電子政務環境下數字檔案資源整合的開發利用

冉朝霞

近年來，我國信息化建設尤其是電子政務建設取得了重大進展，但信息資源的開發和利用工作，還遠遠滯后于網絡基礎設施和應用系統的建設，制約了國家信息化綜合效益的發揮。數字檔案資源整合的開發利用成為當前政務信息化建設中重要而迫切的任務。

作為政務信息資源的數字檔案資源整合通常是指政務部門為履行職能而采集、儲存、加工的檔案信息資源，既包括政務部門在辦理業務過程中產生的檔案信息，也包括因需在外部采集、加工的檔案信息，還有一些歷史繼承下來的檔案資源。數字檔案資源整合的開發利用是指政務部門、社會以及公眾對數字檔案資源整合的使用和增值性開發。其利用可分為四種情況：一是政務部門內部的使用；二是政務部門之間的交流共享；三是政務部門向社會開放；四是在政務信息不能充分利用的情況下，通過向社會開放，由信息資源企業加工增值后進行商業化運作。

電子政務環境下檔案資源整合的開發利用，是一個復雜的社會大工程，涉及社會的方方面面。在宏觀層面上需要國家的總體規劃與管理，給予政策的引導和法律的保障，在中觀層面上需要各級檔案管理機構以及其與社會其他信息服務部門如圖書館、情報中心等的相互合作與協調，建立檔案資源整合的開發利用保障體系與運行機制，在微觀層面上需要充分應用現代信息技術實現對檔案資源以及檔案資源與其他社會信息資源之間的充分融合，創建一個理想的信息資源共享環境與平臺，為社會公眾提供深層次的、一體化的信息資源服務。

1 電子政務環境對檔案信息資源整合的影響與作用

1.1 電子政務環境對檔案信息資源整合的影響。在信息社會中，信息資源是作為一種重要的戰略資源而存在的，檔案信息資源是其重要組成部分，有著極其重要的開發利用價值。對于檔案信息資源，是指通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息，包括檔案原件和各種檔案信息開發的成果。就目前來說，電子政務環境對檔案信息資源的開發利用的影響主要體現在以下兩個方面：一是檔案信息資源這一概念的內涵和外延在其影響下不斷發展擴大，呈現出社會化的趨勢；二是電子政務實施過程不斷對檔案信息資源整合的開發利用提出更高更深更廣的要求。

1.2 電子政務在檔案信息資源整合中的作用。第一，整合數字檔案資源開發利用平臺。電子政務的一個重要作用就是用網絡技術手段來整合信息“孤島”，通過互聯網及局域網，眾多的數字檔案資源將不再是散布于各地的孤立個體，而是形成一個資源豐富、信息共享、獲取便捷、保存安全的檔案信息網絡平臺。在這一平臺下，數字檔案信息資源可以在網上充分交流，各檔案機構之間的館藏資源可以互補、吸收，真正做到資源共享。

第二，快速檢索、整理等，方便利用。傳統的以紙質載體為主的檔案信息資源在檢索、整理等方面工作量較大且耗費大量的時間和金錢，其開發利用模式越來越不適應信息社會的發展。在電子政務的網絡環境下，利用計算機對檔案信息資源進行檢索、整理、閱讀、輸出、輸入、加工等極為方便，并且隨著4G網絡技術的發展。多功能無線掌上設備可以隨時隨地接入互聯網絡，極大地改變了傳統的開發利用模式。

第三，提高數字檔案資源的開發利用效率。傳統的開發手段多以人工為主，局限于本部門、本地區，且彼此之間溝通花費大量的時間和物質成本，難以形成總體上的合力。而電子政務環境下的網絡技術可以整合開發所需的各種人力資源、技術資源、信息資源，極大地提高了數字檔案資源開發利用的效率。

2 我國電子政務下檔案資源整合開發利用現狀

2.1 初步形成電子政務的數字檔案基礎管理框架。在電子政務環境下檔案資源整合的開發利用是始自1999年的“政府上網工程”，經過十幾年的努力，電子政務環境下檔案資源整合的開發利用建設得到了迅猛發展，有效地促進了政府機構改革和政府職能的轉變，提高了各級政府的辦公效率，增加了政府管理的透明度。如今，我國97%以上的地區和部門已建成機關內部辦公業務網，并且正在加速建設政務內網和外網平臺，以及中央政府門戶網站，極大地整合了檔案信息資源，重點推進辦公業務資源系統、宏觀經濟管理、金關、金稅、金財、金卡、金審、金盾、社會保障、金農、金水和金質等12個業務系統，即“兩網一站十二金”，以統一平臺和標準覆蓋了我國電子政務急需建設的各個方面，標志著我國已經初步形成電子政務的數字檔案基礎管理框架。

2.2 政府和公眾雙方初步實現雙向的溝通和互動。電子政務環境下的檔案資源信息服務包含的內容很多，它包括網上信息發布、政府政策公開等多方面的檔案資源建設。數字檔案資源整合的開發利用可以實現政府的信息服務。各級政府互聯網上建有自己的網站，公眾可以查詢其數字檔案資源中的機構構成、政策條文、國務院公告，相當于政府的“窗口”。這個“窗口”可為百姓提供數字檔案資源服務，加強與百姓的溝通與聯系。此外，數字檔案資源整合的開發利用還包括實現電子政府及政府部門重構等許多內容。

