淺談數(shù)字化檔案館建設(shè)的若干問題

劉煥成

數(shù)字檔案館 （Digital Archives）是伴隨計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案館，因為形成時間較短，目前檔案學(xué)界還沒有取得統(tǒng)一的界定。就數(shù)字檔案館而言，一些專家學(xué)者有著不同的看法和描述：

數(shù)字檔案館是“數(shù)字化的信息系統(tǒng)，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲；以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互連接，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享”。

數(shù)字檔案館是“利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式”。

數(shù)字檔案館是“采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心”。

這些看法和描述是從不同的角度提出的，結(jié)合上述觀點，筆者認(rèn)為數(shù)字化檔案館是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，應(yīng)用電子計算機來對數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行管理，通過網(wǎng)絡(luò)這種方式來實現(xiàn)檢索和提供利用，最終達(dá)到檔案信息資源的共享的目的。

一、建設(shè)數(shù)字化檔案館的必要性

1.1 檔案館自身發(fā)展的需要

（1）檔案載體的變化發(fā)展

檔案載體材料不斷豐富和發(fā)展，逐漸并迅速地被磁盤、光盤所取代或更替，電子文件、電子檔案的出現(xiàn)，以及對它們的收集、保管、保護(hù)和利用，對傳統(tǒng)檔案館提出了更高的要求。

（2）檔案原件的保護(hù)

建設(shè)數(shù)字檔案館，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化，一方面可以代替原件提供利用，減少了使用過程中對檔案的損害；另一方面，使檔案異地保存?zhèn)浞萦辛丝赡埽箼n案在出現(xiàn)重大災(zāi)難的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。

（3）未來發(fā)展的趨勢

在數(shù)字化時代，網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取信息成為信息來源的一個重要的途徑。信息獲取能力的高低，往往關(guān)系到一個國家、一個地區(qū)、一個人的發(fā)展甚至是生存。另外，資源共享是全球檔案館發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)檔案館要改變服務(wù)和管理方式，才能在網(wǎng)絡(luò)下生存并得到發(fā)展。

1.2檔案服務(wù)創(chuàng)新的要求

數(shù)字化檔案能提供實時準(zhǔn)確的信息用以支持管理、決策，將極大提高辦事效率；也只有實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化，才能沖破檔案利用的局限，使利用不再受孤本的限制、不再受地域和時間的約束，使得多人同時共享同一檔案信息變?yōu)榭赡埽皇箼n案由封閉走向開放，由被動利用向主動提供利用轉(zhuǎn)變。

1.3社會公眾對檔案信息資源的渴求

隨著人們時間觀念、信息意識的越來越強，公眾對于信息的需求量也在不斷增加。各級決策者做出重大決定需要迅速、準(zhǔn)確，各部門的工作查考也要求及時，其他的利用者，如學(xué)者，想要了解某一地區(qū)的詳細(xì)情況，檔案館則是一個方便、直接的途徑。然而，我國地域廣闊，要奔走各地查閱顯然費時費力，就要求檔案部門、信息管理部門改變傳統(tǒng)的提供利用方式，借助現(xiàn)代化的手段將自身保存的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

1.4國家信息化建設(shè)的必然

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》把現(xiàn)代化、信息化建設(shè)列為檔案工作的首要任務(wù)，制定了數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃，提出了“積極開展多種形式的檔案開發(fā)利用工作，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，加大檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)的力度，全面推進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展”。[4]這就從全局戰(zhàn)略的高度來要求各級各類檔案部門必須把檔案的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)的戰(zhàn)略重點來抓，進(jìn)而推進(jìn)國家的信息化進(jìn)程。

二、我國數(shù)字化檔案館建設(shè)中存在的問題

2.1我國數(shù)字化檔案館發(fā)展現(xiàn)狀

目前，我國各級各類檔案館已經(jīng)普遍把計算機引入到檔案管理工作中，各類檔案管理軟件也相繼開發(fā)出來并投入使用。2002年11月國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》提出要“在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館”。國家檔案局將深圳檔案館作為“數(shù)字化檔案館系統(tǒng)”工程的第一個試點館，隨后，各地也逐步開始試點建設(shè)數(shù)字檔案館。這些檔案館在數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)方面也取得了較大的成效，但是，它們絕大多數(shù)提供的只是目錄查詢，而全文閱覽服務(wù)、音視頻檔案的提供利用還是很欠缺。

