煤炭企業實施企業檔案工作規范淺析

樊俊蘭

企業檔案縱連企業歷史諸多階段，橫貫各個領域，記述企業活動的全過程，存儲了大量可靠、珍貴、廣泛的原始信息，是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作旨在滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。企業改革發展的實踐表明，企業規范化管理日益成為企業參與市場競爭的利器和企業管理通行的作法，企業檔案工作多年實踐同樣證明，規范化管理已成為企業管理的要求和檔案管理的發展方向。在當前科技高速發展、信息載體豐富多樣、資訊傳播迅速的新形勢下，如何緊跟企業的發展步伐，實施企業檔案工作規范，進一步規范企業檔案管理工作，深化檔案工作改革，為推動煤炭企業改革發展發揮更大的作用，是我們每個檔案從業者要面對的問題。

一、以人為本，是實施企業檔案工作規范化管理的關鍵

企業檔案工作作為一項基礎性管理工作，它的內容涉及企業管理的方方面面，只有依靠全員的努力，才能把這項工作搞好。樹立以人為本理念，建立健全企業檔案組織管理體系架構，確定檔案工作分管領導，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作負責人，確定檔案部門負責人，配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目配備專職或兼職檔案人員，建立以檔案部門為核心、各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系，貫徹納入企業領導工作議事日程、納入企業發展規劃及工作流程、納入企業部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制的檔案工作“三納入”原則，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準，將企業檔案工作作為企業全員參與的一項綜合性管理工作，滲透到企業的每個部門每個人當中，深入到企業每一項工作當中，細化到企業文件材料形成和利用的每一個環節，促進企業檔案工作規范化發展。

（一）提升單位領導重視程度。煤炭企業安全生產、經營管理是重中之重，提高經濟效益是企業的中心工作，檔案管理工作作為企業管理的一項基礎工作，往往容易被領導忽視。這就要求檔案管理人員充分發揮檔案管理工作的資源優勢，熟悉館藏室藏檔案，為領導科學決策，企業生產經營工作提供真實、可靠、便捷的參考及依據資料，努力向企業管理人員、工程技術人員提供有價值的信息，以優質的服務吸引利用者，提高檔案管理工作的地位，引起領導的重視，爭取領導在人力、物力、財力上的支持。有為才會有位。

（二）加強宣傳，增強全員檔案意識。在實際工作中，堅持定期組織召開檔案工作會議，建立檔案工作溝通交流網絡平臺，宣傳和貫徹檔案法律法規、規范制度及相關規定辦法，將檔案宣傳與企業文化建設相結合，與企業重大活動相結合、與檔案文化宣傳相結合，利用礦史展覽室、企業文化長廊、板報櫥窗等陣地，抓住節日、紀念日、宣傳教育日等契機，采取發放宣傳彩頁、現場咨詢、播放專題宣傳片、答題知識競賽、干部上講臺授課等措施，提高企業干部職工的檔案意識，了解檔案管理的流程，檔案工作的價值，讓企業每一位員工都明白檔案不僅關系到企業的經濟利益和企業的發展，也關系到每一位員工切身的經濟利益和發展，使其明白檔案管理工作的重要性，讓他們知道檔案管理工作、檔案資源的開發利用同企業發展息息相關，同民生息息相關，從根本上，建立檔案形成，收集、歸檔管理的長效機制，推動各系統，各部門、各類人員密切配合共同搞好檔案管理規范化工作，使檔案理念深入人心，提升全員檔案意識。

（三）強化人才建設，加大培訓力度，提升隊伍素質。培養造就一支素質較高的人才隊伍，是檔案工作規范化管理的根本保障，企業檔案管理的現代化、信息化，對檔案工作者綜合素質的要求越來越高，為適應檔案現代化管理的需要，企業檔案工作者不僅要有強烈的事業心、高度的責任心和改革創新的意識，還要有刻苦鉆研業務的精神，要檔案業務要熟、對檔案知識要專、對相關知識要博，對本崗位業務技術要精，對其他崗位技能要通。企業檔案部門要重視人才隊伍建設，通過請進來，送出去，以崗代培，兄弟單位參觀交流，企業學習交流平臺，大力培養和造就復合型人才，有計劃的引進高層次、高素質的創新人才，以人才興館強室。為加強企業檔案工作規范化管理，深化企業檔案改革提供強有力的人才支撐。

（四）建立激約機制，規范從業行為。要規范企業檔案管理工作，人是關鍵的因素，調動人的積極性是重要的步驟。如何才能調動人的積極性，合理科學的激勵機制也不可少，大多數檔案人員極希望領導能夠知人善用，希望自己的長處能夠在工作中盡量得以發揮，工作成績能夠及時得到肯定與表彰，希望擁有和諧的人際關系，較好的工作條件及再培訓、再教育的機會，以不斷提高自身的文化素質，工作能力等等。企業領導應當正視檔案人員這些需求的存在，盡可能的滿足其正當合理的要求，從而激發檔案人員工作的熱情和積極性，積極推動把檔案人員的工資福利待遇同其對檔案工作、檔案事業的貢獻緊密聯系起來的考核獎懲制度，用激約機制、獎懲措施激勵檔案工作人員不斷規范其從業行為，提高其工作的質量和效率。

