數字化檔案館建設中存在的問題及對策

呂新

隨著信息化時代的到來和計算機技術、網絡技術和通訊技術的迅猛發展，現代社會已不可逆轉地進入數字時代、大數據時代。尤其是“智慧檔案”和建設“檔案強國”理念的提出，對檔案工作提出了更高的要求，促使檔案界大力推進檔案館的數字化進程，以便更好地適應社會需求服務社會大眾。2012底在全國檔案局（館）長會議上，國家檔案局長楊冬權提出到2020年全國檔案館檔案數字化數量比2010年翻兩番的硬指標，在2013年10月10日召開的全國檔案館（室）建設推進會上，楊冬權進一步提出：要用15年左右的時間，建成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案館（室）體系的發展目標，要求全國各級檔案館要把強力推進檔案數字化工作，建設數字化檔案館作為今后工作的重中之重。數字檔案館（室）建設已伴隨著大數據時代的臨近呼嘯而來。

數字檔案館（室）是數字時代檔案館（室）的發展方向，是現代新型的檔案館（室），是對傳統檔案館（室）的升級。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館（室）。可以說建設數字檔案館（室），是實現我國檔案工作現代化，把我國建成檔案強國的一項迫切任務和重要內容。近幾年，經各級檔案部門的大力推進，數字化檔案館（室）建設工作取得了顯著成效，但其中所存在的問題也讓人感到十分憂慮。

一、問題

（一）、認識不清晰，統籌管理不到位

在數字化檔案館（室）建設初期，各級檔案館（室）大多是自行探索摸石過河，這在當時的數字化檔案館（室）建設進程中，也的確取得了一些的成績，積累了一些建設經驗，但由于各級檔案部門對數字化檔案館（室）缺泛清晰的認識，以及國家缺乏統一完備的規范和建設平臺，因此，存在各自為政的弊病，造成數字化檔案館（室）建設參差不齊，質量不高。具體表現在：

一方面是對數字化檔案館建設的理解上，由于沒有經驗可依，各檔案館在數字化進程中僅能憑各自的理解和想象，各自為政，關起門來自己摸索，從而造成許多人對數字化理解上的偏頗，這在數字化檔案館（室）建設的初期表現的尤為嚴重。比如筆者在實際工作中，就發現有人簡單地認為只要把案卷目錄和全引目錄錄入到計算機中的WORD或EXCL軟件，就算實現了檔案管理的數字化，并用這種錯誤的認識指導檔案數字化實踐，用WORD和EXCL畫了大批量的全引目錄和案卷目錄表格，并把檔案數據錄入表格中，結果最后由于不能直接導入檔案管理軟件進行檢索而造成返工；再如，有的人由于對電子檔案的概念理解不透徹，簡單地認為各單位用WORD輸入的電子文件全文就是電子檔案，而忽略了判定是否是電子檔案的最關鍵的兩個依據：元數據和XML封裝格式，他們把基層各單位的WORD文檔簡單地復制回檔案館，就認為是電子檔案接收進館了。這些模糊的認識造成了數字化檔案館進程多走了彎路。

另一方面是在檔案管理軟件的使用上，由于國家沒有推行統一的檔案管理軟件，各地的檔案部門就存在各自為政的現象。就山西省而言，革命歷史檔案數據庫建立時，推行使用的是由山東省檔案館研發的檔案管理軟件。民國檔案數據庫建立時，推行使用的是由第二歷史檔案館與青島市檔案館聯合研發的檔案管理軟件，該軟件是基于windos98操作系統運行的檔案管理軟件，在其他操作系統下無法運行，目前，因windos98操作系統早已淘汰，所以面對新的操作環境該軟件已不能運行。在現行檔案數據庫建設中推行使用的是由本省三友和軟件公司研發的檔案管理軟件。在建立革命歷史資料數據庫時，使用的是Excl。在綜合檔案館中，針對不同時期的檔案推行不同的檔案管理軟件的做法，雖然在一些具體業務上有針對性，但在整個檔案的管理上，多有不便，尤其在檔案的檢索中，當已知條件不能明確是哪個時期的檔案時，就需要把所有的檔案管理軟件都打開，來一一查找所需檔案，這無形當中就為檔案的查找增加了層次，與運用計算機管理檔案的便捷要求十分不符。

再者，山西省在數字化檔案館的數據庫建設上，要求各地市檔案館在在數據庫中要建有開放庫、專題庫等，筆者對此實感不妥，因開放檔案庫、專題檔案庫內的檔案數據按照“是否開放”，或“是否是某一專題”提取出來而組建的庫，其數據本身就是各全宗的檔案數據，提取出來重新組建一檔案庫只能造成整個數據庫中數據的重復，更何況建設數字檔案館的一個很重要的原因，就是想利用計算機的檢索便捷性來管理檔案，只要輸入“開放與否”這一條件，馬上就能把計算機中所有開放的檔案查找出來，根本就沒有必要專門建庫，造成整個數據庫中數據的重復，對整個檔案數據庫的管理造成不便。

（二）、法規不健全，宏觀管理不到位

數字化檔案館建設是一項功在千秋利在當代的長遠艱巨工程，不是一蹴而就的事，更不是一朝一夕即可完成的。這一工程對資金、技術、人才都有較高的要求，并且其所需的各項政策必需要具有連續性。所以，用制度和法律的手段來護航是數字化檔案館最終得以建成的必要條件。

