高校學籍檔案管理中存在的問題及其措施

黃 華

（南京師范大學泰州學院，江蘇 泰州 25300）

在高校教學管理工作中，學籍檔案管理工作至關重要。它是學生身份的真實體現和學生整體素質的完整反映，也是社會和用人單位選拔人才和評價人才的參考依據。學籍檔案主要包括：（1）高中學籍表；（2）普通高校招生考生報名登記表、考生成績表、考生體格檢查表；（3）高校學生學籍登記表；（4）高校畢業生登記表；（5）學習成績單；（6）學士學位申請表；（7）教育實習鑒定表；（8）畢業論文（設計）考核表；（9）畢業資格審批表；（10）教師資格審批表；（11）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學等學籍變動情況登記表；（12）黨團組織材料及獎懲材料。學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分重要。

1 目前高校學籍檔案管理中存在的問題

1.1 收集整理等方面管理不到位、缺乏規范性

由于部分高校在學籍檔案管理方面缺乏具體規范的標準，因而在收集、整理、歸檔、鑒定、保管等各方面的規章制度不盡完善，造成學籍檔案雜亂、堆砌，缺乏規范性。具體表面在以下幾個方面：

1.1.1 在學籍檔案的收集方面

目前多數高校不僅教學形式多，而且教學課程多樣化，造成學生學籍檔案的多樣性和復雜性。這樣，就大大增加了學籍檔案收集工作的復雜性，影響學籍檔案的齊全、完整。有的檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔。因此，檔案材料需要填寫的內容，是經過多年檔案管理實踐總結出來的，都有一定的使用價值，因此，在材料填寫時必須逐一填寫，不能圖省事，否則即使是部份檔案不全，也會給實際工作帶來困難，甚至造成因檔案內容不全而貽誤事情的后果。如某校畢業生王某，在畢業生登記表上填寫的是“黨員”，正好某用人單位也需要一個黨員的畢業生，但檔案里一查沒有黨員材料，經了解原來黨員材料沒有及時歸檔。諸如此類的檔案材料不歸的現象，不僅給畢業生就業造成人為障礙，也會使具有保存價值的檔案材料遺失。

1.1.2 在學籍檔案的整理方面

高校一般都有多個二級學院，各二級學院對學籍檔案管理的標準不盡相同，對學籍檔案的整理不夠規范。

1.1.3 在學籍檔案的鑒定方面

由于學生學籍檔案都是在各二級學院形成，然后再移交學校檔案室（館），各學院在檔案標準制定、重視程度方面都不盡相同，造成對學生學籍檔案鑒定工作方面比較混亂，標準不一。

1.1.4 在學籍檔案的保管方面

由于學生學籍檔案在各個二級學院的保管時間不等，有些二級學院很難做到專人保管，學籍檔案得不到科學有效的管理和保護，造成檔案紙張發霉、發潮、泛黃，乃至破損，學籍檔案的物理實體安全得不到保證。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，但常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

1.1.5 在學籍檔案的編目、檢索方面

學籍檔案的編目、檢索工作一般都是由校檔案室（館）負責，但由于各二級學院移交的學籍檔案規范程度不同，在些基礎上進行的編目、檢索工作，顯然難以卓有成交。

1.1.6 在學籍檔案的統計、開發和利用方面

學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責，其中一部分高校提供學籍檔案利用方式是到校檔案室（館）進行手工檢索，提供利用的效率不高，費時費力，加上學籍檔案管理缺乏統一標準，檔案資料雜亂無序，查找相當困難，有時花費很長時間也不一定能找到。

1.2 檔案轉遞環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”的等情況

學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人—學校收發室—學校各院（系）、部—學校檔案室—機要郵寄部門—地市級教育局（人事局）—縣級教育局（人事局）—就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

2 加強高校學籍檔案管理應采取的措施

檔案的完整性、準確性、真實性是檔案的基本屬性和特征，而只有利用真實可靠的、質量較高的檔案才能產生影響，收到效益。如果檔案質量低，缺乏起碼的完整、系統、準確性，其利用價值就會大打折扣，甚至根本沒有利用價值。可見檔案的質量是檔案利用價值的重要基礎和關鍵性因素。

針對學籍檔案管理中存在的問題，提出以下幾點應對措施，力求有助于加強高校的學籍檔案管理工作。

2.1 增強檔案意識

首先，加強《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》宣傳。國家教委在《高等學校檔案管理辦法》中也強調，“各高等學校必須加強對檔案工作的領導，把檔案工作納入學校的整體發展規劃之中”從而將高校學籍檔案從法律和法規上納入國家、社會和學校管理范圍，體現了高校學籍檔案工作的重要性和社會性。增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤認知，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。其次，領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，定期或不定期的對學籍檔案進行檢查，還要對檔案管理人員工作給予積極的肯定，并提供有力的支持。

2.2 建立健全收集與補充制度

明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度，確保檔案收集補充制度化、規范化。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。同時要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

2.3 加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質

檔案管理人員是學籍檔案管理的直接參與者，其素質高低與否直接影響學籍檔案管理工作的效率。高校的檔案管理人員一定要“以身作則”，切實做好學生信息的搜集、整理、歸類、與利用工作，履行自己的職責。檔案工作的職業決定了檔案管理人員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就是要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。

2.4 加快步伐，高起點地實施學籍檔案現代化管理

現代化管理手段是實現高校、準確、公平、科學的學籍管理信息系統的基本條件。隨著學校規模的擴大，招生專業和學生人員的增加，校際間的合作越來越頻繁，原有的管理模式無法保證工作順利進行，應借助計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中，將學生在校幾年間的各類信息匯總起來，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過校園網直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

隨著社會主義市場經濟日臻完善和高校教育改革的不斷深化，對高校學籍檔案工作也提出更新、更高的要求。高校學籍檔案管理對高校的發展具有重要的作用，因為它為學生的未來發展提供必要的參考信息。未來學籍檔案管理可能會朝著標準化、自動化、智能化的方向發展，所以作為高校檔案管理人員要緊跟步伐，及時獲取最新的檔案管理信息，做好學籍檔案管理的創新工作。

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