論企業檔案數字化的標準化和規范化

楊亞靜

檔案數字化管理，是指在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發生轉變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向以檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。

一、檔案數字化建設的重要性

數字檔案與傳統檔案相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點。隨著科學技術的發展，檔案載體目前正面臨著一個更新換代的重要歷史時刻，電子文件、電子簽名、電子檔案的大量涌現，已經對檔案工作產生了巨大影響，檔案管理、保護、利用的理念、體制和工作方式都在經歷重大變革。企業檔案數字化建設的研究和建設成為目前檔案界關注的熱點。檔案部門迎接挑戰，穩步開展檔案數字化建設，取得一批突破性成果。必須認清檔案數字化建設發展的大趨勢，堅持檔案數字化作為本企業檔案事業的發展方向和檔案業務建設重點。要把積極研究應用先進適用的科學技術作為發展檔案事業的關鍵，把檔案科技放到檔案工作的重要位置加以謀劃，提高檔案工作的科技水平。在企業日常發展的過程中，檔案數字化建設，不僅能提高企業檔案的管理效率，不斷創新檔案管理的模式。

二、檔案數字化建設的現狀

必須認清檔案數字化建設發展的大趨勢，堅持檔案數字化作為本企業檔案事業的發展方向和建設重點。要把積極研究應用先進適用的科學技術作為發展檔案事業的關鍵，把檔案科技放到檔案工作的重要位置加以謀劃，提高檔案工作的科技水平。數字化檔案管理是檔案界新近出現的新課題，數字化檔案如何確保其準確性，牽涉部門較多，還涉及人力資源等，是全方位的。關鍵是流程管理，流程管理是圖檔管理系統的核心，是企業對于圖檔信息管理的精髓。是企業科學技術管理水平的綜合反映，也是科技興企的一基具體措施。研究解決檔案工作中的重大理論和關鍵技術問題。進一步改變重研究、輕應用狀況。作為圖檔案數字化數字建設信息系統一期開發項目負責人。根據檔案管理的需要，制定有關標準和具體要求。順利完成圖檔數字化建設信息化信息管項目，并建立了電子目錄和電子檔案。完成了檔案數字化建設考察、調研任務。

三、質量是檔案數字化建設的核心

建立科學的管理機制，是檔案數字化工作高效有序開展的有力保證，檔案數字化工作的質量直接影響著檔案信息資源建設的質量。檔案數字化工作由多個工作環節組成，任何一個環節的工作質量都必然影響到整個數字化工作的質量的這一方針。明確檔案管理工作數據要準確、標識要清楚、掃描要維護檔案原貌，光盤刻錄要格式正確、內容完整等等，對檔案數字化工作的所有環節和流程實施專人負責，為確保檔案數字化工作的質量提供了可靠保障。本企業建立健全并有效落實檔案信息化管理制度；配備了檔案信息化所必要的軟硬件設備；以檔案信息資源共享為核心，以檔案資源開發利用為重點，構建了目錄數據庫和全文數據庫；加強電子文件歸檔管理，確保真實性、完整性和有效性；規范電子檔案數據管理。在數字檔案室建設中，按照輕重緩急、分門別類、認真排序，對錄入工作程序進行了優化，先永久后長期，最后錄入短期檔案，并指定專人對庫房檔案進行取出、存放和整理，做到出庫不亂，整理有序，原位入庫。在加快檔案數字化工作進程中，始終堅持“質量第一”的方針。