在我國一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案基礎(chǔ)工作相對薄弱，人才資源欠缺，經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)差，不要說目錄查詢，就是相對應(yīng)的檔案館網(wǎng)站基本上都找不到，或者說只是本館自己概況的介紹，查找檔案信息資源是不可能的。在這樣的環(huán)境下搞數(shù)字化意味著要付出更艱苦的努力。

2.2信息資源建設(shè)定位不準(zhǔn)確

檔案用戶廣泛存在于社會的各個方面，這些不同的用戶，構(gòu)成了需求多元化、多層次的用戶市場，面對這樣的市場，檔案館要明確自己的定位。“我國檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，是永久保存檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面利用檔案史料中心”。[5] 檔案館是一個科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，受眾面準(zhǔn)確更容易讓用戶接受和滿足，提供的服務(wù)應(yīng)該便捷豐富，注重文化性，淡化學(xué)術(shù)性，重視地方特色。

2.3檔案館信息數(shù)字化技術(shù)落后

數(shù)字檔案館的建立，涵蓋了多個學(xué)科門類和許多高科技領(lǐng)域的成果。離開了高新技術(shù)的支撐，建設(shè)數(shù)字檔案館是不現(xiàn)實的。但是，高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點，許多技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的瓶頸。

（1） 信息安全

檔案信息的原始性和憑證價值，決定了其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中所要求的安全性要高于其它信息。安全問題也是計算機網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域最為頭痛的難題，主要是怎樣防治計算機病毒和黑客的攻擊、間諜的竊取以及人為的和非人為的對于電子通訊裝置造成的破壞或威脅，還有由于人員安全觀念和誤操作的原因而造成的信息的泄密等。

（2） 長期存取

目前的存儲介質(zhì)材料，還不能保證數(shù)字檔案信息能夠長期地存取，比較好的存儲介質(zhì)應(yīng)當(dāng)屬光盤，可光盤的最長壽命也就是30年左右，與保存的上千年的紙質(zhì)載體檔案相比，相差甚遠(yuǎn)，而且還要受到各方面因素的影響，磁盤就更少了。endprint

（3） 多媒體數(shù)據(jù)壓縮與傳輸

要保證對信息資源的實時訪問，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中就需要有足夠的帶寬和空間，來快捷地傳輸文本、音視頻和圖像信息。而音視頻信息所占的空間較之文本要大得多，那就必須對多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮，在壓縮的過程中能否做到無損壓縮？壓縮不是我們的目的，只是為了傳輸起來方便，傳輸完畢后還需要解壓縮還原。那在這個過程中，可能會造成檔案信息丟失，也就是說我們可能還原不成傳輸以前的檔案信息。那檔案的原始性和憑證價值可能就會遭到質(zhì)疑。

（4） 數(shù)據(jù)加密

對檔案信息進(jìn)行加密處理，是數(shù)字檔案館建設(shè)中應(yīng)該也是必須使用的技術(shù)之一。加密一方面是為了對信息的訪問權(quán)限進(jìn)行控制，只有被允許的身份合法的人才能訪問利用。另一方面是防止對信息進(jìn)行篡改。如果對加密的信息進(jìn)行篡改了，它很可能或者說它一定不能還原成加密前的信息，解密后可能是一堆無法識別的亂碼，這樣就有效地保護(hù)了檔案信息的真實性。可是，加密技術(shù)只能是相對秘密，就當(dāng)前的一些技術(shù)和設(shè)備來講，只要有相當(dāng)?shù)臅r間，對于一些密碼是可以通過多臺計算機共同計算通過蠻力破解的方式來解密的。

