關于加快高校人事檔案信息化建設步伐的思考

羅 斌

（揚州工業職業技術學院，江蘇，揚州 225127）

0 概述

高校人事檔案作為人事檔案的重要組成部分，是高校干部人事管理工作中一項必不可少的基礎性工作，直接關系到高校組織決策和干部本人的切身利益。隨著高等學校擴招合并等制度的變化，高校規模不斷擴大，高校的制度尤其是用人制度更加規范，人們對高校人事檔案的重視和檔案工作的認識也逐步深入。高校人事檔案真實的記述了教職工的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史的、全面的考察教職工的重要依據。隨著高校規模的擴大和改革步伐的加快，高校人事檔案正發揮著越來越重要的作用。2002年國家檔案局下發了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是促進檔案管理現代化水平全面提高的重大舉措。信息化為檔案事業的發展帶來了前所未有的機遇和挑戰。因此，如何抓住機遇，充分發揮檔案信息化的優勢，是每個檔案工作者需要迫切解決的課題。

1 正確理解檔案信息化含義是做好高校人事檔案信息化建設的前提

檔案信息化，就是在國家行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行管理和應用。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化、信息化為主要形式、為社會提供服務為重心的轉變。

1.1 統一規劃和組織

高校進行人事檔案信息化建設，要在高校有關領導及有關部門的高度重視之下，統一規劃和組織，采取一切有效途徑和措施，充分應用計算機技術、網絡技術，對高校人事檔案資源進行整理、開發、管理，實現高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益轉化。由于信息技術在檔案管理中的運用，那么就打破了原先的管理機制，提出了從未遇到過的新問題，比如檔案管理人員的業務素質問題，電子文件數據管理問題，數字檔案館建設問題等一系列問題。

1.2 要正確認識高校人事檔案信息化建設的基本思路

檔案工作的信息化一般分為2 個階段：計算機輔助檔案管理階段和電子檔案階段。計算機輔助管理檔案階段主要是對已歸檔的傳統檔案采用計算機模擬傳統手工工作方式進行管理，目的是開發信息資源，保護檔案原件。電子檔案則是在新的理論和指導下，完成電子文件的歸檔和管理。

2 信息化對高校人事檔案管理提出新挑戰

2.1 對管理制度的挑戰

檔案管理機構分散，有的是組織部門管理，有的是人事部門管理，由于管理體制不夠規范，人事檔案工作得不到重視，多頭管理變為無頭管理，人事檔案信息化無從談起。我們必須根據人事檔案工作的客觀規律和特點，從檔案的開發和利用出發，建立合理的工作秩序，制定科學的管理制度，樹立現代化管理理念，提高人事檔案的利用效率和服務質量。

2.2 對管理技術的挑戰

人事檔案管理工作是一項政治性較強的工作，它不僅具有嚴格的保密性，而且要求檔案完整、系統、真實、安全。傳統的檔案人事管理擁有一套規范的管理制度和管理程序，有利于檔案的保密和保管。在信息化管理中，網絡傳輸極為迅速，一旦泄密，將為在極短的時間內傳遍全世界，這將會給個人、學校甚至國家造成嚴重的后果。所以在推進檔案信息化建設的過程中，要加強管理人員的法制觀念和保密意識，正確處理信息保密與信息開發，采用先進的安全保障技術來防止人事檔案信息的破壞、失密或盜竊，因此人事檔案信息化管理對管理技術提出了更為嚴峻的挑戰。

2.3 對管理人員業務素質的挑戰

大部分高校人事檔案管理人員以兼職為主，無論是兼職還是專職，接受的檔案管理專業知識培訓不多，缺乏檔案管理的基本理論知識，也未能掌握基本技能。傳統的高校人事檔案為學校提供服務，主要依靠手工勞動對檔案進行查閱、檢索。檔案信息化管理之后，要求檔案工作者盡快熟悉電腦操作，具備應用新設備和開發信息的能力，適應日新月異的檔案管理現代化 。

3 信息化為高校人事檔案帶來新機遇

3.1 高校人事檔案管理效率不斷提高

在傳統的檔案管理中，管理人員要用大量的時間進行手工收集、整編，工作量大，效率低。在檔案的檢索方面使用的檢索方式是通過目錄找出需查閱的記錄，再根據記錄去檔案室中找出實體檔案，這樣既耽誤時間又耗費力氣。如果實現了人事檔案的信息化管理，一次錄入的數據可以被多次的利用，建立信息數據共享平臺，用戶只需通過網絡就可以進行查詢。網絡信息技術可以使人事檔案信息得到很好的利用，為組織人事部門提高了工作效率。

