新時期的事業單位檔案管理創新模式研究

趙統堂（1980--）男，山東菏澤定陶縣人，助理檔案管理員

摘要：檔案管理是事業單位的重要工作之一，它關系著整個單位協調高效的運轉，有利于單位的發展以及員工的職業規劃，在單位的正常運轉中具備著非常重要的作用。面對新時期形勢的轉變，傳統的事業單位的檔案管理模式已經不能滿足時代的需要。本文先對新時期事業單位的檔案管理的現狀進行分析，發現其中的問題，再針對這些問題提出有效的改進措施，探究其新時期的管理模式。

關鍵詞：新時期；事業單位；檔案管理；模式

檔案管理就是對檔案進行收集、整理和保存，方便在今后的工作和人員調動等時及時的調取信息，提供信息服務。在事業單位中的檔案管理工作非常的繁瑣復雜：收集、整理和保存檔案，并在需要的時候提供檔案的信息服務。

一、新時期事業單位的檔案管理的問題

事業單位的檔案管理工作分為人員考核記錄、人員調動記錄以及其他的記錄，這些記錄的存檔可以在單位需要相關資料時提供信息服務，提供準確的信息，推動單位管理工作的高效快速的運行。縱觀事業單位檔案管理工作，發現其中的問題包括：

1、管理制度不夠完善，欠缺執行力度

事業單位檔案管理的最核心問題就是制度，只有制度規范完善，人們才能按照制度正確的做事[1]。目前我國事業單位沒有充分認識檔案管理的重要性，對相關的法律法規也不了解，在單位內部建立的制度總體比較混亂，且不夠完善，使得工作人員沒有相應的標準去管理檔案。同時，這些并不完善的制度也并沒有得到真正的執行，僅僅是在紙上的東西，不注重實踐，僅僅流于表面的形式。與此同時，檔案管理的工作人員對于檔案管理也比較懶惰，不負責任，將檔案堆放在一角而不加以整體，使得檔案的收集存在重復現象，在保存中也容易丟失。

2、檔案室建設不足，管理手段陳舊

首先，檔案室經歷了時間的風化，設備老舊，布置不科學，甚至一些單位的檔案室和辦公室是一個房間，嚴重影響了檔案管理工作，不利于檔案的收集、整理和保存，造成檔案的損壞和丟失；其次，隨著信息時代的到來，計算機技術和網絡技術被廣泛的應用在各個領域，辦公自動化更是取得了長足的發展。其中大多數的檔案管理工作已經采用了信息化設備，但在事業單位的檔案管理中工作人員并沒有積極的引用現代化技術，仍然采用傳統的人工管理手段，大大降低了檔案管理的工作效率和準確率。

3、檔案的有效利用率較低

檔案是單位的重要財富，雖然這種財富無法直接轉化為物質的財富，但是卻可以在無形中增加單位的價值，為單位提供準確的信息，推動單位的穩定發展。在檔案管理工作中，很多單位相對重視檔案的收集、整理和保存，但是卻將檔案保存起來不知利用，出現了重保存輕利用的情況，單位無法認識檔案的價值使得檔案的管理工作日漸失去其意義，導致檔案的有效利用率不高，最終引起檔案管理的不重視。

4、檔案管理人員的專業素質不高

隨著時代的發展，高等教育的專業越來越細化，專業型人才越來越多。隨著時代的進步，社會對專業人才的需要更加的突出。而在我國的事業單位的檔案管理工作中，受過專業教育的工作人員相對較少，這就使得檔案管理工作不能按照正確的程序進行。例如，由于專業素質不高，在檔案外借時，不能保證履行正當程序，導致檔案的有借無還現象嚴重吧，甚至一些人還肆意的對檔案進行修改。同時，單位對于檔案管理工作人員的培訓較少，這也使得他們的專業素質無法提高，甚至引起了態度的轉變，積極性降低。

二、新時期事業單位的檔案管理模式

隨著市場經濟的不斷深化，國家的職能不斷發生著變化，事業單位也隨著形勢的變化，經過轉型、重組、重構以及轉制等過程得到了飛躍的發展，比如其管理制度更加的系統、科學和民主。因此，在事業單位的發展中，不能忽視檔案管理工作的重要作用。為了解決事業單位檔案管理工作的問題，應該完善管理規范，創新管理理念和模式，并提高管理人員的專業素質，充分的利用檔案，實現其價值。

1、充分重視檔案管理，創新管理的觀念

面臨形勢的變化，要想事業單位的檔案管理工作能夠高效的進行，就必須要充分的重視檔案管理工作，才能主動積極的探索創新管理模式。在檔案管理工作中，首先需要事業單位的領導認識到檔案管理的重要作用，重視檔案管理工作，加強對該工作的檢查，才能引導工作人員重視檔案管理。其次，加強單位內部人員對檔案重要性的認識，采取講座等方式向員工宣傳，從而使得單位內的所有員工對檔案管理都有一個充分的認識。

2、完善管理規范，創新管理機制

創新觀念之后就要開始探討怎樣做，即將管理手段進行創新。第一，完善檔案管理的規范，將管理工作的環節細化，以使工作有章可循，工作人員可以按照規范工作；第二，明確分工，對管理人員進行明確的分工，通過明確職責來確保檔案管理的有效進行，落實責任制度；第三，出臺激勵制度，以激勵的方式加強員工在管理工作中的主動性，充分的調動員工的積極性，促進檔案管理工作高效運行；第四，在檔案的管理中要注意檔案的保密工作，提高保密意識。

3、健全資料室的設備，推動檔案管理工作的現代化進程

設置符合標準的獨立的檔案室，使其具有保密、防水、防潮的性能，完善資料室的設備，重新規劃其布局，打造科學的檔案室。同時，借用互聯網和計算機等先進手段，提高管理效率，推動檔案管理的現代化進程，在信息技術的應用中注意其保密性和安全性。

4、提高管理人員的專業素質

檔案管理工作中的大多數工作都是含有專業技術的，事業單位的領導要注意人才的重要性，在單位內對工作人員進行培訓，提高其專業水平，在培訓后注意實踐的追蹤，強化培訓效果。同時注意對于人才的引進，積極的引進先進的檔案管理手段，及時的對單位員工進行培訓，不斷的提高管理效率。

結束語：

檔案管理是重要的工作，事業單位應充分的認識其重要性，并不斷的完善、創新，提高管理效率，推動單位的發展。

參考文獻：

[l]王恩軍，李娜.新時期地方院校人事檔案管理工作的問題與對策—以河西學院人事檔案管理為例田.河西學院學報，2011，5（05）：19-21.