主題詞項目在公文格式中的設立與取消反思

鄭彥離

摘 要：主題詞1985年起在中央文件上試標，后陸續成為國家規定的公文格式選擇項目和固定項目，2012年黨政公文格式規定取消該項目。在實施公文標注主題詞期間，有部分公文研究者批評其與檔案管理脫節、詞表編制各自為政等問題。公文格式中設立主題詞項目本意是便利檔案檢索利用，但因有新檢索技術的出現替代，特別是由于其詞表編制研究論證不足、實施價值追蹤調查不夠和推行措施不力等主觀方面原因，使其進入被取消的命運。

關鍵詞：公文；格式；主題詞；反思

Abstract： Starting from 1985， subject words were experimentally marked on central documents， and in turn became a state-specified optional element and a regular element of the official document format. However， the Layout key for official document of Party and government organs published in 2012 has ruled out this element. During the practice of marking subject words on official documents， some researchers of official documents criticized on the elements irrelevance to archive management and the discrepancy in building word banks. The intention of setting up the subject words element in official document format was to facilitate utilization of file retrieval. Yet owing to the arising new retrieval techniques as alternatives， and especially for subjective reasons including insufficiency of appraisal in compilation of word banks， inadequate follow-up study of practical values and ineffective implementing measures， the subject words element fell into a place of being annulled.

Keywords：Official document；Format；Subject words；Reflection

從20世紀80年代始，我國黨政等系統陸續推行在公文上標主題詞的做法，但2012年4月16日由中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合發布的《黨政機關公文處理工作條例》與2012年6月29日由國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會聯合發布的《黨政機關公文格式》，都在關于公文格式的規定中取消了主題詞項目。主題詞項目在公文格式中的被取消是由于科技的進步，還是由于其他的原因？本文試做探討。

1 主題詞項目在公文格式中從設立到取消的過程

據劉文森發表在《中國檔案》2010年第6期的《以“關鍵詞”取代“主題詞”檢索公文信息之我見》一文披露，“在中央文件上試標主題詞始于1985年，在政府辦公廳系統較大范圍內試標公文主題詞始于1987年”。[1]之所以如此，國務院辦公廳秘書局1997年12月20日發布的《國務院公文主題詞表》的“使用說明”中說得明白，是為“適應辦公現代化的要求，便于計算機檢索和管理公文”。但是，雖然前引劉文森的該文說1984年中共中央辦公廳秘書局就編印了一個供機關內部使用的“高層次主題詞表”，國務院辦公廳秘書局則于更早的1981年就編印了在辦公廳內部使用的《國務院公文主題詞表》，并在1984年對該表進行了修訂，[1]然而在國務院辦公廳1987年2月18日發布的《國家行政機關公文處理辦法》中，關于公文格式的組成項目沒有正式列入主題詞內容。在原國家技術監督局1988年9月5日發布的《國家機關公文格式》中，主題詞項目也只是作為選擇性項目列入規定內容。1989年1月11日，國務院辦公廳秘書局正式發布1988年12月修訂版的《國務院公文主題詞表》供全國各行政單位試用。1989年4月25日，中共中央辦公廳發布的《中國共產黨各級領導機關文件處理條例（試行）》，正式將主題詞列入黨的機關公文格式的組成項目中。此后的1993年11月21日國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》，正式將主題詞列入行政機關公文格式的組成項目中。1996年5月3日中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》，維持了1989年主題詞作為黨的機關公文格式組成項目的規定。1999年12月27日原國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》，和2000年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》，維持了1993年主題詞作為行政機關公文格式組成項目的規定。1998年2月6日，全國人大常委會辦公廳發布的《人大機關公文處理辦法（試行）》，將主題詞列入人大機關公文格式的組成項目中，2000年11月15日全國人大常委會辦公廳發布的《人大機關公文處理辦法》，維持了這一規定。1992年3月30日中央軍委辦公廳發布的《中國人民解放軍機關公文處理條例》，將主題詞列入軍隊機關公文格式的組成項目中，2005年10月2日中央軍委發布的《中國人民解放軍機關公文處理條例》，和同日由解放軍總裝備部發布的《軍隊機關公文格式》，繼承了這一規定。2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合發布的《黨政機關公文處理工作條例》，鑒于在公文格式中設立主題詞項目的實踐效果欠佳，未將主題詞項目列入黨政機關公文格式組成中，2012年6月29日由國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會聯合發布的《黨政機關公文格式》，做了相同的處理。自此至今，人大機關和軍隊機關公文雖然有關主管機關尚未正式規定在其系統的公文格式中取消主題詞項目，但實際現已不再要求標注。

