng)不僅可以提供常規(guī)財務報表，還可以提供與企業(yè)經(jīng)營管理密切相關的管理性報表。財務部門應用該系統(tǒng)能夠從多角度分析、比較、處理財務數(shù)據(jù)，為有關部門提供最具使用價值的財務信息，提高財務信息的全面性。

（四）系統(tǒng)運行安全

GS5.0系統(tǒng)引入了先進的信息網(wǎng)絡安全技術，如數(shù)據(jù)加密技術、VPN技術、身份認證技術、訪問限制技術、防火墻技術等，在系統(tǒng)網(wǎng)絡、通信、運行等各個層面均采取了安全防范措施，不僅確保了系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，而且還保證了數(shù)據(jù)信息的安全性。

二、企業(yè)財務軟件系統(tǒng)的作用

（一）強化資金流控制

GS5.0系統(tǒng)為企業(yè)提供了供應商管理和客戶管理功能，可以幫助財務部門及時掌握企業(yè)每日的經(jīng)營、銷售情況，實時監(jiān)控往來賬款的賒銷額度以及資金回籠情況。在GS5.0系統(tǒng)的財務管理子系統(tǒng)模塊中，財務部門可利用往來賬款清賬、分析功能，提高資金周轉率，降低財務費用。同時，GS5.0系統(tǒng)還可以完成對費用開支、銷售成本的監(jiān)控，強化內(nèi)部財務控制職能，全面掌握企業(yè)資金流的變化情況。

（二）掌握物流情況

在GS5.0系統(tǒng)中，財務管理子系統(tǒng)模塊集成了企業(yè)物流信息變化，為財務部門實時分析企業(yè)采購、銷售、存貨業(yè)務提供了可靠依據(jù)，不僅有利于強化物流跟蹤控制，促使企業(yè)經(jīng)營業(yè)務開展過程趨于標準化，還能夠使企業(yè)管理者實時了解經(jīng)營狀況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，避免經(jīng)營決策失誤。除此之外，財務部門還可利用GS5.0系統(tǒng)實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)濟行為的動態(tài)控制，使物流與資金流相結合，優(yōu)化企業(yè)資源配置，實現(xiàn)資源的高效利用。

（三）實現(xiàn)信息流共享

企業(yè)在實施GS5.0系統(tǒng)之后，建立了信息資源的集成共享平臺，轉變了傳統(tǒng)封閉、單一的信息處理模式，使得企業(yè)各部門可在信息共享平臺上各取所需，并將繁雜的經(jīng)營業(yè)務多層次地傳遞給各級管理部門，實現(xiàn)對信息流變化的管理。GS5.0系統(tǒng)可提高企業(yè)內(nèi)部上下級之間交流溝通的及時性、暢通性，將月報出具時間縮短為1~2天，提升了各級管理工作的效率。從內(nèi)部財務控制的角度上來看，GS5.0系統(tǒng)的運用能夠促使會計信息記錄更為規(guī)范化、標準化，并且可以使會計信息準確、快速、全面地傳遞給管理者，提高管理者決策的靈活度和速度，凸顯了會計信息在企業(yè)管理決策中的重要性。

（四）轉變會計職能

由于GS5.0系統(tǒng)集成了不同的管理子系統(tǒng)模塊，能夠使會計信息在交易完成后做好自動記錄，大部分數(shù)據(jù)可從其他管理子系統(tǒng)模塊中及時進行訪問，從而使得原本由會計人員完成的基礎工作被系統(tǒng)功能所取代。在此情況之下，減輕了會計人員的工作量，使會計人員可以將更多的精力投入到會計監(jiān)督中，確保會計信息質(zhì)量，充分發(fā)揮會計管理職能。GS5.0系統(tǒng)實現(xiàn)了會計信息的透明與共享，進一步規(guī)范了企業(yè)財務行為和管理行為，有助于嚴格落實各項經(jīng)營策略。

三、企業(yè)財務軟件系統(tǒng)對內(nèi)控的影響

（一）改變了內(nèi)部財務控制環(huán)境

企業(yè)在應用GS5.0系統(tǒng)之后，使企業(yè)內(nèi)部財務控制環(huán)境發(fā)生了巨大變化。在以往的管理模式中，企業(yè)財務部門主要由財務人員和會計人員組成[2]。而實施GS5.0系統(tǒng)后，財務部門增加了計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)專家和系統(tǒng)操作人員，使財務部門內(nèi)部分工更為細化、專業(yè)化。新增的崗位人員必須熟知財會知識，在此基礎上做好財務軟件系統(tǒng)的開發(fā)和維護工作。GS5.0系統(tǒng)可實現(xiàn)在任何地點的終端機上完成業(yè)務信息的錄入，實時處理會計信息，高度共享經(jīng)營信息，使各級管理者對經(jīng)營信息的變化作出快速反應，從而達到強化經(jīng)營風險控制的目的。例如，在庫存管理方面，財務部門可利用GS5.0系統(tǒng)中的分析測算功能，確定企業(yè)最大和最小庫存量，并以此為依據(jù)制定科學合理的庫存計劃。同時，還可利用GS5.0系統(tǒng)中的倉庫處理程序建立庫存預警機制，根據(jù)實際庫存量的變化及時生成采購計劃，使庫存成本趨于最小化，既保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營所需，又控制產(chǎn)品積壓。

