試述我國(guó)古代的檔案和檔案工作

于小軍　劉靜

檔案是隨著人類社會(huì)的發(fā)展而逐漸產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的，文字的產(chǎn)生，社會(huì)分工的日益復(fù)雜以及社會(huì)管理活動(dòng)的出現(xiàn)，都為檔案的產(chǎn)生創(chuàng)造了基本條件。有學(xué)者認(rèn)為，上古時(shí)代的結(jié)繩和刻契兩種記錄方式就是原始的文書檔案。理由是這也是人類記錄歷史、傳遞信息的一種方式。但更多的觀點(diǎn)則認(rèn)為，結(jié)繩和刻契雖起到記錄信息的作用，但主要是一種輔助記憶的方式，打成的繩、刻出的符號(hào)本身并不具有明確固定的含義。我國(guó)現(xiàn)在公認(rèn)出現(xiàn)最早的檔案是3500多年以前殷商時(shí)期的甲骨檔案。在河南海陽(yáng)小棗村出土的甲骨殘片中，包含著大量商朝的文書檔案資料。之所以認(rèn)定甲骨殘片屬于檔案的范疇，是因?yàn)橐韵氯侠碛伞５谝唬坠菣n案直接真實(shí)地記錄了歷史。從甲骨檔案的內(nèi)容來(lái)看，其中記錄了從武丁到商紂共計(jì)273年的社會(huì)歷史活動(dòng)，包括殷王的田獵、祭祀、天時(shí)、征伐、王事等方面，數(shù)量眾多，內(nèi)容豐富。第二，甲骨檔案的文字可以辨認(rèn)。甲骨文已經(jīng)是相當(dāng)成熟的文字，在10余萬(wàn)片的甲骨檔案上有4500多字，其中可辨認(rèn)的有2000多字。第三，甲骨檔案經(jīng)過(guò)了人們有意識(shí)地收集、保存，有專門的人員和場(chǎng)所對(duì)其進(jìn)行管理。殷商時(shí)期的甲骨文書多由卜官制作，制作程序公文結(jié)構(gòu)都有嚴(yán)格的規(guī)定，處理完畢的文書都按一定的規(guī)律集中起來(lái)，整理分類后存放在“天府”之內(nèi)，由專人管理。《尚書.多士》中記載：“準(zhǔn)殷先人，有典有冊(cè)”。這里的典、冊(cè)都是指文書檔案材料。考古學(xué)家陳夢(mèng)家在《殷墟子辭綜述》一書中也有記載，認(rèn)為這些千辭“屬于王室的文書記錄，是殷代的王家檔案”。

到了春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)代，我國(guó)的檔案工作得到了進(jìn)一步發(fā)展，檔案的載體有了很大的變化，出現(xiàn)了青銅、簡(jiǎn)牘、縑帛等形式。文書的種類也逐漸增多，格式、用語(yǔ)和使用范圍也逐步成形。當(dāng)時(shí)以周五室到各諸侯國(guó)都沒(méi)有專門起草文書、保管檔案的官員。據(jù)史料記載，著名哲學(xué)家老子曾做過(guò)周王室的“柱下史”，專門負(fù)責(zé)保管王室檔案。著名思想家、教育家孔子根據(jù)收集到的上古文書，編纂了我國(guó)第一部檔案文件匯編《尚書》，其中收錄了從傳說(shuō)中的堯、舜、禹到春秋時(shí)期的各類公文59篇，包括典、謨、誓、誥、訓(xùn)、命等文種。盡管這些公文不乏后人偽托的，但它還是保留了我國(guó)最早的公文史料，上研究我國(guó)公文起源，公文形式、公文作用的重要憑證，也是我國(guó)檔案編研工作最經(jīng)典的范例。

秦漢時(shí)期是我國(guó)封建社會(huì)檔案工作發(fā)展的初期。從秦朝開(kāi)始，我國(guó)公文的文種使用范圍第一次由最高統(tǒng)治者明文規(guī)定。《史記.秦始皇本紀(jì)》中提到秦代公文種類包括“制”、“詔”、“奏”等。秦統(tǒng)一中國(guó)后，設(shè)丞相府專門負(fù)責(zé)接收天下公文、發(fā)詔令。丞相府內(nèi)設(shè)曹、主簿等官職主管文書、檔案工作，這些都為后世檔案工作的規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。到了漢代，檔案又有了新的發(fā)展，出現(xiàn)了大量新文種，如“策署”、“戒書”、“章”、“表”、“駁議”等。在制度上，漢朝基本承襲了秦朝的舊制，在中央設(shè)有尚書臺(tái)，總管全國(guó)章奏的接收、折閱、審批以及詔書的起草，封印等工作。尚書臺(tái)設(shè)尚書令和尚書仆射主管文書工作，下設(shè)各曹負(fù)責(zé)各類公文的起草、辦理。在地方各郡設(shè)有主簿和記室令史，縣設(shè)有縣丞、主簿，負(fù)責(zé)各政府機(jī)構(gòu)的文書、檔案工作，漢代還建有“蘭臺(tái)”、“東觀”、“石渠閣”等專門機(jī)構(gòu)，作為保存檔案的庫(kù)房，這些機(jī)構(gòu)是我國(guó)國(guó)家檔案館的雛形。

