公文格式中印發機關和印發日期項目不可取消

趙建偉

摘 要：鄭彥離先生《格式中印發機關和印發日期項目應該取消》一文針對新規定中的公文格式項目印發機關和印發日期有無必要設置進行探討，鄭先生認為不需設“印發機關”項目，也不需標“印發日期”。筆者與鄭彥離先生持不同觀點，認為公文格式中印發機關和印發日期項目具有實際作用，不可取消。

關鍵詞：公文格式；印發機關；印發日期；標注規則

鄭彥離先生在《檔案管理》2013年第1期發表《格式中印發機關和印發日期項目應該取消》一文（以下簡稱“鄭文”），針對新規定中的公文格式項目印發機關和印發日期有無必要設置進行探討，認為標注印發機關和印發日期項目沒有實在意義，也沒有實用價值，主張取消該項目。筆者認為公文格式中標注的印發機關和印發日期項目具有實際意義和作用，不可取消。本文針對鄭文提出幾個問題進行討論。

1 關于“公文的送印機關”的含義

中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合發布的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱“《條例》”）中明確界定“印發機關和印發日期”是指“公文的送印機關和送印日期”；而作為《條例》的配套規定，國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會聯合發布的國家標準《黨政機關公文格式》（以下簡稱“《格式》”）中卻未提及“印發機關”是指“公文的送印機關”。由于“公文的送印機關”這一表述有歧義，因此，在這一環節《條例》與《格式》的銜接不夠嚴密。

鄭文針對這一環節提出，意指“送印機關”的“印發機關”指誰？并引用了《格式》起草成員徐成華等人的解釋：“這里的印發機關是指公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公廳（室）或文秘部門。有的發文機關沒有專門的文秘部門，發文機關就是印發機關。”[1]但鄭先生并不贊同徐成華等的解釋，認為“送印”是“誰送印”，送印者通常是公文的起草、承辦部門，而公文的起草、承辦部門不限于文秘部門，因此發文上顯示的“送印機關”也就不限于文秘部門，在“送印機關”不是文秘部門的幾種特殊情況下，有些公文不便在正式發文上標示送印機關，有些公文不需標示送印機關，[2]因此，鄭文認為公文格式中應該取消印發機關項目。

鄭文對“送印機關”的理解不同于徐成華等人的解釋，是因為“公文的送印機關”這一表述的確有歧義，既可理解為“公文的承印機關”（通常是公文的印制主管部門即發文機關的文秘部門），也可理解為“把公文文稿送交承印機關的機關”即公文的起草、承辦機關（公文大都是發文機關的文秘部門起草、承辦的，但少數公文是由發文機關的非文秘部門或臨時小組、其他機關起草的）。但筆者并不贊同鄭文基于《條例》中這一語法歧義而提出的“所有發文均不需在正本上標注‘印發機關”[3]的觀點。筆者認為，既然《條例》中的這一表述確實有歧義，那么，旨在“推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化”[4]的《條例》就應刪除這一表述，將之改為“印發機關是指公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公廳（室）或文秘部門。有的發文機關沒有專門的文秘部門，發文機關就是印發機關”。由于這一表述的含義單一而明確，改用這一表述，《條例》與《格式》在這一環節的銜接就更加嚴密了。

2 標注印發機關項目有無實際作用

公文中標注“印發機關”項目有沒有實際作用、有沒有必要？下面我們針對鄭文提出的兩種情況作進一步討論。

其一，認同“印發機關”是指公文的印制主管部門即文秘部門。鄭文認為，這里“印發機關”中的“印發”強調的就是“印”制，而“公文印制是發文機關的內部具體工作事務……機關的總文印室設于文秘部門或稱辦公廳（室），一般發文印制由其承擔，公文正本上顯示此信息，對收文機關沒有實用價值”[5]。在這里，鄭文把“印發機關”等同于“機關的總文印室”了。但機關的總文印室承擔的是公文的具體印制工作，而印發機關是指公文的印制主管部門即文秘部門，隸屬于機關文秘部門的“機關的總文印室”不能代表文秘部門。因此，鄭文基于“印發機關”等同于“機關的總文印室”而提出的公文格式中規定標注印發機關沒有實用價值這一觀點是不能成立的。

筆者認為，公文中標注“印發機關”項目即公文的印制主管部門即文秘部門是必要的。因為《條例》明確規定了文秘部門在公文處理工作中的地位和職責：《條例》“總則”中明確規定“各級黨政機關辦公廳（室）主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查”。而且《條例》在“公文擬制”中明確規定“公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳（室）進行審核”。《條例》第六章“公文辦理”中規定的發文辦理主要程序中的主要工作，比如，已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查，等等，這些工作通常都是由公文的印制主管部門即文秘部門承擔的。顯然，文秘部門在公文處理工作中承擔著十分繁重的任務和職責。黨政機關在對外發布的公文正本上標注“印發機關”即公文的印制主管部門即文秘部門，既是對文秘部門辛勤工作的記載，也是文秘部門對公文印制承擔責任的標記，不僅便于收文機關對收文有疑問時聯系溝通，而且便于上級機關辦公廳（室）“對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查”。

