會計電算化與企業內部控制的探討

烏魯木齊市財政會計職業學校 尹玲

1 會計電算化條件下內部控制存在的主要問題

1.1 財務人員會計電算化應用能力水平不高

我國使用會計電算化的單位中，大部分單位是利用會計軟件處理日常賬務的基本核算，而大量的財務數據處理工作，仍采用手工處理，許多單位因為缺乏高水平的會計電算化應用人員，在會計電算化應用中，財務信息與業務數據不能共享，會計軟件只在財務一個部門使用，會計信息在部門間、上下級單位間社會各相關人間的交流很難，不僅與部門間、部門外財務信息系統隔絕，而且與企業內部各個部門間也沒有很好的信息共享，單位財務部門的數據，基本上只是單純為了賬務處理和記賬，完成事后對會計業務的反映工作。

1.2 會計電算化環境下內部控制制度有所減弱

在手工會計數據核算中，采用不同的核算形勢，賬務處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等，對業務數據采用了分散收集、處理、重復登記的操作方法，通過多個人員、多個環節進行內部牽制和相互核對，實現整體的會計職能，其內部控制主要包括：管錢的不能管帳，并通過對帳檢查是否帳證相符，帳帳相符和帳證相符，以及利用會計憑證，賬簿、報表數據間的勾稽關系等，目的是為了減少舞弊和差錯。而在會計電算化系統中，很多會計信息處理過程被簡化，在程序的控制下大部分會計信息處理由會計軟件自動地進行處理，中間一般無須人工干預，許多傳統的內部控制方式失去了作用，由人工控制變為人機共同控制。因此，一些內部牽制制度無法執行，財務人員無法直接參與和控制，其會計信息的審查、稽核機制被減弱。

1.3 財務信息的安全存在一定威脅

在會計電算化系統環境下，會計數據和信息的存儲方式由紙介質轉變為以磁介質的數據文件，以計算機輸出的紙介質憑證、賬簿、報表為輔助的方式。磁性介質代替了紙介質，從而使財務信息安全易受到一定的威脅。由于磁性介質數據容易被非法復制、修改和刪除，且不留痕跡，為使用者無意或不法分子有意破壞創造了條件，造成會計信息的不準確。另外就是電算化系統容易遭受病毒等，可能導致電算化系統陷入癱瘓，使會計數據受到影響或破壞，使會計數據質量受到影響。

2 電算化環境下對企業內部控制制度的影響

2.1 企業在會計電算化條件下控制內容及形式與手工會計存在一定的差異

在手工會計環境下，人是會計業務的主要因素。手工操作的部分內部控制內容：如編制記帳憑證與科目匯總表、記帳憑證借貸平衡校驗，各科目發生額及余額試算平衡檢查等操作在電算化實現后轉到了計算機。通過會計軟件來實現許多內容控制，導致計算機系統的內部控制由手工條件下的人工控制轉變為人工控制和程序控制。這些程序化的內部控制的有效性取決于應用程序，如程序出錯或出現運行故障，從而使系統發生錯誤或違規行為的可能性增大。比如：記帳憑證匯總表試算平衡的檢查、總賬和明細賬的核對、報表數據之間的勾稽關系的檢查等，這些檢查在實行會計電算化后就轉移到計算機系統內部而無需人工干預，內部控制的形勢發生了很大變化。

2.2 內部控制的對象發生變化

控制對象原來為會計處理程序及會計工作的相容性等，會計資料由不同的責任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗，是以對人的控制為主；而在電算化系統下，會計信息集中由計算機處理部門進行處理，而財會人員往往只負責原始數據的收集、審核和編碼，并對計算機輸出的各種會計信息進行分析。內控對象轉變為對人與計算機二者為主。這種特點使系統會計數據和會計信息處理面臨被不留痕跡地進行非法修改、拷貝、刪除的問題。

2.3 憑證所起到的控制功能弱化

手工會計核算處理的所有數據全部記錄在紙張上，這些紙質會計數據若被修改，很容易留下修改痕跡。各業務之間都具有相應權限的人員的簽章，層層復核，相互制衡，實現整體的會計職能。會計電算化后，會計數據儲存在磁性介質上，會計核算無紙化，修改數據不留痕跡。原先會計業務處理過程的憑證、匯總表、分類表等書面檔案資料被計算機自動生成的會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中，一旦軟件質量出現問題將會影響到數據處理的準確和速度。一旦程序中出現嚴重的病毒，將嚴重危害系統的安全，若不能及時排除病毒，很有可能擴大損失。

