淺析新舊黨政公文工作法規的變化及運用

楊漢東

楊漢東/無錫高等師范學校講師，碩士（江蘇無錫214000）。

2012年4月12日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳頒布了《黨政機關公文處理工作條例》（以下稱為“新條例”），其中第四十二條指出：“本條例自 2012年7月1日起施行。1996年5月3日中辦發布的《中國共產黨機關公文處理條例》（以下稱為“舊條例”）和 2000年8月24日國辦發布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下稱為《舊辦法》）停止執行。”2012年6月29日，國家質監總局、國家標準化管理委員會又發布了《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012，以下稱為 《新國標》），該國標同樣于2012年7月1日起施行，原有的《國家行政機關公文格式》（GB/T 9704-1999，以下稱為《舊國標》）停止執行。

新條例作為現行黨政公文工作的法規，它的實施改變了原有黨政公文分而治之的狀況，更利于黨政機關工作的協調和統一。新國標適用于各級黨政機關制發的公文，也適用于其他機關和單位的公文，較《舊國標》僅限于規范行政機關的公文工作而言，新國標的覆蓋面更廣，權威性也更強。和原有的公文法規相比，新條例和新國標有以下變化。

一、公文種類

《舊辦法》明確行政機關的公文種類有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種；《舊條例》明確黨的機關公文種類有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等14種。《新條例》中明確的公文種類在數量上、名稱上、內涵上都發生了變化，具體概括為“減三、改一、變三”。

第一，文種數量上“減三”，原有黨政公文一共使用18種文種；新條例中明確現行公文共有15種，刪除了“指示、條例、規定”三個黨的文書，原有的行政公文則全部保留。

第二，文種名稱上“改一”，即15種文種中，有一個文種的名稱與原有公文名稱略有不同，這就是“紀要”，原來的名稱為“會議紀要”。

第三，文種內涵上“變三”，即有三個文種的性質發生了較大的變化。

1.命令（令）。其性質為“適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。”其中“批準授予和晉升銜級”是新增內容，這說明命令的內涵變大了。

2.公報。其性質為“適用于公布重要決定或者重大事項。”而原有公報的性質為“適用于公開發布重大決定或重大事件。”“公開發布”改為“公布”，說明其發布的方式不再局限于“公開”這個層面，這意味著公報的內涵也是變大了。

3.紀要。其性質為“適用于記載會議主要情況和議定事項。”而《舊辦法》中明確，會議紀要“適用于記載、傳達會議情況和議定事項。”紀要刪除了“傳達”二字，說明“紀要”沒有傳達部署的功能，其內涵變小了。

二、公文格式

公文的格式要素一般劃分成三部分，《舊國標》將其稱之為“眉首、主體、版記”；而《新國標》將其稱之為“版頭、主體、版記”。

（一）版頭中格式要素

1.份號。《舊國標》中明確“機密”、“絕密”的公文才需要標注份號；《新國標》中明確“涉密文件應當標注份號”。也就是說“秘密”級公文也需要標注份號。可見“份號”這一或有要素適用的范圍變大了。另外，份號標注的方法及形式也有了明確的規定。《舊國標》沒有作明確規定，但舊的國標上式樣示例為“0000001”，可以理解為一般使用7位阿拉伯數字標注。而《新國標》中指出：“份號一般用 6位 3號阿拉伯數字”，如“000001”。

2.密級和保密期限。與《舊國標》相比，密級和保密期限存在兩個方面的變化。一方面是其標注的位置發生變化。《舊國標》指出密級和保密期限的位置標注在版心右上角第一行，《新國標》則明確密級和保密期限的位置標注在版心左上角第二行。另一方面是保密期限的書寫形式有變化。《舊國標》明確保密期限中的數字用漢字標注，如“機密★四年”；而新國標明確，保密期限中的數字用阿拉伯數字標注，如“機密★4年”。

3.緊急程度。新國標中，緊急程度標注的要求和位置發生了變化。首先，緊急程度標注的要求發生變化。《舊國標》中明確“如需標識緊急程度，頂格標識，兩字之間空一個字”，如“特急”；《新國標》中則明確“如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排”，對于緊急程度級別的兩字之間空或不空沒有作要求，但在“式樣”圖示部分，則緊急程度之間都沒有留空，如“特急”，所以，我們認定在實際工作中，標注緊急程度兩字之間不再需要空一個字。其次，緊急程度標注的位置發生變化。《舊國標》中明確，緊急程度標識在右上角，而《新國標》中明確緊急程度標注在左上角。具體而言，當同時出現份號、密級和保密期限、緊急程度時，原來明確在版心右上角第2行，新的國標明確標注在版心左上角第3行。