（二）增加了內(nèi)部財務控制重點

在以往的財務管理中，財務控制將財會人員之間的相互牽制作為控制重點，即被稱為“一般控制” [3]。而在應用GS5.0系統(tǒng)后，財務工作由財會人員與財務軟件系統(tǒng)共同完成，使得財務軟件系統(tǒng)也成為了財務控制的關鍵因素。在這種情況下，企業(yè)內(nèi)部財務控制拓展為“一般控制+應用程序控制”，具體包括崗位分離與授權控制、原始數(shù)據(jù)錄入計算機控制、人機交互控制、會計信息輸出控制等。同時，由于企業(yè)內(nèi)部財務控制重點的變化，在一定程度上增加了內(nèi)部控制評價標準的復雜性，所以要求企業(yè)內(nèi)部控制評估人員既要扎實掌握評估知識，又要掌握GS5.0系統(tǒng)方面的專業(yè)知識，增強分析判斷問題的能力，確保評估結果客觀、正確。

（三）轉變了內(nèi)部財務控制方式

GS5.0系統(tǒng)具備集中處理數(shù)據(jù)的特點，轉變了內(nèi)部財務控制方式，使得內(nèi)部財務控制更為程序化、規(guī)范化，具體表現(xiàn)在人工控制向人機共同控制方式轉變。在傳統(tǒng)的內(nèi)部會計控制中，會計工作流程是固定的，任何一項工作步驟都包括了對上一項工作步驟的檢查和復核，以確保上一項工作準確無誤，即使出現(xiàn)了錯誤，也可以得到立即糾正[4]。如，記賬可復核制單、對賬可復核記賬、編制報表可復核對賬，企業(yè)總賬、明細賬、日記賬之間可以相互驗證，這樣一來才能保證賬賬相符、賬證相符。而實施GS5.0系統(tǒng)之后，內(nèi)部會計控制由原本工作流程中的人工控制轉變?yōu)槿藱C共同控制，系統(tǒng)程序控制逐步弱化甚至是取代了傳統(tǒng)控制方式，使絕大部分會計工作可在系統(tǒng)內(nèi)自動完成，對數(shù)據(jù)的集中處理也優(yōu)化了會計工作流程，實現(xiàn)了賬賬核對的自動化。這就要求會計控制要強化系統(tǒng)程序的使用控制，包括數(shù)據(jù)輸入輸出控制、操作權限控制等。此外，會計信息數(shù)據(jù)在GS5.0系統(tǒng)下自動生成，對程序的精確度和環(huán)境控制的要求更為嚴格，財務部門必須禁止非會計人員進入財務管理子系統(tǒng)模塊進行操作，防止因操作權限擴大而造成會計控制失效。

（四）擴大了內(nèi)部財務控制范圍

GS5.0系統(tǒng)覆蓋了企業(yè)運營管理的各個層面，包括營銷、采購、財務、計劃、生產(chǎn)、倉儲、人力資源等，其中，財務管理是企業(yè)運營管理的核心，也是確保其他各項管理活動有序開展的重要保障。所以，財務管理要延伸管理鏈條，充分利用GS5.0系統(tǒng)的信息共享平臺，及時了解和掌握企業(yè)倉儲、采購、營銷、人力資源等方面的財務信息，以便強化會計基礎工作管理、預算管理、資金管理、投資管理、融資管理等，提高內(nèi)部財務控制效果。此外，財務工作方式的轉變以及數(shù)據(jù)處理信息化也擴大了財務控制的范圍，使財務控制既要對系統(tǒng)輸出的紙質(zhì)資料加強管理，又要重視計算機內(nèi)數(shù)據(jù)的安全管理[5]。

（五）改進了會計信息傳遞模式

在傳統(tǒng)的會計工作中，會計信息傳遞往往要付出較高的成本，并且傳遞速度較慢、差錯率較高，難以滿足現(xiàn)代企業(yè)高效管理的需求[6]。在GS5.0系統(tǒng)下，會計信息傳遞方式發(fā)生了根本性的變化，系統(tǒng)中的信息共享集成平臺可為會計信息傳遞提供程序化、電子化傳遞途徑，減少傳遞差錯，使各部門各取所需，避免因信息傳遞時間過長而帶來決策損失。

（六）增強了內(nèi)部財務控制能力

企業(yè)實施GS5.0系統(tǒng)后，高度集成了財務管理與生產(chǎn)、銷售管理，使所有產(chǎn)供銷數(shù)據(jù)可直接輸入到財務管理子系統(tǒng)模式中，各項業(yè)務發(fā)生時產(chǎn)生的原始憑證也可自動編制成記賬憑證，這樣一來，保證了企業(yè)物流變化、資金流動、會計信息處理的一致性，有利于強化財務部門對往來賬款和資金的控制。同時，GS5.0系統(tǒng)可自動跟蹤企業(yè)各項業(yè)務流程中的成本變動情況，并按月、按單位對成本費用進行分析，便于財務部門掌握成本計劃執(zhí)行情況，為管理者提供準確的財務數(shù)據(jù)，提高生產(chǎn)經(jīng)營效率。

結論

總而言之，財務軟件系統(tǒng)的應用對企業(yè)內(nèi)部財務控制帶來了巨大影響。企業(yè)利用財務軟件系統(tǒng)可強化資金流控制、掌握物流情況、實現(xiàn)信息資源共享、轉變會計職能，使財務工作由傳統(tǒng)的重視事后反饋，轉變?yōu)橹匾暿虑邦A測和事中監(jiān)控。為了充分發(fā)揮財務軟件系統(tǒng)的作用，企業(yè)要做好財務軟件系統(tǒng)維護工作，根據(jù)系統(tǒng)運行要求健全內(nèi)部控制制度，從而不斷強化企業(yè)財務管理，提升企業(yè)競爭力。

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