（5） 信息“被”丟失

隨著科技的發(fā)展，電腦硬件、軟件以及存儲介質(zhì)等不斷地被新產(chǎn)品替代，若干年后，新的硬件設(shè)備和軟件很可能就讀取不出舊的數(shù)字信息，使得原來的一些信息“被”丟失，如3.5英寸軟盤，也就是十來年左右的時間，現(xiàn)在即使是軟盤的磁質(zhì)不損壞，但是想要找到能讀取軟盤的電腦，恐怕要費很大的周折，這樣一來，軟盤里存儲的資料就等同于丟失了。

專家們提出一些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移的方法，比如說，每隔幾年，把一些光盤資料重新刻錄一下，這樣做的結(jié)果可能是每一次的轉(zhuǎn)移都會造成一定信息的丟失。這些丟失的信息累加起來，那就是無法彌補的損失了。

2.4相關(guān)法律存在沖突

（1）《著作權(quán)法》和《檔案法》的沖突問題

檔案作品是一種特殊形式的作品，它要受到“版權(quán)”和“管理權(quán)”的雙重制約，也就是說，對于它的使用，不僅要符合《著作權(quán)法》的規(guī)定，還得符合《檔案法》的規(guī)定。而兩者在一些規(guī)定上存在著沖突。如，前者規(guī)定發(fā)表權(quán)是屬于權(quán)利人所有的，而《檔案法》中則明文規(guī)定“屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機關(guān)公布，未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機關(guān)同意，任何組織和個人無權(quán)公布”。[6]這就產(chǎn)生了一個問題，檔案作品的發(fā)表權(quán)究竟由誰所享有？《檔案法實施辦法》中規(guī)定“機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意，必要時還須經(jīng)有關(guān)的檔案行政管理部門審查同意”。但是按照《著作權(quán)法》的有關(guān)規(guī)定，在作品保護(hù)期內(nèi)使用該作品，須征得權(quán)利人的同意和許可，并非持有合法證明就可以不經(jīng)權(quán)利人授權(quán)而利用。《檔案法》和《著作權(quán)法》的規(guī)定存在交叉和不一致，有待相關(guān)部門進(jìn)行深入的研究和協(xié)調(diào)，在制定法律法規(guī)的時候要兼顧到其它相關(guān)的方面。

（2）著作權(quán)保護(hù)

在數(shù)字化環(huán)境下，檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，很容易被獲取、復(fù)制和傳播。原來意義上的知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)方式已經(jīng)無法提供有效的保護(hù)，使得權(quán)利人的著作權(quán)和隱私權(quán)等很容易被侵犯。從技術(shù)上要做到切實可行的保護(hù)也是不太可能，而目前的法律法規(guī)建設(shè)在這方面的界定也尚待清晰。

（3）憑證問題

憑證價值是檔案的最基本的價值之一。數(shù)字化檔案較傳統(tǒng)檔案缺乏直觀性，需要依賴特定的設(shè)備才能瀏覽。信息和載體的分離，信息容易被篡改，而且不留任何痕跡，這樣，就和人們對于檔案原有的認(rèn)識產(chǎn)生了一定的差異，對檔案原始性和憑證性也開始了懷疑。世界上不同的國家，對于數(shù)字化檔案作為法律證據(jù)的認(rèn)可程度也有著相當(dāng)?shù)牟顒e，這無疑會使數(shù)字化檔案的作用大打折扣。

2.5檔案館信息標(biāo)準(zhǔn)不一致

數(shù)字檔案館的建設(shè)就是要使全國的檔案館連為一體，實現(xiàn)檔案信息資源共享。然而要把全國的檔案資源聯(lián)系在一起，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是辦不到的，正所謂“無規(guī)矩不成方圓”。目前，我國檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化滯后，各個地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有相當(dāng)?shù)牟町悾_發(fā)和使用的軟件繁多雜亂，對于檔案文件的描述不盡相同，造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一、相互之間不能兼容，也無法更好地利用原有的基礎(chǔ)成果，嚴(yán)重影響了檔案信息系統(tǒng)水平的提高。

