淺談外貿函電課程創新

蔡雯玨

【摘 要】外貿函電旨在培養學生掌握外貿函電的基本原則，在業務中能夠利用函電和客戶進行業務磋商和履行。傳統的外貿函電教學存在的諸多問題使其教學無法達到這種教學效果，因為過于重視理論知識，但實際運用能力卻不盡如人意，畢業生到了工作崗位后運用英語進行國際商務溝通能力不強，無法適應社會與企業的需要。外貿函電課程必須從教學理念、教學方法與手段、教學環境等方面進行創新和改革。文章以外貿開發信寫作為例對外貿函電課程的教學內容和手段的創新提出了一些建議。

【關鍵詞】外貿函電；模板化教學；客戶開發

一、外貿函電課程教學現狀

作為一名高職院校國際貿易實務專業的教師，本人深刻的意識到“重理論，輕實踐”是目前高職院校國貿專業在外貿函電課程教學中存在的普遍問題。由于教學大多還是只停留在理論層面，學生很難從課本的案例中體會外貿工作的真實環境。造成這一結果的主要原因是教師本身缺乏足夠的行業經驗，甚至有些是從英語教師轉型而來或兼任；所以長期以來外貿函電教學一直是以學習書本上的模板信函為主，花大量的時間和精力在研究信函的句型和詞匯運用上。但對于這樣的信函到底能收到什么樣的功效，沒有人真正研究過；而且在真實的工作環境中這樣模板化教學中學到的知識是應付不了和外商的業務往來的。

另一方面，這樣的教學模式對于學生來說這就意味著課堂上要花大部分時間作大量筆記，理解信函意思，翻譯句子；課后花大量精力去消化課堂筆記，熟悉詞組句型。這種“填鴨式”拘泥于寫作訓練或翻譯閱讀訓練的單一教學模式大大降低了學生課堂學習的效果，也影響到他們的學習興趣。

二、外貿函電課程的改革目標

學生在教學過程中切實感受到具體的商務工作場景，身臨其境的接受任務，分析問題，解決問題。改變郵件寫得過長，沒有明確的主題，長篇大論的公司或工廠介紹這些外貿函電中的通病。要讓學生了解到即使你的郵件寫得四平八穩，語法精到，整篇下來沒有任何錯誤，在大學里可以拿滿分的作文，客人收到以后，還是怎么看怎么別扭。要解決這些問題必須要忘記中國人的行文和思維方式，要按歐美人的習慣去思考問題和寫郵件，這樣才能讓客人把你當成同類。

三、以外貿開發信寫作為例

無論是傳統貿易還是電子商務逐漸盛行的當下，開發信都外貿業務是流程中的第一步，對于完全陌生的客戶，開發信是你留給客戶的第一印象。能夠寫一封內容完整、語言流暢并且不失禮節的開發信對于很多業務員來說并不困難；但是如果從開發信的回復率上來看，結果并不理想。很多業務員每天發送的開發信數量并不少，但是能夠收到回復的寥寥無幾；而在這些回復郵件中，最終能成交的更少之又少。那么是什么原因導致這些開發信沒有引起客戶的關注呢？

本節教學內容主要包括兩個方面尋找目標客戶和開發信寫作。因為開發信不能盲目的發送，必須要有明確的潛在客戶作為對象，所以尋找目標客戶是必要環節，也是在開發信寫作講解之前必須要讓學生了解的內容。

傳統尋找客戶的途徑中最為有效的一定是參展，但是參展由于時間的局限性和費用較高，不可能在日常工作中每天使用。互聯網彌補了這些不足，比如利用搜索引擎e.g. Google和B2B網站e.g. Alibaba.com。所以在教學過程中，著重介紹這兩種方式下如何定位目標客戶。

（一）利用搜索引擎

以目前眾多搜索引擎中使用量和訪問量最大的Google為例，很多人并不知道如何真正有效的利用Google，所以總是找不到目標客戶。在教學過程中，向學生介紹一些使用Google的技巧，幫助他們日后在工作中能夠快速有效的找到目標客戶，歸納一下，主要有以下幾個方面：

（1）學會使用各國的Google網址

（2）設置有效靈活的搜索關鍵詞

（二）B2B網站

最好能夠使用付費的B2B網站，畢竟這些公司會在廣告和開發上投入較高的預算。針對這個內容在教學過程中，需要利用一定時間向學生演示如何使用Alibaba國際站資源。

但是無論是搜索引擎還是B2B網站，關鍵詞的設置對于能否準確的定位目標起到了決定性的作用；設置關鍵詞不能過于狹窄，特別是同一中文意思，對應的英語可能有幾種，所以不能只限定于一個英語關鍵詞；各國對于同一種產品，叫法也不統一，所以要先對各國行情做好調研。

