借閱檔案超期不還解決方案

馮佳

摘 要：針對檔案超期借閱問題，分析其產生的原因，提出設置合理的借閱期限、確定檔案催還模式、完善檔案提供利用服務、建立超期檔案回收機制、做好配套基礎工作等解決方案，以期最大限度地減少企業檔案超期利用現象的發生。強調根據檔案用戶的知識結構、行為方式和心理傾向等提供人性化利用服務，實現檔案部門和檔案用戶的和諧雙贏。

關鍵詞：逾期借閱檔案；檔案借閱；檔案催還；檔案用戶

Abstract：The paper analyzes the causes of overdue-borrowing archives， and proposes to some solutions that set up reasonable time limit of borrowing， determine the model of recalling archives， improve the service of accessing to archives， establish the mechanism of recalling overdue archives and do supporting groundwork well. This paper lays emphasis on that we should provide humanized service in accordance with the knowledge， manner and psychology of archive users to achieve double wins.

Keywords：Overdue-borrowing archives；Access to archives；Archives recall；Archive users

不管是在學術界還是在實際工作中，我們一貫強調加強檔案利用，擴大檔案利用，檔案利用為綱，等等。企業一般用利用率考察檔案工作情況，檔案利用本身往往被當作追求目標，利用率越高，檔案工作的價值才得以實現。一味追求利用工作量，以至于利用的后續工作被忽略了。在利用工作開展過程中，筆者發現檔案超期不還現象很多，這不僅影響了他人的借閱，降低了檔案的利用率，也影響了檔案部門整體服務形象。只有認真分析借閱超期的原因并采取相應措施，才能減少超期現象的發生，實現檔案部門和檔案用戶的和諧雙贏。

1 檔案超期不還原因分析

通過調查，筆者發現造成借閱超期主要有以下原因，也反映出檔案部門的一些問題。

①借閱制度不健全，沒有制定違約和賠償處理辦法，超期不歸還沒有懲罰措施，有些檔案用戶就會長期占有所借的檔案，想還就還，不想還就不還，造成檔案歸還率低。

②工作重點大部分放在提高利用率、檔案信息化等方面，很少顧及檔案用戶的違規行為，沒有嚴格執行催還，致使檔案超期不還現象屢屢發生。

③催還方式單一，催還力度不夠，負責提供利用的檔案人員工作主動性不高。催還采用的是溫馨提示的方法，檔案用戶再次借閱時檔案人員提醒其歸還超期檔案，責任心不強的檔案人員根本不進行催還。

④未開通網上續借服務，沒有根據用戶行為習慣提供服務，檔案用戶無法對未使用完畢已到期的檔案方便快捷地進行續借。檔案用戶對網絡具有很強的依賴性，傾向于網絡化操作，不愿意到檔案部門辦理續借。

⑤檔案工作的輔助地位和服務性質，致使檔案部門沒有話語權。業務部門認為檔案部門應該服從其工作需要。

2 解決檔案超期問題方案研究

2.1 設置合理的借閱期限。借閱期限過短，檔案用戶未使用完畢，只好逾期使用；借閱期限過長，檔案用戶容易將久置不用的檔案忘諸腦后，同時也增加了檔案遺失的風險。合理的借閱期限，既能滿足檔案用戶的需求，又可縮短檔案在檔案用戶手中的滯留時間，加快循環周期，降低拒借率。

設置借閱期限，必須兼顧科學性、合理性和靈活性，在調查、統計和分析的基礎上，根據檔案利用周期重新確定借閱期限和續借次數，有些檔案利用者很少，可以適當放寬借閱期限。如正常借期為60天，續借次數限制為3次，超出3次，檔案用戶可以提出申請，由部門負責人、檔案部門負責人簽字同意繼續續借。

2.2 確定檔案催還模式。檔案催還是一個向檔案用戶發送信息的過程，而且是一個長期連續的過程。如何將不斷產生的、大量的催還信息準確、可靠地發送給檔案用戶，是催還工作能否成功的關鍵。目前的催還方式主要有以下幾種：

2.2.1 電子郵件催還。電子郵件是當今Internet上應用最廣泛的信息服務之一，具有傳遞速度快、使用方便、費用低廉、不限地點等特點，利用電子郵件發送催還信息是一種方便、經濟、快捷的方式，但其可靠性會因為個別檔案用戶不能及時注意到郵件而達不到催還效果。[1]

