疾控特色檔案編研工作芻議

董杰

1 引言

檔案既是歷史文化資源，又是重要的信息資源。檔案編研工作作為檔案信息資源開發利用的一種重要形式，體現了一個檔案館的檔案管理水平。

隨著我國疾病控制事業的蓬勃發展，各級疾控部門的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道，特別是自檔案目標管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。隨著檔案工作的發展，研究如何提高檔案編研工作，深入開發檔案信息資源已成為疾控中心檔案工作中一項十分重要的任務。

疾控檔案有關要求為加強各級疾病預防控制檔案管理，提高檔案科學管理水平，有效保護和利用檔案，充分發揮檔案在疾病預防控制工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《全國疾病預防控制機構工作規范》等規定，定義疾病預防控制檔案：即在疾病控制、衛生監測、健康教育等活動中形成的各種門類、載體檔案的總和。在開展編研工作時，在突出疾控部門專業特色上做文章，使編研材料有很強的專業性、實用性，才能受到業務人員的歡迎和好評。

2 疾控檔案編研工作的原則

2.1 以疾控業務檔案為主體的取材原則。疾控部門在以開展疾病控制為中心的各項工作中，形成了大量的文書、業務技術、科研、基建、設備、聲像、實物等檔案材料。但由于疾病控制是一項專業性很強的工作，故而反映與記錄此項工作的主要載體和業務檔案也就具有了極強的專業性。此外，疾病控制在業務上又具有連續性的特點，對疫情流行規律的認識以及在開展疾病控制的監測過程中，都必須以業務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業務檔案入手，編研材料才可能有專業特色，才能更有效地為中心開展衛生防病、監測工作服務。

2.2 滿足疾控業務特色需求的選題原則。檔案編研材料要有特色，要把好選題關。選題應圍繞和反映單位的中心工作和主要業務活動。脫離業務工作的選題，就談不上編研材料的專業性。為此，檔案人員應做到兩個了解和掌握。

2.2.1 把握疾控業務中心工作整體需求。在安排全年的檔案編研工作時，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實際工作的需要。然而，對檔案的

利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解

和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務于業務工作。如近兩三年來疾控部門的績效考核工作是為上級的綜合考評做準備工作，而績效考核標準要求各科室出具近幾年的業務工作、監測數據的綜合分析。對此，檔案室及早做出反應，在制訂編研計劃時，就安排編制反映這一內容的編研材料，為及時滿足疾控業務的利用需要起到了積極的作用。

2.2.2 注重疾控業務中心工作個性需求。疾控部門的主要業務是開展傳染病、地方病、慢性病的預防和免疫規劃工作的發展以及食品安全的監測、檢測。檔案人員在具體做各專業口的編研計劃時，應針對以上各業務工作的特點和內容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應經常深入科室，廣泛地與業務人員交流，了解各科工作職責和范圍，熟悉各業務工作的流程和具體內容，從中掌握業務人員的利用需求。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認識業務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業性并能符合業務需求的重要環節。

2.3 符合系統實用的檔案編研材料組織原則。檔案部門在分析利用需求的基礎上，針對原始檔案的內容和特點，可以開展多種層次的編研加工。如各疾控部門的檔案中均有歷年來國務院、衛生部及市政府頒發的關于傳染病管理及衛生的法規、條例、程序及業務技術規范，而疾控部門作為衛生行政事業部門在履行其職責時必須依據有關的法規條例進行。檔案部門如能編制有關的業務依據性文件匯編，就會十分有效地滿足業務工作的需要。這種文件匯編具有實用性，操作上也具有簡便性。

然而，由于疾病控制業務是一項連續性很強的工作，在開展疫情的分析預測、制定防治策略以及對疾病控制實施監測的過程中，都需要掌握和對比以前年度的監測數據，特別是在開展預防醫學科學研究時，更需要以較長年度的相關數據做依據。因此，檔案部門如能將分散在各年檔案中的監測數據集中起來，做出有針對性的統計和分析，就可以使檔案的利用變得更系統更直觀，就可以極大地節省業務人員的時間。這就要求檔案人員對檔案信息除進行上述初次加工外，還應將編研工作的重點放在能系統地提供多次加工的檔案信息上。從實踐中看，根據各專業口的需要，開展專題性的統計分析更為適宜。如疾控部門所編制的“傳染病分析”，“麻疹監測分析”，“流腦發病、死亡人數統計與分析”，這類編研材料被業務人員應用于科研、專題調查等實際工作中，顯示很強的實用性。