2.6建設(shè)資金短缺

檔案信息化工作涉及面廣，要保質(zhì)保量地完成，需要雄厚的資金保障。這里面涉及的費用諸如購買數(shù)字化設(shè)備和各種軟硬件、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)運行和維護(hù)、設(shè)備的升級換代等等，名目多、開銷大。國內(nèi)很多檔案館的經(jīng)費都算不上多，有的甚至給職工開工資都成問題。說到底還是以政府的投入為主，國家投入巨資去建設(shè)數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館最終能夠給國家建設(shè)帶來多大收益？數(shù)字檔案館也并不是一勞永逸的，投入能不能取得相應(yīng)的回報也是很值得考慮的。

另外，還有收取費用的問題。目前檔案館向社會提供利用檔案是允許收費的。建設(shè)數(shù)字檔案館投入那么大，收取一定的費用也是在情理之中的事情。但是這個費用怎么收取，如何收取才算是合理，收繳的費用是歸檔案館所有還是上繳國庫？利用者要利用數(shù)字檔案，還需要支付一定的網(wǎng)絡(luò)通信費用，對于數(shù)字檔案的下載打印，無疑中增了成本。如果處理不好這些問題，最直接的一點就是利用者不去利用數(shù)字化檔案，那數(shù)字檔案館的建設(shè)也就失去了原有的意義。

2.7人員信息化素質(zhì)低下

數(shù)字檔案館最終還是需要人來操作的。檔案館也不可能全部聘用計算機專業(yè)人才，這就需要檔案工作者不僅要掌握檔案專業(yè)知識，也需要去懂得數(shù)字化方面的知識，才能對數(shù)字檔案館進(jìn)行更好的使用和維護(hù)。再有，就是檔案利用者的信息化水平，他們來自社會的方方面面，生活和教育背景不盡相同。他們水平的高低，一定程度上也限制了對于新事物的使用。數(shù)字檔案館固然方便快捷，可是他們不會用，那也是不行的。

三、數(shù)字化檔案館建設(shè)的幾點舉措endprint

建設(shè)數(shù)字檔案館是一種趨勢，盡管目前建設(shè)數(shù)字化檔案館的技術(shù)條件還不是很完備，涉及的方方面面的問題還很多，然而在信息技術(shù)飛猛發(fā)展的環(huán)境下，我們有能力也有信心做好數(shù)字檔案館的建設(shè)。

3.1檔案信息資源數(shù)字化的策略

（1）用戶至上

用戶至上的原則就是要快速、準(zhǔn)確、及時地提供檔案信息資源，滿足需求者利用的需要，也是數(shù)字化的出發(fā)點和歸宿。這就要求在決策時，要樹立“以利用者需求為中心的服務(wù)理念，要從利用者角度出發(fā)的思想”。檔案用戶是復(fù)雜的社會群體，他們的工作需要、興趣愛好是各不相同的，只有從具體檔案用戶的實際情況出發(fā)，認(rèn)真了解和研究檔案用戶的需要、興趣和接受能力，才能更有針對性、目的性地進(jìn)行選題和策劃，滿足用戶在學(xué)習(xí)、工作、研究等方面的需要。

（2）統(tǒng)籌規(guī)劃

館藏檔案數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要花費巨大的人力、物力和財力。對于我國這樣一個信息化程度不高、數(shù)字資源貧乏的發(fā)展中國家來講，只有立足當(dāng)前，著眼長遠(yuǎn)，制定切實可行的規(guī)劃方案，統(tǒng)籌全局，通過館際間協(xié)作，使每一個地方館都融入到全國檔案資源建設(shè)的總體規(guī)劃之中，按照檔案信息資源共建共享的計劃來進(jìn)行自身館藏檔案信息的數(shù)字化，進(jìn)而推動地區(qū)性和全國性的檔案信息資源體系建設(shè)，才不會造成重復(fù)建設(shè)和資源的浪費，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。這就要求我們在建設(shè)時，一方面要樹立“全國一盤棋”的思想，服從于全國信息化建設(shè)的統(tǒng)一部署；另一方面堅持整體觀念，發(fā)揮合作優(yōu)勢，避免各自為政和“信息孤島”的現(xiàn)象，杜絕重復(fù)性建設(shè)。

（3）循序漸進(jìn)

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。不同的檔案館，館藏檔案的數(shù)量、價值不盡相同，短期內(nèi)對全部館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化是不合實際的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)用戶需求和館藏特色安排好檔案數(shù)字化工作的先后次序，分步驟、分層次地實施。

