淺談如何做好新形勢下檔案管理工作

吳紅琴

檔案管理工作，是指檔案室對檔案信息資源的管理與開發工作，也就是通常所說的檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、提供利用和統計等各項工作。在新形勢下，隨著檔案的變革和發展，檔案管理工作也隨之發生了變化。檔案管理工作的地位和作用日顯重要，任務日益加重，要求越來越高。

面對新的歷史時期、新的工作需要，在新的條件下如何做好檔案管理工作，以下是我的一些淺論。

一、新時期檔案管理體制與模式

管理體制，就是指在某管理系統內部圍繞權利的劃分和運行而形成的機構體系與制度，管理體制的核心問題是權力的劃分與職能的運行。管理模式是指管理活動的標準樣式，具體來說包括管理的基本思想和樣式。對檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于全面認識與了解檔案管理的內容、程序。

檔案管理體制不是從來就有的，也不是一成不變的。管理體制的狀態和變化在一個程度上決定著管理活動的質量和效果，新中國成立以前，我國的檔案管理活動歷來都是分散的管理狀態，隨著社會主義制度的確立，才逐步形成了集中式的檔案管理體制。并且隨著社會整體管理體制的變化而改變，檔案管理體制一直在改革更換。而水利工程管理中存在的問題也日趨突出，水利工程管理體制不順、機制不活，并就此進行了體制改革。制度改革的推行，既給檔案事業帶來了挑戰，也提供了在改革中創新和前進的機遇。我們應抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照社會檔案發展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，才能走出目前檔案所存在制度困境。

隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案本身也發生了轉變。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展為計算機數據管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點做相應調整。

不同模式下檔案數據生成的業務背景、產生方式、數據內容、管理要求可能存在較大的差異。檔案管理模式的開端是從檔案接收環節開始的，接收登記的數據是其數據庫的最初來源；文檔一體化模式下，可以將立卷環節的大量原始信息導入檔案數據庫；辦公自動化環境中，可以記錄文件流轉過程中的原始信息，獲得檔案在文件階段的各種管理信息和處置情況等；電子文件管理則追求在文件生成階段就獲取比較全面的信息，包括各種環境信息、上下文關系、結構信息等。

二、要把握傳統檔案與現代電子文件著錄的區別

在傳統檔案理論中，著錄是指“在編研檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程”。而現代電子文件著錄則大為不同，著錄的對象拓展到文件的內容、結構和背景信息，著錄時的時間提前到文件生成之初甚至醞釀之時，著錄的目的更多體現在維護文件的長久真實性和證據價值上面。兩者不同原因主要在于文件的記錄方式及記錄載體的改變上。

（一）、傳統檔案著錄

在紙質文件時代，文件的內容和結構合二為一，信息與載體如影相隨，同時，檔案的一個重要特征就是必須按照一定的規章制度分類，按年、類、期限分別組卷，集中保管起來。

（二）、電子文件著錄

隨著經濟時代的到來，電子文件大量涌現，各種載體的檔案接踵而來，從紙質文件到電子文件的這種變化，使管理員不得不重新思考電子文件的方法問題。電子文件是數字化信息形態，其信息是以二進制的數字編碼形式存在的。其內容結構成虛擬狀態，只有當信息讀取才能呈現計算機屏幕上。電子文件的載體僅僅是內容信息的某一時刻的承載物，無法永遠地固著文件的內容和結構。電子文件應注意：當查找某方面信息時，要能夠檢索到與之相關的一系列文件并找到文件，再者當需要某一文件作證據時，系統能夠提供。

鑒于目前電子文件的法律效力尚不明確，電子文件本身也存在著目前技術手段難以克服的缺陷，所以單獨使用，并不安全。目前紙質文件和電子文件處于過渡時期，解決的方法只能是電子文件與紙質文件同步歸檔。這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的。

（三）、風險管理

電子文件以其快捷、方便等的優越性有效地提高了工作質量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當或染上病毒，后果不堪設想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當前檔案信息化管理的一項重要內容，在一定程度上累積經驗于安全管理的基礎上引入風險管理。前期加強檔案管理體制，檔案室電子檔案管理此臺電腦一般情況切斷外網，密碼獨立、專人管理，查閱時鼠標只能是在檔案管理員手中操作。

三、強化檔案意識，有利于促進檔案管理工作

強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用。頭腦有檔案的弦，才能以檔案的眼光去看待、對待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件時注意符合檔案要求、方便存檔立卷等。也就是說，檔案意識越強，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，從而最大限度的滿足利用者的需求。檔案意識與檔案工作相互影響相互制約，有著不可分割的密切聯系。

四、提高管理人員綜合素質，實現檔案現代化管理

檔案管理是一門專業性很強的工作，檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應新時期檔案管理工作的需要，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理方法和基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己成為具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。同時，機關部門要加強檔案人員的教育培訓，培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。

前水利行業檔案工作，是運用現代科學理論、方法與技術，管理各種類型檔案，積極開發檔案信息資源，廣泛輸出檔案信息，為水利黃河事業服務的一項復雜的業務系統。“物競天擇，適者生存”，在這個競爭的時代，做為檔案管理人員，面對機遇與挑戰，唯有不斷地調整自我、充實自我、完善自我、勇于創新，用平常的心態看待問題，用積極的心態思考問題，才能使自己成績更出色，才能做好新時期下的檔案工作。

（工作單位：山西黃河河務局永濟黃河河務局、助理館員）