檔案館功能淺議

趙香梅

功能，指事物或方法所發揮的有利作用。檔案館功能，即檔案館機構本身具有的功能或應起的積極作用。檔案館作為一種具有多重屬性的特殊社會機構，它具備的功能是多方面的。在社會各方面發生重大而深刻變革的今天，有必要對檔案館的功能進行重新認識和定位。

一、國外對檔案館功能的定義

（一）、《日本國家檔案館章程》中規定：“國家檔案館接收并收集國家全部行政方面的檔案、圖書和古代文獻史料，予以妥善保存和管理，并向國家機關和學術研究者廣泛地提供利用?！?/p>

（二）、《瑞士聯邦檔案館條例》“規定：聯邦檔案館對已進館的文件負責保存、管理和提供利用”

（三）、《意大利共和國關于國家檔案管理機構和管理人員的法令》第一條規定：“國家檔案管理機構的職能是：1、保存：（1）意大利統一以前的國家檔案；（2）一般情況下不常用的國家立法、司法和行政方面的文件；（3）屬于國家的或國家根據法律規定和以其他名義保存的檔案或文件。2、對下列檔案進行監督：（1）公共機構的檔案；（2）私人的任何名義擁有、占有或保存的具有重要歷史價值的檔案”。國家檔案管理機構的另一職能是：“向讀者提供本條第二款所指的檔案和文件，供科學研究和提供證據用”。

通過這些規定，可以概括出來國外對檔案館功能的規定主要有三個方面：一是收集，二是整理、保管，三是提供利用。有的國家的檔案館帶有一定行政管理職能，例如意大利。

二、我國對檔案館功能的界定

檔案工作在中國歷史悠久，周代的太史寮、漢代的石渠閣、麒麟閣、蘭臺、東觀、唐代的甲庫。宋、元的龍圖閣、架閣庫，明、清的皇史宬、黃冊庫都是歷代保管檔案的機構，當然，它提供利用的對象只限于統治者。不過，在周代，因為史官是文化知識的壟斷者，檔案是知識的總匯，故他們所掌握的典籍也就成為教育貴族子弟的教本，史官亦是最早的教師，收藏大量檔案典籍的機構——太史寮，就成為當時的最高學府，充當統治者教育后代的教育機構。

新中國成立后，成立了由中央到地方的各級各類檔案館，檔案館成為永久保存檔案的基地?！吨腥A人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第二章第八條規定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱《檔案法實施辦法》）第十條又具體規定了中央和地方各級各類檔案館的主要職責是：“（一）收集和接收本館管理范圍內具有保存價值的檔案資料；（二）對所保存的檔案進行科學的整理和保管；（三）采取各種形式開發檔案信息資源，為社會提供服務”。

從《檔案法》和《檔案法實施辦法》的規定來看，法律層面上我國檔案館的主要功能也是收集、整理、保管、利用，與世界各國對檔案館的定義區別不大。那么具體而言，檔案館的功能可以區分為基本功能和社會功能。

三、檔案館的基本功能

所謂基本功能，是指檔案館最本質最原始的功能，是檔案館其他功能可以正常發揮的基礎。檔案館的基本功能，主要包括收集、保管。

（一）、收集

在檔案館的基本功能中，收集又是基本中的基本，核心中的核心，它是檔案館工作得以正常進行的基礎。如果沒有收集打前站，沒有收集起來的一定數量的檔案做基礎，檔案館的其他功能將無從談起，檔案館也就只是一個空架子，不能稱之為檔案館了?，F在有一種思潮，好像談論檔案館收集、整理這些基本業務很丟份，不時髦，大家一股腦的大談特談怎么開發利用、怎么提高檔案工作的社會地位、怎么利用新技術（電子文件啊、數字檔案館啊、大數據啊等等），對于收集這一基本中的基本反而很少提及，甚至有些嗤之以鼻。其實，這是一種本末倒置，大家想想，離開收集而來的檔案這一物質基礎，其他一切豈不都是無本之木、無水之源？

但如何更好地發揮檔案館的收集功能，做好檔案收集工作，這就需要每一位檔案工作者開動腦筋調動智慧付出努力了。

1、首先要改變服務思維，建立多元化的服務思維模式。從歷史上看，檔案機構的產生就是為統治者服務的，新中國成立后，檔案館也一直是面向行政機關，這就形成了檔案工作者在思想認識上有一種“為國家”的思維模式；對社會大眾來說，檔案館的面目也一直比較神秘，跟社會的距離比較遠，但隨著我國服務型政府的建設，2009年在上海召開的全國檔案館工作會議上，國家檔案局局長楊冬權在工作報告中對新型國家檔案館作了明確的功能定位，即檔案館是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心（簡稱“五位一體”）?！拔逦灰惑w”功能的提出，標志著檔案工作者在思維意識上的改變；2012年的全國檔案局長會議上，檔案工作者的職責被官方鄭重定義為“為黨管檔、為國守史、為民服務”（簡稱“三為職責”），雖然還“為黨”、“為國家”，但也有了“為民”，而且，我認為，這三者的排名，應該是不分先后、輕重的。由這些舉動可以看到，檔案部門開始認識到檔案工作不僅要“面向機關”，更要面向社會，面向公眾，檔案工作多元化服務思維正在逐步形成。

