PLM 系統在企業圖文檔案中的有效應用

李燁

摘 要：幾年來，我公司利用PLM系統使圖文資料從原來的以紙質為主變形為電子文檔占據主流的檔案歸檔模式，充分保證了檔案收集的齊全和檔案自身的安全、方便了檔案的共享及提供檔案的便捷。本文通過永濟新時速電機電器有限公司在圖文資料管理中的創新情況介紹，對如何加強企業圖文的管理，創新改進，充分發揮電子文檔使用的快捷高效的優勢，避免失真、缺失，以適應企業生產經營的需要，進行了調研和探討。

關鍵詞： PLM系統 應用 管理

1.我公司PLM系統的啟用情況

2008年12月，我公司科管部標準化室發布《PLM 系統的應用與輸出圖文的規定》的通知，技術中心結構分析室將PLM軟件正式應用到技術圖紙輸入。目前，檔案室已將PLM成熟應用在電子檔案的歸檔、整理、更改等系列工作中。

2.PLM系統在我公司企業中的運用效果

五年來，檔案室以PLM系統為管理平臺，對企業圖文資料實施了全電子化管理、歸檔、整理、更改、出圖、復制等一條龍服務，使技術圖紙能準確、快捷提供服務。

2.1PLM完全解決了圖紙歸檔的完整性、正確性、保密性、共享性的問題：

2.1.1自從PLM實施以來，設計人員每一張圖必須進入PLM流程，進行圖號、名稱的選擇，對所需圖紙的技術含量開始選擇二維三維圖的軟件，根據圖紙所需要求選擇會簽流程，以保證圖紙走過有效的審核、校對、定版、打印。從而保證了圖紙檔案歸檔搜集的完整性，不會因為設計人員工作變遷而使下一任設計者工作無法進行。

2.1.2圖紙在PLM流程中將通過設計-工藝-標準化層層審批，若發現圖紙設計錯誤、尺寸錯誤、不符合標準化要求等各口隨時都可以將圖紙返回原設計者，并將消息提示，以確保圖紙的正確性。

2.1.3PLM的所有計算機均加鎖，不到最后定版打印的下載圖紙將無法簽字，從任意環節拷貝的任意一張圖都無法正常打開。打印的每一張圖紙均有申請單，在公司保密辦的機子上能查到所出的每一張圖，甚至復印的每一張圖，嚴厲杜絕了企業圖紙的泄密。

2.1.4設計人員可在PLM流程中實現圖紙共享，不同產品相同零件一經搜索如有圖紙，可以借用，省去紙質圖紙查找的繁瑣或設計人員的重復勞作。

PLM從而使圖紙歸檔的搜索工作變得輕巧簡便，增強了保密性，方便了技術人員圖紙共享。解決了因工作人員調動而使圖紙丟失或下任設計者不知道上任設計者完成工作的進度情況等問題。

2.2PLM使圖紙的更改正確、高效、便捷：

技術人員在上傳更改單時，PLM會自動給設計者更改權限，設計者將所需更改的圖紙、工藝或文件等從PLM系統中剪切進行更改，在更改好后，更改單將會與更改好的圖紙、工藝或文件同時上傳。若有另外技術人員也想改此圖，可以在自己的PLM中看出此圖狀態正在某某設計人員那里進行更改，并直接知道更改版本，可發消息隨時溝通，決不會因有人漏改版本而出現跳版現象，更改內容將和更改單始終保持一致。

2.3方便圖紙的提供利用：

在圖紙增曬過程中，計算機將幫您快速搜索，使圖紙快速方便提供利用者利用，充分滿足生產現場隨要隨用的需求。

3.PLM簽名的軟件技術支持，保證傳統檔案歸檔的簽名要求

經過英泰系統服務器數據接口的PLM管理，建立了一個統一的共同模板。解決了簽字識別的問題：目前在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認，計算機將這種“簽名圖像”接收下來，并確認簽名者與電子文件的關系。PLM在計算機系統中把這種簽名設置為一種批準指令，經電子計算機審核簽名有效后方可進入下一階段的操作；解決了電子文件及原數據的采集、加工、鑒定、歸檔和維護問題，把所有技術人員設計的圖紙包括各個版本完整的整合在一起，使電子歸檔工作井然有序，保證了數據真實、完整、有效，方便的管理和利用。形成了集成化的檔案管理業務環境，達到了資源共享，動態采集、動態更改、動態跟蹤的理想模式。

4.PLM下載后電子庫的建立、電子賬本制作和光盤刻錄保存

4.1PLM下載歸檔必須建立電子庫：

PLM雖已提交定版，但是技術人員仍要完成歸檔、打印、確認等程序，因為系統偶爾會出現一些不常見的錯誤，如粗實線變為了細實線，標注位移等，需要設計人員一定的技術支持。在確保無誤的情況下將圖紙放入電子庫中以方便提供利用。在PLM系統維護時，圖紙仍可以保證生產服務現場的提供。

4.2電子賬本的建立：

與傳統紙質臺賬一致，用Excel做出電子檔案分類目錄，不同的是它搜索快捷用數據自動篩選可以快速便捷的看到此產品歸檔的各種情況，隨時掌握產品動向。如：此圖作廢，可將作廢項拉紅，備注項可記錄更改單號，更改日期；結項時缺少哪項也可一目了然等等。在保存電子檔案刻盤的同時放入電子賬本可以很快速的查找到此光盤有無提供利用者所需的圖紙。

4.3電子檔案光盤的刻錄、存儲管理和記錄要求：

電子檔案光盤的刻錄需經過解密開口，將電子庫中的圖紙、工藝、文件進行刻錄保存。

電子文件歸檔應對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，為實現電子檔案長期保存所必須進行的載體轉換也要采取明確的措施，防止在轉換過程中造成信息的損失，當載體轉換為光盤后，我們及時檢查磁盤中內容是否完整、清晰并將光盤及時放置光盤專用防磁柜中，每月對磁盤進行抽檢，建立電子賬本、做好歸檔電子光盤查閱記錄，以便有據可查。

5.PLM電子檔案管理要求：

5.1提高電子文件制作管理人員的素質：

電子文件的存儲、檢索、傳輸等工作系數非常復雜，檔案管理人員必須要有較高的業務素質和道德品質，在實際工作中，如不認真負責、沒有良好的工作作風，就不能做好電子文件制作和管理工作。因此，加強對電子文件制作和管理人員的管理，一是需要加強業務知識學習，提高工作素質；二是明確具體管理措施，不斷提高電子文件制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守的品質，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平。

5.2電子圖紙工作職責分明：

電子圖紙的管理人員，應對其電子圖紙的真實性和介質保管、保存負有責任。一般來說，PLM計算機由專人負責，不相干人員不能隨意使用，工作需要時可允許用只讀式的載體調讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

6.PLM電子文檔管理有待完善：

總之，做好檔案基礎工作，涉及到多方面因素，它有賴于信息技術的進步、電子文件管理水平的提高，還需要建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度。

（工作單位：永濟新時速電機電器有限責任公司總經辦檔案室）

參考文獻：

《電子文件歸檔管理辦法》

《 PLM 系統的應用及管理規定》endprint