4.發文機關標志。“發文機關標志”這一要素在《舊國標》中稱為“發文機關標識”，名稱上發生了變化。另外，《新國標》中對于聯合行文時標注這一要素的形式也更為靈活。《舊國標》明確“聯合行文時，主辦機關排列在前”，可以理解為，一般情況下聯合機關均需有標志。《新國標》明確“聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱”。

5.簽發人。“簽發人”也兩個方面發生變化。首先，簽發人標注的字號發生變化；《舊國標》要求“簽發人后標全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發人姓名”；而《新國標》要求“‘簽發人’三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字”。其次，聯合行文時簽發人的標注方法也發生變化；《舊國標》指出“主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排。”而《新國標》指出“簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。”

（二）主體部分

主體部分中除主送機關、附注沒有變化外，其他格式要素均有程度不等的變化，其最大的變化是增加了“發文機關署名”這一格式要素。

1.標題。《新國標》中對標題的排列形式要求更為具體。《舊國標》中明確“標題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當”。過去，在實際寫作中，雙行式的標題的排列形式有“上短下長”、“上長下短”、“上下等長”；三行式標題的排列形式有“上下短中間長（凸形）”、“上下長中間短（凹形）”、“三行等長”。而《新國標》中明確：“標題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形”。這意味著多行標題不能采用“上下等長”、“三行等長”的排列形式。

2.正文。正文中的要求大多沒有發生變化，只是正文的字號要求相對寬松。《舊國標》中指出：“正文用3號仿宋體字。”《新國標》中指出：“正文一般用3號仿宋體字”。

3.附件說明。《舊國標》指出：“附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。”而《新國標》指出“如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件的順序號（如：“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。”可見，新國標對附件說明標注的要求更為具體，著重考慮到附件說明標識的美觀。

4.發文機關署名。這是新增要素。以往，實際應用中，當發文機關是3個及3個以上，且都需要加蓋印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱按加蓋印章的順序排列在相應的位置。《新國標》要求現行的黨政公文都需有發文機關署名。

5.印章。新舊國標中，單一發文機關使用印章的方法不變，但聯合行文時，加蓋印章的要求發生根本性變化。

《舊國標》指出：當聯合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。《新國標》指出“聯合行文時，一般將印章和發文機關署名一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期。”

6.成文日期。這是新的公文格式中變化較大的地方，變化如下：一是成文日期書寫的形式由漢字書寫變為阿拉伯數字書寫。《舊國標》指出：成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。《新國標》指出：成文日期用阿拉伯數字將年月日標全，年份應標全稱，月日不編虛位。二是聯合行文時，成文日期標注位置的多樣化變為標注位置的單一、固定。《舊國標》指出“當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字”；“當聯合行文需加蓋3個以上印章時，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間”。而《新國標》中明確所有黨政公文的成文日期一般右空4個字。

7.附件。附件的標注中也有兩個方面的變化：一是附件標注的位置發生變化。《舊國標》中指出：如有附件，在正文下空1行左空2字標識“附件”二字。也就是說附件是可以緊隨正文的。《新國標》指出：附件應當另面編排。也就是說，附件不得緊隨正文，必須另起一頁編排。二是“附件”二字和附件順序號的字體發生變化。《舊國標》明確“左空2字用3號仿宋體字標識‘附件’二字”。《新國標》中明確“‘附件’二字和附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行”。

（三）版記部分的變化

版記中最大的變化是取消“主題詞”這一格式要素，其他變化如下。

1.抄送機關、印發機關和印發日期。抄送機關、印發機關和印發日期的變化相同，都是將標注的字號由3號仿宋改為4號仿宋字。

2.版記中的分隔線。現行黨政公文的版記中的分隔線“首尾粗、中間細”，這與舊國標不同。《舊國標》中明確：“版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。”《新國標》中指出“版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線 （推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。”

（四）頁碼

頁碼的標注有兩個新的變化。首先是字體有變化，頁碼由4號半角白體改為4號半角宋體；其次是對附件是否編頁碼，有了明確的說明。《新國標》指出：“公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。”

除以上變化外，《新條例》將“公文擬制”作為公文工作的一個獨立環節，這與《舊辦法》將此作為“發文辦理”的一部分有所不同，更突顯“公文擬制”的重要性。另外，《新條例》還特別注重公文的安全保密工作。

對于新舊黨政公文工作法規的變化，公文工作者應認真學習、仔細辨析，在實踐中注意上述新變化，正確運用，以確保公文工作的規范性和嚴肅性。

[1] GB/T 9704-1999，國家行政機關公文格式[S].1999.

[2] GB/T 9704-2012，黨政機關公文格式[S].2012.

[3] 中共中央辦公廳.中國共產黨機關公文處理條例[S].1996.

[4] 國務院辦公廳.國家行政機關公文處理辦法[S].2000.

[5] 中共中央辦公廳，國務院辦公廳.黨政機關公文處理工作條例[S].2012.