縣級醫(yī)院人事檔案管理存在問題及措施

李慶鳳

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，縣級醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用十幾年前的管理模式，醫(yī)院人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。

1.1 人事檔案管理制度不健全。近幾年，我院自主引進數(shù)位高級專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務(wù)中心辦理人事代理，但同樣因缺少原始的人事資料，無法核定工資標準。還有的因原單位不同意放人，致使他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，“有檔無人”、“有人無檔”的現(xiàn)象比比皆是，給新錄用單位在人員管理、人事審核、審批工作中帶來不便。

1.2 人事檔案管理不集中、模式單一。縣級醫(yī)院檔案管理模式采用“封閉式管理”，過于強調(diào)保密性原則。人事檔案調(diào)遣、查詢“門檻”太高，一般需領(lǐng)導審批和專門介紹信，甚至是多個或多級領(lǐng)導同意。人事檔案利用范圍小，只用于政審、調(diào)資、年終考核、辦理退休。人事檔案管理通常分四個部門，歷年由人社局統(tǒng)一招聘分配的，有編制的正規(guī)高校畢業(yè)生，檔案由人社局檔案室保管；我院自主聘用的高層次專業(yè)技術(shù)人才、正規(guī)高校畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級前、部分合同制員工，檔案由人才交流中心保管；其他在編員工，但非人社局招考分配的，檔案由主管部門衛(wèi)生局保管；另部分合同制員工，檔案由我院人力資源科保管。

1.3 人事檔案管理手段滯后。第一，資料收集不及時。如醫(yī)護人員的外出進修、科研論文、職稱晉升、各級表彰等檔案多保管在醫(yī)院的醫(yī)務(wù)科、護理部，遇到歸檔或查詢時，檔案員要經(jīng)常往返于各科室之間進行搜集、整理、復印。第二，檔案信息資源利用率不高。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、工資調(diào)整、醫(yī)德醫(yī)風考核、學歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時查詢的情況時有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。第四，工作量大。現(xiàn)人事檔案是以紙質(zhì)、照片等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，工作量巨大，步驟也繁瑣。

1.4 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不精。在我院從事檔案管理的大多是一些即將退休的老護士長。由于年齡大，從事臨床護理工作吃力，便照顧到行政后勤管理檔案。專業(yè)知識不足、檔案業(yè)務(wù)不熟、變動頻繁，勢必影響檔案管理工作的質(zhì)量和利用。

2 人事檔案管理工作措施

2.1 重視醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)。可通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來，并且保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。同時，醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃。不但要進行檔案管理現(xiàn)代化的知識培養(yǎng)，而且要提高法制觀念，自覺參與檔案的管理與利用。

2.2 建立統(tǒng)一的開放式檔案管理模式。由于我院員工原始人事檔案分四個部門管理，導致醫(yī)院為員工建立的臨時性檔案材料不全，使醫(yī)院在員工職稱晉升、學習培養(yǎng)、干部選拔方面獲取信息量不足。補充完善人事檔案材料，建立統(tǒng)一的開放式檔案管理模式勢在必行。第一，完善基本檔案材料。包括個人基本情況；學歷、學位證明；繼續(xù)教育及學習進修證明、證書；年度考核表。第二，收集衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員開展工作檔案資料。包括開展的新技術(shù)新項目；參加援川、強基工程、義診等活動；專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同；發(fā)表著作、論文、科研成果鑒定書；典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析；“三基”、“三嚴”考核及醫(yī)德醫(yī)風評價材料；參加專業(yè)學術(shù)會議證書等。第三，開放式檔案管理模式。人事檔案管理必須走向開放性，才能適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展和人事變革新形勢。把人事檔案作為記錄員工綜合素質(zhì)的信息儲存和保管，促進人才合理流動和人才市場主體到位。

2.3 加強人事檔案的現(xiàn)代化管理手段。提高人事檔案的效用，就必須加強人事檔案的現(xiàn)代化管理手段，建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理。硬件方面：增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦，設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。軟件方面：引進計算機管理軟件，建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，信息數(shù)據(jù)庫包括員工基本信息、員工工資信息、檔案查詢目錄、檔案材料目錄等，真正實現(xiàn)個人基本信息的微機檢索，不斷擴大人事檔案信息的內(nèi)涵，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用。“人盡其才，才盡其用”，進而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（作者單位：山東省海陽市中醫(yī)醫(yī)院人力資源科 來稿日期：2014-06-15）