新形勢下建筑企業檔案工作的思考

李軍紅

企業的發展壯大，需要永無止境的改革和創新。面對瞬息萬變的市場環境和日趨激烈的競爭，對信息的需求和依賴日益增強。企業檔案以其內容豐富，詳實可靠優于其他信息，成為現代企業生存發展不可缺少的重要條件，在企業改革的進程中，檔案工作的地位和作用越來越重要。企業檔案工作是整個國家檔案工作的重要組成部分，隨著科技的日新月異，社會信息的急劇膨脹與廣泛利用，企業對檔案的需求發生了新的變化，檔案涉及了企業內部和外部、上級與下級、社會與經濟等方面，客觀地反映出企業經濟運行的發展規律。同時也是企業主要的憑證依據、法律依據、決策依據和信息情報。

一.檔案管理工作的重要性

（一）檔案是保護企業權益的法律憑證。企業檔案作為企業資產權益的原始憑證，是維護企業生存和發展的生命線，企業檔案工作做得好壞，直接關系到企業的合法權益。隨著現代企業制度的建立、企業內部結構的不斷變化，企業在經營生產活動中難免發生債權債務關系，如何理順關系，保護企業的合法權益呢？這就需要有價值的經營合同、協議、結算書、工程竣工驗收等檔案材料作為原始憑證和依據進行訴訟，以法律的武器保護自己。例如我公司在追收寶鼎廣場工程和陜西科技大學工程款項過程中，由于建設方惡意拖欠我公司工程款數千萬元，為了保護資金不流失，公司將建設方推向法庭。檔案室提供了相應工程的施工合同、施工協議、竣工驗收等經營檔案和工程檔案，使得建設方在訴訟過程中敗訴，公司在訴訟后兩個月內將工程款及利息全部收回。利用這樣的合法權益，公司追回多項款額，減少了經濟損失。

（二）檔案是日常工作的參謀。日常事務性工作中經常有總結工作、制定計劃、調查研究和處理問題等工作，很多工作都需要了解過去時期的情況、掌握材料和精確的數據、并且要熟悉政策，此時翻閱大量的文件資料和檔案就成為必需的參考。例如，公司在進行年終總結和制定下一時期的某項工作計劃和制度規定時就經常利用到上一年度甚至幾年之內的工作計劃、總結、規章制度等大量文書檔案進行借鑒和參考。

（三）檔案是企業發展的信息資源。檔案作為企業現有知識水平和管理經驗的積累，是企業管理工作的基礎和條件，當然也成為企業發展和提高可利用的重要資源。企業的一切活動和創造發展的全過程反映在企業檔案上，企業的現狀是歷史的延續，又是未來的歷史，企業目前和未來的經營管理，都離不開對企業原有和現有人、財、物等各種基礎條件的準確掌握，而所有這些信息資料都主要凝聚在企業檔案中。因此，我們要準確掌握并利用檔案中存在的各種信息資源，為企業的經濟建設服務，使潛在的生產力變成現實生產力。

（四）檔案隱藏著企業的重要機密。企業檔案的內容，記載了企業經營管理及發展進步的全貌。其中既有行政性管理資料，也有生產經營活動和技術類資料，既有一般性檔案資料，也有內涵重要商業機密的信息資料。特別是一些重要的文件和數據經過一定的制度和手續轉化為檔案資料后，其歷史使命并非一次性完成，有的在很長時間內一直起著重要作用。商業機密一但泄露外傳，將會給企業帶來難以估計的損失。

二、提升檔案管理工作的新思考

檔案發展利用永無止境，檔案價值提升永無止境，檔案管理創新永無止境。檔案作為具有原始記錄的屬性、內容的唯一性和載體的典型性特點使得它難以簡單地被電子文件、電子載體等其他形式徹底取代，新形勢下對檔案工作的提出更高目標和要求。因此，我們必須突出工作重點，加強自身建設，努力提高檔案管理水平。

（一）更新觀念，提高認識。檔案工作人員必須更新觀念，從思想上跟著企業發展的新形勢、新步伐。由于企業不斷的創新管理，壓縮編制，減員增效，工作量卻不斷增加，作為建筑部門的檔案工作者的待遇較低于其他專業的人員，心里難免有些不平衡，但這是企業發展的必然趨勢，優勝劣汰是各行業發展的必然所在，我們檔案工作者就要及時調整自己心態，摒棄陳舊的思想理論，不僅要認識轉變，更要在行動上、實踐中轉變，從原來的坐等上門來查、形式單調、被動服務的局面，調整為解放思想、實事求是、著眼于新的實際和新的發展，使檔案工作更好地體現出時代性。所以現代企業制度下，市場競爭日益激烈，對我們檔案工作者就提出了更高的要求。要具備較高的政治思想素質，較強的業務知識素質、良好的心里素質。更要積極主動地了解社會信息，了解企業發展動態，開發檔案中的有用信息，不斷學習新的檔案管理知識，提高自身業務水平，同時樹立起法制觀念和經濟觀念，嚴格執行和落實《檔案法》，嚴格保管和合理利用檔案，配合企業的發展和生產經營活動，強化檔案管理制度，為企業取得效益服務。“有為才能有位”，這樣檔案部門在企業中就會有地位，自身也會得到更好的發展。

