淺談數字化檔案館建設的若干問題

劉煥成

數字檔案館 （Digital Archives）是伴隨計算機技術、網絡技術和數據庫技術的發展而產生的一種新型檔案館，因為形成時間較短，目前檔案學界還沒有取得統一的界定。就數字檔案館而言，一些專家學者有著不同的看法和描述：

數字檔案館是“數字化的信息系統，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲；以網絡化的方式相互連接，從而提供及時利用，實現資源共享”。

數字檔案館是“利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式”。

數字檔案館是“采用現代高新技術所支持的數字檔案信息系統，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環境和基礎設施構建，是超大規模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心”。

這些看法和描述是從不同的角度提出的，結合上述觀點，筆者認為數字化檔案館是一個數字化的信息系統，應用電子計算機來對數字化的檔案資源進行管理，通過網絡這種方式來實現檢索和提供利用，最終達到檔案信息資源的共享的目的。

一、建設數字化檔案館的必要性

1.1 檔案館自身發展的需要

（1）檔案載體的變化發展

檔案載體材料不斷豐富和發展，逐漸并迅速地被磁盤、光盤所取代或更替，電子文件、電子檔案的出現，以及對它們的收集、保管、保護和利用，對傳統檔案館提出了更高的要求。

（2）檔案原件的保護

建設數字檔案館，實現館藏檔案數字化，一方面可以代替原件提供利用，減少了使用過程中對檔案的損害；另一方面，使檔案異地保存備份有了可能，使檔案在出現重大災難的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。

（3）未來發展的趨勢

在數字化時代，網絡遠程獲取信息成為信息來源的一個重要的途徑。信息獲取能力的高低，往往關系到一個國家、一個地區、一個人的發展甚至是生存。另外，資源共享是全球檔案館發展的必然趨勢。傳統檔案館要改變服務和管理方式，才能在網絡下生存并得到發展。

1.2檔案服務創新的要求

數字化檔案能提供實時準確的信息用以支持管理、決策，將極大提高辦事效率；也只有實現了檔案的數字化，才能沖破檔案利用的局限，使利用不再受孤本的限制、不再受地域和時間的約束，使得多人同時共享同一檔案信息變為可能；使檔案由封閉走向開放，由被動利用向主動提供利用轉變。

1.3社會公眾對檔案信息資源的渴求

隨著人們時間觀念、信息意識的越來越強，公眾對于信息的需求量也在不斷增加。各級決策者做出重大決定需要迅速、準確，各部門的工作查考也要求及時，其他的利用者，如學者，想要了解某一地區的詳細情況，檔案館則是一個方便、直接的途徑。然而，我國地域廣闊，要奔走各地查閱顯然費時費力，就要求檔案部門、信息管理部門改變傳統的提供利用方式，借助現代化的手段將自身保存的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

1.4國家信息化建設的必然

《全國檔案事業發展“十五”計劃》把現代化、信息化建設列為檔案工作的首要任務，制定了數字檔案館建設規劃，提出了“積極開展多種形式的檔案開發利用工作，加快檔案數字化建設，加大檔案工作為經濟建設和社會發展服務的力度，全面推進檔案事業健康發展”。[4]這就從全局戰略的高度來要求各級各類檔案部門必須把檔案的現代化、信息化建設作為檔案事業的戰略重點來抓，進而推進國家的信息化進程。

二、我國數字化檔案館建設中存在的問題

2.1我國數字化檔案館發展現狀

目前，我國各級各類檔案館已經普遍把計算機引入到檔案管理工作中，各類檔案管理軟件也相繼開發出來并投入使用。2002年11月國家檔案局發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》提出要“在部分中心城市建設示范性數字檔案館”。國家檔案局將深圳檔案館作為“數字化檔案館系統”工程的第一個試點館，隨后，各地也逐步開始試點建設數字檔案館。這些檔案館在數字化、信息化和網絡化建設方面也取得了較大的成效，但是，它們絕大多數提供的只是目錄查詢，而全文閱覽服務、音視頻檔案的提供利用還是很欠缺。