3 疾控檔案編研工作的措施

3.1 爭取業務部門參與，加大成果專業深度。檔案部門根據所選題目，以疾控部門收藏檔案為依據，在完成對各年度相關數據統計后，可交予業務科室，由專業人員做出分析性報告。這樣的編研材料既內行，又有一定的深度。

3.2 擴大統計時間斷限，提升編研成果價值。統計分析材料的時間跨度越大，越能揭示出規律性、本質性的信息，越能有助于業務人員認識和總結疾病流行規律及疾病控制發展趨勢。如果所跨年度過短，就沒有多少實用的價值，不能為了湊編研材料的數量而忽視編研材料的實用性。

3.3 確保統計數據質量，準確揭示編研主題。編研不是杜撰，必須以檔案材料為依據，在分析檔案原件內容的基礎上，根據選題對數據進行取舍。如實地采用檔案數據，是決定編研質量及可靠程度的前提，因此，保證統計數據的真實性、準確性和完整性十分重要。有時，某個編研題目所需數據不能從檔案上直接得來，就需要檔案人員認真研究檔案材料，找到相關的數據進行計算而得出，不能圖省事而主觀杜撰。另外，數據必須準確完整，不能隨意遺漏，要保證所采用的數據能系統全面地揭示編研材料的主題。要根據數據間的有機聯系進行分類，同類項目才能進行有關的計算。計算要正確，并要經過復核。

3.4 重視形式新穎美觀，增強成果應用成效。編制專題性統計分析，往往以表格、數字、文字為主，形式比較單一刻板。我們可采用計算機豐富的圖表處理軟件，使編研材料做到圖文并茂，色彩鮮艷，生動直觀，新穎美觀，使編研成果既具有可讀性，又具有可觀瞻性，增強成果的應用效果。

4 疾控檔案編研人員的要求

檔案人員要努力開發檔案信息資源，做到編研材料有特色，為疾病控制業務服務，這是疾控中心檔案工作不斷發展和進取的需要。同時，這項工作也對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。

作為疾控部門的檔案人員，做好編研工作，應具備的專業知識應有兩層含義，一是檔案編研專業知識，二是疾病防控專業知識。目前的疾控部門檔案人員多為“半路出家”，因此，加強對檔案編研工作的認識和編研知識與技能的學習十分必要，這是做好編研工作的基礎。另一方面，檔案人員只有學習和掌握了疾病防控專業知識，才能閱讀和分析業務技術報告和總結，才能選擇反映專業特點和內容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有專業特色的前提。此外，在編研材料的編制過程中，即使請有關的業務人員配合進行，也需要檔案人員在具備一定的專業知識的基礎上，與業務人員進行充分的交流，才能共同完成對檔案信息的深層次加工。當然，這并不是要求檔案人員要成為預防醫學專家，但應該做到“耳熟能詳”。還有，檔案人員還應走出去，向兄弟單位學習編研工作的經驗，這也是提高編研水平的捷徑。

總之，為進一步開展有專業特色的編研工作，深入開發疾病控制檔案信息資源，檔案人員應注意培養和提高自身的業務素質。

5 結語

綜上所述，將疾控檔案進行編研，是疾控中心貫徹我國檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病控制業務工作的特點和需要，隨著業務檔案編研實踐的發展，它將會更加完善，一定會為疾控部門業務工作的開展發揮重要作用。

編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分，是檔案部門系統、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。有了編研工作，才能通過主動提供檔案的編研成果，直接服務于社會各項事業，有助于推動和促進地方人文歷史、社會科學的研究。

（作者單位：駐馬店市疾病預防控制中心預防接種門診 來稿日期：2014-06-18）