2、改變收集主體，形成多元化的主體來源。多年以來，檔案館的密集架上塞滿了來自“黨委、政府、人大、政協等行政機關的文書檔案，而且，在以前人們的心目中，紅頭文件是比較神圣而威嚴的，人們一提起紅頭文件那是一個“肅然起敬”，這“肅然起敬”使人們有意識地提高了其保管期限，擴大了進館范圍，這些令人“肅然起敬”的紅頭文件幾乎都被收集進館，“塞滿貨架”，而相應地，其他檔案在這里卻難覓蹤影。與此同時，分散在廠礦、企業、集體單位及民間能工巧匠、藝人手中的珍貴史料、民間工藝檔案，卻無法進館。這些無法進館的珍貴史料很多會因為資金缺乏而無法得到妥善保管，更因為法律的規定無法自主處理，加上受環境、載體、信息可持續性等因素的影響，這些珍貴的民間檔案的價值不僅得不到開發，甚至有可能慢慢損毀消失。如果這部分檔案可以收集進館，檔案館的館藏結構就會得到徹底改善，館藏豐富了，基礎就打好了，高樓大廈是不是可以平地起了。

3、改變收集方式，建立多元化的收集方式?！稒n案法》第十條，以及《檔案法實施辦法》第十條、十三條、十四條明確規定了檔案的采集方式。但這是一種被動式的采集理念，即向上移交向下接收。其實，“接收”作為一種有效的采集方式，在強制性和規范性上有其獨特優勢，但在當前社會結構變動、社會形態變遷、信息流轉方式多樣、民眾觀念差異化的背景下，單一的“接收”很難滿足需求，建立多元化的檔案收集方式成為一種必然的趨勢，所以征集、交換、采購、受贈、寄存、館際合作、國際合作、跨界合作等多元化的采集方式，正逐漸被嘗試，成為現實，這種多元化的收集方式有利于采集散存于民間的檔案，從而大大地優化館藏結構。

4、改變收集種類，形成多元化的資源種類。由于歷史原因，檔案館在資源選擇上過于青睞政府“紅頭文件”，造成了檔案館黨政機關的文書檔案“一統天下”，而那些與公眾生活密切相關的土地、房產、林權、婚姻、計生、保險等專門檔案以及那些反映鄉村記憶的婚慶、契約、族譜、廟宇、祠堂等內容的檔案信息資源卻很少被收集進館；還有那些涉及科研技術的地質、測繪、水文、氣象、土壤結構、農業生產的檔案信息以及反映區域民俗文化的戲曲、民歌、曲藝、方志、票據、信函的檔案資料更是難得一見，如果，在收集檔案資源種類的選擇上，能夠形成多元化，那么檔案館的收集工作幾近完美。

（二）、保管

檔案館的另一基本功能就是存貯功能。檔案收集進館后就開始發揮檔案館的保管功能，對收集進館的檔案進行科學的管理，維護好檔案的完整與安全，為檔案的提供利用打好基礎。收集是保管的基礎，保管是收集的接力，檔案收集進館后，如果保管不完善、不科學，致使檔案火燒、水淹、蟲咬、丟失、損毀、消磁等，那收集也是白收集。要做好保管工作，就要區別不同種類、不同材質、不同載體的檔案，按照科學的標準，精心保管，確保檔案安全。

四、檔案館的社會功能

檔案館的社會功能是通過向社會提供檔案信息來實現的。檔案館的社會功能是多方面的，但隨著社會的變化，社會對其要求會更多面。在檔案館的諸多社會功能中，憑證功能、社會服務功能、學術研究功能、信息傳播功能，檔案界的學者們已經多有論述，大家也已熟知，在此不再重復，對于一些大家不太熟知的功能，略加論述：

（一）、歷史記憶功能 對檔案館記憶功能的認識，是從二十世紀開始的。在聯合國教科文組織實施“世界記憶工程”后，檔案與社會記憶的關系引起了檔案界學者極大關注，如“檔案記憶”成為第十三屆國際檔案大會的主要論題之一；第十四屆大會上西班牙國王胡安·卡洛斯更指出檔案館是保存人類記憶最為權威的場所；第十五屆大會更是以“檔案、記憶和知識”為主題。