在我國一些欠發達地區，檔案基礎工作相對薄弱，人才資源欠缺，經濟基礎差，不要說目錄查詢，就是相對應的檔案館網站基本上都找不到，或者說只是本館自己概況的介紹，查找檔案信息資源是不可能的。在這樣的環境下搞數字化意味著要付出更艱苦的努力。

2.2信息資源建設定位不準確

檔案用戶廣泛存在于社會的各個方面，這些不同的用戶，構成了需求多元化、多層次的用戶市場，面對這樣的市場，檔案館要明確自己的定位。“我國檔案館是黨和國家的科學文化事業機構，是永久保存檔案的基地，是科學研究和各方面利用檔案史料中心”。[5] 檔案館是一個科學文化事業機構，受眾面準確更容易讓用戶接受和滿足，提供的服務應該便捷豐富，注重文化性，淡化學術性，重視地方特色。

2.3檔案館信息數字化技術落后

數字檔案館的建立，涵蓋了多個學科門類和許多高科技領域的成果。離開了高新技術的支撐，建設數字檔案館是不現實的。但是，高新技術也給數字檔案館帶來了致命的弱點，許多技術問題成為制約數字檔案館建設的瓶頸。

（1） 信息安全

檔案信息的原始性和憑證價值，決定了其在網絡環境中所要求的安全性要高于其它信息。安全問題也是計算機網絡領域最為頭痛的難題，主要是怎樣防治計算機病毒和黑客的攻擊、間諜的竊取以及人為的和非人為的對于電子通訊裝置造成的破壞或威脅，還有由于人員安全觀念和誤操作的原因而造成的信息的泄密等。

（2） 長期存取

目前的存儲介質材料，還不能保證數字檔案信息能夠長期地存取，比較好的存儲介質應當屬光盤，可光盤的最長壽命也就是30年左右，與保存的上千年的紙質載體檔案相比，相差甚遠，而且還要受到各方面因素的影響，磁盤就更少了。endprint

（3） 多媒體數據壓縮與傳輸

要保證對信息資源的實時訪問，網絡系統中就需要有足夠的帶寬和空間，來快捷地傳輸文本、音視頻和圖像信息。而音視頻信息所占的空間較之文本要大得多，那就必須對多媒體數據進行壓縮，在壓縮的過程中能否做到無損壓縮？壓縮不是我們的目的，只是為了傳輸起來方便，傳輸完畢后還需要解壓縮還原。那在這個過程中，可能會造成檔案信息丟失，也就是說我們可能還原不成傳輸以前的檔案信息。那檔案的原始性和憑證價值可能就會遭到質疑。

（4） 數據加密

對檔案信息進行加密處理，是數字檔案館建設中應該也是必須使用的技術之一。加密一方面是為了對信息的訪問權限進行控制，只有被允許的身份合法的人才能訪問利用。另一方面是防止對信息進行篡改。如果對加密的信息進行篡改了，它很可能或者說它一定不能還原成加密前的信息，解密后可能是一堆無法識別的亂碼，這樣就有效地保護了檔案信息的真實性。可是，加密技術只能是相對秘密，就當前的一些技術和設備來講，只要有相當的時間，對于一些密碼是可以通過多臺計算機共同計算通過蠻力破解的方式來解密的。

（5） 信息“被”丟失

隨著科技的發展，電腦硬件、軟件以及存儲介質等不斷地被新產品替代，若干年后，新的硬件設備和軟件很可能就讀取不出舊的數字信息，使得原來的一些信息“被”丟失，如3.5英寸軟盤，也就是十來年左右的時間，現在即使是軟盤的磁質不損壞，但是想要找到能讀取軟盤的電腦，恐怕要費很大的周折，這樣一來，軟盤里存儲的資料就等同于丟失了。

專家們提出一些數據轉移的方法，比如說，每隔幾年，把一些光盤資料重新刻錄一下，這樣做的結果可能是每一次的轉移都會造成一定信息的丟失。這些丟失的信息累加起來，那就是無法彌補的損失了。

