論加強縣級檔案工作的必要性

崔彩英

隨著社會經濟的快速發展，檔案工作的重要性日益突顯，特別是最近幾年，檔案工作出現了許多新的領域、新的課題，比如新農村檔案、民生檔案、重點建設項目檔案、民營企業檔案、家庭檔案等等。與此同時，檔案信息化建設、檔案館功能建設、檔案法治建設、檔案隊伍建設等事關檔案事業發展全局的重大問題也成了檔案工作的重中之重。在新的形勢下，如何發揮好檔案工作的職能作用，為縣委、縣政府工作重心和發展目標搞好服務，擺在了所有檔案工作者面前，這是新形勢下的新任務，也是檔案工作發展的新機遇。這就要求檔案工作者提高工作質量和效率，不僅需要其具有頑強的工作精神和端正的工作態度，更需要其有較高的個人素質和能力，特別是干實事、搞創新、促發展的能力。

一、檔案工作的重要性

據史料記載：秦末，劉邦軍隊入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關中起到非常重要的作用。檔案工作的重要性就在于它的特殊功能，而這個功能就是檔案在人們社會活動中具有的其他文獻所不能代替的作用，即檔案的憑證作用和參考作用。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。

從檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據。檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。因為檔案不僅真實地記錄和反映了人類社會實踐活動的深度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經驗。檔案被稱為“未摻水的史料”。“察往知來，視茲故帙”，對檔案的參考作用作了高度的概括。

（一）機關工作的查考憑據

檔案記錄了各種機關、單位過去活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果以及管理活動的經驗，它是任何一個政府、任何一個機關單位連續工作必須查考的憑據。自古以來，如《周禮》中即不乏執掌王命典法令則，“以考政事”，“以逆邦國都鄙官府之治”之類的記載。《現代檔案――原則與技術》認為檔案“是一個政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我們黨和國家歷來強調辦事要實事求是，各種機關單位為了有效地實行管理，必須切實地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機關、企事業等單位的領導工作和業務管理，提供證據和咨詢資料，借以熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時無以為憑，或往往有失準確，對間隔日久的事務難免被人遺忘。例如，許多機關在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策和制訂規則等各種活動中，大量地查考了檔案，順利地推動了工作。有的地方檔案散失，“無案可查”，則給工作造成許多困難。事實證明，大至制定黨和國家的方針政策，小至處理機關單位的具體事務，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。

（二）生產建設的參考依據。檔案中記載了各種生產活動的情況、成果、經驗和教訓。從自然資源、生產手段到生產過程以及計劃管理和生產技術等各方面的信息，可以作為工農業生產和經濟管理的科學依據和參考材料。當今日益增多的科學技術檔案，更是進行現代化生產管理和科學技術管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學技術等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經濟活動的情況，都能為以經濟建設為中心的現代化建設提供咨詢研究、統計監督的情報信息，對制訂經濟計劃，檢查和總結生產情況，推廣先進生產技術和管理經驗以及防止災害等等，都是重要的參考材料。

比如，有的地方為了切實規劃和組織農業生產，查閱了幾十年作物種植面積、單產、總產、水利設施、生產建設、氣象雨量、管理措施、災情記錄，綜合分析研究，制訂了適合地區特點、揚長避短、發揮地區優勢的生產計劃，促進了大幅度的增產。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區發生水旱冰雹災害的規律和防止經驗，據此采取相應措施，防止或減輕了災害，從而促進了生產，獲得了豐收。與此相反，有些地方因為沒有檔案可考，或“有案不查”，以致生產計劃不當、管理混亂、重復勞動、返工浪費、甚至發生事故，給國家和人民造成很多損失。大量的實踐證明，充分利用有關的檔案，對加強經濟管理，促進生產力發展，提高經濟效益，具有直接的作用。

（三）科學研究的可靠資料。無論是自然科學，還是社會科學、思維科學的研究，都必須詳細地占有材料，才能據以潛心鉆研，探索事物發展的規律。檔案可以從兩方面為科學研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門進行科學研究的原始記錄，可供現實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎材料。所以，檔案是科學研究的必要條件。1956年，周恩來同志在《關于知識分子問題的報告》中指出：“為了實現向科學進軍的計劃，我們必須為發展科學準備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學家得到必要的圖書、檔案資料、技術資料和其他工作條件。”我國水利、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來大量有關檔案材料經過分析研究的結果。馬克思在撰寫《資本論》巨著的過程中，曾大量收集、研究和利用過工廠視察員報告、皇家鐵道委員會記錄、證詞以及其他各種文件中有關工作勞動、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進行了創造性的理論概括和闡述。所以人們常常比喻說，它是從事科學研究不可缺少的“食糧”。

（四）檔案能夠以其內容、涵義和外形特征如實地說明歷史上的某些事實，作為證實國家、集體和個人正當利益的書面文件。因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也反映了當事者應有的合法權益，其中包括立法性質的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規、協議、合同、名單、記錄、報告與批件、書信、賬本、單據、存根等等，這些原始材料有的規定了各種社會關系、經濟關系和政治關系的組成，有的記載了有關事件的過程，各方面承擔的權利和義務以及當事人具有的資歷、待遇和榮譽。在這些方面發生疑問、爭執或糾紛時，檔案最能有力地說明權益的歸屬，成為權威性的法律證書，并有一定的物證作用。長期以來，為了證實國家、機關單位和個人的合法權益，檔案發揮了廣泛的作用。許多單位和個人以檔案為證據，解決了債務、產權和著作權等各種糾紛，證實了個人的學歷、經歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題。

