淺談后勤信息化在醫(yī)院車隊(duì)管理中的應(yīng)用

鹿澎，谷長海，李瑩

(北京大學(xué)第一醫(yī)院，北京市 100034)

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淺談后勤信息化在醫(yī)院車隊(duì)管理中的應(yīng)用

鹿澎，谷長海，李瑩

(北京大學(xué)第一醫(yī)院，北京市 100034)

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的飛速發(fā)展，對后勤管理提出了更高的要求，后勤信息化的建設(shè)被逐漸提上了日程。通過列舉醫(yī)院車隊(duì)信息化管理工作中的具體舉措，分析如何利用科技手段全面提高車隊(duì)管理水平，解決信息不通暢，車輛管理基礎(chǔ)工作較差、無法統(tǒng)計(jì)年度工作量、支出費(fèi)用構(gòu)成不清楚等問題，來闡述信息化建設(shè)在后勤工作中的應(yīng)用。

后勤信息化建設(shè);車隊(duì)管理;信息采集;保費(fèi)統(tǒng)計(jì);油耗統(tǒng)計(jì)

1 前言

醫(yī)院的后勤管理工作，過去往往采用集約式、粗放式的管理模式，但是隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的飛速發(fā)展，不可避免的也對后勤的管理提出了更高的要求，需要不斷適應(yīng)變化的形勢，向著精細(xì)化、科學(xué)化、規(guī)范化的目標(biāo)進(jìn)一步邁進(jìn)，在這個過程中，后勤信息化的建設(shè)就被逐漸提上了日程[1]。

隨著全國各醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模和后勤管理工作現(xiàn)代化水平的不斷提高，醫(yī)院對后勤保障的依賴程度越來越高，后勤信息化建設(shè)在醫(yī)院管理整體工作中的地位和作用也越來越重要。加強(qiáng)醫(yī)院后勤信息化管理，是解決后勤管理難題的一把利器，是做好后勤管理工作的重要保障之一，也是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要前提[2]。

2 后勤信息化建設(shè)在醫(yī)院車隊(duì)管理中的應(yīng)用

醫(yī)院后勤信息化是一門比較新興的學(xué)科，也是醫(yī)院后勤管理改革的方向，更是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的必然趨勢[3]。以下列舉醫(yī)院車隊(duì)信息化管理工作中的具體舉措，來闡述和探討后勤信息化管理的實(shí)質(zhì)以及在這個過程中所取得的成績。

2.1 傳統(tǒng)管理模式發(fā)展為信息化管理

以往，醫(yī)院車隊(duì)管理工作中由于存在信息不通暢，車輛管理基礎(chǔ)工作較差、無法統(tǒng)計(jì)年度工作量、支出費(fèi)用構(gòu)成不清楚等問題，數(shù)據(jù)采集工作顯得既困難又復(fù)雜并且工作效率不高。面對這一現(xiàn)實(shí)萌生了建立信息化系統(tǒng)的想法，并不懈地努力，逐步邁出了車輛信息化管理工作的第一步。

2.2 收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是確保信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

信息化建設(shè)的核心是對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，因此基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的搜集整理是決定信息化開展的重要因素。通過幾年的努力，逐步整理、匯總了相關(guān)信息，包括商業(yè)險(xiǎn)、交強(qiáng)險(xiǎn)和保額的統(tǒng)計(jì)，每輛車的維修時(shí)間、維修內(nèi)容、金額等信息都可以通過政府采購對賬單的方式得到查詢，實(shí)行中石化加油卡管理，每輛車的加油時(shí)間、地點(diǎn)、油品、加油量、金額、油槍等信息都可以通過網(wǎng)絡(luò)和對賬單的方式得到查詢，實(shí)行中央政采途徑購置車輛管理，實(shí)行ETC交通卡管理，每輛車的過路信息都可以通過網(wǎng)絡(luò)得到查詢，包括時(shí)間、地點(diǎn)和金額等。

2.3 建立信息化系統(tǒng)，切實(shí)反映實(shí)質(zhì)工作內(nèi)容

有了這些具體的數(shù)據(jù)，就為建立信息化系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)。之后醫(yī)院總務(wù)處、汽車隊(duì)與院信息中心一起對醫(yī)院車輛管理信息的采集、統(tǒng)計(jì)、分析、實(shí)際使用進(jìn)行了反復(fù)論證，最終確定利用醫(yī)院信息平臺這一免費(fèi)資源，通過網(wǎng)絡(luò)在線管理方案，對車隊(duì)工作進(jìn)行全面的信息化管理，利用科技手段全面提高車隊(duì)管理水平。這一方案的實(shí)施在總務(wù)處是首例，對于車隊(duì)來說是一個歷史性的巨大改變。整個信息管理系統(tǒng)包括了車隊(duì)各個管理層面。

2.3.1 人員信息采集。對駕駛員的姓名、身份證號、駕駛證號、初次領(lǐng)證日期、準(zhǔn)駕證號、準(zhǔn)駕車型、所屬部門、所屬車隊(duì)、住址、聯(lián)系電話等信息進(jìn)行錄入和綜合管理。

