中小企業如何應對會計資料無紙化時代

楊雋

摘要：2013年12月, 財政部發布《企業會計信息化工作規范》，規范在政策層面實現了會計資料無紙化的破冰。本文對比研究我國對會計資料輸出的新舊規范要求及區別，探討會計資料無紙化時代中小企業面臨的主要問題，提出中小企業順利實現會計資料無紙化的建議。

關鍵詞：會計資料無紙化；信息安全；服務外包

為推動企業會計信息化，節約社會資源，提高會計軟件和相關服務質量，規范信息化環境下的會計工作， 2013年12月, 財政部發布《企業會計信息化工作規范》（以下簡稱《工作規范》）， 自2014年1月6日起施行[1]。《工作規范》中有關會計資料無紙化的有關規定，盡管內容不多，卻在政策層面實現了會計資料無紙化的破冰，是工作規范的重要突破之一，該規范對企業提高會計工作效率，乃至對整個社會的信息化應用的深入都將帶來深刻的影響[2]。

一、會計資料輸出新舊規范對比

（一）《會計電算化工作規范》的有關要求

隨著信息技術的發展，越來越多的企業實現了會計電算化，利用電子計算機替代手工記賬變得越來越普遍。為了規范和推動會計電算化工作的健康穩定發展，財政部于1996年6月頒布了《會計電算化工作規范》（本文簡稱“舊規范”），該規范對計算機內會計數據的打印、輸出和保存提出了相應的要求，主要包括如下內容：單位若采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，不再定期打印輸出會計賬簿，應征得同級財政部門的同意；記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬仍需要打印輸出；期末應及時結賬并打印輸出會計報表[3]。

（二）《企業會計信息化工作規范》的有關要求

財政部于2013年12月發布《企業會計信息化工作規范》，該規范的第四十條、第四十一條對會計資料輸出做出了最新規定：企業內部生成的會計憑證、賬簿、輔助性會計資料，以及企業獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足一定條件的，可以不輸出紙面資料。其中，會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證，會計賬簿包括總賬、明細賬和日記賬，而輔助性會計資料則含義寬泛，包括固定資產卡片、項目輔助賬、銀行存款余額調節表等各種會計資料。

（三）新舊對比分析

從前文所述可以看出，當企業實現會計電算化替代手工記賬之后，對于會計資料輸出的規定有了突破性的改變，其區別主要為如下幾個方面：

第一，企業是否可以不再定期打印輸出會計賬簿？“舊規范”要求企業應征得同級財政部門的同意。而《會計電算化工作規范》規定，只要滿足一定條件，企業即可以進行會計資料無紙化管理；

第二，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬是否需要打印輸出？“舊規范”要求打印輸出。而《會計電算化工作規范》在一定條件下認可電子會計資料的有效性，企業可按要求進行一定范圍的無紙化管理；

第三，會計報表是否需要打印輸出？“舊規范”明確要求企業在期末應及時結賬并打印輸出會計報表。而《會計電算化工作規范》對于可以無紙化管理的內部生成會計資料有明確界定，包括會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，沒有提及會計報表，本文認為，會計報表作為企業財務報告的重要組成部分，是綜合全面反映企業財務狀況、經營成果、現金流量的重要文件，企業按時打印輸出還是必要的。

二、會計資料無紙化時代中小企業面臨的主要問題

隨著信息技術及會計電算化的發展，會計資料無紙化是一種必然趨勢，這不僅有利于生態環保、降低企業及社會費用，也有利于提高工作效率及便捷程度、方便信息的溝通與交流。

會計資料無紙化時代的來臨，中小企業將主要面臨以下問題：

（一）會計信息安全

實現會計資料無紙化的前提條件是要保證電子信息的安全存儲與獲取。會計信息化后，會計處理的許多具體過程無形化，導致會計人員、審計人員、稅務人員、債權人、股權人等相關人員無法直接獲取有形的實物性的會計資料，這有悖于人們長期以來的習慣，使得人們對會計資料不確定性的感覺增強。此外，大量的會計原始數據和報表均存儲在計算機硬盤上的數據量大，如果存放數據的介質如硬盤、軟盤、光盤、磁帶等不慎造成損壞，則造成的損失是不可挽回的[4]。

