政務網檔案信息資源開發利用淺析

郭運濤

山西省電子政務外網項目是中辦[2002]17號文件提出的我國“十五”期間電子政務建設的重要基礎工程之一，建設電子政務外網網絡平臺，實現上聯國家電子外網管理中心，下聯11個市級網管中心，橫向聯接60個省直廳局；建設山西省電子政務外網管理中心，建設全面的安全保障體系，對政務外網各應用業務提供服務。建設總目標是建設覆蓋全省各級政務部門的網絡平臺、應用支撐平臺、信息交換平臺、安全保障體系和服務體系，實現各級部門的互聯互通、信息共享、數據交換和業務互動。

根據《國家電子政務工程建設項目管理暫行辦法》、《國家發展改革委關于進一步加強國家電子政務工程建設項目管理工作的通知》和《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》。山西省電子政務外網項目檔案管理參照已經驗收的國家電子政務工程建設項目檔案管理經驗，對文檔進行了管理工作。

在政務外網工程的建設過程中，省政務外網工程辦前后制定了《山西省電子政務外網工程辦檔案管理工作》、《政務外網工程辦公文流轉管理辦法》，這些管理制度逐步建立并完善了適用于本工程的檔案管理辦法和工程過程中文件的流轉制度。

工程文檔管理工作主要依照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》、《電子文件歸檔與管理規范》、《信息化工程監理規范》等國家、行業標準規范，依據這些規定，做好文檔的分類收集和積累工作。同時省政務外網工程辦責成工程監理組織承建商，協助綜合組對工程文檔進行收集、管理。

工程文檔按照文檔的作用劃分為工程建設過程中文檔和工程管理文檔。其中工程建設過程文檔（如，需求規格說明書、設計說明書/設計方案、設備到貨驗收、安裝調試等）主要由各承建商負責收集、整理。這些文檔經過各承建商整理自審后，報監理對文檔進行質量審核，待承建商所負責的工程初驗后再向外網工程檔案組提交。

工程管理文檔主要由政務外網工程辦各工程組負責收集、管理。由監理對工程管理文檔的格式、流轉過程及簽署權限進行規定，輔助工程個階段的管理。

按照工程分項的原則，將整個工程按機房及VOD視頻教室改造分項工程、網絡與安全分項工程、綜合門戶網站及軟件分項工程、RA中心等劃分，管理方的相應工作組、工程監理、承建單位對文檔分別進行分類收集、整理。文件按照工程管理流轉各環節是邏輯順序進行排列。

建設單位收集的資料包括：綜合資料、招投標資料、合同文件。承建單位收集的文件主要包括設計文件、實施計劃、實施記錄和各類工程申請表格，以及設備到貨驗收、安裝調試、測試驗收等。監理文件包括：監理大綱、監理規劃、監理月報、監理日志等。

所有對外報送文檔均由監理認可、確認后發出，并由相關人員簽字。借閱文檔統一由文檔管理員受理并填寫借閱記錄。

省電子政務外網工程辦對每個分項工程初驗和終驗都進行了安排，并就檔案整理進行了專門部署，要求承建單位收集、積累工程文件的基礎上，按照《國家政務外網一期工程建設項目檔案管理暫行辦法》和《國家政務外網一期工程建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》，統一標準、分工負責，認真做好各自的文件梳理個歸檔工作。

檔案工作組具體負責工程檔案驗收的組織和準備工作。檔案工作組參照國家電子政務工程建設項目檔案管理經驗，在現有文檔的基礎上，進行文檔的查漏補缺和分類整理，以實現工程文檔的完整性、關聯性和系統性。

省政務外網工程的每個分項工程建設任務完成后，在省電子政務外網工程辦的領導下，檔案工作組組織有關人員開展了各分項工程檔案初步驗收準備工作，對工程建設形成的歸檔文件的完整性、真實性、規范性和有效性進行了自檢。根據國家有關規定，檔案工作組對工程檔案再次進行了梳理和整理，并完成立卷、編目等工作。

各分項工程初步驗收后，由檔案工作組陸續補齊初步驗收資料，形成建設工程初步驗收檔案。工程最終驗收時，由最終驗收機構對提交的建設工程最終驗收檔案的完整性、真實性、規范性和有效性進行審核并簽署意見。終驗合格后，由檔案組補齊工程最終驗收資料，形成建設工程檔案并移交綜合檔案室保存。

政務網檔案是在政務網建設過程中形成的歷史記錄，它不僅是已有政務外網設施維護管理和改建擴建的重要科學依據，也是政務網建設事業發展中的寶貴資源。開發利用政務網檔案信息資源，充分發揮其社會效益和經濟效益，是實現檔案價值的重要途徑，也是檔案工作的根本目的。