（二）做好檔案基礎工作，加強編研工作，提高利用率。檔案的最終目的是得到利用。檔案的基礎工作是利用工作之本，因此作為綜合檔案室就要廣泛地收集，將收集面不斷地擴大，不僅是在機關收集各業務部門資料，還要延伸到分公司、項目經理部，利用網絡平臺，爭取從各項工作開始之時，到工作經過，直至工作最終結果，廣泛收集一切可用、有用的材料。比如科技檔案從工程施工初期的規劃證、施工許可證、各分包隊伍的資質，到工程施工過程中的技術工藝、技術方案、試驗資料、再到最后的分部分項驗收、竣工備案等資料，都應完整、真實的收集。再比如經營檔案應從工程施工合同、中標通知書、期間的各項協議、到最后的逐項結算資料，都應千方百計的完整收集，豐富庫藏。沒有一定的數量，就沒有更好的質量。室藏豐富的同時不能臃腫，魚龍混雜，玉石不分，所以之后要認真細致地進行一系列的整理、分類、鑒定、編目、掃描、錄入等基礎管理工作，使得立卷質量不斷提高。

有了扎實的基礎工作，利用工作就會更加有效，更上一層樓。利用工作能否得到提高，很重要的一點還在于進行更有效的編研工作。編研與開放型檔案服務有著密切關系，不搞好編研，是搞不活檔案工作的，編研可以說是將沉睡的檔案“叫醒”、將凝固的知識“激活”，讓利用者發現它的魅力和價值。現在有些基層檔案室的編研比較薄弱，編研質量不高，相當于讓檔案搬家，如同將“西紅柿炒雞蛋”，變成“雞蛋炒西紅柿”，沒有深層次的加工，沒有進行精裝修，工作也做了，但是使用價值卻不大。所以就要求檔案人員提高編研能力，有一顆熱愛檔案事業的恒心，有一雙發現利用者需要的眼睛，有一雙將檔案資源整合的巧手，成為“加工專家”。更要拓寬編研選題渠道，形成多元題材，用新的思想觀念、理論方法、技術手段等探討檔案編研工作的新規律、新特點，不斷提煉、開發有用的信息，變成現實的財富，滿足個性利用的需要。只有檔案室的編研工作很好地開展，利用率不斷上升，檔案才能真正地“活”起來，并且身價倍增，我們的檔案事業就會提升到一個新的檔次。

（三）與時俱進，提高檔案管理現代化。信息時代計算機作為現代化管理工具，在各行各業的工作中滲透著，企業的檔案機構更應該利用科學的現代化管理手段進行工作，未來辦公的趨勢是無紙化辦公，檔案由于其自身特征和價值所在，無法很快實現無紙化，但為了更快的檢索，更準確的獲得檔案信息，利用互聯網等高科技的管理手段，已經讓檔案工作者從龐雜的手工勞動進化到先進的現代化管理，然而有些單位的檔案部門卻沒有很好的利用這一高科技手段，還在用翻閱紙質版目錄，或是擱置未用，或是不愿探索新的管理模式。利用者要找一份資料，如果說不清年限或文件題名，不能多角度查賬，如同大海撈針，這勢必成為企業發展的絆腳石。在我單位的企業資質升級的過程中，檔案管理現代化是占有一定的比重，評委老師會要求演示現代化科技是如何管理企業檔案的，從文件級目錄至案卷級，從文書檔案到科技檔案，從簡單到詳細一一闡述，可見現代化管理手段已經融入企業管理的方方面面，不利用現代化管理就等待著被淘汰，不發展就等待著滅亡。如今我們檔案的統計工作也已經由基層單位通過互聯網進行統計和上報，這是檔案管理質的飛躍，是高科技手段的廣泛應用，意味著檔案管理在與時俱進。我們要保持這種質的高度，并持續發展。

（四）應大力開展檔案宣傳，創造良好的客觀環境。目前社會的檔案意識還是很淡薄，檔案宣傳工作并沒有跟上時代的步伐，檔案宣傳工作還局限在檔案部門的業務小圈子內，在內部進行的宣傳教育，缺乏社會性。檔案工作的開展，需要有一個良好的客觀環境。電視臺各種知識競賽品種繁多，例如“最強大腦”、“漢字英雄”，就是沒有對檔案知識的宣傳；網絡報紙上刊登的各種五花八門的廣告，唯獨沒有檔案知識的只字片語；微博微信中方方面面的掌上信息，也沒有一條是關于檔案信息的；各行各業的先進模范不斷涌現，更沒有體現出檔案人員的無私奉獻。檔案人員只能默默無聞地埋頭苦干，用自己的雙手記載著企業發展的歷史，將自己的勞動成果變成珍貴的憑證放進檔案柜，而大家卻不知道檔案人員的工作所在，有的領導更是看不到檔案人員的工作內容，“幕后英雄”是應該在必要的時候顯露一下了。這些都被社會大環境所壓制，沒有人真正地理解檔案工作的內涵，有的人員一聽說檔案工作只是片面的認為就是人事檔案，還有的本單位人員都從未踏進檔案室的大門，遇到問題也根本想不到去利用檔案。所以，我認為檔案工作不能總保持神秘的模樣，應該揭開禁錮于它們的面紗，大力加強檔案知識普及，宣傳檔案工作是非常必要的，它可以讓利用者在滿足需要的過程中實實在在地體會到檔案的價值所在。宣傳形式可以靈活多樣，在本部門、本單位、本地區的各項工作中給檔案留出一席之地，創造出檔案工作的影響力，提高檔案工作社會地位，才能起到宣傳檔案的作用，有效地爭取社會及本單位領導對檔案的重視和支持。

（作者單位：北京城建建設工程有限公司）