2 部分研究者對主題詞作為公文格式項目存在問題的批評

在國家有關部門將主題詞作為公文格式組成項目規定實施期間，全國總體上公開反對的聲音不多。筆者曾以“公文主題詞”為主題詞在中國知網檢索，發現該網共收錄90多篇專門研究公文主題詞的文章，其中絕大部分屬于如何貫徹當時規定，標注好公文主題詞方面的研究內容。但是，也有部分文章對主題詞作為公文格式組成項目存在問題進行批評。筆者在知網上看到的最早專門研究主題詞的文章是王申西發表在《檔案學通訊》1988年第4期的《公文主題詞寫作方法初探》一文。該文主要探討如何準確標注公文主題詞問題，但也提出了“每份公文上的主題詞，一般來說，即應是文件級條目著錄時的主題詞”的要求。[2]即他認為，公文主題詞應與檔案主題詞銜接、融合。之后，陸續有文章發表批評主題詞作為公文格式組成項目存在的問題。如段果云發表在《四川檔案》1998年第6期上的《編制統一的國家公文主題詞表勢在必行》一文，對當時黨政軍等系統各自編制使用公文主題詞表的做法進行批評，認為其“不僅給標引增加了難度，而且為計算機處理帶來了不便”。提出應“編制國家統一主題詞表”，并要求“公文主題詞表應與檔案主題詞表具有相通的共性”。[3]宋寧華發表在《中國檔案》2000年第8期的文章《公文與檔案主題詞標引問題》，同樣批評公文主題詞表編制使用各自為政問題，認為其“造成標引的不統一、不準確、不規范”，并提出公文主題詞編制管理由文書部門承擔改為檔案部門負責的意見。[4]周銘發表在《檔案管理》2001年第5期的《公文與檔案主題標引制度改革》一文，從公文與檔案關系的角度，否定當時的文書部門與檔案部門各自編制使用主題詞的做法，認為其“導致公文主題標引的成果不能為檔案部門直接運用，檔案部門不得不將極其有限的人力、物力投入到大量重復性勞動之中”。他建議編制統一的公文與檔案主題詞表，并提出與前述宋寧華相同的詞表管理由檔案部門負責的意見。[5]吳修芹在《四川檔案》2006年第6期發表的《對公文主題詞標引改革的幾點思考》一文，從便利公文檢索的角度，批評當時規定的公文主題詞標引結構，認為“類別詞”只是主題詞的分類范圍，其外延太廣，與公文的主題內容沒有太大關系，沒有獨立的檢索意義。相反，它會擴大公文的檢索范圍，增加公文的檢索困難，所以應取消。認為“文種詞”只是表明公文的特性與使用范圍，與公文的主題內容也沒有直接關聯，“它的外延范圍如同類別詞一樣，也是太廣，沒有獨立的檢索意義”。所以，也應取消。為了便利公文檢索，該文建議增加標引“類屬詞”的數量與深度，改變現行“淺標引”的做法。[6]而他發表在《山西檔案》2007年第3期的《信息化環境下公文主題詞標引的改革》一文，則從信息檢索技術發展的角度，認為“利用在公文內容中出現的關鍵詞進行檢索，其查準、查全率相當高，這就大大弱化了公文主題詞作為公文檔案重要檢索途徑的重要性”。并且認為從內容角度考慮，“公文主題詞與公文標題具有重復性”，“公文主題詞的標引不僅給公文處理人員增加了客觀的無價值的勞動，也影響工作效率”。所以，他建議“徹底取消公文主題詞的標引”。[7]

