創新基建項目檔案管理模式的探索

鄒華英

（云南省農業科學院，云南 昆明 650231）

0 概述

云南省農業科學院是省政府直接領導的多學科、綜合性公益性農業科研機構，承擔著云南省全局性、關鍵性、戰略性重大農業科技問題的研究任務。建院三十多年來，為云南農業和農村經濟的發展作出了重要貢獻。近年來，在省委省政府的重視下，云南省農科院陸續開展了農業科技園區、新辦公樓、嵩明科研基地3 個大規模基本項目建設，開發建設中的科技大樓也讓全院廣大干部職工翹首以待.云南省農科院悄然發生了舊貌換新顏的變化。伴隨著大規模基建項目推進產生的工程項目檔案材料如何得到完整、準確、系統的管理，是檔案部門面臨的新課題。為了更好地對即將開發的科技大樓項目檔案文件材料實現有效管理，借鑒已竣工驗收的前3 個大工程項目檔案管理經驗，筆者以為，現在科技新大樓項目動工伊始，我們應有“創新、超越”的管理理念，對已伴隨而來形成的大量項目檔案材料管理，實施“前期策劃、過程控制、及時歸檔”的管理模式。

1 “前期策劃、過程控制、及時歸檔”管理模式內涵

“前期策劃、過程控制、及時歸檔”的重點是打破傳統的檔案管理模式，即工程結束后集中整理歸檔的做法，實行與項目建設同步進行過程歸檔制，其內涵是“五同步”，即項目檔案管理策劃與項目總體策劃同步；檔案管理要求和控制措施的提出與簽訂合同同步；項目文件的形成與建設進度同步；施工進度檢查與施工文件的形成和質量檢查同步；施工節點質量驗收與施工文件的歸檔同步。

“前期策劃、過程控制、及時歸檔”管理模式的實質是施工文件與施工進度同步形成，與施工節點同步歸檔，其作用是從根本上杜絕施工文件“回憶錄”，從源頭上確保項目檔案齊全、完整、準確。

2 “前期策劃、過程控制、及時歸檔”管理模式在云南省農科院科技大樓項目中如何應用

“前期策劃、過程控制、及時歸檔”是項目檔案管理與項目管理的結合體，是項目檔案管理的創新模式，其應用和實施應有序進行。

2.1 進行項目檔案管理的前期策劃，在策劃中體現全過程管理

科技大樓項目檔案管理的前期策劃在項目總體策劃、項目總體統籌控制計劃中就應當有體現，主要內容包括：

1）明確項目檔案管理原則；

2）建立項目檔案管理體系；

3）完善項目檔案管理制度；

4）實施項目檔案控制措施；

5）明確項目檔案驗收交付。

2.2 實施項目檔案管理的過程控制，在控制中確保項目文件形成與建設同步

2.2.1 完善項目檔案管理制度

制訂項目文件歸檔總目錄，以增強可操作性。為使項目文件滿足規范歸檔，編制發布《項目文件歸檔總目錄》，其內容涵蓋文件類別、歸檔范圍以及歸檔責任單位。特別是在施工文件中，項目檔案人員應與專業技術人員合作，使施工單位了解掌握《項目文件歸檔總目錄》，增強可操作性，為項目建設提供便捷服務。

2.2.2 制訂項目文件歸檔總計劃和年度歸檔計劃，明確項目文件的歸檔責任主體

以項目施工總進度計劃為依據，制訂項目文件歸檔總計劃，其內容包括裝置、施工內容、歸檔文件、歸檔時間、歸檔責任單位等，以此作為項目檔案工作的指導性文件，并根據每年的施工進度計劃制訂分年度的歸檔計劃。

2.2.3 進行項目文件控制和檔案管理交底培訓，明晰管理要求，落實管理責任

根據裝置開工進度的不同，以及總承包商、施工、監理單位進場的先后，及時組織進行項目檔案管理的交底培訓，提出項目文件控制和檔案管理的總體要求，并根據施工進度組織進行專門的業務培訓，提出具體的操作要求。

2.3 納入項目管理考核機制，確保項目文件控制和檔案管理工作有序進行

科技大樓項目動工前應制訂《項目文件控制和檔案管理考核表》，并將此納入項目部門的考核體系，考核權重占5%。項目文件控制和檔案管理的考核主體為項目管理部，考核按季度進行，考核結果與績效掛鉤。