從公眾角度來看，政府和公眾雙方通過電子政務環境下檔案資源查詢系統可實現雙向的和直接的溝通和互動，這對于建立良性的、健康的政府公眾關系至關重要。同時，通過電子化和網絡化實現政府的服務職能，如辦理護照、辦理車牌、繳納個人稅款等，能夠讓公眾充分體驗和享受電子政務環境下檔案資源查詢系統的便利和效率。

3 數字檔案信息資源整合中存在的問題

3.1 數字檔案資源的網絡建設進展緩慢。信息網絡建設是網絡環境下數字檔案信息資源整合的基礎條件，離開了網絡整合無從談起，但目前一些檔案部門由于經費等多種原因，建網工作進展緩慢。即使在已建立的檔案網站中，網絡間互聯互通能力仍較低，一體化趨勢不明朗。大多數網站僅建立了相關站點簡單鏈接，整體聯系不緊密，總體上仍較孤立和分散，各個檔案管理系統間的共享性、兼容性、可擴展性不強。

3.2 數字檔案資源建設體系標準混亂。在我國數字檔案信息資源整合的標準體系中標準混亂，這主要是由于社會各數字檔案服務系統的信息化建設各自為政，互不往來，形成數據結構多樣化；數據格式不統一；在檔案信息化建設中，缺乏制定標準的統一機構，迄今為止，在檔案數據庫結構、信息存貯和著錄格式、軟硬件配置、網絡體系結構、信息處理界面等方面，國家標準尚未出臺。造成規范標準多樣化，系統縱橫分割開放性不足，信息資源有效共享困難重重。因此，要建立一個比較完整的數字檔案信息資源整合的標準體系還需要一個長期的探索與實踐過程。

3.3 檔案信息的安全難以保障。電子政務環境下數字檔案信息資源整合是基于一個相對開放、互聯互通的網絡環境而開展的，開放的網絡環境使大量以數字代碼形式存在的信息資源時時受到多方面的安全威脅，如計算機病毒，計算機黑客，有竊取行為的間諜行為，對網絡、信息系統和電子通訊裝置的蓄意破壞等都有可能對檔案信息資源構成威脅。因此，如何確保檔案信息資源在開放的網絡系統中安全地存儲和傳輸，最大限度消除其不安全性，已經成為當前電子政務環境下數字檔案信息資源整合中的瓶頸性問題。

4 數字檔案資源整合開發利用的三個重要方面

4.1 充分實現數字檔案信息資源的整合。目前我國檔案信息資源本身就缺乏有機集成與融合，配置也不夠優化，這與電子政務建設對于數字檔案信息資源的需求不相適應。因此，要發揮數字檔案信息資源在電子政務建設過程中的作用，首先就應實現數字檔案信息資源自身的整合。所謂數字檔案信息資源的整合，是指在兼顧檔案資源現有配置與管理狀況的條件下，通過網絡建立統一的信息交換與共享平臺，將分散異構的檔案資源系統進行優化組合與無縫鏈接，在此基礎上強化數字檔案資源的動態性、可控制性、可獲知性和可獲取性以及與社會其他信息資源的融合集成性，從而發揮數字檔案資源的合理組織、優化配置和最大增值。而要實現對數字檔案信息資源的整合，其關鍵在于加強檔案信息部門之間的融合，提供統一的用戶界面和共同的檢索方法，從而使得用戶在任何時間、地點都可獲取任何形式的信息，并且在任何一個界面和檢索入口都能檢索到同一主題的完整信息。

4.2 充分實現數字檔案信息與圖書、情報信息的整合。除了應實現數字檔案信息資源本身的整合外，還應實現數字檔案信息與圖書、情報信息的整合，因為電子政務建設過程中所需的信息資源不僅包括數字檔案信息資源，也包括圖書、情報等信息資源，電子政務的目標是要集中這些信息資源，為政府行政和“一站式”服務的發揮，提供強有力支持，而只有實現這些信息資源的整合，才能更好地發揮作為政府信息資源組成部分的數字檔案信息資源在電子政務建設中的作用，對檔案、圖書及情報信息運用計算機技術實現一體化管理，并通過網絡提供給社會公眾利用。要實現數字檔案信息與圖書、情報信息的整合，其關鍵也在于加強檔案部門、圖書部門及情報部門之間的合作，包括在各部門之間建立合理的信息收集分工負責制，建立起通暢的內部信息交換制度及發揮各種信息資源數據庫的分工建設與融合集成等。

4.3 充分實現數字檔案網站與政府網站的整合。目前我國已有很多檔案館室建有自己的網站，對外提供檔案信息資源服務，也有很多的政府部門建有自己的政務網站，提供政務信息或網上辦公。現階段可采取措施實現數字檔案網站與政府網站的整合，實現數字檔案網站與政府網站的無縫鏈接，這樣民眾通過任一網站均可快速便捷地查找所需的數字檔案信息資源。

（作者單位：中共鄭州市委黨校 來稿日期：2014-06-15）