關于企業檔案數字化建設的實踐

余婷婷

冀東油田成立于上個世紀八十年代末期，至今已有二十五年的歷史，其勘探開發的歷程更加長久，目前擁有文書、基建、會計、科研、油氣勘探開發等各類檔案近110萬件，這些檔案是油田珍存的記憶，具有十分重要的憑證和參考作用，在反映和維護企業歷史原貌、服務企業管理、支持經濟建設等方面發揮了重要作用。

一、油田推進企業檔案管理數字化的必要性

油田開發是一個系統工程，需要多學科、多種類、多工種和多部門的知識、技術、手段和分析方法；就油田勘探一項工作而言涉及物探、鉆探、錄井、測井、測試、井下及綜合分析化驗等知識和技術。相較于一般企業單位保存的檔案，油田所存的企業檔案文檔種類多，載體繁復，新檔案產生密集程度高，查閱利用率高，而大量的紙質、磁盤、磁帶、光盤檔案若只依賴傳統方式歸檔查詢，不僅費時費力，而且存在庫房壓力大、調卷不便、相應速度慢、原件易損等特點，隨著科學技術的不斷發展，特別是集團公司一系列信息應用系統的推廣普及，傳統的檔案管理方式已經無法滿足油田快速發展的勘探、開發及生產各單位內不同層次人員對文檔資料的查詢調閱等方面的要求。因此，傳統的檔案管理方式逐步被檢索快捷方便、實時同步、異地調閱、解除“孤本”限制、存儲空間小，維護方便、安全等優點的檔案數字化取代。

二、油田施行企業檔案數字化管理的先進性

檔案數字化是數字檔案建設的首要工作，傳統載體的檔案經現代各種技術加工成數字檔案形式，使用者通過計算機進行檢索、快速閱讀電子檔案，從而提高檔案信息管理水平及工作效率，增強檔案業務部門的服務水平。檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性，主要表現在：

（一）提高經濟效益

過去一直使用粗放型模式，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管成本，節省了占地空間，而且查閱起來方便快捷，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（二）提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并快速提供利用，以鉆采部門為例，每口井工藝實施都需要查詢歷次井試油、固井、修井及套管結箍等詳細位置的檔案信息，在傳統檔案管理下，每次作業信息都需要一一查詢，反復核實，而實行檔案數字化管理之后，查詢資料變得異常簡單，研究人員只需在辦公室內登陸系統客戶端就能快速及時地掌握數據信息，為施行決策提供服務。檔案管理數字化使信息實現超時空流動，使以往被“束之高閣”的檔案變成了“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體保管基本轉變成提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強檔案原件保護

將紙制檔案轉變為數字化檔案后，檔案的使用更加安全，代替原件使用，可以有效保護檔案原件；數字化副本異地保存，檔案萬一遭受損毀，也可以及時恢復；恢復檔案材料模糊褪變字跡，修復污損殘缺照片檔案，特別是對歷史久遠的檔案材料進行數字化處理，這些無疑都是對檔案資料更好的保護；另外，通過對檔案的數字化處理，可以有效防止部分檔案篡改的行為。

三、油田施行企業檔案數字化管理現狀

冀東油田早在2000年就率先在中石油集團公司內部推行了中油檔案1.0系統并于2005年進行了系統升級，所有館藏檔案全部打印二維條形碼，編著存址信息，實現了目錄級查詢，2007年油氣勘探開發類檔案實行紙質檔案與電子檔案同時歸檔制，并在局域網內建立了映射關系的檔案查詢系統，實現了此類檔案的機讀查詢。在這一良好基礎上，2010年油田更依托集團公司推行的可在全集團公司范圍內檔案管理系統（簡稱E6），制定修正各類檔案管理制度、規范32項，各類檔案均實現了在線歸檔，規范檔案資源管理，進一步加快檔案管理數字化進程，檔案利用方式得到顯著改善。實行數字化管理之后的電子檔案具有操作方便、傳遞快捷，存儲空間小等突出優點，不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享；電子檔案可以在異地使用經過授權的電腦在客戶端進行登錄，使異地調閱利用成為可能。這些優勢不僅擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案，更使檔案利用者不再受“時間”限制，可以隨時使用自己需要的文件，這種形式非常適用于油田生產，以查閱油氣勘探開發類檔案為例：油田采礦探礦區域跨度比較大，一線的技術人員如果想現場查閱測井數據資料，看藍圖曲線實物很不方便，要驅車趕回機關檔案室進行查閱，人力物力浪費嚴重。而實行檔案數字化管理之后，技術人員只要通過檔案管理系統，在百里之外動動鼠標查閱資料一目了然，所有問題迎刃而解，檔案數字化在一定程度上提高了檔案利用率，提高了工作效率，能有效減少浪費削減成本，是開拓未來檔案發展前景的必要基礎。