2.2.2 管理系統自動催還。目前國內外大多數計算機集成管理系統均可以自動產生逾期檔案用戶名單并自動在網上發布，這給檔案人員和檔案用戶都帶來了極大的方便。我們可以通過編程，用系統自動發送電子郵件的方式實現催還信息的主動推送服務；還有一種方式是利用檔案管理系統自動給超期的檔案用戶發送提醒信息，在用戶登錄后自動提示。這也有個時間延遲問題，檔案用戶如果不查詢檔案，就看不到催還信息，使得催還工作的效果打折扣。

2.2.3 即時通訊工具催還。企業即時通訊工具有完整的通訊錄，可以聯系到每個部門每個人，加上這是內部聯系的常用方式，軟件開機自動登錄，即使發送消息時對方沒有在線，上線后也能及時看到留言信息，具有便捷性、實用性和及時性。即使沒有企業統一的通訊工具，也可以用騰訊QQ聯系，QQ是目前使用最為廣泛的即時通訊工具。

2.2.4 電話催還。將超期信息統計匯總后，由檔案人員專門進行電話催還，對比其他催還方式，電話催還的成本相對較高，但催還效果最好，是最直接、最可靠的方式。

2.2.5 下發催還通知。將催還信息打印清單，以通知的形式發給利用者所在單位。這種方式雖然原始，但仍然有效，可靠性也比較強。與電子傳輸方式相比，催還通知投遞有一定時滯，催還通知并不能馬上到達利用者手中。

2.2.6 網上公告催還。在主頁上公布催還信息，包括檔案名稱、借閱者、借閱和歸還的時間，檔案用戶根據這些信息可清楚地知道自己哪些需要歸還或者續借。這種方式簡便易行，但并非所有的檔案用戶都經常關注檔案部門網站，檔案用戶是否接收到催還信息不能確定。[2]此外還有手機短信催還、專用催還軟件催還等方式，檔案部門應該做好催還效果統計，了解檔案用戶對催還方式的偏好，總結出哪種催還方式是最有效的。為了達到更好的催還效果，我們可以綜合運用各種催還方法，用其所長，形成獨特有效的催還模式。

筆者認為，這些催還方式中，檔案用戶都是被動接收催還信息，而且都是檔案逾期了才催還，鑒于此，我們可以開展主動式檔案催還，提前7天～10天用最便捷、實用的方式提醒檔案用戶所借檔案即將到期，還可在檔案管理系統中增加用戶自行設置還檔提醒時間的功能，使用戶在檔案催還中從被動變為主動，使提供利用服務工作更具人性化。例如檔案部門提前一周用即時通訊工具提醒檔案用戶即將到期，超期則對其進行電話催還，最后對仍然沒有歸還的檔案用戶下發催還通知。

2.3 完善檔案提供利用服務。①互聯網改變了人們的生活方式，人們越來越依賴網絡來解決遇到的問題，我們需要重新審視檔案服務的方法和手段。檔案服務都是面向檔案用戶的，故完善檔案提供利用服務要以檔案用戶的需求分析作為立足點，根據用戶利用檔案的行為特征、習慣和用戶的需求做出個性化服務措施。求便心理是檔案用戶最基本的心理特征，對此檔案部門應盡快實現網上查詢到期時間，檔案用戶忘記借閱日期時可以登錄檔案管理系統隨時查看，并開通網上續借服務，滿足檔案用戶簡單方便的心理需求，減少超期問題。

②檔案用戶借閱的檔案即將到期時，檔案部門應利用現有資源，采用多種方式準確、及時地通知檔案用戶，這是避免檔案用戶借閱超期的關鍵。只是在檔案超期后進行催還，收取罰金，會引起用戶的反感，認為超期罰款是一種變相營利行為，檔案部門應該提供催還人性化服務，即根據檔案用戶的知識結構、行為方式和心理傾向等有的放矢地為其提供定向化的檔案到期提醒服務，解決檔案用戶忘記借閱日期的問題。[3]

③為了緩解檔案資源的有限性與檔案用戶需求的無限性之間的矛盾，檔案部門可以提供預約服務，檔案用戶根據自己需要，可以對正在出借狀態的檔案提出預約申請，檔案管理系統根據預約相應地停止續借，發送請求及時歸還的信息，對于續借的檔案，要求利用者立刻歸還。[4]舉例來說：檔案的借期是60天，出借的60天內，如果另一位檔案用戶急需使用這份檔案，那么檔案部門向其發送請求盡快歸還的信息，并不允許續借。由于不能剝奪檔案用戶的正常使用權益，所以只能請求其使用完畢后盡快歸還。若被預約的是在續借期的檔案，檔案部門則進行催還，要求利用者立刻歸還。