一、開發政務網檔案信息資源的前提條件

（一）主動服務，樹立積極參與的動態思維

開發檔案信息資源主要是通過檔案信息服務的方式來實現的。由于網絡檔案利用面廣，涉及部門多，因此，要努力開發檔案信息，把“死”檔變成“活”檔，不斷提高檔案的服務水平，不斷探索開發利用檔案信息的新途徑，在改變被動靜態管理為主動動態服務上下功夫，使檔案信息在網絡建設中充分發揮作用。

（二）轉變觀念，克服守、等、靠思想

政務檔案工作是一項服務性很強的技術管理工作，它通過對網絡建設和網絡工作的服務，實現其對網絡技術的管理。充分利用現有庫藏檔案，挖掘檔案信息資源的潛在價值，更好地為網絡建設服務，是檔案工作的主要任務。因此，政務網檔案工作應當走在網絡建設的前面，轉變觀念，改善作風，克服守、等、靠思想，以適應市場經濟的要求。

（三）搞好調查預測，提供優質服務

調查預測，是通過對用戶需求的研究，了解他們利用檔案要解決些什么問題和要利用哪些類型的檔案信息。根據調查情況，分析預測網絡建設項目在各個階段所需的檔案住處可以有針對性地將檔案中有參考利用價值的信息進行分析、研究、匯集、編撰，為信息的使用分行便利條件，以便按照需求特點，有針對性地提供優質服務。

二、開發政務檔案信息資源是發展政務網的需要

政務網要振興發展，不僅要從國內外同行業動態信息中獲取各類信息資源，而且更重要的是從本專業內部獲取有價值的信息資源。因為政務網振興發展是連續性的，檔案信息資源作為潛在的有價值的信息，開發及時、應用得法，就會很快轉化為生產力，在市場競爭中取勝，進而也可以最大限度地發揮檔案的經濟效益和社會效益。因此，開發利用政務網絡檔案信息資源是發展政務網的需要。endprint

在政務網建設中形成和各界的檔案，是寶貴的信息資源。這種信息資源具有原始的記錄屬性，它不隨外部條件變化而變化，是事物的客觀存在形式。作為一種重要的信息資源，政務網檔案以它的準確性、真實性和可靠性，顯示出了強大的生命力，為政務外網建設提供了科學的依據。

三、開發網絡檔案信息資源的途徑和方法

（一）建立檔案信息資源中心

要改革舊的管理體制，使檔案由單一分散管理轉變為統一管理，走檔案、圖書、情報資料一體化管理的道路。信息資源中心的建立，有利于使分散的信息資源集中起來，及時進行統一的存貯保管、整理分類、編研開發，最大限度地為用戶提供信息。

（二）應用計算機技術管理檔案

計算機在檔案管理中的應用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現這兩個方面的應用，必須首先對檔案進行前處理，即著錄標引。檔案信息輸入計算機能快速完成檢索、統計、持印，不僅可以提高工作效率，而且打印輸出的各類目錄比手工抄寫的目錄整齊、規范。計算機網絡技術的實現，可使利用者在各自的工作崗位上就能了解到所需的檔案信息

（三）提高檔案管理人員的業務能力和專業水平

檔案管理人員首先應具備良好的思想政治素質，同時也要有較高的檔案管理知識，并要懂得檔案管理方法，又要熟悉館（室）藏情況；既要熟悉手工檢索工具的運用，為利用者及時快速地提供檔案，又要掌握現代化管理技術，運用計算機進行檔案管理。只有具備較全面的檔案業務能力和相關的專業水平，才能適應水利檔案的開發利用需求。

就目前來看，檔案管理人員的整體素質不高，“復合型”人才少，在很大程度上影響了檔案的開發利用。要解決這個問題可從以下三個方面著手進行。一是主管單位領導應重視檔案管理工作，分批組織檔案管理人員參加有關檔案管理方面的培訓，學習檔案著錄標引、分類等，有條件的還可以進行專業互補進修。二是積極開展網絡系統內部檔案管理技術交流活動，使檔案管理人員在實踐中得到提高。三是為進一步開發檔案信息資源，要努力學習先進技術，特別是計算機技術，掌握現代管理手段。

（四）開展檔案編研工作

編研是開發檔案信息資源的重要手段之一，也是提供檔案服務的一種重要方式。檔案編研是在檔案實體整理加工的基礎上，通過對利用者的研究，為滿足用戶需求所進行的高層次、高水平且具有一定深度的工作研究。

檔案編研工作主要有四種形式。一是二次文獻開發，即通過匯編檔案文獻，編寫檔案參與資料，為利用者提供比較系統的信息。二是三次文獻開發。建立健全檔案目錄檢索系統，編制各種目錄，為利用者提供手工檢索手段，如全引目錄、分類目錄、專題目錄等。其次是開展情報資料編研和文獻編纂，如《基礎數字匯編》、《大事記》等。三是為領導和決策部門提供專題參考，為科學化決策提供依據。四是撰寫與檔案內容有關的文章，直接為社會提供系統知識。

（作者單位：山西省經濟信息中心）endprint