四、實施備份和轉換確保檔案安全

檔案安全是檔案管理的重中之重，國家檔案企業將把加強檔案整理和數字化工作，加強電子文件管理，作為今后各級檔案館、室基礎業務工作的基本路徑，并作為確保檔案安全的一項制度來實施。今后檔案室基礎業務工作的基本路徑就是：實施數字化帶動戰略，逐頁對檔案進行整理，并對內容、數量、附錄等進行著錄，然后通過數字化等方法進行復制，以復制件提供利用，把原件封存。這樣既可以確保檔案安全，又可方便檔案利用。進一步加強對傳統載體檔案的整理和數字化工作，以數字化帶動整理工作，方便利用工作，保證檔案安全。本企業將《電子文件管理辦法》所賦予的職責，聯合有關部門，加強電子文件的歸檔收集工作，確保應歸盡歸。積極建立電子文件中心，對電子文件及時進行備份和轉換，并實施有效的管理與利用。檔案室要把已有復制件的檔案原件進行封存作為確保檔案安全的一項制度來執行，凡是已有縮微、復印、數字化等副本的檔案原件一律封存，無特殊情況的，都不再提供利用，而以復制件提供利用。保證數據的安全和可用；編制多種檢索工具，建立健全電子檔案利用和利用登記制度，確保檔案信息資源在規定范圍內有效共享。

五、以高度的責任心，認真做好保密工作

在檔案數字化推進工作中認真做好安全工作，注意檔案的保密，對相關參與的人員進行保密安全教育，并在檔案整理過程中務必保證檔案的完整度；在整個檔案數字化推進過程中要建立日統計月報告制度，在工作上要加強與相關業務部門的溝通，確保工作的連續性。檔案管理工作整體發展需要出發，綜合考慮，科學、合理、務實地制定出近期目標和長遠規劃，為全面開展紙質檔案數字化掃描掛接的前期準備工作。提早介入對檔案掃描設備、掃描軟件及技術規范的咨詢、比價，并結合實際，認真編制了檔案掃描協議、保密責任書和檔案掃描技術規范書。檔案人員也積極做好數字化工作的的前期保密準備工作，對檔案室室藏所有案卷與檔案信息平臺涉密數據目錄進行數據的核查和校對工作。實施重要檔案備份制度，發現隱患及時整改，嚴密堵塞各種安全漏洞，保證了檔案信息化過程中檔案實體的安全和信息安全，確保了檔案及數據安全萬無一失。嚴格執行檔案出入庫安全管理制度和工作程序，加強現場管理，落實保密防控措施，確保檔案實體和電子文件安全。在個工作現場都安裝了攝像監控裝置。針對一些工作中可能發生錯誤的常規性項目，本著對歷史負責、對企業負責的態度，檔案工作人員對每日工作都要進行常態檢查，目前各項工作進展順利，操作程序嚴格、規范，未發生失、泄密事件。

六、更好地發揮檔案信息資源的作用

檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容，是完善、豐富網上檔案資源的重要基礎性工作，是推進檔案工作現代化發展的客觀要求。傳承歷史，開拓未來。檔案室將秉承本企業“誠信、責任、創新、奉獻”的核心價值觀，以優質服務為宗旨，在服務本企業深入推進“兩個轉變”、加快建設“一強三優”現代企業中發揮應有作用。開展檔案數字化工作，是加強檔案信息資源開發利用的重大舉措。傳統檔案數字化，既可以實現對檔案原件的有效保存，保證不可再生珍貴檔案資源的安全；又可以通過計算機網絡實現檔案信息的在線共享，更好地發揮檔案信息資源的作用。

近年來，山西鋼建緊緊圍繞建設“一強三優”現代企業的發展目標，以服務企業中心工作為主線，積極開展檔案的標準化、現代化、集約化管理，不斷提升檔案管理水平。同時，依托統一的檔案平臺，充分發揮檔案數字化的成果，拓展和深化檔案編研的深度和廣度，挖掘檔案資源的利用價值。結合企業的實際發展狀況，從企業的自身需求出發，制定科學、合理的檔案數字化建設建設方案，并開展檔案業務檢查、先進評比的常態機制，并將其實施到檔案建設中的各個環節，只有這樣，才能保障企業檔案數字化建設的順利進行，才能更有利于企業檔案管理及今后的發展。

（作者單位：山西鋼鐵建設（集團）有限企業建筑工程公司）endprint