一是對用戶需求大、利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化。把檔案數(shù)字化的目的就是為了用， “用戶至上”的原則也要求我們要以用戶的需求為導(dǎo)向，把用戶最需要的和利用率最高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足他們?nèi)粘９ぷ鞑榭嫉男枰?/p>

二是對館藏珍貴檔案和具有長遠(yuǎn)使用價值的檔案優(yōu)先數(shù)字化。檔案是歷史的真實記錄，隨著時間的流逝，檔案文件始終處于不斷的自毀過程中，我們進(jìn)行檔案數(shù)字化的目的之一也是為了保護(hù)檔案原件。20世紀(jì)初德國學(xué)者邁斯奈爾提出“高齡檔案應(yīng)當(dāng)受到尊重”，而這些高齡檔案和具有長遠(yuǎn)使用價值的檔案，一旦被損壞，其后果是再無法彌補的。因為檔案是在日常工作中慢慢形成和積累的，歷史不會重新再演。

三是對有經(jīng)濟(jì)、科技、文化價值，具有本地特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化。檔案是事實、知識和經(jīng)驗的記錄，它記錄了歷史活動的事實和經(jīng)過，也記錄了人們在這些活動中的思維過程。由于地域、風(fēng)土人情的不同，使各級各類檔案館在長期積累過程中形成了自己特色，反映著本地區(qū)物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)的成果，具有可靠而廣泛的可資參考的特征。把這些有價值的情報信息應(yīng)用于日常的工作、生產(chǎn)和生活，能夠更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

四是掌握好輕重緩急。對檔案信息數(shù)字化要先目錄后全文。對全部館藏檔案進(jìn)行目錄數(shù)字化是可行的，也是必要的。檔案目錄數(shù)據(jù)庫起著綱和領(lǐng)的作用，有了目錄就很清楚地知道所需要的檔案資源存于何地。目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)還可以有效地防止重復(fù)建設(shè)。每個館建設(shè)的內(nèi)容都可以根據(jù)館際目錄查詢得到，相同的或類似內(nèi)容的，一個館已經(jīng)建設(shè)了，其它的館就不需要再建設(shè)了。另外，我國館藏檔案數(shù)量巨大，限于資金和人力等因素，在安排工作上也宜突出重點，而不是“眉毛胡子一把抓”。

（4）質(zhì)量第一

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，正因為如此，它才可以作為機關(guān)工作查考的憑據(jù)，作為生產(chǎn)經(jīng)營活動的依據(jù)和參考，作為科學(xué)研究的基礎(chǔ)和宣傳教育的生動素材。而質(zhì)量就是館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的生命。把好質(zhì)量關(guān)不僅是檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求，同時，也關(guān)系到數(shù)字化后的檔案能否發(fā)揮實際效用的問題，從某種程度上來說關(guān)系到檔案具備不具備價值的問題。所以在數(shù)字化工作過程中，要時時處處把提高質(zhì)量、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)作為首要任務(wù)來抓緊抓牢。

（5）服務(wù)外包

進(jìn)行檔案信息數(shù)字化，需要大型的數(shù)字化設(shè)備作為依托。然而這些數(shù)字化設(shè)備的成本是極其昂貴的，單從費用上來講，不可能每個檔案館都成套地購買數(shù)字化設(shè)備。就全國來講，能負(fù)擔(dān)得起這筆費用的檔案館也是屈指可數(shù)的。

國內(nèi)有一些信息數(shù)字化的提供商，專門從事信息資源的數(shù)字化。他們在該行業(yè)已經(jīng)取得了一定的成績，同時也積累了一定的技術(shù)和經(jīng)驗。采用外包這種方式，把數(shù)字化的工作交由他們來完成，首先可以減輕檔案人員的工作量，使他們更好地投入到檔案管理工作的其它環(huán)節(jié)；其次可以避免花費巨資重復(fù)購買大型設(shè)備；再次，還可以形成產(chǎn)業(yè)化，促使數(shù)字化提供商不斷完善自我、優(yōu)化服務(wù)、改進(jìn)技術(shù)、提升質(zhì)量。而且，目前進(jìn)行服務(wù)外包，進(jìn)行資源數(shù)字化也是可行的。

