ERP員工報銷系統的探討

陳楊

【摘 要】由于傳統的報銷模式程序復雜、效率低已無法適應企業的發展，ERP員工報銷系統的出現是時代進步的產物。本文通過對ERP員工報銷系統的介紹，并與傳統報銷模式的對比進一步說明了其優勢，也對ERP員工報銷的待完善的之處提出作者本人的看法與建議。

【關鍵詞】ERP；員工報銷系統；問題；建議

隨著信息化工作的統一部署和財務集約化的要求，傳統意義上的企業員工報銷模式已不再適應時代的步伐，ERP員工報銷的出現，也將傳統會計的改革推進了一大步，為提高企業運營的信息化水平，財務集約化管理奠定了良好的基礎。

一、ERP員工報銷系統概述

1.ERP員工報銷的定義

ERP員工報銷系統是實現人、財、物集中管控的重要內容之一，該模塊技術先進、功能實用，集報表查詢、單據審批、單據填報、財務處理及報表功能于一體。該系統包括差旅費、辦公費、會議費、醫藥費、業務招待費等、備用金借款、車輛使用費、職工福利費、職工教育經費、其他運營費用10大類，共37項具體業務類型。

2.傳統報銷模式存在的問題

傳統的報銷模式采用的是線下手工報銷，需要報銷員工將取得的原始憑證粘好后附上相關證明資料，再經過部門主管及相關領導的簽字后方可到財務部報賬。這個過程不僅手續繁雜，而且效率很低，因為某一位領導出差，可能報銷的費用需要領導回來后才能處理，不但影響到員工的報銷速度，也一定程度影響到了入賬時間，使財會部門無法及時準確的反映出相應的數據信息，無法做好預算及資金管理工作。

另外，傳統模式需要手工填制報銷單、報銷數據相關資料，由于手工填制就會出現字跡潦草、費用金額數據不詳實、給記賬、審核等工作都帶來了很多不便，同時，如果出現無法確定的問題還需要向報賬人員重新核對數據，這樣延長了報銷的時間。

與此同時，如果采用手工支付方式，財務人員無法實時統計分析各部門費用使用情況，不能進行預算控制，員工也不能實現查詢自已報銷單據狀態，進而影響工作效率。

3.ERP員工報銷系統的優勢

ERP員工報銷系統通過員工報銷系統實施，提高了憑證的流轉速度和管理效率，實現原始憑證的全壽命的周期管理，加強關鍵環節和重點業務管控，解決會計原始憑證線外審批長、傳遞速度慢等問題，構建流程優化、標準統一的原始憑證管理體系。

（1）程序合理，有效的控制費用。根據不同業務類型（如差旅費、辦公費、車輛費用），實現了經辦人進行報銷申請、主管領導進行審批、不符合標準予以退回的流程和處理人實時信息查詢，無論進行到哪一個流程只要點擊查詢此業務單據就可以查詢當前狀態。ERP員工報銷系統還能根據實際需要的相關人員對員工報銷人員的實際金額或其他限制性業務權限進行控制。

（2）避免了手工錄入支付憑證的問題，不再需要用手工填制原始憑證的相關信息，報銷業務涉及到的大量會計賬務處理工作，由相關人員提交的信息自動生成的相關憑證信息，直接到會計核算崗位，其工作人員根據已流轉到本崗位的業務信息，經確認后，系統會自動生成會計憑證。這樣一來在減少了工作環節的同時更保證了數據的準確性。

（3）功能齊全，方便查詢。員工報銷系統實現個人管理功能，方便員工了解賬務情況的查詢和管理，可以進行“一站式”查詢，即只要輸入員工編號或姓名即可查詢該員工為哪個部門、已報銷單據、單據到哪個環節、報銷金額、報銷事項、單據退回原因等等相關問題。更主要的是系統解決了員工借款查詢的問題，傳統的報銷方式報銷前要到相關部門確認是否有個人借款，如未清理，則不予支付。而ERP員工報銷系統則可以實現查詢功能，不再需要到財務往來會計處再去核對數據。

二、ERP員工報銷系統尚待完善之處

1.人員素質有待提高

由于ERP員工報銷系統是科學先進的報銷程序，每名員工都應對其掌握。不過有些員工由于思想意識淡薄，對前期工作處理不充分，憑證分類不細，相關手續不規范，可能會影響員工報銷的流程的順利進行。

另外有些企業現有部分員工，特別是年齡稍大一些的人員，由于原本就對電腦不太感興趣，一遇到電腦相關問題就會求助于他人幫忙，對該ERP員工報銷可能也會有些近而遠之，除了對有些系統不會操作外，也有個別員工對新的技術改革尚不認同。