2.4相關法律存在沖突

（1）《著作權法》和《檔案法》的沖突問題

檔案作品是一種特殊形式的作品，它要受到“版權”和“管理權”的雙重制約，也就是說，對于它的使用，不僅要符合《著作權法》的規定，還得符合《檔案法》的規定。而兩者在一些規定上存在著沖突。如，前者規定發表權是屬于權利人所有的，而《檔案法》中則明文規定“屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布，未經檔案館或者有關機關同意，任何組織和個人無權公布”。[6]這就產生了一個問題，檔案作品的發表權究竟由誰所享有？《檔案法實施辦法》中規定“機關、團體、企業事業單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意，必要時還須經有關的檔案行政管理部門審查同意”。但是按照《著作權法》的有關規定，在作品保護期內使用該作品，須征得權利人的同意和許可，并非持有合法證明就可以不經權利人授權而利用。《檔案法》和《著作權法》的規定存在交叉和不一致，有待相關部門進行深入的研究和協調，在制定法律法規的時候要兼顧到其它相關的方面。

（2）著作權保護

在數字化環境下，檔案信息通過網絡進行傳遞，很容易被獲取、復制和傳播。原來意義上的知識產權的保護方式已經無法提供有效的保護，使得權利人的著作權和隱私權等很容易被侵犯。從技術上要做到切實可行的保護也是不太可能，而目前的法律法規建設在這方面的界定也尚待清晰。

（3）憑證問題

憑證價值是檔案的最基本的價值之一。數字化檔案較傳統檔案缺乏直觀性，需要依賴特定的設備才能瀏覽。信息和載體的分離，信息容易被篡改，而且不留任何痕跡，這樣，就和人們對于檔案原有的認識產生了一定的差異，對檔案原始性和憑證性也開始了懷疑。世界上不同的國家，對于數字化檔案作為法律證據的認可程度也有著相當的差別，這無疑會使數字化檔案的作用大打折扣。

2.5檔案館信息標準不一致

數字檔案館的建設就是要使全國的檔案館連為一體，實現檔案信息資源共享。然而要把全國的檔案資源聯系在一起，沒有一個統一的標準是辦不到的，正所謂“無規矩不成方圓”。目前，我國檔案信息系統標準化規范化滯后，各個地方經濟發展水平有相當的差異，開發和使用的軟件繁多雜亂，對于檔案文件的描述不盡相同，造成數據結構不統一、相互之間不能兼容，也無法更好地利用原有的基礎成果，嚴重影響了檔案信息系統水平的提高。

2.6建設資金短缺

檔案信息化工作涉及面廣，要保質保量地完成，需要雄厚的資金保障。這里面涉及的費用諸如購買數字化設備和各種軟硬件、人員培訓、系統運行和維護、設備的升級換代等等，名目多、開銷大。國內很多檔案館的經費都算不上多，有的甚至給職工開工資都成問題。說到底還是以政府的投入為主，國家投入巨資去建設數字檔案館，數字檔案館最終能夠給國家建設帶來多大收益？數字檔案館也并不是一勞永逸的，投入能不能取得相應的回報也是很值得考慮的。

另外，還有收取費用的問題。目前檔案館向社會提供利用檔案是允許收費的。建設數字檔案館投入那么大，收取一定的費用也是在情理之中的事情。但是這個費用怎么收取，如何收取才算是合理，收繳的費用是歸檔案館所有還是上繳國庫？利用者要利用數字檔案，還需要支付一定的網絡通信費用，對于數字檔案的下載打印，無疑中增了成本。如果處理不好這些問題，最直接的一點就是利用者不去利用數字化檔案，那數字檔案館的建設也就失去了原有的意義。

2.7人員信息化素質低下

數字檔案館最終還是需要人來操作的。檔案館也不可能全部聘用計算機專業人才，這就需要檔案工作者不僅要掌握檔案專業知識，也需要去懂得數字化方面的知識，才能對數字檔案館進行更好的使用和維護。再有，就是檔案利用者的信息化水平，他們來自社會的方方面面，生活和教育背景不盡相同。他們水平的高低，一定程度上也限制了對于新事物的使用。數字檔案館固然方便快捷，可是他們不會用，那也是不行的。

