健康教育檔案收集工作中的問題與對策

馬華禹

借許昌市疾控中心成立60周年之機，筆者在實際工作中就健康教育檔案收集與管理所存在的問題談一下粗淺看法。

1 健康教育檔案的收集內容

健康教育檔案是健康教育機構、個人或組織在工作中形成并作為原始記錄保存起來備考查利用的文字、圖表、聲像等不同載體的材料，具體分為音像制品、媒體傳播材料、文字材料、宣傳材料及其他材料。

2 健康教育檔案收集過程中存在的問題

2.1 對檔案管理的認識不到位，檔案管理水平有限。一是檔案管理是一個細致、繁雜的工作，且檔案產生周期長，部分領導認為檔案管理工作缺乏意義，很容易被忽視。二是檔案管理是只投入、無產出的消耗性工作，不能短時期內看到其作用效果，卻需要花費大量的人力、物力、財力和時間，得不償失。三是部分人員的檔案管理水平有限，對歸檔材料的范圍不清楚，或擔心材料歸檔后查找不便，索性每個人的工作材料自行管理，長時間后有的便不知去向，其結果就出現了日常工作缺乏工作過程記錄、材料證明等情況，最終導致無據可查。

2.2 照片檔案的管理問題。許昌市疾控中心從成立至今經歷了60年的風風雨雨。其中，在健康教育工作中產生了大量珍貴照片，記錄了許昌疾控防治工作的努力，也反映了許昌健康教育人的辛勤勞作。照片檔案作為易損檔案，在長時間的保存過程中會開始發黃、軟化和翻卷，清晰度也減弱了很多。由于底片沒有隨照片一起，導致大量底片聚集放在一起而難以辨認。有些特殊尺寸的照片也難以被統一規定的照片案卷（冊）所容納，很多保護性措施難以有效實施。

2.3 文件材料的漏記、錯記問題

2.3.1 在繁雜的文件擬定、發放的過程中會產生大量的文本文件，其中有些是電子文件。如需查找某些相關文件進行參考，就會在紙質文件和電子文件之中反復翻閱查找，增大了查找困難度，工作效率低下。此外，由于多次翻閱紙質文件，也會導致文件再次歸檔時位置錯誤而出現“假遺失”的現象。

2.3.2 由于工作周期過長，未及時進行文件的電子版保存或書寫錯誤的更新，事后保存時，文件檔案中偶爾會發生文件材料的漏記、錯記問題，如檔案文件里的文件材料出現筆誤、印刷錯誤等。這是在周期較長的項目工作中經常會出現的問題。

3 健康教育檔案問題的對策與思考

3.1 提高認識，加強培訓。一要提高部分領導對健康教育檔案收集工作的重視程度。健康教育檔案是日常工作產出的最真實的記錄，能夠及時應對上級的工作檢查和工作資料的查閱參考。二要提高檔案人員對健康教育檔案收集工作的認識程度。不可隨意捏造檔案資料，保持檔案的真實性。三要不斷加大對現職人員的業務培訓強度，參加上級檔案行政部門或專業單位組織的培訓班、學習班，發揮其工作積極性、主動性，“專心做事、熱心服務”。同時鼓勵自學，不斷提高專兼職檔案人員檔案理論素養與業務技能。

3.2 提升對檔案現代化的重視。隨著科技的進步，檔案管理方式由傳統的、單一的收集處理方式轉為數字化操作，實現檔案載體電子化、現代化有助于檔案信息開發和綜合利用。檔案現代化也是解決照片檔案和文本文件檔案相關問題有效方法之一，對于重要的文本文件，可用硬盤對電子文件進行專門保存。

3.3 加快推進網絡共享。我省各地市健康教育工作從上世紀60年代初開始以協作區的方式進行相互學習、共同研討。全省共分為三個協作區，分別是豫北協作區、豫中協作區和豫南協作區，許昌市健康教育所屬于豫南協作區中的一員。加快推進網絡共享有助于各個協作區成員將自己的工作經驗與檔案材料上傳到網絡共享，促進全省健康教育共同快速發展。

3.4 及時與定時相結合，不斷完善健康教育檔案材料。健康教育檔案材料根據具體項目情況要進行及時與定時的收集整理。以項目檔案為例，由于健康教育工作中涉及的許多項目是橫跨幾個年度進行的，如中央補助地方健康素養促進行動項目就包括許多子項目，各個子項目的實施時間間隔較長，有時會橫跨幾個年度。因此，相關檔案材料的收集不能在項目全部結束后再予整理，這樣極易導致材料丟失，應該在每個子項目進行的同時隨時注意材料的保存，并在子項目結束后及時地統一整理收錄。隨著其他子項目的不斷推進，也要定時整理相關項目檔案，不斷更新并填充內容，促使項目檔案逐步完善。此外，及時對文本文件進行雙保存，可以有效地發現并改正錯記、漏記問題，避免了長時間擱淺后對文件內容的不確定性。

（作者單位：許昌市疾病預防控制中心 來稿日期：2014-06-18）