（二）人才支持

企業要實現會計資料無紙化，首先要深刻領會《企業會計信息化工作規范》的相關規定，明確本企業會計資料哪些可以實現無紙化管理，哪些必須有紙化打印并保存；其次，會計資料無紙化后，許多會計信息的獲取和查詢需要通過計算機系統或網絡系統，這就要求企業工作人員不僅要精通財務會計知識，而且要掌握計算機及網絡相關知識，也就是說，中小企業應擁有這種復合型人才。

（三）企業內部控制的跟進與完善

會計信息化的發展使企業各部門、各崗位的業務流、資金流、信息流充分地交流與共享，為保證信息化的健康發展，企業必須建立并實施完善的內部控制制度，如防止對信息不正常的篡改、防止某些人員的越權業務處理、防止會計信息及商業秘密的泄露等。

（四）資金的制約

事實上，由干本身經濟業務不多、會計專業及計算機人才不足等原因，許多中小企業并沒有實現會計電算化。而實現會計資料無紙化管理的前提是實現會計電算化，為實現這一目標，中小企業除了在人力資源方面增加投入外，還必須購入商業會計軟件，這也將增加企業的資金負擔。

三、中小企業順利實現會計資料無紙化的建議

（一）保障會計信息安全

無紙化會計信息一般保存在硬盤、光盤等存儲介質中，企業需保障會計信息安全。中小企業可增配專業管理人員、建立相關備份、保管的物理設備，并加強內部控制，加強檔案管理，防止會計信息遭受破壞。此外，目前的許多商業軟件供應商在提供管理軟件的同時，也提供有關的數據備份、儲存、保管等服務，中小企業可借助于軟件供應商，保障會計信息的安全。

（二）服務外包可達到加強管理降低成本的目的

世界上最大的管理外包服務提供商之一畢博管理咨詢公司認為服務外包有助于企業利用外部專業服務商的知識勞動力，將有限資源專注于核心競爭力，從而達到降低成本、提高效率的作用。中小企業在發展過程中，往往受限于業務規模、資金規模、人員配置等，不能保障本企業會計資料無紙化的充分發展。事實上，中小企業可利用正規的代理記賬機構進行會計處理、利用軟件供應商進行數據備份與保管，這樣，可大大降低軟件購買、維護、人員配備等相關費用。此外，部分省市相關政府部門也對中小企業會計信息化提供了幫助，如上海市財務會計管理中心組織開發了《小微企業會計核算軟件》，并免費向本市小微企業提供使用，因此，企業也應充分利用政府提供的幫助，達到加強自身管理、降耗增效的作用。

（三）加速人才培養

人才是企業長久發展最寶貴的資源，會計資料無紙化要求企業擁有既精通會計知識又掌握信息技術的復合型人才，從企業長遠發展來看，中小企業應加強人力資源投入，為員工創造良好的成長環境，培養人才并留住人才。此外，企業內控及日常管理制度的合理制定、有效實施及嚴格考核等，也需要專業人才自始至終的參與。

（四）加強與外部審計監督等部門的配合

企業會計信息化的健康發展及會計資料無紙化實現，離不開企業經營者及相關主管部門的支持。由于2014年是《企業會計信息化工作規范》實施的第一年，中小企業會計資料無紙化工作在具體實施過程中，可能會碰到一些問題，外部審計監督等部門要開展工作，會對會計資料的獲取與查詢有一定的要求，企業通過與外部審計等部門的工作配合，能更好地加強對工作規范的理解與把握，提升企業管理水平。

參考文獻：

[1]財政部，關于印發《企業會計信息化工作規范》的通知，財會[2013]20號

[2]財政部，會計資料無紙化政策破冰——企業會計信息化工作規范解讀之一，http://kjs.mof.gov.cn

[3]財政部，會計電算化工作規范， 財會字[1996]17號

[4]吳翔宇.加強企業會計電算化內部控制的幾點建議[J]，遼寧行政學院學報，2006年（2）