高校院系辦公室協(xié)調(diào)職能淺析

◆楊士花 張吟松 李永強(qiáng)

(1.云南農(nóng)業(yè)大學(xué)外語(yǔ)學(xué)院;2.云南農(nóng)業(yè)大學(xué)食品科學(xué)技術(shù)學(xué)院)

高校院級(jí)辦公室是一個(gè)直接為教學(xué)、科研服務(wù)的基層行政管理、綜合辦事機(jī)構(gòu)和對(duì)外聯(lián)系的“窗口”，起承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的橋梁和紐帶作用。其中協(xié)調(diào)是高校系辦公室工作的重要職能，它貫穿于院系的各項(xiàng)管理工作之中。了解其協(xié)調(diào)的特點(diǎn)，掌握協(xié)調(diào)的方法和技巧，及時(shí)解決工作中的矛盾，對(duì)于提高辦公室工作效率，推動(dòng)高校院系教學(xué)、科研及各項(xiàng)工作的發(fā)展，具有十分重要的意義。

一、高校院系辦公室協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)

(一)工作任務(wù)重、難度大、要求高

1.工作任務(wù)重。高校院系辦公室既要參與政務(wù):從起草院系各種重要文件、規(guī)章制度，到協(xié)助黨群、學(xué)生工作;又要忙于日常管理事務(wù):從辦文、辦會(huì)，到管理院系檔案、負(fù)責(zé)文印;還要做好服務(wù):從為院系領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)到為各辦公室、廣大師生員工服務(wù)。

2.工作難度大。首先，是滿足各方面的要求難;其次，是協(xié)調(diào)關(guān)系難;再次，是被人理解難。

3.領(lǐng)導(dǎo)要求高。由于高校院系辦公室的職能決定其工作影響面大，因而各各方面對(duì)辦公室工作的期望值很高，尤其院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室人員的單項(xiàng)素質(zhì)、綜合能力等要求比較高。

(二)工作矛盾難協(xié)調(diào)

1.院系領(lǐng)導(dǎo)之間在工作中出現(xiàn)矛盾和分歧時(shí)難協(xié)調(diào)。高校院系領(lǐng)導(dǎo)之間在工作中出現(xiàn)矛盾和分歧時(shí)，除了通過(guò)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)工作外，還需要通過(guò)院系辦公室出面做領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通工作。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做下級(jí)的溝通工作好做，而下級(jí)做上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通工作可就難了。往往使辦公室在具體執(zhí)行任務(wù)時(shí)小心翼翼，顧慮重重，擔(dān)心一旦把握不好分寸，不但得罪了某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，而且還會(huì)增加領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾，給協(xié)調(diào)工作增加更大的難度。

2.院系辦公室之間在工作中出現(xiàn)矛盾時(shí)難協(xié)調(diào)。辦公室與辦公室之間，因角度、觀點(diǎn)、利益等影響，常會(huì)遇到這樣或那樣的矛盾。一是有的辦公室認(rèn)為他們與其他辦公室是同級(jí)關(guān)系，不買(mǎi)你的帳;二是辦公室多，工作關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜;三是有些辦公室之間平時(shí)就潛藏著矛盾，當(dāng)工作交叉時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)互相推諉、扯皮現(xiàn)象;四是有的辦公室本位主義嚴(yán)重，過(guò)于強(qiáng)調(diào)本辦公室工作特殊性和局部利益。這些情況的出現(xiàn)，使辦公室的協(xié)調(diào)工作難度系數(shù)增大，直接或間接地影響到院系全局性工作。

3.院系同一辦公室人員之間在工作中出現(xiàn)矛盾時(shí)難協(xié)調(diào)。現(xiàn)有高校院系辦公室工作人員整體素質(zhì)不是很高，缺乏服務(wù)意識(shí)和全局觀念，處理問(wèn)題能力差，工作沒(méi)有系統(tǒng)性、科學(xué)性和全局性，如果同一辦公室人員之間不團(tuán)結(jié)，或缺乏科學(xué)分工，自我協(xié)調(diào)能力本身就差，因此在具體工作中就會(huì)出現(xiàn)許多矛盾，增加了協(xié)調(diào)工作的難度。

(三)崗位職責(zé)劃分不清，工作難協(xié)調(diào)

如果高校院系辦公室之間崗位職責(zé)劃分不清，尤其當(dāng)工作出現(xiàn)交叉時(shí)，往往會(huì)將大量本辦公室的工作都推給別的辦公室去管，致使辦公室許多工作成了“沒(méi)人管”，在管理職能上有時(shí)被動(dòng)地“棄權(quán)”“越權(quán)”“過(guò)線”了，增加了協(xié)調(diào)工作的難度。

二、高校院系辦公室協(xié)調(diào)工作策略

(一)加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)

