論高校檔案管理的人本化及其實施措施

趙艷

摘要：高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，人本化管理是現代管理的新理念和精髓，也是高校檔案管理和可持續發展的必然要求。本文結合《高等學校檔案管理辦法》，從介紹人本化管理的內涵與特征出發，提出在高校檔案管理中實施人本化管理的具體措施，表明了只有在檔案管理工作中樹立以人為本的理念，有效地實施人本化管理，才能優化檔案這一重要信息載體，更好地服務于組織和社會單元，切實提高高校檔案在高校建設和發展中的作用和功能。

關鍵詞：高校檔案管理；人本化；內涵與特征；實施措施

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）17-0006-02

高校檔案是高等學校發展的歷史性記錄，高校檔案管理既是高校管理工作的重要組成部分，也是社會檔案管理的不可或缺的要素。為此，教育部和國家檔案總局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》，使得這項政治性和機密性很強的工作有了操作的規范和行動的指南。高校檔案管理人員要深刻領會《高等學校檔案管理辦法》的出發點，適應知識經濟時代的客觀要求，實行人本化管理，將管理理念和管理方式從以“物”為中心的靜態管理向以“人”為中心的動態管理轉變，確立人在管理過程中的主導地位與服務核心。

一、高校檔案人本化管理的內涵與特征

人本化管理是20世紀80年代以來風靡全球的一種新型管理模式。高校檔案的人本化管理主要體現在樹立和強化以人為本的檔案管理理念，強調一切以“人”為中心，維護“人”的利益，滿足“人”的需求。其客觀屬性主要包括兩個方面：第一是在檔案館（室）內部以管理人員為本，一切依靠管理人員，樹立管理人員的“主人”意識。第二是在外部以檔案查詢應用的服務對象（師生或社會相關部門及個體）為本，樹立“以服務對象為本”的服務理念。其內涵是在檔案館（室）內部管理建立一整套完善的動力、壓力、約束等管理機制，根據人的需求規律，尊重人的情感，激發人的熱情，追求人的發展，實現人的價值，在檔案的收集編目、調閱查詢、系統管理等技術性、學術性、專業性較強的工作中廣泛征求一線檔案管理人員的意見和建議，充分發揮一線檔案管理人員在檔案管理工作中的積極性和創造性。將檔案館（室）隊伍建成一個氣氛和諧、裝備現代、管理科學、良性循環和持續高效的團隊集體，最大限度地發揮檔案館（室）信息資料、設備、資金的作用，更好地為教師的教學、科研、大學生成長成才及社會相關部門服務。在對檔案使用對象的服務過程中，堅持以人為本，以服務對象為中心，尊重、方便檔案使用者，滿足檔案使用者的需求，體現人文關懷，實現組織效益最大化。從特征上看，高校檔案人本化管理突破了傳統的檔案管理機制，注入了更多的情感因素，滿足了人的愛、尊重與自我實現等需要，為檔案管理人員創造了各種有形和無形的條件和環境，為他們的自我實現和自我超越創造了空間。同時拉近了檔案使用者與檔案館（室）的距離，密切了二者的關系，以人性化的服務與管理實現了“內部”與“外部”的同步激活。

二、在高校檔案管理中實施人本化管理的具體措施

1.營造良好的檔案工作環境，引導檔案管理人員主動發揮自己的潛能。傳統的高校檔案管理集中表現為物本管理，把主要的視點放在了檔案本身，忽視了人的因素。現代管理理念秉承人本主義思想，把人作為一種充滿活力的戰略投資資源，管理的核心自然落實到了人的身上。新時期高校檔案管理應該將“以人為中心”貫穿于管理活動的始終，明確一線檔案管理人員是檔案管理的主體，設法營造良好的檔案工作環境，在精神和物質兩個方面構建留住人、影響人、激勵人的大氣候，創設和諧、民主的人際關系，根據個性特點、特長和潛質進行人力資源的最佳配置，及時處理好檔案管理中出現的問題，積極提倡檔案管理人員對檔案館（室）的各項工作提出合理化建議，使檔案管理人員真正感覺到學校檔案管理事業的發展與自身的利益和發展密切相關，進而引導檔案管理人員主動發揮自己的潛能，以主人翁的姿態參與檔案的有效管理。

2.建立公平、公正的人事管理機制，形成檔案管理人員的內在追求導向。要開創高校檔案事業的新局面，離不開檔案管理人員才能的發揮，而公正、公平的人事管理機制是檔案管理人員努力工作的有效動力。首先要建立一套科學、合理、便于操作的管理制度，將檔案管理納入制度化、規范化的軌道。其次要做好人才與崗位的科學配置，實行崗位管理，根據誰主管，誰負責；誰經辦，誰負責的原則，形成目標明確、責任權利對應的崗位責任制，認可并落實檔案管理人員的各項權利。第三要引進競爭機制，創新用人制度、分配制度、獎勵制度，改變檔案部門長期存在的“大鍋飯”現象。客觀、公正地評價考核每個人的工作，并與晉升職務、職稱嚴格掛鉤。第四要強化監督機制，堅持“依法治檔”，及時消除不良影響。第五要為檔案管理人員創造盡可能多的學習、培訓和進修機會，拓寬他們的發展空間，力爭用機制引導管理人員正確的內在追求。

3.充分利用現代信息技術，提升高校檔案管理人性化水平。隨著社會信息化程度的提高，檔案載體呈現出多樣化的趨勢，電子文件已成為檔案載體的重要成員，這就要求高校檔案管理必須與時俱進。為有利于檔案的管理、保存，方便檔案使用者的查詢、閱覽等需求，我們應該充分利用現代信息技術，積極開發、運用適合于高校檔案信息綜合管理的軟件，建設高校檔案電子信息管理系統，建立起資源數據庫。利用軟件對高校檔案的收集整理、鑒定保管、統計檢索、編研利用等業務環節實施計算機有效管理，實現檔案工作自動化，檔案管理工作信息化，計算機檢索系統實用化。

4.把檔案服務對象作為管理的著眼點，實現和優化檔案管理的服務功能。高校檔案管理工作應以檔案使用者為本，離開了檔案服務對象，檔案管理就成了無源之水、無本之木。因此，檔案管理人員首先要轉變服務理念，樹立“用戶之上、服務第一”的管理意識，隨時傾聽檔案服務對象的反饋意見，征求并尊重檔案服務對象的潛在需求，及時整改服務中的不足。其次要提高服務素質，熟悉館藏，提升業務水平和服務品質。在實行微笑服務的同時，開展“為人找檔案”、“為檔案找人”、“使檔案物盡其用”等人性化服務。

高校檔案管理的人本化實現了從以“物”為中心的靜態管理向以“人”為中心的動態管理的轉變，為開創高校檔案管理工作新局面提供了有力的保障。應該說：人本化管理確立了人在管理過程中的主導地位，有效激發了高校檔案管理的活力，對于實現高校檔案館（室）的總體管理目標，更好地為檔案使用者和社會服務具有不可或缺的推動作用。

參考文獻：

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