通過上述途徑確定你的目標客戶后，才能開始寫開發信。但是傳統的外貿函電教學中，開發信的內容過于模板化，這樣的教學方式對學生將來走上工作崗位幫助甚微，所以必須要改變。那么在實際業務中，能夠獲得較高回復率的開發信具備了哪些要素呢？以下幾個方面不能忽略：

（1）開發信標題的設置：避免模板化標題，能夠吸引別人的眼球（通過比較兩組標題，分析兩組標題的利弊）。

（2）精簡的篇幅：冗長的開發信往往會令客戶失去閱讀的興趣（通過引入兩封郵件，比較未縮減和縮減之后的開發信的區別）。

（3）直奔主題。

（4）避免在郵件主體內容中設置過多的圖片和鏈接。

除了這些意外，一些細節也不能忽視，比如郵件稱呼要避免使用籠統稱呼，會給客戶造成是群發郵件的印象；郵件結尾簽名要完整，盡可能多的讓客戶了解你方的信息；重要的信息盡量不要用附件形式發送給客戶，有可能因為懼怕附件攜帶病毒而不打開閱讀；開發信中盡量要讓客戶能夠回想或者聯系起之前的交往經歷，不然容易被當成垃圾郵件；以及商務信函寫作的4C原則在開發信中的應用。

以上所談的只是寫一封合格開發信的要求，如果想讓你的開發信更上一個臺階，更準確的抓住客戶的心理，開發信還可以用群組的形式發送，過程大致如下：

第一封籠統的介紹企業概況和產品的郵件，詢問客戶的合作意圖，以此作為敲門磚；

第二封郵件針對客戶所在的特定市場推薦幾款典型產品或者暢銷產品，最好能附加圖片，使客戶有更直觀的感受；endprint

第三封郵件可以針對簽名推薦的一兩款產品向客戶直接報價，試探客戶的反應；

如果客戶有回復，第四封郵件可以附上關于產品的一些測試報告，認證等；

如果還有回復，在下一封郵件中可以介紹工廠的生產能力和設備，也可以歡迎客戶來驗廠。

這種方式既避免了每一封郵件過長的問題，又可以有連續追蹤的效果；后一封郵件是對前一封郵件的遞進，可以逐漸調動客戶的興趣，將潛在客戶逐步轉化為真實客戶。

本節內容的理論教學完成后，還可以給學生布置一些課后任務，比如熟悉利用搜索引擎和B2B網站找客戶的方法，還有一些郵件發送技巧，可以安排1課時在實訓室讓學生直接上機操作。

四、外貿函電課程教學方法匯總

（一）情境教學

在模擬的工作環境中，由學生扮演角色來體驗工作過程、學習相關知識，提高外貿英語的語言運用能力。這種情況的教學程序是：教師圍繞教學目標設計教學活動，進而創設模擬情境，介紹職業角色和工作過程，然后組織學生扮演職業角色，反思、總結工作過程、整理知識，最后加以鞏固。例如寫推銷信時，可以模擬廣交會的情形，讓學生搜集語言材料，進入職業角色進行情境對話來介紹公司和產品，最后由老師匯集點評學生的材料，介紹推銷信的寫作技巧，寫作要點及常用的表達方法，使知識系統化，進而布置鞏固性作業并加以矯正。同樣，在學習詢問交易條件、磋商交易條件的信函時，也可以采用模擬談判、角色扮演的教學方式。

（二）軟件模擬

利用外貿業務模擬軟件，使學生置身于仿真的國際市場環境中從事進出口操作，學生對業務環節有個更清晰、切實的感受，在具體的環境中教授外貿函電寫作，更能使學生思維活躍、縝密，促使其選擇適當的語言清楚、簡潔、禮貌地表達所想，更好地理解專業術語所代表和蘊涵的意義，實現語言學習、商務知識學習和實踐的良好結合，培養了學生的商務交際能力。利用外貿業務軟件開展教學同時也滿足了學生個性化學習的需要，學生根據自己的需要和興趣進行學習，教師提供針對學生個體的幫助輔導，這種個性化的服務更能促進學生知識的建構。

（三）外貿資源平臺

利用外貿資源平臺讓學生嘗試真實的溝通。讓學生在諸如阿里巴巴國際站，環球資源等主流的外貿資源平臺上搜尋真實的產品資料和客戶信息。

五、結語

外貿函電課程作為國際貿易實務專業的核心課程，教學效果的好壞直接影響到學生今后進入工作崗位的表現。以上這些改革和創新是已經經過了一段時間的教學實踐驗證的，證明能有效地激發學生參與課堂教學的積極性，突出學生在教學活動中的主體地位，加深了學生對所學知識的理解和記憶，并對自身不足之處給予充分的認識。當然今后在該課程的教學中還有很大的提升空間，教師本身還應該利用業余時間到企業中了解行業最新動向以及搜集行業案例，以便充實今后的教學內容。

參考文獻

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