3 主題詞在公文格式中從設立到取消反思

自2012年4月16日中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合發布的《黨政機關公文處理工作條例》明確公文格式中不設主題詞項目后，國內很少有人再發文專門研究公文主題詞問題。對于它的被取消，有人私下口頭表示，應該如此。有人用“沒意思”來表達態度。我的理解，有人說的“沒意思”，核心意思是說公文標主題詞沒用。那既然公文標主題詞沒用，何以從1985年起中央文件就試標主題詞，后有關公文格式文件規定公文必須標主題詞，直到2012年被取消，歷時近30年？難道中央有關部門2012年以前的該方面規定全是錯的？前文提到的劉文森《以“關鍵詞”取代“主題詞”檢索公文信息之我見》一文，認為公文主題詞曾起過完善公文檢索手段，加快公文運轉和公文內容傳達速度，為建立電子計算機儲存檢索文件提供科學途徑和加快檔案著錄工作進度等方面的作用。但由于原標注主題詞沒有實現預想的便捷檢索公文的效用和現在“關鍵詞”檢索技術可更好地實現公文檢索效果，所以主題詞項目不應繼續在公文格式中設置。[8]參與制定《黨政機關公文格式》國家標準的徐成華等在其所著的《GB/T9704-2012<黨政機關公文格式>國家標準應用指南》一書中，表達了與上引劉文森文章大體相似的觀點。他們也肯定公文格式標注主題詞曾有作用，“通過標引主題詞，為計算機檢索和管理公文提供了方便”。但之所以取消主題詞項目，“一是主題詞主要用在公文的歸檔管理和查詢檢索再利用等環節，公文辦理過程中不需要主題詞。在公文起草時標注主題詞增加了公文制作人員的工作量。二是主題詞標引存在固有的局限性。由于個人的理解和認識差異，對同一個公文，人工標引的主題詞可能存在很大差異。三是信息檢索和全文檢索技術已經得到快速發展，現在已經出現了自動標引技術，即便在紙質公文中不標引主題詞，在將公文數字化后，信息系統也可以自動標引關鍵詞，同樣實現對公文的信息化管理和高效便捷利用”。[9]依照他們的理解，當初公文格式中設置主題詞項目是對的，且發揮過良好作用，主要由于信息檢索技術的發展，標注主題詞不再適宜。也就是說，當初公文格式中設置主題詞項目是適應用計算機管理公文的形勢，現在從公文格式中取消主題詞項目是適應信息檢索技術發展的新形勢，這種設立與取消是歷史和技術的一種發展。筆者一定程度上認可劉文森、徐成華等人在這一問題上的觀點，但總體認識與他們有差異。筆者認為，公文格式中設立主題詞項目的動機是對的，但設立和實施過程存在較多問題，使原本可能獲得較好效果的一個舉措，變成沒有產生多少實質良性效益的一個舉措，結果導致被取消的命運。具體來說，公文格式中設立和實施主題詞項目過程中主要存在三大問題。