3.2 人事檔案紙質載體得到保護

目前高校人事檔案管理人員查閱所需檔案都是到檔案室進行紙質翻閱，甚至是不同部門對同樣的信息反復查閱，這樣不僅浪費人力，也增加了對實體檔案的破壞程度。如果實行檔案管理信息化，人員信息就可以從數據中獲得，從而減少了工作人員與紙質材料的直接接觸，使人事檔案原件的利用率大大降低了，人事檔案原材料也相應的減少了人為磨損。這既有利于人事檔案紙質載體的保護，又有效延長了人事檔案材料的壽命。

4 加快檔案信息化建設的途徑

人事檔案信息化建設是一項很復雜的系統工程，在具體實施過程中牽涉到服務、規范、機制、資源等各種因素。檔案信息化建設的過程是與新知識、新技術的普及密不可分的。

1）檔案信息工作者要增強加快檔案信息化建設步伐的緊迫感和責任感，改變傳統的“重藏輕用”的檔案管理思想，改變手工管理和查詢的方法，依靠現代化信息技術，創建新的檔案管理模式，為真正實現檔案工作的信息化做好充分的準備。

2）許多高校檔案部門都缺乏現代化技術過硬的人才，隨著信息化技術的迅速發展，用戶對高校檔案管理利用提出了高標準嚴要求，傳統的服務方式無法滿足用戶的要求。加強檔案管理人員的培訓也是實現檔案信息化管理的必備途徑。高校檔案部門通過繼續教育、專題講座、學術交流等培訓方式，提高檔案信息管理隊伍的素質。信息化條件下，檔案工作人員不僅要掌握檔案學專業知識，還要熟練掌握計算機技術、網絡技術，要具備較強的信息獲取、信息交流、信息鑒定、信息評估、提煉能力。保管檔案的人員由傳統的“保管者”變為“信息資源的管理者和傳播者”。

3）加強檔案信息資源建設。高校檔案部門要全面應用現代信息技術，加強檔案信息資源的合理配置與科學管理，充實和完善檔案數據庫，有計劃進行館藏檔案數字化的工作，積極介入本部門、本地區電子管理工作，探索規范化管理方式。

5 人事檔案信息化建設中的關鍵問題

5.1 樹立鑒定第一的思想

由于人事檔案鑒定工作長期滯后，存在大量未經鑒定的材料。如果將這些材料全部信息化，不僅加重管理和維護的負擔，也會造成資金的巨大浪費。因此我們要樹立鑒定第一的思想，從實際出發，對高校人事檔案進行篩選，優先對教職工急需的、利用率高的人事檔案進行信息化，配備鑒別現代信息能力的人事檔案管理人員，能從種類繁多的信息海洋中提取有用的信息。

5.2 人才是關鍵

實現檔案管理信息化，人才是關鍵，隊伍建設十分重要。一方面需要大量的信息處理人員，另一方面信息技術突飛猛進，檔案管理中的新問題、新技術層出不窮，因而對人事檔案管理人員的要求愈加迫切。應注意引進多方面專業人才，建立復合型多層次隊伍，以適應人事檔案發展的需要，只有這樣，才能推動高校人事檔案信息化建設的進程。

5.3 加強人事檔案法制建設

人事檔案在工作中的各種業務規范、操作程序的執行都要依靠制度、章程的實施來實現。對人事檔案隱私權的維護、對電子檔案具備法律效率的確認以及人事檔案中各種社會關系的協調，都要靠法律來保障。因此，要不斷健全人事檔案法制化建設，確保人事檔案工作社會關系、業務關系和技術關系的有序化。

6 結束語

在這個信息化迅速發展的時代，無論是傳統的人事檔案館，還是數字化人事檔案館，檔案工作者的作用都無法替代，檔案管理員即使人事檔案的管理者，又是檔案信息化的開發者和導航者。每個高校的人事檔案管理者不僅要有熟練的專業技能，還要有良好的職業道德。我們在享受信息化帶來的便利的同時也困惑于它帶來的挑戰。在挑戰和機遇并存的情況下，我們要把握好人事檔案管理的方向，提高管理水平，學習新的技術，加快高校人事檔案信息化建設的步伐。

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