二、當前檔案工作存在的主要問題

（一）存在問題：1、庫房問題。有的單位檔案庫房簡陋、潮濕，致使檔案材料因長期受潮發霉而紙張變質、字跡模糊，或是檔案遭受蟲蛀、鼠咬；2、人員問題。有的單位檔案無人管理，或是只派些老、弱、病、殘應付，這些單位不注意留存檔案，也不想利用檔案，“只要機器轉，什么檔案不檔案”；3、管理問題。有的單位由于管理不科學，致使魚龍混雜，玉石不分，用時查找不到，使一些“真材”沒有“用武之地”，躺在卷柜“睡大覺”；4、認識問題。不少人不了解檔案在整個社會中的重大作用。

（二）原因分析：

1、對檔案工作總體認識不是很高。相對于經濟主戰場，檔案部門是“冷部門”，是容易被忽視的部門。對考察黨政主要領導工作政績的指標來說，檔案工作是軟指標，無關輕重，不象計生工作，社會穩定工作一票否定，領導不敢不重視。對檔案工作認識不高主要表現在：（1）、檔案工作在領導心中地位不高；（2）、對檔案工作人、財、物投入不夠；（3）、從事檔案工作人員的經濟、政治待遇得不到應有的保障。檔案工作往往是說起來重要，做起來次要，忙起來不要。

2、基礎設施差。首先，館庫面積偏小，條件較差。由于館庫面積小，館庫容量已超飽和，相當一部分館庫不符合《檔案建筑設計規范》，有些館庫甚至已為危房。其次，檔案館的功能單一，除保管與借用，再無其他功能，根本談不上多功能，如進行學術交流，科學報告，教育基地，文化休閑，現行文件利用等五位一體。第三是館庫設施設備簡陋。一般縣區檔案館僅配備了簡易的去濕機、排風扇、溫濕度計、消防筒等。部分檔案館有空調、電腦。裝具以木柜、鐵柜和戰備柜為主。密集柜的安裝是近幾年才出現的，且數量有限。現代化設施設備配備明顯落后于沿海及發達省市的檔案館庫，遠不能適應檔案事業發展的需要。

3、人才缺乏，隊伍不穩定。一是專業技術人才偏少，據統計，縣區級專職檔案員有專業技術職稱的只占20%左右。二是檔案專業人才貧乏，縣區級專職檔案員中畢業于檔案專業的只占3%左右。特別是熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的人才十分匱乏。

4、館藏結構不合理。縣區級綜合檔案館作為一個保存本地區綜合信息的基地和利用中心，其館藏質量的高低是檔案館能否生存的關鍵，然而由于種種原因，館藏在質量方面仍存在較多的問題：一是門類單一，文書檔案所占比重過大，一般超過65%；二是載體單一，紙質檔案所占比重過大，一般超過99%；三是內容單一，主要是黨政公務活動的檔案；四是玉石混雜，存在重份文件歸檔立卷問題，保存期限過長問題，重復進館問題；五是信息陳舊，清理不及時。

5、檔案開發利用工作沒有很好的開展起來。一般縣區級檔案館只起到保管、查閱的作用，對檔案信息的研究開發工作，服務經濟、服務社會工作還沒有很好開展起來，或者效果還不很明顯。

三、新時期如何做好檔案工作

隨著科學技術不斷發展，網絡化、信息化的進一步深入，傳統的檔案管理模式與利用方式發生了深刻的變革。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推進檔案工作的法制化進程已經成為今后工作發展的必然趨勢。

（一）、確保館庫容量，加大基礎設施建設投入，完善館庫功能。館庫容量是決定收集檔案數量的重要因素，確保適當的館庫容量至關重要，縣（區）要根據該地區人口、經濟、社會狀況核定足夠的館庫面積。基礎設施的建設是檔案事業發展的根本，如何保護好檔案，讓檔案信息的利用價值充分發揮出來，設施設備的配置就成了關鍵因素。它包括一類技術設備系統，另一類檔案裝具系統。目前，縣（區）級檔案館庫建設在技術設備的配置上起碼要注重三個方面：1、要注意消防系統設備的配置；2、要注意溫濕度設備的配置；3、要注重空調設備的配置。檔案裝具也是檔案保護的基本設備，它包括柜、架、箱和包裝材料。目前，檔案架有三種，固定的檔案架、活動式密集架、積層架等。檔案包裝材料都必須用國家統一標準的無酸紙質的檔案盒、備考表、卷皮、封面、封底等。此外，圖紙柜、防磁柜、計算機及其配套軟、硬件也是館庫必備實施。

（二）、盡可能擴大檔案征集范圍的同時，嚴把檔案收集關。檔案館庫應把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎。在接收檔案前，政府部門要下發通知，明確接收檔案的范圍、內容、標準及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時，要擴大檔案征集范圍，主動向社會征集有價值的檔案，對個人所有的、具有保存價值的檔案可采取代存、寄存、征購等辦法進行監管，對保存在糾偏館、博物館和圖書館中具有文物價值的檔案資料，可采取復制和建立目錄及編制簡介等形式，達到豐富館藏，為利用者最大限度服務的目的。

（三）、加大檔案管理數字化建設，努力實現檔案管理現代化。在信息時代，檔案資源信息化是通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，它主要包括：1、是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段建立起各類規范化、標準化、可共享的數據庫和內容數據庫；2、是檔案基礎平臺建設，即檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。為檔案事業的現代化發展奠定良好的基礎，以便更好的實現檔案管理資政惠民的目的。

（作者單位：保德縣檔案局 館員）