南水北調河南段工程檔案管理思考

余亞男　李克

南水北調中線工程檔案是在工程建設與管理工作中形成的，是工程建設管理和運行管理的主要組成部分，它為今后南水北調工程的管理、運行、維護、改建、擴建提供重要的憑證和依據，是確保工程健康可持續運行的重要保證。南水北調中線工程總干渠從丹江口水庫河南省淅川縣陶岔渠首引水，至北京團城湖，輸水總干渠全長1267公里，總干渠在河南省境內731公里，流經8個省轄市，21個縣（市）。南水北調中線工程，河南既是水源地又是受水區，是渠道最長、移民最多、占地最多、投資最大、計劃用水量最大的省份，且工程量大，工程復雜，參建單位多，文件材料形成量大，在工程檔案的建立、管理過程中存在眾多不被重視、管理不到位的狀況，都需加以分析和解決。

1 南水北調河南段工程檔案管理中存在的問題

1.1 檔案意識淡薄所造成的人為因素。主要表現在監理和施工單位的領導及工程技術人員檔案意識淡薄，認識不到位，沒有擺正檔案工作在工程建設中的地位，缺少機制保障，在制定工作計劃、發展規劃時很少提及檔案工作，相關人員的主要精力集中在工程進度、資金的落實和安全質量上，對于檔案管理的相關要求僅停留在表面上，并未落實在具體的工作上，忽視工程建設過程中檔案資料的管理。不注重施工過程中文件資料的收集、整理，施工人員對施工過程中每一環節自然形成的原始資料、工程技術人員對工程設計變更前后所形成的檔案資料把關不嚴，對檔案驗收所需檔案資料的齊全、完整帶來很大困難。

1.2 檔案管理人員業務素質不高。南水北調工程涉及工程多，形成資料也多，如，施工單位的就包括：施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術及安全措施、原材料及構件出廠說明、質量鑒定，等等。而施工單位的檔案資料管理人員大都是臨時抽調的，大部分沒有經過專業培訓，不知道工程檔案整理首先要從文件材料的完整性來收集，保證文件材料的齊全；大多數人員還身兼數職；不能主動地、有針對性地或以有利于檔案收集為目標地開展工作，造成文件材料不齊全、完整，嚴重影響了歸檔后的案卷質量。

1.3 檔案標準化、規范化意識不強。在文件材料中，個別文件簽名用筆不規范，部分文件材料簽署的日期不符合要求，應填寫的未填寫完整，應蓋章的缺印章，卷內目錄題名填寫不完整，部分單位工程的檔案資料收集不齊全，單位工程內有建管、施工、監理等多個單位，各單位應根據工程檔案分類辦法將自己所形成的檔案分別進行收集、整理、歸檔，根據驗收規則，每個單位工程都應該有獨立、系統、完整的檔案資料。

1.4 缺乏有效的組織管理網絡和管理規章制度。部分參建單位檔案管理體制和制度不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。有些分管檔案的管理部門因忙于工程和其他工作，對工程檔案管理業務缺乏有效監督和指導，對工程檔案專項檢查工作未落實到位。由于施工單位人員流動較為頻繁，檔案管理人員調走后，無人及時接管檔案，從而造成部分文件材料缺失和管理不規范等現象。

1.5 與工程同步管理或超前管理未能完成實現。在工程前期和施工過程中，由于不重視工程檔案和工程同步管理，對于工程檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識，造成檔案資料整理不及時，文件材料的復印件較多，原件缺少，特種載體檔案相對較為缺失現象。在檔案管理工作前期投入精力不足，工程建設后期才開始突擊收集、整理檔案的情況下，這種現象尤為突出。最典型的例子是很多施工單位都是在施工快結束時，集中幾天時間突擊做好竣工資料，以便應付工程竣工驗收。

以上問題的存在給南水北調河南段工程建設提出了更高的管理要求，也說明了南水北調工程檔案的特殊性。

2 南水北調河南段工程檔案管理的特點

南水北調河南段工程具有一定的特殊性，從而決定了其工程檔案管理具有鮮明的特點。南水北調河南段工程項目檔案除具備一般檔案的科學性、完整性和服務性特點外還具備以下特點：

2.1 內容廣泛。南水北調河南段工程建設除涉及水利專業外，還與電力、機械、建筑、橋梁、道路、水文、氣象等專業密切聯系，由此表現在項目檔案的形成內容廣泛并具有鮮明的專業特點，形式多樣。