三、數字化檔案館建設的幾點舉措endprint

建設數字檔案館是一種趨勢，盡管目前建設數字化檔案館的技術條件還不是很完備，涉及的方方面面的問題還很多，然而在信息技術飛猛發展的環境下，我們有能力也有信心做好數字檔案館的建設。

3.1檔案信息資源數字化的策略

（1）用戶至上

用戶至上的原則就是要快速、準確、及時地提供檔案信息資源，滿足需求者利用的需要，也是數字化的出發點和歸宿。這就要求在決策時，要樹立“以利用者需求為中心的服務理念，要從利用者角度出發的思想”。檔案用戶是復雜的社會群體，他們的工作需要、興趣愛好是各不相同的，只有從具體檔案用戶的實際情況出發，認真了解和研究檔案用戶的需要、興趣和接受能力，才能更有針對性、目的性地進行選題和策劃，滿足用戶在學習、工作、研究等方面的需要。

（2）統籌規劃

館藏檔案數字化是一項龐大的系統工程，需要花費巨大的人力、物力和財力。對于我國這樣一個信息化程度不高、數字資源貧乏的發展中國家來講，只有立足當前，著眼長遠，制定切實可行的規劃方案，統籌全局，通過館際間協作，使每一個地方館都融入到全國檔案資源建設的總體規劃之中，按照檔案信息資源共建共享的計劃來進行自身館藏檔案信息的數字化，進而推動地區性和全國性的檔案信息資源體系建設，才不會造成重復建設和資源的浪費，達到預期目標。這就要求我們在建設時，一方面要樹立“全國一盤棋”的思想，服從于全國信息化建設的統一部署；另一方面堅持整體觀念，發揮合作優勢，避免各自為政和“信息孤島”的現象，杜絕重復性建設。

（3）循序漸進

檔案數字化建設是一項長期復雜的任務，不可能一步到位。不同的檔案館，館藏檔案的數量、價值不盡相同，短期內對全部館藏檔案進行數字化是不合實際的，應當根據用戶需求和館藏特色安排好檔案數字化工作的先后次序，分步驟、分層次地實施。

一是對用戶需求大、利用率高的檔案優先數字化。把檔案數字化的目的就是為了用， “用戶至上”的原則也要求我們要以用戶的需求為導向，把用戶最需要的和利用率最高的檔案優先數字化，以滿足他們日常工作查考的需要。

二是對館藏珍貴檔案和具有長遠使用價值的檔案優先數字化。檔案是歷史的真實記錄，隨著時間的流逝，檔案文件始終處于不斷的自毀過程中，我們進行檔案數字化的目的之一也是為了保護檔案原件。20世紀初德國學者邁斯奈爾提出“高齡檔案應當受到尊重”，而這些高齡檔案和具有長遠使用價值的檔案，一旦被損壞，其后果是再無法彌補的。因為檔案是在日常工作中慢慢形成和積累的，歷史不會重新再演。

三是對有經濟、科技、文化價值，具有本地特色的檔案優先數字化。檔案是事實、知識和經驗的記錄，它記錄了歷史活動的事實和經過，也記錄了人們在這些活動中的思維過程。由于地域、風土人情的不同，使各級各類檔案館在長期積累過程中形成了自己特色，反映著本地區物質文明和精神文明建設的成果，具有可靠而廣泛的可資參考的特征。把這些有價值的情報信息應用于日常的工作、生產和生活，能夠更好地為現代化建設服務。

四是掌握好輕重緩急。對檔案信息數字化要先目錄后全文。對全部館藏檔案進行目錄數字化是可行的，也是必要的。檔案目錄數據庫起著綱和領的作用，有了目錄就很清楚地知道所需要的檔案資源存于何地。目錄數據庫的建設還可以有效地防止重復建設。每個館建設的內容都可以根據館際目錄查詢得到，相同的或類似內容的，一個館已經建設了，其它的館就不需要再建設了。另外，我國館藏檔案數量巨大，限于資金和人力等因素，在安排工作上也宜突出重點，而不是“眉毛胡子一把抓”。

