檔案數字化外包安全管理探析

李潔

檔案數字化是指將紙張、磁帶、縮微膠片、光盤等傳統載體上存儲的檔案資源通過掃描、壓縮、轉換等技術手段加工成數字化信息，并存儲成一個有序結構的檔案數據庫，通過局域網、政務網、互聯網等途徑提供檢索查閱，從而實現檔案資源共享。大多數檔案館和機關單位、企業的檔案部門通過對自身技術、資金、人員等各方面因素的綜合考慮后，選擇將檔案數字化加工項目外包。所謂“外包”，即通過支付一定報酬，把數字化加工所包含的軟件開發、檔案整理，破損修裱，數據著錄、數字化轉換、存儲備份等技術方面的任務，委托給一些專業公司來操作的一種工作方式。

一、檔案數字化項目外包的優勢

檔案數字化是一項繁瑣浩大的工程。對數量龐大的館藏檔案進行案卷實體的整理，文件級的著錄，逐頁掃描以及聲像資料轉換等操作，如果僅依靠本單位的員工自行完成，進度上將難以保證。而把數字化加工項目外包給專業公司，則具有以下的優點：

（一）不影響檔案部門常規工作的質量

目前，各級檔案館和機關單位、企業檔案部門的現有人員工作量已飽和。外包可以避免分散本單位大量人力用于數字化，使員工能集中精力、保質保量地做好檔案常規工作，如：每年新增紙質檔案和電子檔案的歸檔、館藏檔案保管和查閱利用、檔案的編研、館室的建設、開展檔案業務培訓等，防止因開展檔案數字化，而降低其他常規業務的工作質量。

（二）保證檔案數字化加工進度

外包公司是專門從事該類工作的專業公司，人員具有一定的從業經驗，工作中可以省去適應階段；專業軟件開發能力和系統維護服務，可以彌補檔案部門內部技術能力有限的不足；硬件設施配備齊全，可以迅速開展工作；公司性質、管理體制決定其用人機制靈活，崗位責任制、流程化工作方式、計件工資等激勵機制，可以保證工作的高效率。上述這些方面，都是確保工作任務在規定時間內保質保量完成的有效途徑。

（三）設備資源可以得到充分利用

數字化加工所需設備包括高分辨率掃描儀，計算機等，均由外包公司提供，項目完成后可供其他項目繼續使用，這樣就節省了本單位購置和維護數字化設備的大量開支，同時能有效避免數字化加工項目結束后設備閑置的浪費，節約經費。

二、檔案數字化項目外包的安全風險因素

外包，可以有效克服檔案部門目前人力不足、技術落后、經費有限等困境，因此成為實現館藏檔案數字化轉換的主要途徑。但外包作為一種商業化運行模式，又有其固有的風險和弊端。根據引發風險的各類因素可主要概括為檔案實體風險和數據信息風險。如圖1所示。

圖1 數字化外包風險因素分類

（一）檔案實體風險

1.檔案實體出、入庫

檔案實體出、入庫過程，未由指定專人辦理，或未履行交接手續或事后補辦，或未及時對檔案進行外觀檢驗和數量核對，均可導致檔案交接不清、順序混亂、檔案丟失等風險。

2.檔案劃控

檔案數字化加工前，實體檔案未經劃控或劃控不準，可能造成不可開放檔案流入外包公司，在數字化加工過程中泄密的風險。

3.檔案實體拆、裝卷

一些年代久遠，紙張脆弱的檔案在拆、裝卷時極易被損壞；操作的不規范，會造成檔案新的劃損折傷；破損修裱時，由于缺乏專業技能，選擇工具不當等，會導致檔案損毀的風險；另外操作人員缺乏檔案保護意識，趕速度、圖省事，拆除金屬品或重新裝訂時粗暴蠻干，也易造成檔案原貌受損。

（二）數據信息風險

1.軟件漏洞和系統升級

軟件漏洞的存在不僅給系統穩定性留下隱患，也給病毒的傳播和黑客的攻擊提供了機會，對數據信息造成威脅。信息技術迅速發展，系統需要不斷升級，舊的文件在新系統下或無法打開，或產生亂碼、錯碼等情況，造成文件無法識別，給數據信息的長期保存、交換、共享帶來巨大困難。

2.網絡環境安全

缺乏嚴格的網絡安全管理制度，未創建封閉性局域網絡，與互聯網相聯；數字化檔案信息系統未安裝相應的安全防御措施，如：防火墻、殺毒軟件、入侵檢測、電磁輻射干擾顯示等；數字化所用計算機及其他設備未進行屏蔽或留有無線網絡功能、移動接口等情況，都會造成檔案信息泄密的風險。

3.存儲設備信息殘留

數字化項目結束后，未對有檔案信息存留的設備或系統（包括使用過的計算機、信息系統、移動存儲設備等）進行徹底清除和安全技術處理，可能造成信息流失、檔案泄密的隱患。

三、降低檔案數字化項目外包安全風險的措施

外包過程中的安全風險不容忽視，如何從源頭上對整個加工過程中的安全風險加以防范，是檔案部門在選擇項目外包前必須仔細研究探討解決的問題。筆者認為可從以下幾方面措施入手：

