高校院系建立教師業務電子檔案探析

宋平

在信息化和數字化快速發展的今天，如何對教師在教學、管理和科研工作中形成的大量業務檔案進行科學收集、歸檔、分類整理，不斷探索教師業務電子檔案管理規律，創新教師業務電子檔案管理方式，充分發揮教師業務電子檔案在高校管理中的積極作用，是院系做好教師業務電子檔案管理工作的關鍵所在。

1 院系建立教師業務電子檔案的重要意義

大學是以院系為基本教學單位形成的教育機構，教師以學科和專業團隊的方式分布在每個院系。教師從步入教學崗位開始，直至調離或退休，在其持續不斷的業務活動中產生的原始材料數量大、種類多，分散在院系集中管理，有利于定期補充更新，方便基層管理人員與教師及時溝通，服務其成長發展。

1.1 為學校科學發展提供重要依據。分布在院系的教師業務電子檔案是反映教師教學水平的真實記錄，通過教師業務檔案可以全面地了解教師的基本情況、發展歷程、政治思想水平和業務素質，較為準確地掌握教師隊伍建設的基本現狀，為校領導制定全校的發展規劃、制定師資隊伍建設方案提供重要的決策依據；同時也為有關部門制定人才引進計劃、招生就業計劃以及教學科研的具體安排等提供重要佐證。

1.2 為學科及專業建設提供翔實的材料支撐。隨著高等教育事業的迅速發展，高等院校在重點學科申報、精品共享課程和教學團隊建設等項目申報中經常以專業教師的科研、教學等成果、社會服務等材料作為支撐材料；同時，教師本人在科研項目申報及各類優秀人才評審時都要提供相應的支撐材料，如何能夠準確快速地填寫有關項目申報書，并在最短時間內整理好有關材料，在很大程度上取決于教師業務檔案日常的建設水平，這就對教師業務檔案建設提出了較高的要求。

1.3 是完善高校人才信息資源的重要方式。從主觀上看，教師業務檔案是教師個人勞動成果和智慧的結晶，反映了教師個人的業務能力、學術水平、思想狀況和工作成績；從客觀上看，教師業務檔案是學校人才科研信息庫，反映了學校師資素質、隊伍結構和辦學實力。建立健全院系教師業務檔案有利于學校全面準確地了解教師隊伍的優勢和不足，預測師資隊伍的未來發展和變化趨勢，建設結構合理、業務精湛的師資隊伍，有效培養和引進學校發展提升所需優秀人才，實現學科發展與人才資源的最佳匹配。

1.4 是學校充實人事檔案、構建育人環境的有效措施。建立和健全院系教師業務檔案不僅可以豐富人事檔案的內容，彌補人事檔案程式化描述較多、記錄單一的不足，又可以全程記錄教師個人業務發展的軌跡，展現個人特長，為合理使用人才提供信息依據。完整的教師業務檔案能夠真實全面地反映教師的工作狀況和科研成績，使教師的年度考核及評優評先有據可查，能夠促進各項激勵機制更加規范化、制度化。同時，可以培養教師的競爭意識，激勵教師不斷進取，以優異的教學成果教育影響學生，為社會培養和輸送更多的高素質人才，而學生又能以教師博學多才為榜樣，激發自身追求真理、刻苦學習的積極性，從而有利于營造育人環境，促進教育事業和諧發展。

1.5 為教師職稱評審和職務聘任提供可靠依據。高校教師專業技術職務的評聘是對其教學能力的重要肯定。教師申報職稱所需要的課時數、教學成績、科研成果、獎勵情況、年度考核結果等材料，相關職能部門都要通過業務檔案來提供翔實內容，以確保材料的真實性和準確性。另外，教師業務檔案也為職能部門在選人用人上提供真實、全面的參考依據。因此，加強教師業務檔案的建設，鼓勵教師以精深的業績充實業務檔案，對調動教師工作積極性、促進其發展都具有重要意義。

2 院系建立教師業務電子檔案的主要內容

根據高校教師的工作實際，其業務檔案一般包括個人基本情況、政治思想素質、專業知識水平、教育教學業績、科研成果和參加進修培訓、考核評估等六個方面的基本內容，具體分為以下四個模塊。

2.1 個人基本信息

2.1.1 個人信息主要包括基本資料、學歷資料和職業資料。基本資料是記錄教師的姓名、性別、年齡、政治面貌、民族、籍貫、健康及婚姻狀況等信息；學歷資料是記錄教師的最高學歷、學位、專業特長、畢業學校以及熟悉的語種等；職業資料記錄教師所在學校的部門、工作及來校時間、編制類別、技術職稱、職稱等級及評聘時間、黨政職務、任職時間、崗位類別等級等。