二、夯實基礎，是踐行企業檔案工作規范化管理的前提

（一）完善制度，是企業檔案工作規范化管理的有力措施和可靠保證。面對企業發展的新形勢，檔案部門要根據企業發展實際情況，明確企業文件形成、歸檔責任，制定企業檔案工作規定，建立檔案工作追究制度，制定檔案管理應急預案，包括歸檔制度、保管制度、利用制度、保密制度、專兼職檔案員崗位責任制及考核制度等，使企業檔案工作行之有據、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規范有序。

（二）收集齊全，是企業檔案工作規范化管理的基礎。單一、貧乏或殘缺的檔案館藏室藏，即使開發手段很先進，也很難開發出滿足企業各方面利用需求的檔案信息。因此，必須加強檔案的收集工作，根據《企業檔案文件材料歸檔范圍及保管期限表》準確鑒定，應收盡收，要緊跟不斷變化的形勢和企業在不同時期的工作重點，不斷拓展新領域、豐富新內容，避免收集時的片面殘缺。落實“四同步”、“四參加”制度、歸檔制度、考核制度，強化企業全體員工歸檔意識，尤其是檔案形成者、部門主管、專兼職檔案人員的認知度，使檔案材料在形成源頭能夠保證齊全，完整，系統，并按時完成歸檔移交工作，實現集中統一保管。

（三）系統整理，是規范檔案管理，推動企業檔案資源開發利用現代化進程所必不可少的環節。檔案館室的檔案是否方便開發利用，在很大程度上取決于對檔案的科學整理。如果文件圖紙成堆成捆存放，或是無規律可循，無目可查，那么利用起來會似“大海撈針”，就算擁有現代化的檔案資源開發利用設備和手段，也很難發揮出其應有的開發利用效率，因此，必須強化檔案的整理工作。對收集來的大量檔案，本著嚴肅負責的態度，逐件逐卷按照檔案分類大綱科學整理，分類編目，安全保管、信息化，使之標準、規范、系統，為檔案資源開發利用的現代化做好準備工作。

（四）深化檢索。是企業檔案規范化管理，提高查全查準率，提供優質服務的前提。必須建立健全科學的檔案檢索體系，深化檢索，一方面要規范檔案條目的著錄，對檔案的著錄、標引要有一定的深度和廣度，不僅要揭示檔案題名中反映的顯性主題，還要注意檔案內容中涉及的隱性主題，盡可能多角度地反映有關的檢索信息，這里面主要提一點，在文件題名里錄入“關鍵詞”，即從題名或者文件內容中靠思維歸納出揭示主題內容符合檔案分類的詞匯進行標識，錄入檔案管理軟件后利用計算機批量處理的功能完成檢索深化。另一方面對檔案信息的存儲、檢索、提供利用盡可能的采用現代化的技術手段，通過網絡平臺實現信息的遠距離快速傳輸，達到信息的多用戶共享。如：采用計算機、縮微、磁盤、光盤等高密度方式存儲檔案信息，建立信息網絡化平臺，應用檔案管理軟件，多角度多方位建立專題電子檢索目錄，如人事任免卷電子目錄，職代會、安全會、勞模會電子目錄，提高利用效率

（五）加強編研，是凝聚企業改革發展成果，開發資源，提升提供利用效率的有效途徑。檔案所載信息是大部分是零散的，不系統的，有時所查檔案材料涉及年代久遠，涉及卷件龐大繁雜，還有重復查閱。所以檔案部門必須重視編研工作，針對一些利用率高，有規律的檔案信息，進行多方位、多層面地立體開發。比如對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規章制度匯編、會議紀要、人事任免文件等專題文件匯編，對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、勞模名錄、基礎數字匯編、領導人名錄、工程項目簡介等，對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，重大安全事故原因研究分析，企業簡介等，為企業發展提供有效服務。

三、加強企業檔案數字化、信息化建設，深化檔案工作改革

當今世界已進入知識化、信息化時代，作為企業生產活動的原始記錄---檔案資料的載體變革，管理方式變革，檔案工作也由此迎來了存儲數字化、管理現代化、利用網絡化的時代，傳統的檔案管理模式已無法滿足當今企業發展的需要，檔案數字化、信息化建設勢在必行。信息化建設將成為各項檔案管理工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期企業檔案管理工作的核心內容。

進一步加強企業檔案數字化、信息化建設須做好以下工作：一是各類設施配備及檔案管理軟件的開發，充分運用計算機技術、掃描技術、數據庫技術等，實現檔案資料收集—管理—提供利用全過程的自動化運行，從而提高檔案工作效率。二是要加強網絡信息化建設，建立有機統一、簡便快捷、安全高效的信息化平臺，實現檔案資料的網絡瀏覽和遠程查詢使用。三是檔案信息安全體系架設，由于信息的相對開放性，因此檔案信息的安全與保密顯得尤為重要，檔案利用應嚴格按照檔案管理保密制度，利用制度，確保企業的技術秘密不失密、不外泄，所以檔案管理信息化系統必須有很強的安全防范措施，能針對自然和人為諸多因素的威脅采取相應對策。如數據備份，權限設置等。四是做好檔案數字化建設與傳統管理模式的過渡，要把握好紙質文件與電子文件歸檔的關系，明確企業文件材料的形成、積累、歸檔，實現文檔一體化管理。

（作者單位：霍州煤電集團辛置煤礦綜合檔案室）

注釋：

劉本珠，淺談如何做好煤炭企業檔案管理工作.山西檔案增刊.2013

李鴻志，張銀偉.新時期煤炭企業檔案工作.煤炭企業檔案管理優秀論文集.2010