（4）質量第一

原始記錄性是檔案的本質屬性，正因為如此，它才可以作為機關工作查考的憑據，作為生產經營活動的依據和參考，作為科學研究的基礎和宣傳教育的生動素材。而質量就是館藏檔案數字化建設的生命。把好質量關不僅是檔案數字化的質量要求，同時，也關系到數字化后的檔案能否發揮實際效用的問題，從某種程度上來說關系到檔案具備不具備價值的問題。所以在數字化工作過程中，要時時處處把提高質量、嚴把質量關作為首要任務來抓緊抓牢。

（5）服務外包

進行檔案信息數字化，需要大型的數字化設備作為依托。然而這些數字化設備的成本是極其昂貴的，單從費用上來講，不可能每個檔案館都成套地購買數字化設備。就全國來講，能負擔得起這筆費用的檔案館也是屈指可數的。

國內有一些信息數字化的提供商，專門從事信息資源的數字化。他們在該行業已經取得了一定的成績，同時也積累了一定的技術和經驗。采用外包這種方式，把數字化的工作交由他們來完成，首先可以減輕檔案人員的工作量，使他們更好地投入到檔案管理工作的其它環節；其次可以避免花費巨資重復購買大型設備；再次，還可以形成產業化，促使數字化提供商不斷完善自我、優化服務、改進技術、提升質量。而且，目前進行服務外包，進行資源數字化也是可行的。

3.2與本地區的信息化同步發展

建設這樣一個宏偉的工程，最最重要的一點就是要聯系實際，緊緊圍繞當前經濟和社會發展，與當地信息化建設的具體情況相結合，不斷調整工作方向和思路，逐步提高檔案工作的數字化水平，反對不切實際的冒進。

國內在構想數字檔案館時，覺得把紙質的檔案轉化后放到網上，就是數字檔案館了。而實際上，數字檔案館是一種新的檔案館工作方式，把紙質檔案進行轉化只是它的一個有機組成部分，它的最終成果是通過網絡的聯接實現檔案信息共享。

3.3加強法律法規建設

我國的法制建設進程近幾年來進步比較快，各個部門相繼出臺了一些法律規范來指導約束本部門內部的活動。各部門在立法的時候，應該多溝通，相互參照，相互配合，盡量減少沖突和不一致的情況出現，尤其是在涉及到一些交叉問題時更應該加強協同作用。不斷完善數字化作品的版權制度，版權等問題的最終解決還需要依賴于制度的建立和完善。endprint

另外，在建設數字檔案館過程中，我們應該認真學習研究法律法規，減少侵權行為的發生，尤其是對于著作權的侵犯。目前我國比較認同檔案的數字化是一種復制行為，其著作權由原作者享有。就公共檔案館的館藏檔案資源來講，一些檔案的所有權和著作權是分離的，這就要求我們在進行數字檔案建設和對檔案信息資源數字化時合理區分不同的類別，避免侵權行為的發生。

對不受著作權保護的檔案以及超過保護期限，進入公有領域的檔案，檔案館可以自由進行數字化處理，當然也要注意保護作者的人格權的完整。

對受著作權保護的館藏檔案，除了法律規定的可以合理使用的以外，都應當征得著作權人的許可和同意，才能進行數字化。比如，檔案館通過購買、征集、寄存和接受捐贈等途徑獲得的檔案，有的所有權屬于國家、著作權屬于個人，有的都屬于個人，對這樣的檔案進行數字化，一定要謹慎，稍微的疏忽可能侵害到權益人的利益。

3.4統一檔案信息資源建設的標準規范

建設數字化檔案館就是為了使用戶能高效、快捷、簡易地獲取網絡中任何檔案信息資源，這就要求對檔案資源的處理加工，以及傳輸和利用等工作要實現標準化和規范化。各部門之間、各檔案館之間應該相互合作、互通有無，避免各自為政和重復建設的現象出現。應該在充分調查研究的基礎上，結合國際、國內已有的標準和通用規范，逐步形成與數字化檔案館建設有關的標準體系，以使各館之間能互相兼容，達到通用、科學的要求。就數字檔案館建設來講，大體需要注意以下幾個方面的標準規范：