其二，認同“印發機關”是指“送印機關”即公文的起草、承辦機關。正如筆者在前文所說，要消除“公文的送印機關”這一表述的歧義，最好是《條例》對這一歧義表述予以修改。但現行《條例》中這一表述是客觀存在的，且鄭文主要是基于《條例》中的這一歧義表述、在認同“印發機關”是指“送印機關”的前提下，針對新規定中的公文格式項目印發機關有無必要設置分三種情況進行探討，認為在這三種情況下標注印發機關項目基本上沒有實在意義，也沒有實用價值。不過，筆者認為，在鄭文提出的三種情況下，公文格式項目印發機關的設置都具有實際意義和作用，是必要的。

（1）因為單位的發文大都是由文秘部門起草、承辦的，文秘部門既是主管發文印制又是承擔發文起草的部門，鄭文認為，“在這種情況下，在向外發出的公文正本上顯示文秘部門的名字，本意是顯示承辦部門，使收文機關對收文如有疑問可循此聯系，而有的人則誤認為是顯示發文由哪個部門承印”[6]，并因此導致收文機關對收文如有疑問時不知如何聯系承辦部門。

顯然，鄭文的這一疑慮是沒必要的。一方面，機關在制發公文時，文秘部門既承擔發文起草又主管發文印制的情況占據著絕對主導地位，對這一情況，各級機關的文秘部門的人員是了如指掌的。因此，發文機關在向外發出的公文正本上顯示承辦部門的名字即文秘部門，便于收文機關對發文有疑問時與該文秘部門聯系溝通，具有實在意義、實用價值。另一方面，鄭文所說“有的人則誤認為是顯示發文由哪個部門承印”的情況是不會發生的，因為，在這個環節，鄭文是在認同“印發機關”是指“送印機關”的前提下展開討論的，在這一前提下，各級機關的文秘人員都清楚，公文正本上顯示文秘部門的名字本意就是顯示承辦部門。

（2）鄭文認為，在認同“印發機關”是指“送印機關”的前提下，發文上顯示的“送印機關”不限于文秘部門，如由人事處起草、承辦的關于單位人事方面的發文，正式發出的文件上就顯示“印發機關”是人事處。這種情況下，“發文上顯示‘印發機關是有用的，因為誰也不能保證任何發文的內容任何收文機關都不會有疑問。發文上標示‘印發機關，就為對發文有疑問的收文者提供了詢問溝通途徑，可減少解疑曲折，也便于保證解疑的質量”[7]。

對這一觀點，筆者強調兩點，其一，鄭先生認為，發文機關的非文秘部門為本機關起草公文文稿時在發文上將“印發機關”標示為該非文秘部門，是有用的；既然鄭文已指出“印發機關”在一定情況下的適用性，因此就不必執意取消這一要素。其二，筆者認為，單位的人事處起草的關于單位人事方面的公文文稿，是因為人事處對人事工作更專業而代替本單位的文秘部門起草單位關于人事方面的公文文稿，本質上屬于“代擬文稿”，因此，正式發文上標示的“印發機關”應該是文秘部門而不是人事處（具體理由見下文對“代擬稿文件”的分析討論）。

（3）鄭文提出，“有些發文是明顯標示‘印發機關無用或不便于標示的”[8]。并列舉了幾種特殊情況，并提出：這幾種情況在公文格式上怎么處理？其實，這幾種特殊情況，按照現行《條例》《格式》的規定，在發文上標注“印發機關”具有實際意義，而且在公文格式的規范化處理上不存在不合規范的情形。

鄭文說的“‘請示，按規定‘附注處應注明聯系人姓名和電話號碼”，是《國家行政機關公文處理辦法》中的規定：“上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，‘請示應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。”[9]但現行《條例》中規定“簽發人。上行文應當標注簽發人姓名”[10]。并未規定“‘請示應當在附注處注明聯系人的姓名和電話”，現行《格式》中也無此項規定。因此，鄭文說的這種情況不存在。

轉發性文件，都是用轉發通知發布的，轉發通知中標注的“印發機關”即轉發機關文秘部門，在制發轉發通知前對需轉發文件的精神必然已透徹理解，而且在轉發通知中轉發機關經常要針對如何貫徹落實轉發文件精神提出具體的指示意見（這類指示意見通常都是轉發機關文秘部門起草的），因此，轉發通知中標注的“印發機關”即轉發機關文秘部門可以在收文機關對發文有疑問而進行咨詢時給予解釋并保證解疑的質量。