經(jīng)過(guò)動(dòng)蕩不安的南北朝，我國(guó)進(jìn)入了封建社會(huì)的巔峰—唐宋時(shí)期。這一時(shí)期我國(guó)的檔案工作有了進(jìn)一步的發(fā)展。隋唐實(shí)行了“三省制”，三省共秋褲公文，即中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行。到唐中期以后，中央起草詔令的部分任務(wù)由翰林學(xué)士代替。這一時(shí)期檔案工作更加規(guī)范，而且更加被統(tǒng)治者所重視。例如對(duì)記載封建統(tǒng)治言行的記注材料—起居注和進(jìn)政記的記錄和保管都有了更加嚴(yán)格的規(guī)定。此外，戶籍檔案、輿圖檔案、甲歷檔案（官員銓選、任用過(guò)程中形成的檔案）的內(nèi)容完整性和豐富性都大大超過(guò)前代。在唐代的封建法典《唐六典》和《唐律疏議》中還從法律的角度對(duì)文書、檔案工作進(jìn)行了規(guī)定，把檔案管理提到一個(gè)新的高度。宋朝承襲唐代制度，同時(shí)加強(qiáng)了中央集權(quán)統(tǒng)治，建立起嚴(yán)密的封建專制度。國(guó)家雖然設(shè)有三省六部，但已徒具虛名。曙有凌駕于三省之上的政事堂，同時(shí)為了避免一個(gè)機(jī)構(gòu)權(quán)力過(guò)大，還設(shè)有統(tǒng)領(lǐng)全國(guó)軍政的樞密院以及掌握全國(guó)財(cái)政的最高機(jī)關(guān)三司。國(guó)家機(jī)構(gòu)的膨脹使得檔案也大大增多。中央設(shè)有通進(jìn)司專門管理全國(guó)的文書檔案工作。三省中還分別設(shè)有收貯皇帝詔令、制書和其他公文檔案的制敕庫(kù)房，也稱為“架閣庫(kù)”。此外還設(shè)有專門貯藏檔案的機(jī)構(gòu)—金耀門文書庫(kù)，三司六部的檔案在本部門保存一定時(shí)期后，要交給金耀門文書庫(kù)保存。后來(lái)宋朝還在各地普遍設(shè)置收貯文書檔案的架閣庫(kù)，負(fù)責(zé)管理全國(guó)各地的文書檔案。

明朝建立之初就收集了大量的元代各級(jí)政府檔案，這對(duì)維護(hù)政權(quán)、鞏固統(tǒng)治、穩(wěn)定社會(huì)起了重要作用。明朝的文書處理機(jī)構(gòu)更加完善，各級(jí)機(jī)構(gòu)也有了明確的分工，中書科掌握書寫詔、教、制、誥；誥敕房掌握書辦方官誥敕、揭貼、翻譯外國(guó)文書；制敕房掌握書辦制、敕、詔、誥命、冊(cè)、表等機(jī)密文書。通政司專門負(fù)責(zé)收文，掌握接收內(nèi)外章奏及敕奏封駁之事。各部、都督府、都察院、大理寺都設(shè)有架閣庫(kù)和照磨所，負(fù)責(zé)各類檔案材料的管理，另外還建立了收貯全國(guó)黃冊(cè)的檔案庫(kù)房—后湖黃冊(cè)庫(kù)。明嘉靖十三年（公元1534年），明世宗開(kāi)始修建專門用做保存皇族檔案的庫(kù)房—皇史宬。皇史宬以我國(guó)古代“石室金匱”的檔案保管理念設(shè)計(jì)，全部以磚建成，至今保存完好，堪稱我國(guó)古代檔案建筑的典范。但從明朝開(kāi)始，文牘主義盛行，文書的種類繁多，行文制度復(fù)雜，加上明朝后期政治腐敗，吏治廢地，故嚴(yán)重影響了檔案工作的開(kāi)展。

清代檔案工作基本上承襲了明朝，但也有一定的發(fā)展。清政府在中央設(shè)有兩個(gè)并列的收文機(jī)構(gòu)—奏事處和通政司，負(fù)責(zé)收發(fā)奏折文書和各種題本。內(nèi)閣中設(shè)典籍所等十二所，分別掌握各類文書檔案工作。中央六部各設(shè)司務(wù)廳，掌收外省衙門公文。雍正七年成立了“軍機(jī)處”，負(fù)責(zé)擬定皇帝的諭旨，辦理皇帝的各種“朱批”。清代的檔案制度十分嚴(yán)格，在文書的格式、辦理程、避諱、保密以及檔案的收藏、保存、利用等方面都詳細(xì)的規(guī)定。

歷史的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，只要我們遵循檔案工作的規(guī)律，隨著社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)的進(jìn)步，我國(guó)的檔案工作就必將得到更充分的發(fā)展，為我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)做出更大貢獻(xiàn)。

（工作單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)測(cè)繪地理信息局、助理館員）