3.2與本地區(qū)的信息化同步發(fā)展

建設(shè)這樣一個宏偉的工程，最最重要的一點就是要聯(lián)系實際，緊緊圍繞當(dāng)前經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，與當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)的具體情況相結(jié)合，不斷調(diào)整工作方向和思路，逐步提高檔案工作的數(shù)字化水平，反對不切實際的冒進(jìn)。

國內(nèi)在構(gòu)想數(shù)字檔案館時，覺得把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化后放到網(wǎng)上，就是數(shù)字檔案館了。而實際上，數(shù)字檔案館是一種新的檔案館工作方式，把紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化只是它的一個有機組成部分，它的最終成果是通過網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接實現(xiàn)檔案信息共享。

3.3加強法律法規(guī)建設(shè)

我國的法制建設(shè)進(jìn)程近幾年來進(jìn)步比較快，各個部門相繼出臺了一些法律規(guī)范來指導(dǎo)約束本部門內(nèi)部的活動。各部門在立法的時候，應(yīng)該多溝通，相互參照，相互配合，盡量減少沖突和不一致的情況出現(xiàn)，尤其是在涉及到一些交叉問題時更應(yīng)該加強協(xié)同作用。不斷完善數(shù)字化作品的版權(quán)制度，版權(quán)等問題的最終解決還需要依賴于制度的建立和完善。endprint

另外，在建設(shè)數(shù)字檔案館過程中，我們應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)研究法律法規(guī)，減少侵權(quán)行為的發(fā)生，尤其是對于著作權(quán)的侵犯。目前我國比較認(rèn)同檔案的數(shù)字化是一種復(fù)制行為，其著作權(quán)由原作者享有。就公共檔案館的館藏檔案資源來講，一些檔案的所有權(quán)和著作權(quán)是分離的，這就要求我們在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)和對檔案信息資源數(shù)字化時合理區(qū)分不同的類別，避免侵權(quán)行為的發(fā)生。

對不受著作權(quán)保護(hù)的檔案以及超過保護(hù)期限，進(jìn)入公有領(lǐng)域的檔案，檔案館可以自由進(jìn)行數(shù)字化處理，當(dāng)然也要注意保護(hù)作者的人格權(quán)的完整。

對受著作權(quán)保護(hù)的館藏檔案，除了法律規(guī)定的可以合理使用的以外，都應(yīng)當(dāng)征得著作權(quán)人的許可和同意，才能進(jìn)行數(shù)字化。比如，檔案館通過購買、征集、寄存和接受捐贈等途徑獲得的檔案，有的所有權(quán)屬于國家、著作權(quán)屬于個人，有的都屬于個人，對這樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化，一定要謹(jǐn)慎，稍微的疏忽可能侵害到權(quán)益人的利益。

3.4統(tǒng)一檔案信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

建設(shè)數(shù)字化檔案館就是為了使用戶能高效、快捷、簡易地獲取網(wǎng)絡(luò)中任何檔案信息資源，這就要求對檔案資源的處理加工，以及傳輸和利用等工作要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。各部門之間、各檔案館之間應(yīng)該相互合作、互通有無，避免各自為政和重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象出現(xiàn)。應(yīng)該在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合國際、國內(nèi)已有的標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范，逐步形成與數(shù)字化檔案館建設(shè)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系，以使各館之間能互相兼容，達(dá)到通用、科學(xué)的要求。就數(shù)字檔案館建設(shè)來講，大體需要注意以下幾個方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：

（1）數(shù)據(jù)描述：對于各個術(shù)語進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的定義和描述。

（2）字符編碼：包括定義西文字體、中文字體的編碼以及一些特殊字符集等的編碼。

（3）數(shù)據(jù)格式：包括視頻格式、圖像格式、音頻數(shù)據(jù)格式、文本數(shù)據(jù)格式等。

（4）數(shù)據(jù)交換：在一個網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，可能會存在不同類型的計算機，不同的操作系統(tǒng)，要實現(xiàn)這些系統(tǒng)之間共享數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)的要求。