檔案的本質屬性是原始記錄性，是對人們的社會活動最原始的一種記錄，它客觀地記錄了人們在各個方面的歷史發展過程。從整個人類文明的進步而言，檔案是人類文明所達到的程度的一種反映和記錄。因此，也可以說，檔案是“人類的記憶”。檔案不僅記錄了人類社會政治發展的歷史，同時也記錄了人類社會在經濟、文化、科技、軍事、藝術、宗教等各個方面的歷史。檔案館的歷史記憶功能，應該說是檔案館之所以產生并得到發展的一個重要原因，也是檔案館各社會功能中的首要功能。

為了充分發揮檔案館的歷史記憶功能，各級各類檔案館應合理地構筑館藏結構。

1、首先豐富館藏 要豐富館藏，從縱向而言，就要盡可能使館藏檔案所涉及的時間跨度拉長，不但要收集現代的檔案，還要盡量收集近代的甚至古代的檔案；從橫向而言，則要盡可能使館藏檔案達到一定的廣度和深度，這樣才能較為完整地記錄和反映歷史。

2、其次打破壁壘，由于現行的檔案管理體制，國家機關形成的檔案進入檔案館保存，其他一些社會機構和個人所形成的檔案基本處于誰形成誰保管的狀態，分散在不同行業和部門，導致檔案信息資源在管理上條塊分割，產生“信息孤島”。要使檔案真正成為社會的記憶，就不能困于自己的“一畝三分地”，封閉起來搞建設，就要走開放路線，打破“信息孤島”，做到信息共享，做到聯橫聯縱，加強檔案機構間、檔案機構與相關文獻機構間、記憶的保存者、形成者、研究者和利用者之間的交流與合作，形成良性互動。比如2010年10月山西人民出版社出版的《國家記憶：美國國家檔案館收藏中緬印戰場影像》，就是從美國國家檔案館復制了關于中、緬、印戰場的全部23000張照片以及200個小時的紀錄片資料，從中選取最有震撼力和代表意義的首批500余張照片結集，方成此書。編者章東磐在接受媒體采訪時說，希望能通過他們的工作，保存一份“國家記憶”。

（二）、資政決策功能 檔案館為資政決策服務，這也是社會設立檔案館的一個很重要的原因。檔案館的這一功能是大家所熟知的，也是了解的比較透徹的，在此不加贅述，但這個功能的發揮，長久以來一直處于被動實現，利用者來檔案館查找利用，我也熱情服務，不來，絕不“主動出擊”。但在新形勢下，要使檔案館的資政功能更好地實現，應改變檔案館的一貫“閉門堅守”的作風，主動“上門服務”。例如：中山路曾是青島市最繁華、最重要的商業街，是青島百年城市發展歷史的縮影和青島城市文化的典型代表。青島市委、市政府對中山路的改造一直非常重視，為服務中心工作和“文化青島”的建設，青島市檔案局主動以中山路為專題編輯《資政參考》，對中山路的發展歷史和文化特色進行系統梳理和分析綜合，全面呈現中山路在青島城市發展中的歷史作用和其文化內涵，為中山路的改造和保護提供了翔實的歷史參考。

（三）、公共文化功能 檔案館具有公共文化機構的依據：

1、法定的文化屬性?！稒n案法》第八條以及《檔案法實施辦法》第十條都明確規定各級國家檔案館是“文化事業機構”，這是最權威的法律界定。

2、自身的文化屬性。檔案館作為人類文化發展到一定階段的產物，它的出現本身就意味著一種新文化的萌生，它存在的意義就是為了文化的傳承、啟蒙與沉淀。因此，從本質上來講，檔案館就是一種文化的存在，它具有任何其他文化所具備的效果。

3、資源的文化屬性。雖然我國的公共檔案館在資源建設方面還有很長的路要走，但不得不承認它匯集了人類最為重要的文化內容——檔案，是社會文化最為重要的發源地，為曾經消失與斷裂的文明提供了恢復的機會和可能。

隨著我國經濟和科技建設的高速發展，社會發生了深刻的變化，社會對檔案館也將提出更多的要求，這對檔案工作者來說是新的挑戰，同時也為檔案館功能的展示提供了更多更大的舞臺，為檔案館工作注入了新的活力，檔案工作者應該努力拓展檔案館功能，努力使檔案館與社會聯系緊密，那么，檔案工作“邊緣化”之類的擔憂將不復存在。

（工作單位：山西省運城市鹽湖區檔案局）