秘書如何“反擋駕”

張曉敏

秘書替領導委婉地拒絕某些沒有預約的來電或來訪，被稱為擋駕。秘書經常用來擋駕的理由有這么一些：1.對不起，老總剛開完會，我幫您看看他出去沒有。2.不好意思，領導還沒有回來。3.您說的這件事領導還在研究，等有了結果我會第一時間告訴您。目前，秘書學界有不少關于秘書擋駕技巧的研究，比如《論秘書擋駕情景中模糊語言的巧用》等。那么，當我們電話聯系或上門拜訪外單位領導時，如果對方秘書也拿出擋駕招數，我們該如何應對呢？這就需要秘書有“反擋駕”的本領。

1.先自己擋一擋自己

在決定去電話或訪問之前，先自己想一下，是不是必須找對方領導才能解決問題。如果找秘書或其他部門負責人也可以達到目的，就自己先替對方擋駕吧，因為我們的目的是解決問題。

2.語言簡潔明快，保持真誠的微笑

秘書工作繁忙，沒有時間聽取長篇大論，而且講得太多聽者也不一定記得全，所以應以最簡單明了的語言把問題講清楚，最好以一句話總結，以便對方盡快確定處理辦法。另外，如果不是很嚴肅甚至悲傷的話題，盡量情緒高一點，帶著微笑去講述，把輕松愉快的情緒傳遞給對方，這樣容易讓對方樂意為你服務。正如美國密歇根大學的心理學教授詹姆斯·V·麥考奈爾所說：“微笑的人在管理、教育和銷售方面會更有效。”

3.如果自己的問題與對方有關聯，盡量站在對方的立場上闡述

人們最關心的莫過于跟自己或本單位息息相關的事情。如果站在對方立場上闡述問題的利害關系，對方自然容易接受。成功學大師戴爾·卡耐基認為，高效的領導者應該遵循六大指導方針，其中一個就是，“在你向他人提出你的要求時，用這樣一種表達方式：這個想法是為了他的利益”。當然，闡述要順理成章，如果是與對方無關的事情，不要牽強地尋求與對方的結合點，以免適得其反。

4.把握時機

一般來說，與對方聯系應該盡量避開以下幾個時間點：（1）每天剛開始上班的半小時或臨近下班的半小時。剛開始上班，本單位本部門的事情還沒有完全理順，自然沒有心思解決你的問題；而臨近下班時，或者忙于完成手里的工作，爭取按時下班，或者已在盼著下班，也沒有心思或者時間接待你。（2）每周一上午。單位一般都安排在這個時段開會，布置本周的工作任務，所以不宜打擾。（3）節假日前一天的下午或節假日后的第一個上午。秘書在這兩個時段里一般都很忙碌，比如要趕在放假前把緊急工作做完，以便安心休假；比如節假日期間積累下來的一大堆文件、郵件正等待處理；比如還沒有完全從假日綜合癥中清醒過來，當然無法完成高質量的聯絡工作。

5.積累人脈

這一招主要用于經常有聯系的單位或部門。如果經常有工作上的聯系，只要有機會就多互相關心一下，這種方式會在彼此心里裝上滿滿的溫暖。當彼此心理距離拉近了，甚至有了一種自己人的感覺，那么無論何時你有事相求，對方都會樂意幫忙。這一招的要點是“功夫在平時”，比如得知對方身體不適，找機會探望或者打個電話問候一聲；比如在對方或其父母子女生日時發一張電子賀卡或者一條祝福短信，這些都是不錯的表達方式。

“反擋駕”的招數有很多，以上五種是比較容易做到的辦法。希望大家在實踐中發現更多更好用的反擋駕妙招，為自己的工作錦上添花。

（摘自《秘書》）