鄭文說的“代擬稿文件”和“臨時小組起草的文件”兩種情況，其實和前文提及的單位的人事處起草的關于單位人事方面的公文文稿一樣，在本質上屬于同一種情形即“代擬文稿”。按照《條例》規定“公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳（室）進行審核”；“已經發文機關負責人簽批的公文”，發文機關文秘部門在“印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核”。顯然，“代擬文稿”需經發文機關文秘部門至少進行兩次認真的審讀、復核之后才能送交承印部門正式打印。在這一過程中，文秘部門對“代擬文稿”的精神已經透徹理解；而且，從起草、承辦的層面來說，代擬文稿的起草單位或臨時小組通常是因其對某一問題（工作）更專業而代替發文機關的文秘部門起草某一文件，因此發文機關的文秘部門必然要對“代擬文稿”內容的合法性、語言的規范性、語義的明晰性和準確性承擔責任。正如代人寫信落款時不宜書寫代筆者姓名而只能書寫被代筆者姓名一樣，在“代擬文稿”的情形下，正式發文上也不能把代擬文稿的起草單位或臨時小組作為“印發機關”標示，只能將“印發機關”標注為發文機關的文秘部門；這樣標注，在格式方面是規范的，且便于收文機關對發文有疑問時向該文秘部門咨詢。

關于聯合承辦文件，《條例》規定“聯合行文時，使用主辦機關的發文字號”，與這一規定對應，將其“印發機關”標注為主辦機關的承辦部門是合乎公文格式規范的。同理，單位的多個部門聯合起草單位一個文件，“印發機關”只標注牽頭起草部門即可。而且公文主辦機關的承辦部門或發文機關的牽頭起草部門完全可以在收文機關對發文有疑問而進行咨詢時給予權威性的解釋。

3 標注印發日期項目有無必要

公文中標注“印發日期”項目有無實際作用和必要？《格式》起草成員徐成華等人說得很清楚：“一般來說，公文在負責人簽發之后，也就是成文日期之后，往往需要經過打字、校對、復核等環節，因此成文日期與印發日期通常存在時間差。通過標注印發日期，既可以使發文機關掌握制發公文的效率，也可以使收文機關掌握公文的傳遞時間，有利于公文的辦理和工作效率的提高。”[11]

但鄭文認為，徐成華等人說的是十幾年前的道理，那時計算機還未普及應用，現在計算機已普及應用，從而使在公文正本上標注“印發日期”毫無必要。然而，在筆者看來，鄭文中所說的當今“計算機已普及應用”這個現實因素并不能成為取消標注“印發日期”項目的充分理由。

如鄭文所說，目前“單位的大部分正式發文在領導簽發當日即在文印室付印” [12]，這句話本身就說明還有“小部分正式發文”在領導簽發當日不能在文印室付印，可見，當今印發公文在客觀上必然還存在“時間差”。因此，在公文正本上標注“印發日期”是必要的。另外，鄭文認為，計算機未普及應用時“發文領導簽發日期（即文尾署的成文日期）和文稿實際付印日期可能會錯些時間”[13]，這種情況下徐成華等人的話很有道理。鄭文又提出，在計算機已普及應用的當今，“即使某個發文領導簽發在某日下午下班前或某周周五下班前，其文印室付印該文稿也不過錯一日、兩日而已，沒有多大的時間差，形不成在公文正本上標注‘印發日期的必要”[14]。筆者認為鄭文所說的當年的“可能會錯些時間”與當今的“錯一日、兩日”沒有本質區別，因此，徐成華等人的話在這兩種情況下都很有道理，也就是說新公文格式中規定標注“印發日期”項目具有實際作用，是必要的。

4 結論

如前文所論，公文格式中規定標注“印發機關和印發日期”項目具有實際意義和作用，是必要的。

假使按照鄭文的意見取消“印發機關和印發日期”項目，那么，對于無需標示“抄送機關”的公文來說，構成“版記”的三個要素中就缺失了“抄送機關”、“印發機關和印發日期”兩個要素，第三個要素“版記中的分隔線”就沒有存在的必要了。這樣，《格式》“將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分”[15]中就殘缺了“版記”部分，有悖于黨政機關公文格式要規范、統一的原則。

參考文獻：

[1][11]徐成華等.GB/T9704—2012《黨政機關公文格式》國家標準應用指南[M].北京：中國質檢出版社 中國標準出版社2012：50～57.

[2][3][5][6][7][8][12][13][14]鄭彥離.格式中印發機關和印發日期項目應該取消[J].檔案管理，2013（1）84～85.

[4][10]中共中央辦公廳 國務院辦公廳 黨政機關公文處理工作條例[Z].2012-4-16.

[9]國務院 國家行政機關公文處理辦法[Z].2000-8-24.

[15]國家質量監督檢驗檢疫總局，國家標準化管理委員會 黨政機關公文格式[Z]2012-6-29.

（作者單位：鄭州大學文學院 來稿日期：2014-06-18）