自2002年以來，在數字化檔案館建設方面，國家檔案局先后發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》、《檔案事業發展“十一五”規劃》、《數字檔案館建設指南》、《數字檔案室建設指南》、《檔案事業發展“十二五”規劃》明確了數字 檔案館（室）建設的具體內容，為數字檔案館（室）規范建設提供了保障。但這些指導性文件和標準，一方面是出臺的時間相對滯后，指導意義相對也滯后；另一方面是其內容從宏觀要求的多，具體要求的少，原則性條文多，明確規定的少，涉及單個問題的多，綜合考慮的少。并且其規定未能涵蓋數字化檔案館建設的所有環節 ，尤其是對判定建成數字化檔案館一些關鍵性的標準沒有出臺。

（三）、對技術參數設定值的意義理解不到位

在檔案數字化進程中，筆者發現，許多單位對國家規定的一些數字化加工的技術參數指標的含義理解不到位，不能從本館（室）長遠利用的角度來加以設定技術參數，而造成不必要的重復勞動。比如，2005年4月30日國家檔案局發布的《紙質檔案數字化技術規范》中對紙質檔案掃描的分辨率是這樣規定的：“采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≧100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。”“需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≧200dpi”其中所規定的“≧100dpi”和“≧200dpi”技術參數，只是基于對檔案普通閱讀最低的要求，如果是利用檔案掃描圖片來舉辦展覽，這一技術參數值就明顯偏低，導致所掃圖片在辦展時不能用，只好重新調卷再次掃描，造成不必要的重復。所以在掃描前設置技術參數時，最好能把檔案長遠利用的一些因素考慮進去，把技術參數適當調高一些，以避免不必要的重復勞動。endprint

當然，調高技術參數值會影響掃描的速度并會占用大量的儲存空間，但這一缺欠與檔案遭受二次被掃而造成的傷害相比，已顯得微不足道。

二、對策

（一）、開發功能強大的檔案管理軟件，打造數字化檔案館建設共享平臺

開發和使用功能強大的檔案管理軟件，打造數字化檔案館建設共享平臺，是數字化檔案館建設必不可少的前提條件，在這方面，國家檔案行政管理部門應充分發揮統籌管理的職能，從宏觀的層面對全國的數字化檔案館建設進行統籌規劃，全國一盤棋，有步驟、有計劃地整體推進。在具體實施上，可在全國范圍內統一推行功能強大的檔案管理應用軟件，該軟件一方面能涵蓋綜合檔案館中不同時期、不同類別的檔案管理功能，另一方面應具有自動標引、智能檢索和自動關聯功能。以此為基礎在全國構建檔案信息管理平臺，讓全國各級各類檔案館都成為這一檔案管理平臺的子系統，以此來促進各級各類檔案館的數字化建設。以避免因各級各類檔案館各自為政各行其是，使用良莠不齊的檔案管理軟件，造成數據難以兼容的被動局面發生。

（二）、完善法規體系，保障數字化檔案館建設的健康發展

首先，要積極爭取各級黨委和政府的支持。要力爭將本館的數字化檔案館建設目標列入本地區國民經濟和社會發展計劃和政府信息化建設的總體規劃以及本級政府部門的年度考核計劃，從制度上來保障本地黨委和政府在人、財、物等方面對數字化檔案館建設的連續支持。

其次，要充分運用法規來保障數字化檔案館的建設質量。檔案館數字化建設的目的就是要使縣、市、省以至全國的檔案館通過網絡成為一體，以實現資源共享。這個具有一體性的數字化檔案館網是由分散在各地的相對獨立的數字檔案館實體聯結組成，這就要求每一個數字化檔案館在建設過程中必須嚴格遵照國家有關數字化檔案館建設的法律、規章和技術標準，這樣才能從整體上保證其一致性。但長期以來，我國的檔案的數字化檔案館建設所能遵循的法規、標準不多，各檔案館的數字化進程都是各自為政，數據庫的結構不統一，數據不規范，給實現資源共享帶來很大的困難。因此，國家檔案局應加大力度從宏觀的層面制定更加詳細、適用的法律、規章、技術標準對全國的檔案館數字化建設進行統籌規劃、整體協調發展，以保證數字化檔案館建設進程中檔案數據生成、檔案標引、數據的分類、安全保護等要求的一致性。

再者，要出臺一些對各級政府加以約束的數字化檔案建設法規，尤其是解決增量的電子檔案歸檔這一塊，更要讓各級政府部門遵法、守法從而保證電子檔案從其形成到最終歸檔能在制度上得到保障。充分運用一盤棋的戰略思想，把數字化檔案館建設從法的角度納入本地區國民經濟和社會發展規劃，以此來促使各級政府重視本地區的數字化檔案館建設。

（三）、從利用和保護檔案的角度來制定數字化技術參數

我們建設數字化檔案館的主要目的就是為了方便利用和對檔案原件加以保護，因此在數字化加工過程中，要充分考慮到這一點，在參數設置上，要充分考慮各種利用需求，適當調高一些技術參數，增加檔案數字化加工的清晰度，以實現保護檔案多方面利用檔案的目的。

（作者單位：陽泉市檔案局）endprint