一是研究論證不足。正像前文所引徐成華等人書中所言，“主題詞主要用在公文的歸檔管理和查詢檢索再利用等環節，公文辦理過程中不需要主題詞”。公文標注主題詞是為實現文檔一體化管理，所以公文的主題詞應為檔案的管理與利用服務，應與檔案主題詞一致。可事實是公文處理部門與檔案部門分別制定自己的主題詞表，雙方的主題詞表系統不一致，結果使公文主題詞不能在管理檔案與利用時直接使用，使公文主題詞標注成為基本無實質價值的勞動。不僅公文主題詞表與檔案主題詞表不一致，而且不同系統的公文主題詞表也不一致，造成不同系統的相同主題公文可能標注主題詞也不一致。而我國的檔案管理體制是集中統一，若一個地方不同系統的檔案數字化集中到一個數據庫內，因不同系統相同主題公文可能標注主題詞不一致，造成在一個數據庫無法按統一分類方法進行公文主題檢索。就算是不集中管理檔案，甲系統單位公文發送到乙系統單位，由于雙方標注主題詞的詞表依據不一致，也使甲系統單位的公文進入乙系統單位的公文數據庫后，可能無法按乙系統的主題分類方法找到甲系統單位的公文。另外，由于不同系統的公文主題詞表不一致，若分屬不同系統的單位聯合行文，可能出現不知該按何系統主題詞表選詞標注問題。如“地震”主題方面的公文，國務院公文主題詞表在“科技”類別詞下，只有一個類屬詞“地震”，而中國共產黨公文主題詞表內有“地震”類別詞，其下類屬詞有地震帶、地震工作、地震預報、地震前兆、地震烈度、地震區域、震害等多個，若需黨政聯合發地震主題的文件，主題詞選標將不好確定。

二是實施價值追蹤調查不夠。我國各系統的主題詞表大都經過多次修訂，以國務院公文主題詞表為例，就先后有1988年版、1994年版、1997年版等修訂版本。這些修訂，無疑都是在對使用情況的追蹤調查基礎上進行的。但是，這些修訂都沒有實質上注意它們在檔案管理與利用中的發揮效益情況，結果使歷次修訂在表面上看來都比此前詞表更合理完善，并且便利選詞使用。然而，其與檔案主題詞表的脫節并沒有根本改變，因而其在檔案管理與利用中無實質價值的狀況也沒有根本改變，最終決定了公文標注主題詞被認定無用的結論，導致被取消的結果。

三是推行措施不力。給公文選標主題詞是一種專業性較強的工作，只有熟悉主題詞表并掌握選標方法的人才能勝任這一工作。從國家有關部門要求公文標注主題詞開始，雖然從中央到地方各級黨政辦公部門等舉辦過一些培訓活動，但總體來說，培訓的次數較少，培訓力度不夠。特別是各單位的文書工作人員流動性較大，一些原在文書工作崗位受過公文主題詞標注培訓的人離開后，頂替其崗位的人并未及時或根本未接受該方面的培訓。而因工作需要公文是不斷制發的，這就使未受該方面培訓未掌握該工作方法的人所做的該工作質量難有保證。同時，對公文標注主題詞不當的現象，很少有部門去經常或者定期地檢查、糾正，結果使錯標的現象經常并到處出現，使公文標注主題詞的正面價值消失。

我們知道，任何一個政策或舉措的頒布實施并取得好效果，都必須是頒布前對方案充分科學論證，頒布后認真追蹤調查實施效果，并做必要的方案修正，同時以得力的措施保證方案的施行。而公文標注主題詞規定的實施在這三個方面都存在較大問題，結果使原本動機好的一個舉措，因未產生較好效果而被取消，這一教訓值得以后制定其他政策、規定時借鑒。

參考文獻：

[1][8]劉文森.以“關鍵詞”取代“主題詞”檢索公文信息之我見[J].中國檔案，2010（6）：40～42.

[2]王申西.公文主題詞寫作方法初探[J].檔案學通訊，1988（4）：23～25.

[3]段果云.編制統一的國家公文主題詞表勢在必行[J].四川檔案，1998（6）：35～36.

[4]宋寧華.公文與檔案主題詞標引問題[J].中國檔案，2000（8）：37～38.

[5]周銘.公文與檔案主題標引制度改革[J].檔案管理，2001（5）：6～7.

[6]吳修芹.對公文主題詞標引改革的幾點思考[J].四川檔案，2006（6）：38～40.

[7]吳修芹.信息化環境下公文主題詞標引的改革[J].山西檔案，2007（3）：23～24.

[9]徐成華等.GB/T9704-2012《黨政機關公文格式》國家標準應用指南[M].北京：中國質檢出版社、中國標準出版社，2012：96.

（作者單位：中州大學 來稿日期：2014-06-17）