2.4 網絡的迅猛發展及其在財務中的應用帶來了許多新問題

電算化會計信息系統不可避免受到網絡深遠的影響，特別是因特網在財務軟件中的應用對電算化會計信息系統的影響將是革命性的。網絡環境的復雜容易使內部控制的安全受到威脅，從而滋生風險。網絡環境具有開放性和動態性的特點，會計電算化系統下，會計信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的安全隱患。大量會計信息通過網絡通信線路傳輸，有可能被非法攔截，竊取甚至篡改。例如：網絡會計信息系統遭受“病毒”入侵或“黑客”的攻擊，攻擊可能來自于局域網外部，也可能來自局域網內部，而一旦發生將造成巨大的損失。

3 加強會計電算化條件下的企業內部控制和會計管理工作

3.1 加強規范會計基礎和會計管理工作

會計基礎和會計管理工作主要指會計工作正常開展所必備的條件，如，會計崗位的設置是否合理規范、核算流程是否規范、會計核算的基礎數據是否正確、完整、會計工作的各項規章制度是否健全等，會計基礎工作是搞好會計電算化工作的前提之一，會計信息是否準確、完整等是搞好電算化工作的重要保證。會計信息的產生有賴于會計基礎工作的各個環節的密切配合，而若想使會計信息合法、完整、準確，必須要有規范的會計基礎工作，這樣才能保證產生的會計信息是準確的，在會計電算化工作過程中，會計基礎和管理基礎工作顯得更加重要。

3.2 加強會計電算化信息系統的安全控制

(1)加強會計電算化信息系統的內部安全控制與管理。在會計電算化條件下，加強內部安全控制和管理是保障會計電算化系統安全的最有效途徑。在會計電算化信息系統安全工作中，內部安全控制措施的失效主要的原因是會計電算化系統運行管理中技術支持與使用運行沒有嚴格區分，會計業務操作沒有實現人員的分工、崗位的職責制度、權限的劃分原則，缺乏崗位間有效的相互牽制、相互制約，給犯罪分子留下了機會。所以各企業應建立相應的會計電算化信息系統的安全管理制度，改進內部控制，加強內部管理，建立規范的安全管理系統，建立安全審計和跟蹤體系，提高整體安全意識。

(2)加強會計電算化信息系統硬件安全控制與管理。影響系統硬件安全的主要是指由于操作失誤，硬件、軟件、網絡出現故障，而造成系統數據丟失的風險。由于財務人員計算機專業知識不強，往往會出現誤操作，誤刪除系統及應用程序中的重要文件，在沒有防火墻的情況下，訪問惡意網站。造成病毒攻擊，導致系統數據丟失甚至系統癱瘓。所以企業要加強財務人員的系統操作的培訓。需要財務人員，不僅掌握扎實的會計知識和技能，還要掌握計算機技術知識并熟練使用計算機。還應制定上機守則與操作規程。設置網絡安全制度，在網絡中采用防火墻、防黑客軟件，保護網絡不被他人侵犯，杜絕未經授權的人進入被保護的系統，防止財務人員越權使用財務系統，操作財務軟件離開時，應退出財務系統，強化企業網絡的安全措施。包括數據保密、訪問控制、身份識別等，并且針對企業的特定狀況，開發相應的技術來保護系統。

3.3 加強會計電算化信息系統的應用控制

會計電算化信息系統的應用控制是為保證企業會計數據的完整、準確而建立的內部控制。一般包括數據輸入控制、數據處理控制、數據輸出控制。在對會計數據輸入前必須經主管會計審核批準，初始數據要進行正確性校驗，初始化工作結束并經確認后應關閉窗口，以防其他用戶直接修改財務數據。在輸入記帳憑證時要遵守憑證輸入的基本要求。數據處理控制是指為保證會計數據處理正確設置的控制。數據處理控制的重點在于數據有效性檢驗；通過檢查處理、錯誤糾正、余額校驗、試算平衡等。數據輸出控制是為保證會計數據的正確輸出而進行的控制。企業應建立輸出會計信息的簽單制度、數據審核控制、授權輸出控制制度和打印程序控制等。

總之，會計電算化是企業實現現代化管理的重要途徑，只有我們共同努力，不斷完善內部控制制度，才能保證企業的健康發展。

[1]會計電算化管理辦法.

[2]會計核算軟件基本功能規范.

[3]革微.會計電算化下的企業內部控制問題探討[J].企業研究,2010(12).