這樣不僅可以提高檔案的流通率和利用率，降低檔案部門拒借率，還可以讓急需使用的利用者在最短時間內獲得檔案。為了保障預約催還取得實效，對于被預約的檔案，采取較為嚴厲的超期罰款措施。

2.4 建立超期檔案回收機制。造成借閱檔案超期不歸還的原因，一是檔案部門領導對催還工作不聞不問，沒有給予足夠的重視。二是沒有形成長效機制，想起了催，沒想起就不催。我們要隨時掌握催還情況，將檔案催還納入工作流程中，形成規范穩定的運行模式，對超期檔案想盡辦法“追”還，對遺失的督促檔案用戶履行相關手續，同時想辦法補救，形成超期檔案回收的長效機制。

2.4.1 完善借閱制度。沒有可靠、易于執行的管理制度，各項工作的正常運行很難得到保障。圖書館超期罰款政策作為一項管理手段，得到世界圖書館界的普遍采用，并在長期的實施中被證明是行之有效的，我們也可以在檔案部門中沿用。為了避免個別利用者長期獨占檔案，實現資源共享，保證檔案的正常流通周轉，降低拒借率，在檔案借閱制度中增加超期罰款和超期限權等處罰條款，增加檔案用戶違約成本。[5]例如，明確規定檔案借閱的超期罰金是每天1元，對預約催還的超期罰款是每天5元。對經多次催還仍不歸還的檔案用戶，除了采用罰款的管理手段外，還應采取暫停檔案用戶借閱權利等措施來督促其按期歸還檔案。

2.4.2 建立信用機制。引入信用獎懲機制，采取積分制，對于信用記錄良好的檔案用戶給予積分，并且不同積分段享有不同權限優勢，可以延長借閱期限，增加續借次數，優先拿到排隊等待中的檔案等。相對的，如違反制度的，同樣要給予懲罰，扣除一定的積分，或一個時間段內的權限限制。

2.4.3 明確催還責任。檔案催還是利用工作的一部分，由負責提供利用的檔案人員負責，即誰借出誰催還，將檔案催還納入工作職責，責任到人，并作為績效考核點，與獎金掛鉤，激勵檔案人員的工作積極性。

2.5 做好配套基礎工作。①做好檔案借閱期限、檔案借閱規則和違約處罰措施的宣傳工作，讓廣大檔案用戶知曉，引起重視。②有穩定的檔案網絡平臺，為檔案用戶網上查詢和網上續借提供技術支持，確保他們能夠快速、準確和便捷訪問。③完善檔案統計工作。檔案部門非常注重對利用工作量的統計，目前只有對利用卷（件）次和利用人次的統計，應該加強對借閱具體情況的統計，以便清楚掌握檔案的借閱狀態，到期時間，哪些應該進行催還，等等，繼而確定采取何種方式催還。

3 結語

目前，還沒有探討檔案超期問題的學術論文，筆者推測，一是出借這種提供利用方式在檔案界應用不廣泛，更多的是以閱覽的方式提供利用。二是檔案利用量不大，即使有出借檔案，也是比較少的。本文探討的檔案超期問題更多存在于提供出借服務，并且檔案利用量大的企業檔案部門。

檔案能否按時歸還，不僅取決于利用者自身，還跟檔案工作是否深入細致有關系。我們要根據檔案用戶的知識結構、行為特征、心理傾向和需求變化，不斷改進工作方法和手段，不僅能為檔案用戶提供人性化的服務，滿足其需求，還能最大限度地減少檔案借閱超期現象的發生，使檔案工作取得良好成效，實現檔案用戶與檔案部門的和諧共贏。

參考文獻：

[1]張智勇，李敏.淺析高校圖書館借閱超期的成因及對策[J].科技情報開發與經濟，2011，21（26）：71.

[2]高源，趙鴻雁，李杏麗.催還服務在圖書流通中的作用探析[J].農業檔案情報學刊，2009，21（12）：213～215.

[3]吳馮娣.高校圖書館借閱超期的原因與對策[J].孝感學院學報，2011，31（3）：123～125.

[4]樓晶.國內圖書館彈性借期制下的催還模式研究[J].圖書館學刊，2008（4）：90～92.

[5]張秋莉.淺談高校圖書館遏制借閱超期現象的對策[J].科技情報開發與經濟，2010，20 （10）：23.

（作者單位：中國石油遼河油田分公司勘探開發研究院 來稿日期：2014-05-21）