2.1.2 工作經歷指教師的工作部門、工作時間、行政職務、證明人等。

2.1.3 學習簡歷記錄教師的學習時間、學校、專業及學位。

2.2 個人檔案

主要包括所獲榮譽和學術兼職。榮譽主要記錄教師獲獎年月、榮譽稱號、評獎單位；學術兼職記錄教師參加學術團體的時間、名稱、團體級別、兼任職務。

2.3 業績檔案

主要記錄教師教學和科研的基本信息，包括論文、科研項目、專利情況、出版專著、教學工作、碩博培養和成果獎勵情況。

2.3.1 論文情況記錄教師發表論文名稱、排名、期刊名稱、期刊類別、發表時間。

2.3.2 科研項目主要記載項目名稱編號、項目性質、來源與類型、本人排名、立項年月。

2.3.3 專利情況主要記錄專利名稱與專利號、專利類別、授權時間、專利權人、第一設計人、本人排名。

2.3.4 出版專著記錄著作名稱及類別、書號、出版社、出版時間、第一作者、總人數、本人排名。

2.3.5 教學工作模塊記錄課程或實踐名稱、計劃課時、班級及人數、課程性質、開設年度。

2.3.6 碩博培養記錄研究生類別、導師姓名、專業方向、畢業論文題目等。

2.3.7 成果獎勵主要記錄成果名稱及編號、獲獎日期、獲獎等級、獎勵類別、頒獎單位、本人排名。

2.4 晉升與考核

記錄教師的職稱、職務、職級的變化，年度考核情況等。

以院系建立教師業務電子檔案后，其本人可以用戶名和密碼進入系統，管理自己的個人信息和業績檔案，添加、刪除、瀏覽自己的相關內容；院系管理人員負責院教師業績檔案和個人檔案的審核和對照，學生和其他公眾用戶可以通過系統瀏覽教師個人主頁，起到學習借鑒和激勵作用。

3 院系建立教師業務電子檔案的思考

通過建立教師業務電子檔案，極大地豐富了教師的檔案內容，利用計算機技術對各種資源進行分類、組合，提高了檔案管理、使用的質量和速度，簡化了手工操作的麻煩和不必要的重復勞動。

3.1 要明確分類標準，制定科學的分類方法。由于教師活動的多樣性和教師本人對檔案保存可靠性的疑慮，會給檔案收集和管理增加難度；教師新學歷學位的獲得、論文論著的發表出版、科研成果的評選、各種榮譽證書的產生等材料隨時都能產生，增加了紙質檔案收集的工作量。為確保教師業務電子檔案的規范性，應嚴格按照國家檔案管理標準，結合高校教師情況，制定科學詳細的分類方法，明確收集范圍。根據電子檔案要求的基本內容集中歸檔，集中存放， 集中管理。

3.2 院系先行，學校跟進。構建完備的教師業務電子檔案是一項系統的、長期的工程，由于教師業務電子檔案涉及面廣、初期工作量大等會成為制約其使用和推廣的一個瓶頸。因此，要做好以下兩點，一是院系可首先在骨干教師和學術帶頭人中試行，通過探索規范后逐步推廣到全體教師；二是學校層面要及時跟進，可在部分院系進行試點，取得經驗后在全校范圍內推廣。

3.3 要服務于教師的發展和成長。一般情況下，檔案以紙質、電子兩種形式呈現。教師的檔案資料的整理不能只局限在復印資料上，而是精心設計新穎別致的檔案內容。要以建立的紙質檔案為基礎，逐步建立教師業務電子檔案。院系要結合學科專業發展方向制定教師專業成長發展規劃，促使教師依據規劃擬定自身的發展目標，達到推進工作、實現雙贏的效果。

3.4 要有明確的思路和原則。首先，要做到“雙方重視”、“雙聯互動”。一是系領導要重視，要指定專人負責協調專業教師的電子業務檔案材料的收集；二是教師重視，教師是業務檔案的產生者，也是重要的受益者。因此，院系與教師要經常保持“雙聯互動”，特別是全體教師要從實際行動上重視和支持教師業務電子檔案的建設，養成定期提交及更新本人相關信息的習慣，對新的科研項目、論文、證書應盡快提供紙質材料，保證電子數據與紙質材料的對等。其次，要做到“三個到位”：一是制度到位，具體落實。樹立責任意識和服務意識，統一規劃，制定具體工作方案。二是人員到位，即保證有業務熟練的專人負責，在教師少的情況下，可納入系教學秘書的職責范圍。三是設備到位，即保證有專業的系統管理軟件和數據存儲設備，以保證檔案的完整性和延續性。

3.5 實行“雙份法”收集，保證檔案的完整性。為使教師業務電子檔案的動態管理更具有操作性和可行性，在實際工作中建議實行“雙份法”收集，即一方面要分時分段適時收集教師在教學、科研及日常管理活動中所形成的紙質材料，將平時收集、年終收集、追蹤收集、橫向收集有機結合；另一方面要“隨生隨采”及時收集、拷貝與紙質材料相對應的電子文件，保證教師業務檔案的完整性，從而實現同步收集“雙份”材料，形成人人遵照執行的制度。

（作者單位：河南牧業經濟學院 來稿日期：2014-06-15）