現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策

文/山東省文登整骨醫院 王海英；威海市文登技師學院 劉山菁

人事檔案管理主要在人事活動中形成，是對于一個人工作能力、經歷以及道德品質等方面的記錄，可以為個人資歷以及學歷提供證明。此外，人事檔案與個人組織關系、社會福利以及工資等內容存在緊密聯系，其具有法律效用。由此可見，做好現代人事檔案管理工作具有重要意義，尤其是收集、整理和保管工作。

一、現代人事檔案管理存在的問題

（一）管理制度缺乏完善性。當前多數企事業單位還是以傳統模式展開人事檔案管理工作，受傳統模式呆板性以及員工未接受專業培訓等因素的影響，出現管理人員崗位職責不清、崗位內容不明等情況。由于上崗人員未接受專業的檔案管理知識培訓，存在人事檔案管理方面的業務尚不清楚、收集和整理檔案的專業意識不足等現象，此類現象嚴重制約著檔案管理的水平。

（二）管理人員不足。目前，多數企業以及事業單位均以國家規定為要求選配檔案管理人員，其存在一人分管數千卷檔案或者征用臨時工管理檔案的現象。此類人員缺乏專業的檔案管理知識，且未接受專業技能以及基本知識等方面的培訓，工作過程中不清楚自身工作職責，進而導致檔案材料未能夠及時整理歸檔、分類不清等情況出現，在一定程度上對人事檔案管理水平造成影響。

（三）檔案管理落后。伴隨市場經濟的發展，新市場經濟體制以及新人力資源配置方式均產生了重大變化，呈現出單位人向社會人轉變的趨勢，即人才流動性頻繁。在檔案管理工作中，多存在擅自扣檔、重新建檔、擅自帶檔、檔案丟失等現象。此外，近年來高校畢業生喜歡在非公有單位或者外企中就業，此類型單位在選拔聘用人才時對于個人檔案的要求不嚴，進一步弱化了人事檔案管理的社會功能。

（四）檔案管理意識淡薄。人事檔案管理工作不同于其他管理工作，其與企事業單位的業績以及發展之間存在緊密的聯系；檔案管理工作不同于技術部門的工作，其作為一個純文書工作，在企業的發展過程中未能夠提供技術支持，故容易被企事業單位所忽視。受到不泄露檔案就行、保證檔案不丟失等思想的影響，在檔案管理工作中多存在應付的心理，其嚴重制約著檔案管理工作的發展。

二、現代人事檔案管理問題的解決對策

（一）完善檔案管理工作制度。人事檔案管理工作具有復雜性和繁瑣性的特點，為解決人事檔案管理工作的混亂現象，需要一定的規章制度予以規范和約束。首先，可以加強《檔案法》的宣傳力度，一方面可以增加群眾關于檔案基本法律的認知和了解，另一方面可以引導檔案管理人員知法、懂法、自覺守法。其次，政府機關抓緊落實《人事檔案管理法》在促進人事檔案管理工作法制化、正規化的同時，朝著標準化和程序化方向發展。此外，在收集檔案信息的過程中，需要嚴格遵照檔案材料歸檔、轉入、調出等程序，進而防止出現檔案造假、涂改等管理漏洞。

（二）提高檔案管理人員素質。人事檔案管理人員需要與工作緊密結合，不斷提升和充實自己。伴隨計算機網絡技術的發展，人事檔案管理人員需要學習計算機操作知識，并熟悉多媒體技術以及網絡技術的操作和應用，積極參與到多種業務培訓工作中，其主要目的在于提升人事檔案管理人員的現代技術應用能力以及人事檔案管理技術。此外，需要不斷地學習和借鑒成功的先進管理經驗，不斷提升自身實際操作能力以及管理能力，為更好地參與到人事檔案管理工作中做好充足的準備。

（三）建立現代化人事檔案管理系統。伴隨科學技術的發展，現代企事業單位可以建立一套完善、人性化且符合自身發展的人事檔案管理系統，為使單位內部人事檔案管理工作更為便捷，可將先進的科學技術以及網絡信息技術融入工作中。不斷提高人事檔案管理的連續性以及可查閱性，進而拓寬人事檔案管理的使用范圍，以科學化、信息化檔案管理模式為基準，建立一套現代化人事檔案管理系統，以滿足進一步提升人事檔案管理實效性的要求。

（四）增強流動人員檔案管理。人事檔案管理工作中的一大難題便是流動人員檔案管理，為妥善解決上述問題，單位應不斷完善相關規章制度并提出明確的要求，建立并健全流動人員信息收集的方式和途徑，以保障流動人員信息資料的歸檔和更新。充分尊重流動人員的個人隱私，不得拖延收集和整理流動人員信息，并充分利用人事檔案信息挖掘不同類型的人才，利用此類型人才為單位的良好發展服務。

三、結束語

伴隨社會的進步以及人們意識的解放，人們關于人事檔案管理的認識在形式上和方法上均與現代發展呈現不相符合的趨勢，面對現代人事檔案管理工作中存在的問題，從提高人員素質、完善工作制度、建立現代化人事檔案管理系統以及增強流動人員檔案管理四方面出發，促使現代人事檔案管理制度朝著科學化、信息化方向發展，進而為單位長遠發展提供幫助。