高校院系辦公室的重要地位和職能，對(duì)辦公室的各項(xiàng)工作都提出了很高的要求，必須加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)。要切實(shí)抓好辦公室人員的思想、組織、業(yè)務(wù)、作風(fēng)建設(shè)，使高校院系辦公室人員成為一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正，具有開(kāi)拓精神、團(tuán)結(jié)協(xié)作、一專(zhuān)多能的團(tuán)隊(duì)。一是加強(qiáng)思想建設(shè)，努力提高自身素質(zhì);二是加強(qiáng)組織建設(shè)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu);三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高工作水平和辦事能力;四是加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，培養(yǎng)敬業(yè)勤業(yè)精神。

(二)注意協(xié)調(diào)工作的“四性”

高校院系辦公室在工作中要注意協(xié)調(diào)工作的“四性”。一是協(xié)調(diào)的全局性。堅(jiān)持從大局、從長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益、從中心任務(wù)出發(fā)，協(xié)調(diào)好各種復(fù)雜關(guān)系。二是協(xié)調(diào)的平等性。協(xié)調(diào)工作大多是在同級(jí)各辦公室之間進(jìn)行，不要簡(jiǎn)單下達(dá)命令，而要平等協(xié)商，以謙虛、謹(jǐn)慎、積極的態(tài)度，努力尋找解決問(wèn)題的途徑。三是協(xié)調(diào)的公正性。要從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，公正合理，做到不偏不倚，只有這樣，才能在協(xié)調(diào)中才有說(shuō)服力，才可能化干戈為玉帛，將消極因素轉(zhuǎn)為積極因素，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的，取得協(xié)調(diào)的效果。四是協(xié)調(diào)的主動(dòng)性。協(xié)調(diào)工作要超前謀劃，努力在問(wèn)題、矛盾可能出現(xiàn)之前做好預(yù)防工作和協(xié)調(diào)工作，這樣可以達(dá)到事半功倍的效果。

(三)劃清崗位職責(zé)，理順工作關(guān)系

高校院系要根據(jù)各院系實(shí)際情況，劃清各辦公室崗位職責(zé)，明確辦公室人員的具體職責(zé)，不斷完善崗位職責(zé)和各種規(guī)章制度，用崗位職責(zé)和規(guī)章制度去規(guī)范和約束各辦公室的工作，不斷理順工作關(guān)系。對(duì)有工作交叉的辦公室，解決問(wèn)題必須明確負(fù)責(zé)人是誰(shuí)，相關(guān)人員如何協(xié)作，以防止辦公室之間互相推諉、久拖不決的“踢皮球”。

(四)科學(xué)協(xié)調(diào)

1.疏導(dǎo)說(shuō)服與行政手段。協(xié)調(diào)要注重疏導(dǎo)說(shuō)服，通過(guò)引導(dǎo)、勸導(dǎo)、啟發(fā)、激勵(lì)等手段，使協(xié)調(diào)對(duì)象識(shí)大體、惜大局，發(fā)揚(yáng)風(fēng)格，不要在一些非原則性的枝節(jié)問(wèn)題上斤斤計(jì)較。但當(dāng)疏導(dǎo)說(shuō)服難以奏效時(shí)，就要運(yùn)用行政手段，通過(guò)命令、指示等指令性方式解決。

2.堅(jiān)持原則與適度靈活。協(xié)調(diào)必須堅(jiān)持原則，離開(kāi)了原則就失去了協(xié)調(diào)的意義。在協(xié)調(diào)過(guò)程上要按照實(shí)事求是、服從大局、平等協(xié)商、依法辦事的原則進(jìn)行。但是，在某些情況下，對(duì)一些非原則性問(wèn)題，則要運(yùn)用機(jī)動(dòng)靈活的辦法來(lái)淡化彼此間的抵觸情緒，營(yíng)造和諧的協(xié)調(diào)氣氛，促使雙方作出適當(dāng)?shù)淖尣交蛲讌f(xié)，使問(wèn)題得到解決。

3.治療與預(yù)防。高校院系辦公室作為院系領(lǐng)導(dǎo)的綜合職能部門(mén)，在為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀咨詢服務(wù)時(shí)，要統(tǒng)籌計(jì)劃、超前準(zhǔn)備，要預(yù)先考慮可能產(chǎn)生的矛盾，并提出預(yù)防性的解決辦法，做到防患于未然。有哪些工作需要協(xié)調(diào)，涉及到哪些人員、哪些環(huán)節(jié)，先協(xié)調(diào)什么，后協(xié)調(diào)什么，都要做到心中有數(shù)。

三、結(jié)語(yǔ)

高校院系辦公室要真正發(fā)揮協(xié)調(diào)職能會(huì)有諸多困難，但只要我們?cè)趨f(xié)調(diào)工作中采取科學(xué)的態(tài)度，掌握協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)，講究協(xié)調(diào)工作的策略，必將化困難為動(dòng)力，一定能提高管理水平，更加有效地推動(dòng)高校院系教學(xué)、科研及各項(xiàng)工作的發(fā)展。

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［4］劉麗華.論高校辦公室主任的角色定位和素質(zhì)修養(yǎng)［J］.江蘇高教，1998，(2):40.