（5）信息的著錄標(biāo)引：這是至關(guān)重要的，它直接影響著查全率和查準(zhǔn)率，關(guān)系到信息能否被檢索得到，能否及時地提供利用。

（6）信息的輸出：統(tǒng)一的目錄顯示格式和瀏覽器查詢格式，使得用索和利用變得更加方便。

（7）網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)：沒有統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)網(wǎng)檢索和信息傳遞是不可能的，就更不用說實現(xiàn)信息資源共享了。

另外，還要遵循檔案工作的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（如檔案術(shù)語、種類劃分、收集、整理、編目的標(biāo)準(zhǔn)等），以及一些國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等等。

總之，標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)字檔案館建設(shè)的靈魂，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

3.5加強現(xiàn)代信息人才培養(yǎng)

數(shù)字檔案館融合了許多高新技術(shù)，數(shù)字檔案管理對于檔案工作者提出了更高的要求。也就是說，檔案工作者不僅要懂得檔案專業(yè)知識，還要較好地掌握計算機技術(shù)，通過不斷地業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、交流、培訓(xùn)，提高自己的文化水平和業(yè)務(wù)水平，把自己塑造成一個復(fù)合型人才。只有這樣，才能適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的要求。

另外，還要不斷提升全社會科學(xué)文化水平，大力發(fā)展教育，普及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，以使他們更好地利用現(xiàn)代信息資源，為社會主義建設(shè)服務(wù)，這也是科教興國戰(zhàn)略的題中之意。

3.6規(guī)范電子文件的管理

重視電子文件的收集和管理，這也是數(shù)字檔案來源的保證。許多部門不惜花費巨資大規(guī)模掃描紙質(zhì)檔案，不注重平時生成的大量的電子文件，沒有及時做好保存，慢慢地陷入一種惡性循環(huán)，即總是在不斷地大規(guī)模地數(shù)字化以前的一些紙質(zhì)檔案。

另外，電子檔案的信息內(nèi)容和載體是相互分離的，這就使得它可以不留任何痕跡地被修改。對于利用過程中的控制比紙質(zhì)檔案要難得多，檔案工作人員缺乏足夠的經(jīng)驗，有時也不易及時發(fā)現(xiàn)問題。在利用過程中，就要采取必要的措施，比如限制在室內(nèi)閱覽、轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件再提供利用，制定電子檔案專門的利用制度，比如資格審查、對復(fù)制件的可靠性進(jìn)行審核，以保障電子檔案的憑證性地位。

國際上對此一般采取對轉(zhuǎn)化前的電子文件加密，在電子文件辦理過程中使用電子簽名和電子印章，對于整個參與辦理過程的人員進(jìn)行一些權(quán)限的控制。這樣能否真正解決檔案原始性和憑證效力的問題，都需要加以時間的考驗。

綜上所述，由于信息技術(shù)的迅速發(fā)展，使得整個社會信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，為了組建國家綜合信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，節(jié)省信息儲存空間，需要建立數(shù)字化檔案館，并且數(shù)字化檔案館也是檔案館自身發(fā)展的方向。

（作者單位：滄州市檔案局）

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注釋：

[1] 王宇暉.21世紀(jì)數(shù)字檔案館發(fā)展之我見.檔案與建設(shè)，2000，3

[2] 馮惠玲、張輯哲.檔案學(xué)概論.北京：中國人民大學(xué)出版社，2001，110

[3] 方燕.數(shù)字檔案館的研究與開發(fā).檔案學(xué)通訊，2001，5

[4] 全國檔案工作會議.《國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》.2000，2

[5] 馮惠玲、張輯哲.檔案學(xué)概論，北京：中國人民大學(xué)出版社，2001，71

[6] 《中華人民共和國檔案法》第二十二條.第八屆全國人大常委會第二十次會議修正

[7] 《中華人民共和國檔案法實施辦法》國家檔案局1999年6月7日第5號令，第二十二條第三款

[8] 《中華人民共和國著作權(quán)法》第二十條“作者的署名權(quán)、修改權(quán)、保護(hù)作品完整權(quán)的保護(hù)期不受限制”endprint