這里需要特別指出的是，過程中形成的所有歸檔材料要實現紙質文件與紙質檔案管理一體化，電子文件與電子檔案管理一體化。在項目執行中項目管理部一般使用的是適合項目管理的專業文件控制系統，用來存儲、控制項目過程中生成的所有電子文件，包括外來紙質文件掃描后的電子文件；在檔案管理中使用的是適合檔案業務管理的專門數據庫系統，用來存儲管理歸檔后的電子檔案。電子文件與電子檔案管理一體化需要利用網絡和計算機技術將上述文件控制系統和檔案管理系統實現無縫鏈接，建立文檔一體化軟件，針對從電子文件產生到歸檔為電子檔案進行全過程控制和管理。在建立文檔一體化管理模式的過程中，一方面實現過程文件全部電子化、網絡化，同時優化兩個操作系統，通過專業公司開發一體化軟件，使文控操作系統與檔案管理系統相結合，逐步實現電子文件到電子檔案的一體化管理。文檔一體化管理是將文件控制的動態管理與檔案的靜態管理相結合，從中最大限度有效地加強了工程項目文件的前端控制，同時也激活了傳統的靜態檔案管理，兩者相輔相成，相互促進。按照傳統的做法，文件控制是從各項目管理的角度出發運作，與檔案的靜態管理沒有銜接，人員也屬于兩個部門，沒有統一整體的業務規范，這樣往往會出現歸檔文件不齊全、整理不系統、分類編號不準確等現象，驗收時往往產生成品文件圖紙不合格與保證進度及時發圖的矛盾；歸檔后往往因質量問題需要檔案人員重新拆卷、整理，花費大量的時間進行重復性工作；在電子文件管理方面，前端文控人員雖然在操作系統中輸入了大量的文件信息，但由于2 個系統不銜接，有些檔案需要的字段和信息沒有包括在內，致使歸檔后檔案人員再次進行大量信息的輸入，工作煩瑣而重復。文檔一體化管理的實施不僅使檔案人員從繁重重復的工作中解放出來，有更多的時間投入到檔案的利用工作中去，提高檔案的利用率，同時更有效地通過前端過程控制，保證了歸檔文件的齊全、完整、系統。

3 實施“前期策劃、過程控制、及時歸檔”管理模式初步成效的評估

目前科技大樓正在土建施工階段，但項目文件控制和歸檔管理“前期策劃、過程控制、及時歸檔”管理模式已初見成效。建立了統一的管理體系，完善檔案管理制度，強化了文檔培訓和指導，實施了過程檢查和控制，項目文件的及時歸檔正在有序進行中。

3.1 “前期策劃、過程控制、及時歸檔”管理模式的提出，體現了項目檔案管理的創新思維

“前期策劃、過程控制、及時歸檔”檔案管理模式是在云南省農科院經歷了綜合大樓、嵩明基地、云南省農業科技園區等項目檔案驗收后，認真總結經驗教訓的基礎上提出的，打破了傳統的管理方式，從管理理念上實現了創新，從管理內涵上實現了超越，從管理體系上實現了統一，使管理程序更加嚴謹，項目文件更加規范。

3.2 “前期策劃、過程控制、及時歸檔”管理模式的實施，提升了項目檔案的管理效能

3.2.1 有效地實施了項目檔案的管理和維護

通過制訂項目檔案管理的前期策劃，確定項目檔案管理原則和責任主體，建立項目檔案管理體系，完善項目檔案管理制度，實施項目檔案控制措施，明確項目檔案驗收交付，并開展一系列的管理舉措，使項目檔案管理工作有序進行。

3.2.2 不斷豐富和完善了項目檔案管理的服務功能制訂《項目文件歸檔總目錄》可以為項目建設提供便捷服務。通過項目檔案的交底培訓，管理要求的不斷明確，管理責任的進一步落實，為項目建設提供服務的能力進一步增強。

3.2.3 有效地利用了項目檔案的管理資源

實施檔案、施工、質量聯合進行的定期檢查制度，從施工文件的完整性、內容的準確性、形成的規范性進行全面檢查，將問題解決在施工過程中，項目檔案的管理資源得到了充分利用。

3.2.4 進一步提高了項目檔案管理水平

實施項目檔案的“前期策劃、過程控制、及時歸檔”管理模式，其重點在過程控制，將對檔案的管理深入到了項目文件的前端控制，將對項目檔案的被動接收轉變到了主動把關，從審查項目文件的編碼、單位工程劃分與檔案分類組卷的一致性，到施工文件的定期檢查、整改關閉，極大地拓展了檔案人員的知識面，特別是檔案管理新人得到了很好的鍛煉，項目檔案管理水平有了質的提高。

3.3 “前期策劃、過程控制、及時歸檔”管理模式的成效，可以優化工程建設項目的模塊化管理

文件控制和檔案管理模式已在項目管理的發展和改進過程中形成了模塊，它與其他專業管理模塊密切相關，形成了項目管理的有機結合體。通過提升文檔管理模塊這一切入口，可以優化其他專業管理模塊，為工程建設項目管理整體水平的提高作出貢獻。