（1）數據描述：對于各個術語進行標準化的定義和描述。

（2）字符編碼：包括定義西文字體、中文字體的編碼以及一些特殊字符集等的編碼。

（3）數據格式：包括視頻格式、圖像格式、音頻數據格式、文本數據格式等。

（4）數據交換：在一個網絡當中，可能會存在不同類型的計算機，不同的操作系統，要實現這些系統之間共享數據和網絡的要求。

（5）信息的著錄標引：這是至關重要的，它直接影響著查全率和查準率，關系到信息能否被檢索得到，能否及時地提供利用。

（6）信息的輸出：統一的目錄顯示格式和瀏覽器查詢格式，使得用索和利用變得更加方便。

（7）網絡協議標準：沒有統一的網絡協議標準，聯網檢索和信息傳遞是不可能的，就更不用說實現信息資源共享了。

另外，還要遵循檔案工作的基礎標準和業務技術標準（如檔案術語、種類劃分、收集、整理、編目的標準等），以及一些國家標準和行業標準等等。

總之，標準化是數字檔案館建設的靈魂，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

3.5加強現代信息人才培養

數字檔案館融合了許多高新技術，數字檔案管理對于檔案工作者提出了更高的要求。也就是說，檔案工作者不僅要懂得檔案專業知識，還要較好地掌握計算機技術，通過不斷地業務學習、交流、培訓，提高自己的文化水平和業務水平，把自己塑造成一個復合型人才。只有這樣，才能適應檔案管理信息化發展的要求。

另外，還要不斷提升全社會科學文化水平，大力發展教育，普及現代科學技術知識，以使他們更好地利用現代信息資源，為社會主義建設服務，這也是科教興國戰略的題中之意。

3.6規范電子文件的管理

重視電子文件的收集和管理，這也是數字檔案來源的保證。許多部門不惜花費巨資大規模掃描紙質檔案，不注重平時生成的大量的電子文件，沒有及時做好保存，慢慢地陷入一種惡性循環，即總是在不斷地大規模地數字化以前的一些紙質檔案。

另外，電子檔案的信息內容和載體是相互分離的，這就使得它可以不留任何痕跡地被修改。對于利用過程中的控制比紙質檔案要難得多，檔案工作人員缺乏足夠的經驗，有時也不易及時發現問題。在利用過程中，就要采取必要的措施，比如限制在室內閱覽、轉換成紙質文件再提供利用，制定電子檔案專門的利用制度，比如資格審查、對復制件的可靠性進行審核，以保障電子檔案的憑證性地位。

國際上對此一般采取對轉化前的電子文件加密，在電子文件辦理過程中使用電子簽名和電子印章，對于整個參與辦理過程的人員進行一些權限的控制。這樣能否真正解決檔案原始性和憑證效力的問題，都需要加以時間的考驗。

綜上所述，由于信息技術的迅速發展，使得整個社會信息流通的基礎結構發生了變化，為了組建國家綜合信息系統，實現檔案信息資源共享，節省信息儲存空間，需要建立數字化檔案館，并且數字化檔案館也是檔案館自身發展的方向。

（作者單位：滄州市檔案局）

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注釋：

[1] 王宇暉.21世紀數字檔案館發展之我見.檔案與建設，2000，3

[2] 馮惠玲、張輯哲.檔案學概論.北京：中國人民大學出版社，2001，110

[3] 方燕.數字檔案館的研究與開發.檔案學通訊，2001，5

[4] 全國檔案工作會議.《國檔案事業發展“十五”計劃》.2000，2

[5] 馮惠玲、張輯哲.檔案學概論，北京：中國人民大學出版社，2001，71

[6] 《中華人民共和國檔案法》第二十二條.第八屆全國人大常委會第二十次會議修正

[7] 《中華人民共和國檔案法實施辦法》國家檔案局1999年6月7日第5號令，第二十二條第三款

[8] 《中華人民共和國著作權法》第二十條“作者的署名權、修改權、保護作品完整權的保護期不受限制”endprint