淺談做好建筑工程檔案資料歸檔管理的作用

■陳平平 ■遼源職業(yè)技術(shù)學(xué)院，吉林 遼源 136200

建筑工程檔案資料的歸檔管理工作不僅有利于建筑工程質(zhì)量的提高，也是建筑工程施工的重要組成部分之一，記錄著施工單位曾經(jīng)的施工建設(shè)項目，對項目后期的運行、管理和技術(shù)改造等工作起著至關(guān)重要的參考作用。建筑工程資料是具有較高保存價值的圖紙、圖標、文字等原始記錄，完整的反映了整個建筑工程的施工過程以及質(zhì)量驗收記錄，具有依據(jù)、憑證、參考等重要作用。

1 建筑工程檔案資料的構(gòu)成

建筑工程技術(shù)資料從構(gòu)成上講，包含工程施工全過程的原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備的合格證(產(chǎn)品質(zhì)量證明書)和試驗(檢驗)報告、施工記錄、檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄和檢驗批質(zhì)量驗收記錄、測量記錄、調(diào)試記錄、竣工圖紙以及施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、設(shè)計變更、工程竣工驗收資料等。及時、真實、完整、準確、規(guī)范是建筑工程技術(shù)資料歸檔工作的基本要求，這不僅是為了方便今后的利用，還是建筑工程質(zhì)量問題檢查的科學(xué)依據(jù)。

2 建筑工程檔案的內(nèi)涵和特點

2．1 建筑工程檔案的內(nèi)涵

建筑工程檔案的內(nèi)涵十分豐富，不僅有綜合性文件資料，也有具體的土建工程、水、電、設(shè)備安裝施工的文件資料，還包含竣工圖資料等。具體來說，各個綜合部門的資料包含在綜合性文件資料內(nèi)。這其中有政府部門的審批;地質(zhì)、水文、地震、氣象等文件資料;征地、拆遷安置等上級批準文件;項目設(shè)計資料以及有關(guān)合同、戲藝術(shù)等。具體施工過程中的開工報告、圖紙的審查和設(shè)計變更、技術(shù)的交底記錄以及監(jiān)理資料、材料質(zhì)量證明文件、試驗報告資料、工程質(zhì)量事故處理文件、施工總結(jié)等在土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料中可以找到。另外，竣工圖等資料則包含了建筑工程、裝飾工程、結(jié)構(gòu)工程和給排水工程的竣工圖紙等資料。

2．2 建筑工程檔案的特點

首先，單一性。建筑工程的招標、施工直到竣工結(jié)束都有與之匹配，記錄其真實完整的成長過程的資料，這些資料也僅有一套。

其次，真實性。建筑工程的檔案資料室不能弄虛作假的，這是見證某一建筑物從無至有的完整過程，甚至是一個城市變遷與發(fā)展的完整記錄，自詡保證其完整真實。

最后，實用性。建筑工程檔案資料室建筑工程的成長記錄，也是質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的依據(jù)，并且還為今后的城市建設(shè)提供參考借鑒的價值，其實用性是顯而易見的。

3 建筑工程檔案管理的重要作用

在城市快速發(fā)展的過程中，建筑施工工程也隨之增多。在高樓大廈平地而起的過程中，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作對保障建筑工程的施工質(zhì)量有莫大的幫助，也在改善人民生活和促進經(jīng)濟發(fā)展方面起到了一定的促進作用。建筑工程檔案管理工作的重要性還不止于此，現(xiàn)詳細分析如下:

(1)在城市建設(shè)和規(guī)劃管理中起著重要作用。由于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是城市建設(shè)活動積累下來的豐富的經(jīng)驗，也是城市建設(shè)技術(shù)儲備的重要手段之一，因此，建筑工程檔案資料的歸檔管理工作在城市規(guī)劃和建設(shè)管理過程中發(fā)揮著重要的作用。城市建筑物的擴展和維修以及改建工作也都要以建筑工程檔案資料為基礎(chǔ)，所以必須加強管理工作的進行。

(2)城市防災(zāi)和災(zāi)后重建的重要基礎(chǔ)。在預(yù)防自然災(zāi)害破壞以及城市的災(zāi)后重建工作中，建筑工程檔案資料有助于我們發(fā)現(xiàn)建筑工程的薄弱環(huán)節(jié)，也有助于我們恢復(fù)城市災(zāi)前的本來面目或者為城市的改建提供參考依據(jù)。另外，由于建筑工程檔案真實記錄了城市建設(shè)的全過程以及各建筑物之間的內(nèi)在聯(lián)系，因此，建筑工程后期的檢測和維修以及災(zāi)后破損建筑的拆除和重建都要借鑒建筑工程檔案資料的內(nèi)容，所以必須做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作。

(3)建筑工程的使用和管理業(yè)離不開建筑工程檔案資料的支持。建筑物的后期使用和管理業(yè)始終離不開檔案資料的支持。建筑工程使用過程中遇到問題首先用到的就是查閱建筑工程檔案資料，因此，做好建筑工程檔案資料的歸檔管理工作是必須也必要的。另外，建筑工程檔案資料對于同類工程的設(shè)計和建設(shè)也具有重要的參考和借鑒價值，是促進建筑工程科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基石。

4 改進建筑工程檔案資料管理的措施

對于建筑工程檔案資料的歸檔管理工作并不是考個人力量和以簡單完成的，這需要眾多部門的協(xié)作和配合。首先要加強檔案資料歸檔管理工作重要性的宣傳，讓參與此項工作的人員都能提高自己的認識;其次，安排專業(yè)的管理人才進行檔案資料歸檔管理工作的進行，對建筑工程檔案資料的完整性和連貫性予以保證。最后，做好建筑工程檔案資料的分類和編號處理，以便以后查閱相關(guān)資料時能快速找到相關(guān)文件的位置，同時也能避免工程檔案資料的流失。

5 結(jié)束語

建筑工程檔案資料是企業(yè)寶貴的財富，不僅能在工程建設(shè)過程中起發(fā)揮重要作用，還能在城市化建設(shè)過程中提到積極的推動作用、借鑒作用和參考作用。建筑工程檔案資料的歸檔管理是一個龐大的工程，并不是少數(shù)幾個人就能完成的。為此，應(yīng)該成立專門的檔案歸檔管理部門，并聘請專業(yè)的檔案管理人員進行相關(guān)工作，保證建筑工程檔案資料的歸檔管理工作能及時有效的完成。只有這樣，才能更好的發(fā)揮建筑工程檔案資料歸檔管理應(yīng)有的作用。

［1］耿永莉．淺談工程檔案管理的重要性［J］．建材與裝飾(中旬刊)，2007(12)．

［2］郭美孝．建設(shè)項目檔案收集歸檔存在的問題與對策［J］．機電兵船檔案，2008(1)．

［3］羅理春．淺談建筑工程檔案實效管理［J］．中國科技博覽，2010(20)．