2.3.2 車輛信息與圖片采集。(1)基本信息(車牌號碼、所屬部門、車輛管理人、車輛使用狀態(tài)、駕駛員、車輛使用類別等)；(2)出廠設(shè)置(生產(chǎn)廠家，底盤編號、發(fā)動機(jī)號、標(biāo)定噸位、車輛顏色、油箱容積、燃油類別等)；(3)購車信息(購車時(shí)間、購買價(jià)格、購車單位等)；(4)證照管理(營運(yùn)證到期時(shí)間、年檢時(shí)間、保單號碼、道路運(yùn)輸證到期時(shí)間等)。

2.3.3 出車任務(wù)統(tǒng)計(jì)。時(shí)間、地點(diǎn)、乘用人、科室、到達(dá)地點(diǎn)、用車?yán)碛伞⑵鹬构飻?shù)等，見表1。

表1 出車任務(wù)統(tǒng)計(jì)表

2.3.4 油料使用管理(見表2)。

表2 車輛油量使用情況匯總表

2.3.5 維修費(fèi)用管理(見表3)。

2.3.6 ETC過橋過路費(fèi)管理(見表4)。

2.3.7 保險(xiǎn)費(fèi)用管理、報(bào)廢車輛統(tǒng)計(jì)。包括保單的錄入管理、違章信息的錄入管理、出險(xiǎn)理賠記錄、事故記錄、續(xù)保提醒功能、車輛報(bào)廢的相關(guān)信息。

2.4 醫(yī)院車隊(duì)信息化系統(tǒng)建立，取得的成果

新系統(tǒng)運(yùn)行后，取得了很好的效果。各科室的用車情況，每輛車的行駛運(yùn)行情況，司機(jī)個人的工作量， 每次行駛的公里數(shù)等，實(shí)現(xiàn)了在線查詢。根據(jù)授權(quán)權(quán)限的不同領(lǐng)導(dǎo)，管理部門可直接在線了解車隊(duì)運(yùn)行管理情況，同時(shí)，每周、月系統(tǒng)自動將統(tǒng)計(jì)分析信息以郵件的形式直接發(fā)到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理部門，真正意義地實(shí)現(xiàn)了信息化管理。通過信息化建設(shè)管理，僅高速路費(fèi)用就較以往降低了50%。

表3 車輛維修費(fèi)用匯總表

表4 車輛過橋過路費(fèi)用匯總表

3 展望及總結(jié)

當(dāng)然，車隊(duì)信息化管理系統(tǒng)只是一個開端，要想使信息化系統(tǒng)在實(shí)際工作中得到更廣更高效的應(yīng)用，還需要不斷地努力，不斷完善和改進(jìn)車隊(duì)信息化系統(tǒng)。如在系統(tǒng)中提供各種預(yù)警、提醒功能，年檢、年審、保險(xiǎn)到期、費(fèi)用超預(yù)算預(yù)警、電子派車單通知等功能，并增加GPS監(jiān)控功能，實(shí)現(xiàn)只要能上網(wǎng)，即可輕松實(shí)現(xiàn)對車輛的位置、方向、速度、狀態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，系統(tǒng)支持矢量地圖、衛(wèi)星圖、地形圖等多種地圖格式，進(jìn)行車輛監(jiān)控、歷史軌跡回放、添加標(biāo)注等多種功能，配合各種行駛、停車、報(bào)警類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)的車輛自動化信息化管理。

信息化建設(shè)的一個主要作用就是將原本獨(dú)立且各自擁有部分資源的計(jì)算機(jī)連接在一起，對資源進(jìn)行最有效地共享運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)集中管理和事務(wù)的分布處理，實(shí)施遠(yuǎn)程通信和信息交換。但是信息化系統(tǒng)只是一個工具，能否充分發(fā)揮作用，還需要依靠一個優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，只有將“人”“機(jī)”充分結(jié)合，切實(shí)做到以人為本，才能更好地發(fā)揮信息化系統(tǒng)的作用，迅速地給醫(yī)院的管理帶來實(shí)質(zhì)性的改變。人盡其才，物盡其用，二者的兼顧才能將 “以醫(yī)療為中心”及“以患者為中心”的管理理念落實(shí)到實(shí)處。

[1] 曹榮桂,劉曉勤,王樹峰.醫(yī)院管理學(xué)：后勤管理分冊[M].2版.北京:人民衛(wèi)生出版社,2011：1-5.

[2] 馮東.談醫(yī)院后勤信息化管理的優(yōu)勢和意義[J].醫(yī)學(xué)信息,2009,22(6):898-899.

[3] 夏洪斌,馮永林,陳薇薇,等.建設(shè)“數(shù)字后勤”提高醫(yī)院后勤管理水平[J].醫(yī)學(xué)信息,2008,21(2):162- 164.

修回日期：2013-10-11

(編輯 徐佳)

R197

B

1672-4232(2014)01-0089-02

10.3969/j.issn.1672-4232.2014.01 .031

鹿澎(1984-),男，本科，工程師；研究方向：醫(yī)院管理。

2013-09-12