（一）公開招標，優選公司

外包公司的選擇，關系到檔案數字化加工的質量、進度、安全及本單位需配備項目管理人員數量等，直接影響到整個項目能否順利實施以及數據成果的質量好壞和利用效率高低，必須慎重選擇。招標單位可通過對公司資源、技術實力、人員配備等方面進行全面調研和審查，從而優選出綜合實力雄厚，擁有專業加工背景的外包公司。

1.資質審查

主要考察投標公司是否具備以下幾個方面資質：第一，專業的質量標準、操作流程、信息安全等管理體系；第二，專業的數字化加工軟件系統；第三，專業的高分辨率掃描設備等硬件設施；第四，良好的企業信譽度和財務狀況。

2.業績審查

重點考察投標公司是否具有檔案數字化加工的經驗和業績。目前，數字化公司缺乏市場準入機制約束，企業良莠不齊，魚龍混雜，許多公司都打著提供檔案數字化的旗號，開展多種業務。業績就成為調研考察的重要內容，外包公司是否具有與項目內容相類似的成功案例，很大程度上影響著項目能否順利完成以及數據系統是否有完善的后續維護。endprint

3.人員審查

考察投標公司是否具有專業的檔案數字化加工團隊，其中人員情況包括兩種：第一，技術人員的實踐經驗，能夠隨時處理掃描軟、硬件設備出現的問題以及系統掛接，檢索查詢、存儲備份等過程中各種問題。第二，掃描人員的專業素質，能熟練應用計算機、掃描儀，并很好地掌握圖像處理軟件，使數據信息各項指標達到最佳值。同時應具備檔案工作的特殊職業要求，有檔案的保護意識，維護好紙質檔案安全，不可遺失、損壞；具備檔案拆卷、裝訂、分件和著錄等檔案業務工作技能，從而減少對紙質檔案的損害和保證實體案卷和數據信息的質量。

（二）統一標準，規范操作

檔案數字化方面已建立了一系列國家、地方標準。但數字化公司往往為追求工作數量，急功近利，僅憑掃描人員個人的主觀認知來確定處理方法，自成一套，而忽視標準的重要性與強制性，導致整個流程前后標準不一、數據成果質量差，為后續檔案信息管理和利用帶來諸多不利因素。本單位在項目開始前，要將《中華人民共和國檔案法》、《紙質檔案數字化技術規范》、《檔案著錄規則》、《歸檔文件整理規則》、《文書檔案案卷格式》等法律法規和標準交與外包公司，要求其按照標準對操作人員進行上崗前培訓，并在工作中嚴格執行，確保從制定數字化工作方案、檔案出庫、整理分件、檔案掃描、圖像處理、數據質檢、檔案還原入庫、數據備份、成果驗收移交等整個數字化加工流程的實施，都有章可循，規范操作。同時，針對工作中出現的新問題、存在的不足之處，本單位的項目管理人員要定期或不定期召開業務會議進行討論， 協商出解決辦法， 經批準后， 以實施細則的形式頒布實行，并與外包公司及時溝通交流，從而保證項目的順利進行以及檔案實體和數據的安全。

（三）加強監督，保證安全

加強外包監督，建立完善的檔案數字化項目外包監督管理制度，實施全程監控。避免因監督不力、指導或管理不暢出現的安全風險。

1.訂立業務合同

與外包公司簽訂完善的業務合同，包括合作方式、工作內容、履行期限、項目報酬、責任劃分、知識產權歸屬、違約后果等。合同是項目雙方履行義務、維護權益的書面承諾，訂立時要全面考慮，要求明確，保護雙方合法利益。再者，由于數字化中所運用的軟件，查詢系統等都需不斷維護、升級，為了降低日后使用過程中的風險，需與外包公司訂立后續維護協議。協議可包括：當系統出現問題時，外包公司需提供電話、郵件、現場等多種方式技術支持服務，全方位響應需求；項目完成后，提供一定時期的免費數據維護、數據升遷、技術維護服務，免費期滿后收費標準等事項，由此加強對后續過程中的風險控制。

2.簽訂保密協議

根據《保密法》、《檔案法》的有關條例，與外包公司簽訂保密協議，提出保密要求，如妥善保管招標單位提供的檔案及完成的數據成果，不得以任何方式利用；不得留存復制品或技術資料；項目完成后，公司所用凡有信息留存的設備和存儲器，必須清除信息并作安全技術處理，（包括數據成品、廢品、中間數據等），不得私自保留等，從法律上確定和規范公司對保證檔案信息安全的責任和義務，使檔案安全和外包項目受到法律保護。在與外包公司簽訂保密協議的同時，還應對操作人員進行上崗前的安全保密教育培訓，并簽訂個人保密協議。

3.強化安全管理

在外包前做好檔案的密級鑒定工作，準確劃定數字化加工的范圍；強化對數字化加工現場的管理，安裝可覆蓋場所全部區域的視頻監控系統及防火、防水設備，配備門禁系統，禁止無關人員進入加工場所；配備專業的檔案柜，用于檔案的臨時存放；采用物理或技術手段，對USB等外接接口實施禁用；操作人員手機，U盤等電子設備一律不準帶入加工場所；涉及檔案交接的環節均由專人負責辦理交接手續；對檔案數字化成果交接過程進行嚴格監督。

（工作單位：山西省檔案局）endprint