大量實踐證明只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的各種局限，使檔案管理從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為企業提供優質服務。

四、檔案管理數字化進程中的安全保密問題及應對措施

數字檔案具有存儲、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優點，是傳統紙質檔案望塵莫及的，但事物的發展往往具有雙面性，檔案管理實行數字化之后的缺陷和不足也是顯而易見的，尤其是在檔案文件的安全與保密方面，可以說一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害，其損失在短時間內難以彌補，因此，保密工作是檔案管理數字化進程中的重要內容，對此，我們一定要不遺余力，及時發現問題解決問題。

（一）提高信息保密技術

企業檔案是屬于商業秘密的范疇，是企業核心競爭力的保障。為防止企業檔案信息被竊取、刪除和修改，檔案管理人員要不斷提高信息保密技術，通過簽署確認、設置密碼、身份驗證、安裝殺毒軟件、服務器備份等保護措施，對電子文件的真實性，儲存安全性，防范非法訪問和病毒侵害進行有效保護。

1、防止修改。系統內的電子文件將被改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。endprint

2、設置權限。系統根據業務職能的需求，設置不同操作權限，其中包括系統管理員、應用管理員、數據管理員、歸檔人員和一般使用人員。各級用戶不能超越自己的管轄范圍，在利用時，要特別注意不要泄密。

3、防病毒系統。安裝殺毒軟件及局域網認證軟件，定期進行病毒的檢測和清除。

4、數據備份。實現異地備份，在不同房間的兩臺服務器上定期進行數據備份，以防止因火災、水患等災難造成同一房間內的所有服務器同時損壞。

5、復制保護。由于電子環境日新月異，存貯介質也會老化、落后，電子數據格式要定期升級和更換，物探原始和成果數據的大數據體在磁帶、磁盤兩種不同數據載體上進行復制，防止數據丟失和泄密。

（二）建全信息保密制度

建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保涉密檔案安全。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。

要根據實際情況，對不同需求的檔案利用人員確定不同的利用范圍，按規定的履行審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文嚴密而簡明，便于執行；要在傳統管理制度基礎上，結合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。以冀東油田公司檔案資料管理辦法為例，其中規定“本單位所保管檔案原則上只提供單位內部員工利用。利用檔案需經過相應審批，審批流程可以在檔案管理系統線上進行，也可以在線下進行。利用本單位（部門）形成的檔案，或者非本單位（部門）形成的不涉密檔案，在本單位（部門）相關領導審批后，由檔案部門辦理；利用非本單位（部門）形成的涉商密檔案，經本單位（部門）領導、檔案形成單位（部門）或專業主管部門領導、檔案部門領導依次審批后，由檔案部門辦理。外部人員確需利用企業檔案的，應打印填寫檔案利用登記表，通過本單位（部門）領導、檔案形成單位（部門）領導、檔案部門領導依次審批后持所在單位介紹信及個人合法證件（身份證、工作證、護照等）到檔案部門辦理。涉國密檔案的利用嚴格按照國家和集團公司有關保密規定執行”。

（三）提高檔案管理人員信息保密素質

擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全保密負有直接責任，因此，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術及檔案管理專業技術培訓以外，更為重要的是要加強其職業意識教育，培養他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。

正確認識信息公開利用與保密的關系，促進檔案管理數字化進一步發展。

油田企業檔案數字化管理系統是在數字檔案的基礎設施、工程管理、業務辦公和信息服務基礎上形成的較為先進、合理、齊全的企業數字檔案應用系統。利用電子信息平臺，真正建立起檔案部門與利用者之間的聯系橋梁和紐帶，使廣大用戶能夠通過檔案網站等相關平臺更好的了解利用檔案。通過以上我們對檔案管理數字化的認識與分析，可以得知數字檔案信息的公開利用并不是無限制的，而是要在安全保密的基礎上進行。無限制的公開會給國家、企業利益造成傷害，因而，對數字檔案而言，公開利用與保密都十分重要，二者是相輔相成的關系。檔案工作要保密，但保密的目的之一是為了更好的利用檔案，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用會失去保的意義，失去檔案的價值；而利用也必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給企業的利益和安全造成危害。因此，對檔案工作者來說，做好檔案利用過程中的監督工作，有效的發現并制止糾正不利于檔案保密的各種不良行為，做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，是一切工作的重中之重。

總之，做好在數字化檔案管理模式下的數字檔案文件保密與安全工作，會使數字檔案管理日趨完善，為檔案事業的跨越式發展，提供有力保障。

（作者單位：冀東油田檔案信息中心）endprint