2.2 成套管理。南水北調河南段工程是一個項目群。工程檔案是以一個獨立的工程項目為對象，按照其形成規律，進行收集、整理，形成了完整的、成套性的工程檔案。

2.3 形成周期長、差異大。一般一個完整的工程項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，在此過程中形成的技術資料要經過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位等諸多部門，要經過若干時間，同時由于不同的項目施工難度、環境、開工時間的不同，各個工程項目施工周期不同，導致工程檔案形成的周期差異較大。

2.4 現實性強。其他文件材料歸檔后，基本上完成了現行功能，多半是用來歷史查考。而南水北調工程檔案不僅沒有退出現行使用過程，而是在較長時期內發揮現行效用，具有較強的現實使用性。

綜合以上幾點，決定了南水北調河南段的工程檔案管理工作指導難度大，檢查、驗收頻次多，管理成本比較高，需要相關人員進一步高度重視。

3 做好南水北調河南段工程檔案科學管理的思考與建議

3.1 貫徹執行“統一管理，分級負責”的原則。為更好地貫徹執行“統一管理，分級負責”的原則，在工程開工初期建立相應的檔案管理體系，強化工程建設管理、監理及施工等單位的實施力度。南水北調河南段應根據檔案管理規定，完善工程檔案管理辦法和分類方案，統一檔案裝具和各項目錄格式等，組織參建單位進行培訓，完善檢查、考核機制，發揮建管單位在工程管理上的責任主體作用；現場建設管理單位對監理單位的檔案現場指導、檢查，建立相關檢查臺賬，發揮現場機構直接監管作用；明晰監理單位和施工單位歸檔范圍和責任，由監理單位負責對施工單位的檔案進行指導、督促和檢查，形成自上而下的樹狀管理體系與責任體系，使南水北調河南段工程檔案管理做到人員明確，職責分明。

3.2 加強日常管理。一是明確工程檔案的歸檔范圍和整理要求。要根據《檔案法》和《南水北調中線干線工程檔案管理辦法》，明確規定檔案的歸檔范圍、分類標準和整編要求，為各參建單位提供依據。二是建立工作制度。檔案管理是一項系統性很強的工作，需要各單位、各部門協同工作。各單位要堅持將檔案管理工作和工程項目同布置、同實施、同檢查，做到工程建設和檔案管理同步進行；在合同簽訂時必須明確檔案歸檔要求，堅持檔案驗收不合格、工程不驗收等一系列制度，保證工程檔案的齊全、完整。在日常工作中，要逐步建立檔案立卷整編操作規程、檔案人員崗位規范、檔案保密等有關制度，規范檔案管理行為。三是嚴格管理程序，認真做好檔案的收集、整理和歸檔。要根據各工程項目特點、單位性質，區分不同情況，確定不同的收集辦法，編制工作計劃，保證檔案的完整性。對于一些形成周期短、時間性強的檔案，要及時收集，避免因時間拖延造成的內容混淆、遺缺，降低檔案案卷質量；對于形成周期長的檔案，則應明確劃分收集的方法，可以根據具體工作內容來劃分，或根據工作階段來劃分，從而達到整體工程檔案形成的完整性；對已收集的文件材料，應及時整理，進行預立卷；檔案整編要符合案卷質量、數量，歸檔要求；以合同工程和設計單元工程為單位成套移交工程檔案，移交中，要嚴格手續，明確職責。

3.3 加大檔案管理信息化建設。檔案信息化是檔案管理現代化的發展趨勢。通過對工程項目中前期文件材料、項目中間階段竣工圖及驗收材料及其他相關文件材料的分類、維護等動態管理檔案的電子化管理，不僅利于檔案資料的及時收集、整理，還可以提高檔案的檢索率和準確率，延長工程檔案保存期，增加工程檔案保密性，達到節約人力、物力的目的，更為今后工程檔案的現代化管理打下堅實的基礎。為此，要加大對檔案工作的投入，配備必要的先進設備，加快檔案管理現代化步伐。

南水北調工程檔案是南水北調工程建設的歷史見證，做好南水北調工程檔案管理，關系到為今后南水北調工程的管理、運行、維護、改建、擴建的有效利用。從而提高工作效率，增加經濟效益和社會效益。工程檔案對解決工程糾紛，調解各種矛盾有不可替代的作用。管理好南水北調工程檔案，做好有效保護，合理使用是管理者的責任。同時，做好南水北調工程檔案工作，是關系到政府的形象、群眾利益，是和諧社會建設的基礎條件，是和諧社會建立不可缺少的信息支撐，南水北調工程檔案的科學管理任重而道遠。

（作者單位：余亞男，河南省水文水資源局 李克，河南省南水北調辦公室 來稿日期：2014-06-18）