2.增加系統功能性

雖然ERP員工報銷系統是一套相對成熟的系統，如果有些功能再做深入細致就更加完美。比如：某一個員工由于工作原因借調到其他崗位或部門，借調期間再進行員工報銷單據，系統還會默認為原工作單位的主管領導及負責人，而此時就會出現知情領導不能簽字，能簽字領導不知情的現象。而且可能會出現部門不一樣，相關的報銷標準不同。

3.原始憑證仍需審核

ERP員工報銷雖然在一定程度上節約了員工報銷的時間，也提高了財會人員的工作效率，但是由于原始憑證還要歸集到財會，所以這個程序還是有些繁瑣。特別是外來原始憑證審核還是有其不便之處，大多數企業還未行前端原始憑證可視化審批，要確定取得發票的真偽還需要財會人員到相關地區的稅務網站去查詢，如發現發票有問題，還要找到相關報銷人員重新取得，這樣就增加了重復工作量。

4.加強信息安全性建設

信息安全性問題，它不僅涉及會計軟件功能，還涉及諸如系統安全、職責分工和流程設計等諸多問題。由于ERP員工報銷的流程規定，每一名審批人員都有相應的用戶登錄名與密碼，這就相當于門和鑰匙一樣，一旦被人盜用，后果不堪設想。

三、完善ERP員工報銷的建議

1.做好人員業務培訓工作

首先，根據經驗分析線上、線下報銷的實際情況的差異，總結出經驗交流手冊，讓更多的員工認識到運用系統的優越性；其次，加強學習，充分利用電力報賬標準化操作批導，加強對操作手冊的學習和研究工作；第三，除運用系統各項功能外，也可根據實際遇到的各式各樣的問題自制相關表數據，提高核算效率。

2.加強系統的實用性

ERP員工報銷系統應有針對性的對員工報銷過程中的實際問題進行分析，首先，從功能上加以完善，根據日常工作中每一類經濟業務進行細分類、小匯總，即報銷人員不但可以查已報數據及流程，還可以通過相關程序從多方位全角度按具體明細科目查詢到每一細項的匯總金額及相關內容。例如：系統的初使化設置里體現崗位變動及臨時變動情況，在系統的靈活性上再進行改進，這樣才可以保證各部門費用歸集準確、數據真實、相關成本的可靠。

其次在對原始憑證信息化與規范化管理的基礎上，加強各環節各部門的銜接，比如：財務部門、物資部門、業務部門等實現相關數據對接，相關業務可以完全實現流程化管理，制定相應的內控制度，全面提升信息化水平，使其能夠完全實現電子化。

3.推進原始憑證可視化審批

通過實現報賬系統原始單據的可視化審批實現報銷業務在線流轉以及憑證穿透查詢。主要是由前端業務人員負責原始憑證電子附件的上傳，財務人員負責原始憑證與會計憑證對應關系維護，即各級審批部門不僅僅能看到報銷人員提交的各項信息，還可以在線查看到各類報銷單據附件，這樣一來增強各部門的相互監督，加強財務與前端業務集成，提高經濟事項在線審批、稽核效率。

另外針對發票真偽查詢問題，建議與稅務機關、軟件企業進行合作，共同開發將識別發票真偽的查詢系統運用到ERP員工報銷系統中。實現員工報銷時取得的外來原始發票只要在原始憑證電子附件的上傳中即可實現發票真偽查詢，使其能夠聯動。

4.多舉并用，保證相關信息安全性

ERP員工報銷對安全性要求很高，因為它涉及很多會計信息及個人信息，眾所周知電子信息中個人密碼是最好的防護措施，特別是領導審批過程中。但在這個科技信息發展迅速的時代，各種高科技竊取手段也隨之而來，防止密碼篡改是確保相關資料的基本要求。

首先要提示每名使用的員工，增強安全意識，注意保護好相應的個人信息，以免外泄，造成不必要的麻煩。其次建議結合電子簽名來完成領導簽字。現在的電子信息技術已經很先進，電子簽名已運用到很多領域，人們常見的到醫院去看病醫生們開的處方都已運用了此技術。所以電子簽名也應該運用到財會領域，提高安全效率。與此同時也要加強系統本身的安全防護系統，增加防盜或者記憶功能，結合系統本身的功能模塊增加驗證、授權、加密切等措施，以便保護信息安全。

四、結束語

ERP員工報銷系統的應用，使日常工作得到了規范與控制，同時降低了企業風險隱患，是企業財務集約化的體現，有力推動了企業管理提升和效益提升。

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